Більшість процесів адаптації електронних медичних карток (ЕМК) побудовані навколо системи: ось екран входу, ось меню, ось шаблон для кожного типу записки. Новий працівник виходить із відділення з довідкою. Проблеми з документацією починаються у відділенні наступного тижня.
Цей посібник призначений для директорів з навчання та розвитку (L&D) лікарень та керівників відділів інформатики або комплаєнсу, які хочуть мати іншу відправну точку: робочий процес, який має виконати людина, та труднощі, з якими вона зіткнеться під час його виконання. Він показує, як діагностувати, чи є проблема прогалиною в навчанні чи системним дефектом, як розробити підготовку та практику навколо реального завдання, а також як оцінити, чи може новачок його виконати, за допомогою повної та відповідної документації.
Ситуація, яку варто розробляти
Наведений нижче сценарій є ілюстративним, а не задокументованим випадком.
Новий клерк відділення приходить на роботу в понеділок. До четверга його просять оновити звичайну медичну карту пацієнта після госпіталізації. На папері завдання просте: підтвердити демографічні дані, записати джерело направлення, додати форму згоди та завершити запис. На практиці вони стикаються з чотирма перешкодами. Форма згоди додається на іншому екрані, ніж той, що був показаний на аудиторному занятті. Два поля виглядають однаково, але подають різні звіти. Обов'язкове поле відхиляє дійсний запис з некорисним повідомленням. А локальна процедура для відсутнього джерела направлення описана в документі, про який ніхто не згадував.
Службовець завершує запис, але залишає одне поле порожнім та використовує обхідний шлях у вигляді вільного тексту для іншого. Запис є неповним, і наступна особа, яка на нього покладається, успадковує прогалину.
Це проблема навчання? Частково. Тільки проблема навчання? Майже напевно ні. Ця відмінність є основою проектної роботи.
Почніть із завдання, а не із системи
Перш ніж відкривати будь-який навчальний контент, запишіть одним реченням, що повинна вміти виконувати ця роль. Наприклад: завершити робочий процес ведення медичної картки пацієнта від початку до кінця та визначити, де процес документування створює труднощі. Тут важливі два дієслова, і вони різні.
Завершення робочого процесу – це застосовувати завдання. Учень використовує відому процедуру в ситуації, яку він не репетирував слово в слово. Визначення тертя є аналіз or оцінювати завдання: учень має помітити, що щось не так, оцінити, чи це його помилка, чи помилка системи, і вирішити, що з цим робити. Ці когнітивні вимоги походять з переглянутої таксономії Блума, і вони описують, чого вимагає завдання від людини, а не як ви повинні його виконати.
Це важливо через узгодженість. Центр Еберлі Карнегі-Меллона чітко зазначає: якщо метою є застосування навичок, але оцінювання вимірює лише запам'ятовування, учні практикують одне, а оцінюються за іншим, що підриває як мотивацію, так і навчання (Центр Еберлі, узгодження цілей, оцінювання та навчальних стратегій). Тест із кількома варіантами відповідей на назви меню мало що говорить про те, чи зможе хтось завершити вищезазначене оновлення вступної інформації.
Діагностуйте, перш ніж призначати ліки
Перш ніж щось створювати, порівняйте завдання так, як воно насправді виконується, з тим, чого навчає та перевіряє поточний адаптаційний процес. Чотири перевірки, як правило, відрізняють прогалини в навчанні від інших причин:
- Спостерігайте за виконанням завдання. Спостерігайте за тим, як кілька новачків або досвідчених співробітників завершують робочий процес, та записуйте помилки, обхідні шляхи та вагання.
- Порівняйте з тренуванням. Чи застосовує поточна програма саме цю послідовність, чи систему загалом? Чи вимагає якесь оцінювання від учня її виконання?
- Перевірте навколишнє середовище. Чи інструменти, дозволи доступу, рівень персоналу та місцеві процедури відповідають вимогам навчання? Новачок без належного рівня доступу не може виконати завдання, незалежно від того, що охоплювало аудиторію.
- Шукайте системні дефекти. Якщо досвідчені співробітники також мають труднощі або використовують той самий обхідний шлях, причиною, ймовірно, є дизайн екрана, поля або правила. Подальше навчання не вирішить проблему. Повідомте про це відділ інформатики як запит на зміни.
Це пастка, яку слід відкрито обговорювати зі зацікавленими сторонами: дефекти зручності використання можуть вимагати системних змін, а не додаткового навчання. Якщо навчання використовується для маскування дефекту, витрати окупляться в кожній когорті. Ставтеся до свого поточного методу та межі поточної оцінки як до гіпотез для перевірки, а не до фактів.
Підготовка дизайну та практика робочого процесу
Як тільки ви зрозумієте, які прогалини може заповнити навчання, зіставте кожен етап програми із завданням.
Підготовка. Перевірте передумови за допомогою короткої діагностичної перевірки, перш ніж людина почне практикувати. Переконайтеся, що вона знає необхідні терміни, такі як різниця між полем реєстрації та клінічним полем, а також нормативні правила, що обмежують завдання, наприклад, що має бути зафіксовано та хто може це зафіксувати. На цьому етапі підходить самостійне навчання. Перевірка на пам'ять тут лише підтверджує передумови. Це не є доказом того, що людина може виконати роботу.
Картування робочого процесу. Створіть карту реального робочого процесу екран за екраном, включаючи кроки, які пропускають люди, та точки, де система та локальна процедура розходяться. Використовуйте карту для побудови практичного випадку та ключа відповідей, і надайте їх своєму керівнику з інформатики або відповідності для перевірки. Та сама карта стає аудитом тертя: кожна точка, де спостерігачі помітили помилки або обхідні шляхи, є кандидатом на системне виправлення, чіткіший посібник з роботи або практичний випадок.
Практика. Дайте учням повне завдання з реалістичним обґрунтуванням і попросіть їх пояснити свої рішення, а також виконати їх. Зворотній зв'язок повинен містити посилання на рішення, наприклад: «Ви додали форму згоди до неправильного типу запису. Ось докази, які ви могли б перевірити, і ось що робити, коли тип форми незрозумілий». Зворотній зв'язок щодо швидкості та повноти найкраще працює, коли він стосується конкретного кроку.
Живий чи асинхронний? Вступ викладача в реальному часі додає найбільшої цінності, коли вибір неоднозначний: коли існують дві виправдані дії або коли процедура та система розходяться в думках. Обговорення, яке проводить людина, яка знає місцеву практику, вирішує те, що не може вирішити письмовий ключ до відповідей. Асинхронного огляду достатньо для підтвердження правил, перевірки правильності та надання відгуку щодо чіткого випадку.
Практичний приклад: оновлення вступної інформації
Ілюстрація. Практик повинен перевірити випадок та критерії відповіді перед використанням.
Справа. Студент отримує змодельовану медичну карту для фіктивного пацієнта. Його просять заповнити форму оновлення інформації про госпіталізацію. Справа містить відскановану форму згоди, направлення з відсутнім реєстраційним номером та поле, яке відхиляє формат введення, показаний у навчальному посібнику.
Вибір учня. У разі відсутнього довідкового номера учень може (а) залишити поле порожнім та завершити, (б) ввести заповнювач або (в) записати пробіл, використовуючи затверджену процедуру, та запросити відсутню інформацію. У полі відхилення він може (а) повторити спробу з іншим форматом, доки його не буде прийнято, (б) вписати значення у вільну текстову примітку або (в) зареєструвати проблему як підозрювану системну помилку та продовжити виконання затвердженого проміжного кроку.
Зворотний зв'язок. Для кожного вибору у відгуку пояснюється, чому він є обґрунтованим або неповним відповідно до узгоджених критеріїв. Порожнє поле є неповним, оскільки наступні користувачі не можуть визначити, чи дані відсутні, чи вони ніколи не були потрібні. Заповнювач не є обґрунтованим, оскільки він записує інформацію, яка не відповідає дійсності. Запис прогалини відповідно до затвердженої процедури є завершеним. У другому рішенні спроба форматів, доки один не буде прийнятий, може призвести до дійсного запису, але це приховує дефект, який повинна побачити команда з інформатики. Реєстрація помилки – це відповідь, яка захищає як запис, так і наступну когорту.
Повторна спроба. Учень намагається розглянути другий випадок з іншою прогалиною, наприклад, форму згоди, яка додається, але не підписана, і застосовує до неї ті самі міркування.
У межах когортного складу звіти учнів про тертя також стають структурованим списком підозрюваних дефектів для команди з інформатики.
Оцінити можливості та спланувати переведення
Виберіть показники, що відображають завдання. Два практичних з них: час виконання завдання та повнота документаціїПерш ніж почати, визначте обидва пункти: що вважається завершеним, хто це оцінює, які записи знаходяться у знаменнику та коли ви вимірюєте.
Проста рубрика забезпечує послідовність оцінки. Наведена нижче є пропозицією для адаптації разом з вашим клінічним спеціалістом або спеціалістом з дотримання вимог. Вона не є затвердженим стандартом готовності.
| критерій | Що шукає спостерігач | Рахунок |
|---|---|---|
| Виконання завдання | Завершує робочий процес та виявляє проблеми з документацією, фіксуючи дії та докази, що стоять за ними | 0 до 2, |
| Обґрунтування | Пояснює відповідні обмеження, альтернативи та невизначеність; перевіряє час виконання завдання та повноту документації | 0 до 2, |
| Межі | Використовує затверджені процедури та звертається по допомогу, коли інформація або повноваження відсутні | 0 до 2, |
Опорні точки: 0 означає відсутність або непідтвердження; 1 означає часткове, з відповідними пропусками; 2 означає повне та обґрунтоване відповідно до узгоджених критеріїв. Окремо визначте критичні помилки, наприклад, запис неправдивої інформації або обхід необхідної перевірки згоди. Загальна оцінка ніколи не повинна приховувати критичний недолік.
Для перенесення знань оцініть новий, небачений випадок, а не той, що використовується на практиці, та продовжте роботу на робочому місці після того, як учень отримає достатньо досвіду в реальній роботі. Центри контролю та профілактики захворювань (CDC) рекомендують оцінювати як навчання, так і перенесення знань, де це можливо, оскільки людина, яка пройшла навчання, все ще може мати труднощі із застосуванням його на роботі (CDC, Оцінка навчання: вимірювання ефективності). Таким подальшим заходом може бути контрольоване робоче завдання або перевірка викладачем зразка реальних робіт учня.
Якщо ваш адаптаційний процес передбачає міждисциплінарну передачу обов'язків, наприклад, передачу записів реєстраційною групою клінічному персоналу, Агентство з досліджень та якості охорони здоров'я Програма TeamSTEPPS є відправною точкою для командної роботи в охороні здоров'я та комунікаційних ресурсів. Доручіть клінічному викладачеві обрати та адаптувати відповідні інструменти.
Що можуть і не можуть показати докази
Чітко визначте, на що ви можете претендувати. Це питання, на які має відповісти ваш аудит.
Що б показало, що учні можуть завершити робочий процес та виявити труднощі? Оцінювання рубрик за невидимим випадком, часом виконання завдання та повнотою документації порівняно з базовим рівнем, а також якістю звітів про тертя, які вони подають. Порівняйте подібне з подібним: та сама популяція, той самий знаменник та той самий час.
Які обмеження можуть залишитися навіть після покращення продуктивності? Кілька. Несправні екрани та правила залишаються, доки хтось не змінить систему. Персонал, робоче навантаження та дозволи доступу визначають, скільки часу людина має для належного документування. Локальні процедури, що конфліктують із системою, залишаються в конфлікті. А одночасні операційні зміни, такі як новий шаблон або оновлення програмного забезпечення, можуть змінити ваші показники незалежно від навчання. Перевірте їх, перш ніж відносити будь-які зміни до програми.
Наведені вище джерела підтверджують принципи проектування, що включають узгодження цілей, практики та оцінювання, а також вимірювання навчання та перенесення знань. Вони не є доказами того, що якась конкретна програма чи платформа зменшує навантаження на документацію. Ця стаття не дає жодних гарантій щодо результатів, і ваша власна оцінка також не повинна цього робити.
Де може розміститися AhaSlides
AhaSlides підтримує адаптивне та інтерактивне навчання, а також дозволяє переходити між живим та власним темпом навчання. У програмі адаптації, як-от вище, це може означати перевірку передумов у власному темпі перед практикою, інтерактивний сеанс для неоднозначного рішення та самостійний огляд нової справи після цього. Конкретні функції створення, зворотного зв'язку та звітності слід перевірити на відповідність вашому власному робочому процесу в демонстрації, перш ніж планувати їх. Будь-яку інтеграцію зі штучним інтелектом, симуляцією або електронною медичною карткою слід розглядати як зовнішню або непідтверджену, доки не буде продемонстровано.
Ваш наступний крок
Почніть із рубрики завдань: візьміть один високооб’ємний робочий процес у вашій лікарні, складіть три критерії вище разом із вашим керівником з інформатики або комплаєнсу та проаналізуйте дві-три реальні спроби. Проблеми, які ви фіксуєте, – це ваш список прогалин у навчанні та системних дефектів у такому порядку.
Коли ваш дизайн буде готовий, ми зможемо показати вам, як працюватиме версія етапів практики та перевірки у реальному часі у власному темпі. Замовте демонстрацію AhaSlides і принесіть свій робочий процес.
