Остання перевірка 30 жовтня 2026 року на відповідність джерелам, посилання на які наведено в цій публікації.
Новий працівник передає водійські права та картку соціального страхування. Координатор з адаптації, намагаючись бути ретельним, також просить паспорт. Цей додатковий запит може порушувати федеральний закон, якщо він обумовлений громадянством, імміграційним статусом або національним походженням. Згідно з чинною таблицею штрафів Міністерства юстиції, порушення оформлення форми I-9 коштує Від 288 до 2,861 доларів на людину, а недобросовісна документальна практика коштує від 236 до 2,364 доларів США за кожну особу, з якою поводилися несправедливо. Помилки у формі та вимоги завищеної суми коштують грошей.
Навчання за формою I-9 або навчання з дотримання вимог I-9 має охоплювати обидва типи. У цій публікації наведено 6 готових курсів, розділених на 3 групи, з описом того, що кожен з них виправляє та як їх впроваджувати. Кожна група завершується… Наш вибірЮридичні питання описують федеральні правила США, тому використовуйте це як навчальну програму, а не як постанову.
Усі 6 курсів одним поглядом
| Курс | Що воно охоплює | довжина | Федеральне правління стоїть за цим? |
|---|---|---|---|
| Громадянство, імміграційний статус та справедливі практики I-9 (США) | Справедливі практики перевірки документів та громадянства | 45 хв | Так (федеральне правило США) |
| Легальний найм, співбесіди та прозорість оплати праці | Законні кроки працевлаштування, включаючи терміни та документацію I-9 | 45 хв | Так (федеральні правила США щодо дискримінації; прозорість оплати праці залежить від штату) |
| Дискримінація та рівні можливості працевлаштування | Федеральні закони про рівномірні можливості працевлаштування, захищені характеристики, виявлення дискримінації | 45 хв | Так (федеральне правило США) |
| Запобігання репресіям | Ніколи не карати тих, хто висловлює занепокоєння | 40 хв | Так (федеральне правило США) |
| Норми поведінки | Чесність, сірі зони та висловлювання власної позиції | 35 хв | Немає |
| Класифікація та обробка даних | Маркування, зберігання, обмін та знищення даних за рівнями | 25 хв | Немає |
Закони встановлюють правила перевірки та поводження з працівниками. Вони не вимагають проходження курсу.
Чесне та точне заповнення форми I-9
Громадянство, імміграційний статус та справедливі практики I-9 (США)
Міністерство юстиції заявляє, що роботодавці будь-якого розміру не повинні вимагати більше або інших документів, ніж необхідно, запитувати певні документи або відхиляти документи, які виглядають досить справжніми, через громадянство, імміграційний статус чи національне походження працівника. Курс побудовано навколо цих правил та захисту статусу громадянства, що стоїть за ними. Обробники I-9 потребують цього більше, ніж будь-хто інший, тому що вони є особою, яка працює через стіл, коли документи видаються. Проведіть вікторину «Вибери відповідь» до та після сесії: новий працівник показує документ зі списку B та списку C. Що робити далі?
Легальний найм, співбесіди та прозорість оплати праці
Цей курс пов’язує етапи працевлаштування з перевіркою, яка відбувається після отримання пропозиції. П’ятий урок охоплює пропозиції, перевірку біографічних даних, терміни подання заявки на I-9 та документацію. Важливість часу: списки USCIS не заповнення Розділу 2 до третього робочого дня після того, як працівник почне працювати, що є поширеною помилкою роботодавців. Обробники, які знають графік найму, можуть спланувати оформлення документів до першого дня. Добре працює сценарій: пропозиція надсилається у четвер, а новий працівник починає працювати у понеділок. Коли потрібно подати Розділ 2?
Наш вибір: Громадянство, імміграційний статус та чесні правила I-9 (США). Він спрямований на помилку, яку найлегше допускають обробники даних з добрими намірами, вимагаючи більше, ніж дозволяє закон.
Рівне ставлення та помста
Дискримінація та рівні можливості працевлаштування
Вимога надто великої кількості документів також часто є проблемою дискримінації. Міністерство юстиції стверджує, що роботодавці з чотирма-чотирнадцятьма працівниками не повинні ставитися до людей інакше через національне походження при наймі, звільненні або рекрутингу, а також що Комісія з рівних можливостей працевлаштування (EEOC) має юрисдикцію над роботодавцями з 15 або більше працівниками. У цьому курсі називаються федеральні закони про рівні можливості працевлаштування (EEO), характеристики, які вони захищають, і як виявляти нерівномірне ставлення до повсякденних рішень. Це потрібно обробникам, тому що звичка перевіряти деяких нових працівників ретельніше, ніж інших, є саме такою. У раунді «Хмари слів» запитайте: «Що змушує вас дивитися на документ двічі?»
Запобігання репресіям
Міністерство юстиції заявляє, що роботодавці будь-якого розміру не повинні залякувати, погрожувати, примушувати чи мститися проти осіб, які подають заяви до Відділу прав іммігрантів та працівників, співпрацюють у розслідуванні або виступають проти недобросовісної практики документування. Цей курс охоплює захищену діяльність, що вважається помстою та як керівники відрізняють справедливі рішення від покарання. Працівники, які ставлять під сумнів те, як оброблялися їхні документи, не повинні за це платити. Сценарій: новий працівник заперечує проти запиту на паспорт. Що повинні робити обробник та керівник далі?
Наш вибір: Дискримінація та рівні можливості працевлаштування. Це показує процесорам, що «бути обережним» з деякими людьми, а не з іншими, – це сам ризик.
Ведення та захист записів
Норми поведінки
Цей курс встановлює чіткий стандарт чесності, сірих зон та можливості висловлюватися. Записи I-9 є перевіркою цього стандарту. USCIS каже, що виправлення повинні бути перекреслені, ініційовані та датовані, а роботодавці повинні не приховувати жодних змін, внесених до форми, оскільки це може призвести до збільшення відповідальності. Обробник, який спокушається виправити запізнілу форму, повинен знати чесне рішення. Сценарій: менеджер просить вас встановити задню дату на підписі в Розділі 2. Учні голосують за те, що робити, а потім дивляться відповідь щодо політики.
Класифікація та обробка даних
Файли форми I-9 містять імена, дати народження, номери документів і часто копії документів, що посвідчують особу. USCIS радить роботодавцям зберігати заповнені форми та будь-які копії. щоб особиста інформація не потрапила в чужі руки, зберігаючи їх доступними для перевірки. Цей курс охоплює маркування, зберігання, обмін та видалення даних за рівнями, а також те, як повідомляти про неправильне поводження. У раунді «Вибери відповідь» учні обирають одне безпечне місце для зберігання відсканованих копій форми I-9 з чотирьох варіантів.
Наш вибір: Класифікація та обробка даних. Це найкоротший курс тут, який триває 25 хвилин, і він захищає один із найчутливіших файлів, що зберігаються відділом кадрів.
Як розгорнути план
Почніть із чотирьох курсів, позначених у таблиці як «Так», оскільки вони несуть юридичний ризик. Порушення документального оформлення коштує Від 288 до 2,861 доларів на людину, а також недобросовісна практика документального кіно, яка коштує від 236 до 2,364 доларів з особи, тож один короткий сеанс – це дешево у порівнянні.
- Перш ніж хтось обробить форму I-9: чесні практики I-9 та легальне працевлаштування. Разом це займає близько 90 хвилин.
- Протягом першого кварталу: дискримінація та рівномірні можливості працевлаштування, запобігання репресіям та обробка даних.
- Щороку: повторний тест з курсів Yes, а також кодекс поведінки та самоперевірка з використанням списку поширених помилок USCIS.
- Глибина, що відповідає ролі: Користувачі E-Verify також повинні заповнити Навчання з електронної перевіркиНа вебсайті E-Verify перелічені безкоштовні сеанси E-Verify та заповнення форми I-9.
Додайте правила вашого штату, де ви наймаєте. Запитайте у відділі кадрів або у юриста, які з них застосовуються.
Способи проведення цих курсів AhaSlides
Ви можете створити будь-який з них як курс у власному темпі за допомогою AhaSlides творець курсу, запустіть їх як колоду запитань і відповідей у реальному часі або і те, й інше, з попереднім та подальшим опитуванням, щоб оцінити зміни.
- Виберіть відповідь: покажіть документи нового співробітника та запитайте, чи може обробник попросити щось ще.
- Хмара слів: запитайте: «Що змушує вас двічі подивитися на документ?» Найважливіші слова показують, де прокрадається упередженість.
- Шкала рейтингу: До та після справедливого курсу I-9 запитайте: «Наскільки впевнено ви виконуєте Розділ 2 без сторонньої допомоги?» від 1 до 5.
- Відкритий кінець: збирати анонімні запитання щодо складних випадків, таких як квитанції або прострочені документи, на які відділ кадрів відповість на наступному заході.
Якщо ви також навчаєте менеджерів, які роблять пропозиції, наша публікація про підготовка до співбесід для менеджерів з найму охоплює сходинки перед трасою I-9.
FAQ
Яке навчання потрібне обробникам I-9?
Їм потрібні правила форми I-9, принципи чесної документації та безпечного ведення документації. Шість вищезазначених курсів охоплюють усі три аспекти, а також рівне ставлення та заходи помсти.
Чи є підготовка до I-9 обов'язковою за законом?
Жодне федеральне джерело, цитоване в цій публікації, не вимагає проходження курсу. Правила вимагають точного, своєчасного та чесного заповнення форми I-9, і багато роботодавців використовують навчання для їх виконання.
Які найпоширеніші помилки I-9?
Серед таких імен USCIS є відсутні записи, підписи та дати, а також несвоєчасне заповнення. Списки USCIS поширені помилки наприклад, працівник не підписав або не датував Розділ 1, роботодавець не вніс дані документа та Розділ 2 не був завершений до третього робочого дня. Запит надання конкретних документів є окремим ризиком дискримінації.
Що таке електронна перевірка?
E-Verify — це інтернет-система, що керується урядом США. Вона порівнює інформацію з форми I-9 працівника з документами Міністерства внутрішньої безпеки та Адміністрації соціального забезпечення для підтвердження права на працевлаштування.
Ця публікація є загальною інформацією, а не юридичною порадою. Щоб прийняти рішення щодо вашого власного робочого місця, зверніться до кваліфікованого юриста з питань працевлаштування або до регуляторного органу.
