Функціональна організаційна структура: способи вивільнити владу всередині вашої організації у 2024 році

Ви коли-небудь замислювалися, як великі компанії організовують себе серед усіх рухомих частин?

У той час як деякі підприємства працюють як єдине ціле, багато створюють окремі відділи за функціями. Це відомо як a функціональна організаційна структура.

Будь то маркетинг, фінанси, операції чи ІТ, функціональні структури розподіляють команди відповідно до спеціальності.

На перший погляд такий розподіл обов’язків здається зрозумілим, але як він насправді впливає на співпрацю, прийняття рішень і загальний бізнес?

У цій публікації ми заглянемо під капот функціональної моделі та її переваги. Пірніть прямо!

Зміст

• Що таке функціональна організаційна структура?
• Переваги функціональної організаційної структури
• Недоліки функціональної організаційної структури
• Подолання проблем функціональної організаційної структури
• Коли придатна функціональна структура?
• Приклади функціональної організаційної структури
• Ключові винесення
• ЧАСТІ ЗАПИТАННЯ

Більше порад із AhaSlides

• 7 основних типів організаційних структур
• Види організації заходів

Що таке функціональна організаційна структура?

Багато компаній об’єднуються в різні відділи залежно від типів робіт або завдань, які виконують люди, розподіляючи роботу на більш спеціалізовані роботи.

Це називається мати "функціональна організаційна структура“. Замість того, щоб групувати всіх, хто працює над одним проектом, людей групують за загальною сферою їх роботи – такими як маркетинг, фінанси, операції, обслуговування клієнтів тощо.

Так, наприклад, кожен, хто створює рекламу, проводить кампанії в соціальних мережах або придумує ідеї для нових продуктів, буде працювати у відділі маркетингу. Усі бухгалтери, які відстежують гроші, оплачують рахунки та подають податки, будуть разом у фінансах. Інженери працюватимуть разом з іншими інженерами в експлуатації.

Ідея полягає в тому, що об’єднавши всіх, хто має однакові професійні навички, вони можуть допомагати один одному та вчитися на досвіді один одного. Такі речі, як фінансові процедури, також можна стандартизувати для всього відділу.

Така структура робить її дуже ефективною, оскільки фахівцям не потрібно постійно шукати відповіді за межами свого відділу. Але це також може ускладнити ефективну співпрацю різних сфер у більших проектах, які потребують багатьох навичок. Зв'язок між відділами іноді також може бути втрачений.

Загалом, функціональні структури підходять для відомих компаній, де встановлені процеси, але компаніям потрібно знайти способи об’єднати людей між відділами, щоб уникнути роботи в власних силоси забагато.

Переваги функціональної організаційної структури

Основні переваги функціональної організаційної структури досліджуються нижче:

• Спеціалізація праці – люди набувають досвіду у своїй конкретній функції, зосереджуючись лише на цих завданнях. Це призводить до підвищення продуктивності.
• Централізація експертизи – Подібні експертизи об’єднуються в кожному відділі. Співробітники можуть вчитися та підтримувати один одного.
• Стандартизація практик – для узгодженості можна розробити та задокументувати загальні способи роботи в межах кожної функції.
• Чіткі лінії звітності – ясно, кому підпорядковуються співробітники залежно від їх ролі, без матричної звітності перед декількома керівниками. Це спрощує процес прийняття рішень.
• Гнучкий розподіл ресурсів – робочу силу та капітал можна легше переміщати між відділами на основі зміни пріоритетів і робочого навантаження.
• Економія на масштабі – такі ресурси, як обладнання та співробітники, можна розподілити між кожним відділом, зменшуючи витрати на одиницю продукції.
• Простота моніторингу ефективності – показники відділу можна більш чітко прив’язати до цілей і результатів, оскільки функції розділені.
• Можливості розвитку кар’єри – працівники можуть просувати свої навички та кар’єру, змінюючи посади в межах своєї спеціалізації.
• Спрощення управління – кожен керівник відділу має владу над одним однорідним підрозділом, що робить управління менш складним.

Отже, підсумовуючи, функціональна структура сприяє спеціалізації, використанню досвіду та ефективності роботи в межах окремих функцій.

Недоліки функціональної організаційної структури

З іншого боку медалі, функціональна організаційна структура не є абсолютно бездоганною. Компанії повинні враховувати такі потенційні невдачі:

• Складний менталітет – відділи можуть зосереджуватися лише на своїх власних цілях, а не на цілях організації в цілому. Це заважає співпраці.
• Дублювання зусиль – ті самі завдання можуть виконуватися неодноразово в різних відділах, а не розподілятися між функціями.
• Повільне прийняття рішень. Проблеми, які стосуються різних відділів, вирішуються довше, оскільки вимагають координації між відділами.
• Погане обслуговування клієнтів. Клієнти, які взаємодіють з кількома відділами, можуть отримати непослідовний або фрагментований досвід.
• Складні процеси – робота, яка потребує міжфункціональної співпраці, може стати заплутаною, неефективною та розчаровувати.
• Негнучкість до змін. Важко швидко переорієнтувати ресурси, коли потреби ринку змінюються або з’являються нові можливості.
• Складнощі з оцінкою компромісів – ширший вплив функціональних рішень можна не помічати без урахування взаємозалежностей.
• Надмірна залежність від керівників. Співробітники більше покладаються на свого керівника відділу, а не на формування загальної перспективи.
• Придушені інновації – новим ідеям, які вимагають участі з різних сфер, важче отримати підтримку.

Функціональна відокремленість, повільне прийняття рішень і відсутність співпраці можуть підірвати ефективність і гнучкість організації, яка має таку структуру.

Подолання проблем функціональної організаційної структури

Різним робочим групам, як-от відділам маркетингу, продажам і підтримці, може бути важко налагодити зв’язок, якщо вони завжди знаходяться по-своєму. Але ізоляція насправді ускладнює виконання завдань. Ось кілька ідей, як подолати труднощі:

Робіть проекти з людьми з різних регіонів. Це знайомить усіх і змушує їх допомагати один одному.

Виберіть людей, які допоможуть підрозділам об’єднатися. Призначте менеджерів із продуктів/клієнтів, вони подбають про те, щоб усі ділилися оновленнями та разом вирішували проблеми.

Зосередьтеся на спільних цілях замість того, щоб кожна сфера займалася своєю справою, орієнтуйтеся на мрії великих компаній, які всі вони підтримують.

Консолідуйте дублюючі ролі, як-от відділ кадрів або ІТ, щоб одна команда обслуговувала всю роботу, а не розділяла роботу.

Встановіть зустрічі, де зони коротко інформують одна одну про те, що відбувається. Проблеми придушення в зародку.

Інвестуйте в інструменти для співпраці – такі технології, як інтранет, обмін документами/файлами або програми для керування проектами, можуть полегшити координацію.

Сприяти гнучкій ротації. Нехай працівники тимчасово спробують виконувати інші ролі в інших місцях, щоб краще зрозуміти один одного та виробити іншу точку зору.

Також слідкуйте за командною роботою. Звертайте увагу на те, наскільки добре люди ладнають, і на загальні KPI команди, а не лише на окремі досягнення. Дайте лідерам стимули зосередитися на організаційній синергії, а не лише на функціональних KPI.

Нарешті, заохочуйте соціальну взаємодію, щоб кожному відділу було зручніше звертатися один до одного по допомогу. Пошук способів взаємодії функцій і роботи як взаємозалежного цілого допоможе зруйнувати розбіжності.

Зламай лід за допомогою AhaSlides

Допоможіть кожному відділу налагодити зв’язок і зв’язатися з інтерактивними засобами AhaSlides. Важливо для зустрічей компаній!🤝

Коли придатна функціональна структура?

Перевірте список, щоб дізнатися, чи ваша організація підходить для формування цієї структури:

☐ Відомі компанії зі стандартизованими операціями – для зрілих компаній, чиї основні процеси та робочі процеси чітко визначені, спеціалізація в межах функцій може сприяти ефективності.

☐ Стабільне бізнес-середовище – якщо ринок і потреби клієнтів є відносно передбачуваними, функціональні групи можуть зосередитися на оптимізації своїх спеціалізованих сфер без необхідності швидкої співпраці між відділами.

☐ Завдання, що вимагають спеціального досвіду. Певні роботи, як-от інженерна, бухгалтерська чи юридична робота, значною мірою залежать від глибоких технічних навичок і добре підходять для функціональної структури.

☐ Пріоритезація операційного виконання – функціональні структури надзвичайно ефективні, коли організація визначає пріоритет виробництва або надання продукту чи послуги; розділення спеціалізованих кроків між функціями може оптимізувати виконання.

☐ Великі організації з масштабом – дуже великі компанії з тисячами співробітників можуть об’єднуватися у функції лише для того, щоб керувати складністю кількох бізнес-підрозділів.

☐ Розподіл ресурсів має найбільше значення. Для капіталомістких галузей добре працює структура, яка сприяє точному розподілу спеціалізованих ресурсів і обладнання.

☐ Традиційна бюрократична культура – ​​деякі відомі компанії віддають перевагу структурам контролю та нагляду, які мають високу департаментну структуру.

Приклади функціональної організаційної структури

Технологічна компанія:

• Відділ маркетингу
• Відділ інженерії
• Відділ розробки продукції
• IT/Операційний відділ
• Комерційний відділ
• Відділ підтримки клієнтів

Компанія-виробник:

• Виробничий/операційний відділ
• Відділ інженерії
• Відділ закупівель
• Відділ контролю якості
• Відділ логістики/дистрибуції
• Відділ продажів і маркетингу
• Відділ фінансів та бухгалтерського обліку

лікарня:

• Сестринське відділення
• Радіологічне відділення
• Хірургічне відділення
• Відділ лабораторій
• Аптечний відділ
• Адміністративний/білінговий відділ

Роздрібний магазин:

• Операційний відділ магазину
• Відділ мерчандайзингу/закупівель
• Відділ маркетингу
• Фінансовий/Бухгалтерський відділ
• Відділ кадрів
• Відділ запобігання збиткам
• ІТ-відділ

університет:

• Різні академічні факультети, такі як біологія, англійська мова, історія тощо
• Відділ по роботі зі студентами
• Відділ облаштування
• Спонсорований науково-дослідний відділ
• Відділення легкої атлетики
• Фінансово-адміністративний відділ

Це кілька прикладів того, як компанії в різних галузях можуть групувати спеціалізовані ролі та функції у відділи, щоб сформувати функціональну організаційну структуру.

Ключові винесення

Хоча розподіл роботи на спеціалізовані відділи має свої переваги, між групами легко утворюватися окремі групи. Щоб справді досягти успіху, компаніям потрібна співпраця так само, як і просто спеціальність.

Зрештою, ми всі в одній команді. Незалежно від того, створюєте ви продукти чи обслуговуєте клієнтів, ваша робота підтримує інших і загальну місію компанії.

💡 Див також: Команда 7 типів організаційної структури Вам потрібно знати.

ЧАСТІ ЗАПИТАННЯ

Які є 4 функціональні організаційні структури?

Чотири функціональні організаційні структури: функціональна, дивізіональна, матрична та мережева.

Що розуміють під функціональною структурою?

Функціональна організаційна структура означає, як компанія розподіляє свою працю та відділи на основі функцій або напрямків роботи, які беруть участь у роботі.

Чи є McDonald's функціональною організаційною структурою?

McDonald's має підрозділену організаційну структуру, де кожен підрозділ обслуговує певне географічне розташування та працює майже незалежно, маючи власні окремі відділи, такі як маркетинг, продажі, фінанси, юридичний відділ, відділ постачання тощо.