Кодекс поведінки вказує людям, що робити та куди звертатися, коли щось виглядає не так. Якщо співробітники не можуть його знайти або не можуть зрозуміти, що він означає, у вівторок вдень, він не виконує жодної з цих функцій. Ось 12 сфер політики, розділених на три групи по чотири штуки, кожна з яких має приклад простою англійською мовою та пояснення, чому вона заслуговує на місце, а також 30-хвилинний план заняття для навчання вашої команди цьому питанню.
Те, як люди висловлюються, має таке ж значення, як і те, що зазначено в кодексі. У звіті Асоціації сертифікованих експертів з розслідування шахрайства (ACFE) за 2026 рік, який базується на 2,402 випадках зі 143 країн і територій, веб-повідомлення було найпоширенішим способом отримання повідомлень – 46%, випереджаючи електронну пошту – 34% і телефон – 23%.ACFE, Професійне шахрайство 2026: Звіт для народів). Тож код, який називає простий та наочний спосіб звітності, допомагає.
Кожен рядок із прикладом нижче написаний спеціально для цієї публікації. Вони є відправними точками для вашого власного формулювання, а не готовою політикою і не юридичною порадою.
Що охоплює кодекс поведінки
Гарний кодекс відповідає на чотири питання: чому він існує, до кого він застосовується, як повідомити про занепокоєння та що відбувається далі. Два публічних джерела показують, що означає «гарний».
Тест Міністерства юстиції США. У своєму посібнику щодо того, як прокурори оцінюють програму комплаєнсу компанії, Кримінальний відділ зазначає, що вони повинні перевірити, чи має компанія кодекс поведінки, який визначає її зобов'язання щодо повного дотримання відповідних федеральних законів і є «доступним та застосовним до всіх співробітників компанії». Він також шукає надійний спосіб для співробітників повідомляти про проблеми анонімно або конфіденційно, а також проактивні заходи для створення робочого місця без страху помсти (Міністерство юстиції, Оцінка програм корпоративної відповідності, оновлено у вересні 2024 року). Це федеральні рекомендації для компаній, а не правило, яке вимагає, щоб кожен роботодавець мав кодекс.
П'ять цілей SEC для компаній, що котируються на біржі. Публічні компанії США повинні розкривати інформацію про те, чи прийняли вони кодекс етики для своїх вищих посадових осіб, і пояснювати причини, якщо ні. Це правило визначає кодекс етики як письмові стандарти, обґрунтовано розроблені для запобігання правопорушенням та сприяння п'яти речам: чесній та етичній поведінці, включаючи етичне врегулювання конфліктів інтересів; повному, справедливому, точному, своєчасному та зрозумілому розкриттю інформації; дотриманню чинних законів, правил та положень; оперативному внутрішньому звітуванню про порушення зазначеній особі; та відповідальності за дотримання кодексу (17 CFR 229.406). Це стосується публічних компаній. Приватний бізнес може вільно запозичувати п'ять ідей.
Раунд 1: Чесність та гроші (4)
Ці чотири пункти захищають гроші організації та її добре ім'я. Кожен рядок має бути достатньо коротким, щоб його можна було вимовити вголос.
- Конфлікти інтересів. Приклад рядка: «Якщо особисті стосунки або сторонні інтереси можуть вплинути на робоче рішення, повідомте про це свого керівника, перш ніж діяти». Чому воно заслужило це місце: У визначенні SEC кодексу етики йдеться про етичне врегулювання фактичних або очевидних конфліктів інтересів, тому це ключова сфера (17 CFR 229.406(b)(1)).
- Подарунки та розваги. Приклад рядка: «Не приймайте та не даруйте подарунка, який може виглядати як плата за рішення. Якщо ви не впевнені, спочатку запитайте, а потім запишіть це». Чому: Розпливчасте правило щодо подарунків викликає суперечки, тож скажіть, де знаходиться ваша власна межа.
- Боротьба з хабарництвом. Приклад рядка: «Ми ніколи не пропонуємо, не платимо та не приймаємо нічого цінного, щоб неналежним чином виграти або зберегти бізнес, де б ми не працювали». Чому: Для американського бізнесу, що працює за кордоном, Закон про корупційну практику за кордоном (FCPA) забороняє здійснювати певні платежі іноземним урядовцям для сприяння отриманню або утриманню бізнесу (Міністерство юстиції, Закон про боротьбу з корупцією за кордоном). Інші закони регулюють питання хабарництва, тому запитайте у юриста, як це впливає на ваш бізнес.
- Чесна конкуренція. Приклад рядка: «Не узгоджуйте ціни, ставки чи території з конкурентом і не збирайте конфіденційну інформацію суперника». Чому: Персоналу на торгових заходах та під час дзвінків клієнтам потрібне правило, яке вони можуть застосовувати на місці.
Наш вибір: подарунки та розваги. Це та сфера, де хороші люди часто запитують: «Чи це нормально?», тому чіткий поріг і звичка «записувати» вирішують питання, перш ніж вони переростуть у суперечки.
Раунд 2: Люди та інформація (4)
Ці четверо задають тон тому, як колеги ставляться один до одного та що вони роблять зі своїми знаннями.
- Цькування та повага. Приклад рядка: «Ми ставимося до всіх з гідністю. Небажані коментарі, жарти чи поведінка, яка створює комусь дискомфорт, є неприйнятними, хто б їх не казав». Чому: це встановлює стандарт поведінки; ваша окрема політика щодо домагань та місцеве законодавство встановлюють деталі, тож вказуйте на них звідси.
- Висловлювання позиції та утримання від помсти. Приклад рядка: «Якщо ви помітили щось не так, повідомте про це свого керівника, відділ кадрів або зателефонуйте за конфіденційною лінією. Нікого не покарають за те, що він добросовісно висловив свою думку». Чому: У посібнику Міністерства юстиції США запитується, чи має компанія політику боротьби з репресіями та чи навчає вона персонал їй (Міністерство юстиції, Оцінка програм корпоративного комплаєнсу).
- Конфіденційність та дані. Приклад рядка: «Інформація про клієнтів, колег та компанію надається лише тим людям, яким вона потрібна для їхньої роботи, і лише за допомогою затверджених інструментів». Чому: персонал повинен знати, які інструменти схвалені до першої помилки, а не після неї.
- Використання активів компанії. Приклад рядка: «Обладнання, рахунки та час компанії призначені для роботи компанії. Періодичне особисте використання дозволено, якщо воно є коротким і не коштує компанії та не порушує правил». Чому: положення, яке допускає епізодичне особисте використання, буде дотримуватися радше, ніж повна заборона.
Наш вибір: висловлюватися та не вживати заходів помсти. У посібнику Міністерства юстиції США запитується, чи можуть працівники повідомляти про порушення без страху та чи компанія захищає їх, і кодекс – це перше місце, куди звертаються співробітники. Наведений вище показник ACFE показує, що звітність через Інтернет є найпоширенішим способом отримання повідомлень, тому назвіть форму, а не лише особу.
Раунд 3: Право та суспільне життя (4)
Ці чотири виходять за межі будівлі. Деякі залежать від вашого бізнесу, тому позначте кожен як «стосується всіх» або «стосується деяких ролей».
- Інсайдерська торгівля. Приклад рядка: «Якщо ви дізнаєтеся щось про нас або партнера, чого громадськість ще не знає і що може вплинути на ціну акцій, не торгуйте на основі цього та не поширюйте цю інформацію далі». Чому: Це найбільше стосується компаній, акціями яких котируються, та співробітників, які зберігають таємниці своїх партнерів; приватному бізнесу без акційних партнерів це може не знадобитися.
- Безпека. Приклад рядка: «Кожен може припинити роботу, яка виглядає небезпечною. Негайно повідомляйте про травми, майже нещасні випадки та небезпеки». Чому: Кодекс поведінки – це також обіцянка щодо фізичної безпеки, і «припинити роботу» легше сказати, коли кодекс говорить про це першим.
- Соціальні засоби комунікації. Приклад рядка: «Коли ви пишете про роботу, чітко пояснюйте, що говорите від свого імені, і не поширюйте конфіденційну інформацію». Чому: Люди пишуть пости поспіхом. Сформулюйте правило коротко та перевірте місцеве трудове законодавство, перш ніж обмежувати слова співробітників про власні умови праці.
- Політична діяльність. Приклад рядка: «Беріть участь у політиці у вільний час і від свого імені. Не використовуйте для цього гроші, час чи обладнання компанії». Чому: це відокремлює погляди людини від поглядів організації.
Наш вибір: соціальні мережі. Це сфера, де персонал може бути на крок попереду політики, тому правило з одного речення та практичний приклад легше запам'ятати, ніж довгий абзац.
Навчання з коду: 30-хвилинний сеанс
Код, який зчитується один раз і реєструється, мало що дає. Короткий, повторюваний сеанс легше виконувати, і він дає вам докази навчання, про яке запитують такі програмні рекомендації, як Міністерство юстиції. Ось план, який вміщується за півгодини.
- Відкрито (3 хвилини). Вкажіть, для чого призначений цей код, використовуючи перший абзац цієї публікації простою англійською мовою. Покажіть єдиний спосіб повідомити про проблему.
- Один сценарій за раунд (15 хвилин). Розмістіть на екрані короткий сценарій з кожного раунду та дайте людям проголосувати: чи є це конфлікт інтересів? Чи прийнятний цей подарунок? Що ви зробите далі? Покажіть розподіл, а потім обговоріть рядок «наш вибір».
- Анонімні запитання (7 хвилин). Відкрийте слот для запитань, де люди ставлять те, про що вони б не запитали вголос. Цифра 46 відсотків, що базується на веб-сайті, є причиною зробити звітність легкою та видимою, а слот для анонімних запитань показує, як це влаштовано.
- Підписання (5 хвилин). Попросіть кожну особу підтвердити, що вона прочитала кодекс і знає, куди повідомити про це. Зберігайте запис, а потім повторюйте сеанс щороку та коли кодекс змінюється.
Способи проведення сесії з кодексу поведінки з AhaSlides
Створіть кожен слайд на основі власних прикладів із цієї публікації, щоб сесія відповідала вашій політиці.
- Виберіть відповідь: розмістіть на екрані сценарій, наприклад, «Постачальник надсилає подарунковий кошик перед переглядом контракту. Чи є це конфліктом інтересів?» з чотирма варіантами та покажіть розподіл.
- Хмара слів: «Як виглядає чесність у нашій команді?» Найгучніші слова стають першою фразою дискусії.
- Шкала рейтингу: «Наскільки ви впевнені, що можете повідомити про проблему?» Оцініть це за шкалою від 1 до 5 та відстежуйте середнє значення від одного сеансу до наступного.
- Відкрита тема та питання й відповіді: збирайте анонімні запитання щодо коду, а потім дайте відповіді на ті, що отримали найбільше голосів у кімнаті. Щоб дізнатися більше про збір чесних відповідей, дивіться нашу посібник з анонімного опитування.
Поради щодо коду, який використовують люди
Напишіть це простою мовою, оскільки просту мову легше застосовувати, ніж юридичні формулювання, коли у людини є десять секунд на прийняття рішення. Робіть це достатньо коротко, щоб прочитати за один раз. Скажіть, кому і як розповісти, без залучення менеджера: у звіті ACFE найпоширенішим способом повідомлення про шахрайство є веб-повідомлення (46 відсотків, випереджаючи електронну пошту та телефон), варто додати посилання або QR-код на сторінці, яку вже використовують співробітники (ACFE). Вставте приклади в сам код і переглядайте його щороку. Щоб отримати більше ідей щодо того, що ще навчати, прочитайте теми навчання працівників, і для самої сесії, планування навчального сеансу.
FAQ
Що має містити кодекс поведінки?
Конфлікти інтересів, подарунки, повага, висловлювання без помсти, конфіденційність та використання активів компанії тощо. 12 сфер, наведених вище, є гарним початковим списком, і ви можете додавати або виключати їх відповідно до вашого бізнесу.
Чи є кодекс поведінки обов'язковим за законом?
Не для кожного роботодавця. Американські компанії, що котируються на біржі, повинні розкривати інформацію про те, чи прийняли вони кодекс етики для своїх вищих посадових осіб, і, якщо ні, пояснювати, чому.17 CFR 229.406). Інші правила залежать від галузі та місцезнаходження, тому зверніться до кваліфікованого юриста або регулятора.
Якої довжини має бути кодекс поведінки?
Достатньо довгий, щоб бути зрозумілим, і достатньо короткий, щоб бути читабельним. Просту мову легше застосовувати, ніж юридичні формулювання. Якщо персонал не може зрозуміти, що саме охоплює текст, скоротіть його.
Як ви навчаєте співробітників кодексу поведінки?
З короткими сценаріями, каналом для висловлення думок та підписанням, що повторюється щороку. 30-хвилинний план, наведений вище, підходить для однієї зустрічі.
З чого почати
Оберіть одну сферу політики з кожного раунду та напишіть для неї власний приклад цього тижня. Потім проведіть сесію зі своєю командою та запитайте, що б вони додали.
Ця публікація є загальною інформацією, а не юридичною порадою. Щоб прийняти рішення щодо вашого власного робочого місця, зверніться до кваліфікованого юриста з питань працевлаштування або до регуляторного органу.
