Навчання з управління змінами в електронних медичних картах: як використовувати практику, що базується на ролях, та зворотний зв'язок під час переходу лікарень до інших медичних карток

Відділ чинить опір змінам у системі електронної медичної картки (ЕМК). Ніхто не відмовляється її використовувати. Проблема полягає в тому, що рутинна робота стала повільнішою. ​​Завдання, яке на старому екрані займало хвилину, тепер вимагає чотирьох кліків та пошуку, і в підрозділі вже обмаль часу. Співробітники пройшли навчання і пам'ятають, що їм показували нові екрани. Їх не просили виконувати завдання власної зміни в новій системі та повідомляти про свої заваді.

Це ілюстративна ситуація, а не задокументований випадок клієнта. Вона описує розрив, який має подолати навчання з управління змінами в електронних медичних картах: відстань між ознайомленням з новим робочим процесом та можливістю його застосування на практиці зі зворотним зв'язком таким чином, щоб також виявляти перешкоди, що заважають людям його впроваджувати.

Цей посібник призначений для директорів відділів навчання та розвитку лікарень та керівників відділів інформатики або комплаєнсу, які з ними працюють. У ньому розглядається, як описати проблему з продуктивністю, діагностувати прогалини в навчанні та контексті, підготувати та практикувати розробку, опрацювати випадок та оцінити перенесення. Він стосується розробки навчання. Він не замінює тестування зручності використання, переробку робочого процесу чи власну програму змін вашої організації, і не дає жодних гарантій щодо результатів.

Що таке навчання з управління змінами в електронних медичних картах (ЕМК)?

Навчання з управління змінами в електронних медичних картах (ЕМК) готує людей, які використовують записи, до роботи в зміненій системі або робочому процесі. Його завдання полягає в тому, щоб відпрацювати нові робочі процеси та виявити перешкоди, пов'язані з їх впровадженням. Учень виконує реалістичне завдання для своєї ролі, отримує зворотний зв'язок щодо нього та повідомляє про труднощі, пов'язані з робочим процесом, інструментами чи політикою. Друга половина важлива так само, як і перша. Практика, яка перевіряє лише те, чи можуть люди виконувати кроки, не враховує перешкоди, які вирішують, чи будуть вони це робити.

Швидкі факти

1. Опишіть проблему продуктивності

Почніть із завдання: відпрацюйте нові робочі процеси та виявіть перешкоди для впровадження. Два аспекти мають значення. Практика означає виконання роботи, а не спостереження за нею. Виявлення перешкод означає, що навчання надає інформацію про те, що уповільнює людей, щоб хтось із повноваженнями міг вжити заходів.

Напишіть це як одне речення для кожної ролі та попросіть керівника відділу інформатики перевірити його: «Якщо учень має типове завдання для цієї ролі, таке як прийом пацієнта, документування передачі або оформлення стандартного замовлення, він виконує його в новому робочому процесі, записує точки тертя та каже, яка підтримка може допомогти».

Ролі відрізняються. Медсестра, діловод відділення та лікар використовують різні частини медичної картки, тому один загальний сеанс не виконує жодного з їхніх реальних завдань. В огляді навчальних програм з електронних медичних карток для стаціонарних медсестер (30 досліджень) зазначено, що «навчальні сесії не розподіляються за типом ролі» (Нгуєн та колеги, JAMIA, 2024). Цей огляд охоплює медсестер у стаціонарних умовах, тому сприймайте його як орієнтир для розробки дизайну та перевірте його на відповідність вашим власним показникам.

2. Діагностуйте прогалини у навчанні та контексті

Перш ніж щось створювати, порівняйте завдання з тим, що практикується та оцінюється у вашій поточній програмі. Три питання зазвичай відрізняють прогалину в навчанні від чогось іншого:

1. Чи використовує сучасна практика реальне завдання? Якщо програма демонструє екрани та завершується тестом на запам'ятовування, це означає, що учні практикували розпізнавання інтерфейсу, а не виконання роботи за власну зміну.
2. Що таке когнітивний попит? У переглянутій таксономії Блума виконання процедури в новій ситуації та аналіз причин помилки знаходяться вище рівня відтворення. Зіставлення дій з цими рівнями розглядається в нашому посібнику з зіставлення навчальних завдань з таксономією Блума.
3. Чи щось, окрім навичок, заважає? Перевірте персонал, інструменти та процедури, перш ніж призначати навчання. Якщо екран працює повільно, потрібний набір нарядів відсутній або політика вимагає дублювання запису, кращий сеанс не змінить того, що відбувається у відділенні. Повідомте про ці причини людям, які можуть їх виправити.

У тому ж огляді обсягу робіт серед виявлених факторів перелічено доступ до практики: «неможливість практикувати в пісочниці» з’являється як перешкода, а «дозвіл на практику медсестер в електронних медичних картах після навчання» як посередник. Якщо ваші учні не мають безпечного середовища для практики, це прогалина в контексті, а не проблема мотивації.

3. Підготовка та практика проектування

Як тільки ви зрозумієте, які прогалини може заповнити навчання, присвятіть кожному етапу окреме завдання. Наш посібник з створення системи адаптації електронних медичних карток (ЕМК), що зменшує навантаження на документацію охоплює дизайн першого тижня. Цей розділ присвячений самим змінам.

Підготовка. Перевірте передумови за допомогою короткої діагностики: відмінності між старим та новим, які впливають на кожну роль, терміни, що використовуються вашою організацією, та де отримати допомогу в день заходу. Для цього етапу підходить цілеспрямоване самостійне навчання. Перевірка на пам'ять підтверджує лише передумови.

Практика. Використовуйте міждисциплінарні завершальні кроки з покращення якості та рольову практику з вивчення конкретних випадків. Учні з різних ролей разом працюють над одним пацієнтом, наприклад, над госпіталізацією, призначенням ліків, передачею та випискою, виконуючи кожен свою частину роботи в умовах практики. Спостереження за тим, де зупиняється передача між ролями, часто виявляє проблему робочого процесу, про яку жодна окрема роль не повідомляла б самостійно. Спостерігайте за репрезентативними завданнями та фіксуйте помилки та тертя в процесі роботи.

Зворотний зв'язок. Пов’яжіть це з рішеннями, а не із загальним балом. «Ви знайшли правильний порядок, але обрали довгий шлях і вирішили обійти сповіщення, а не запитати» навчає більше, ніж «3 з 5». Включіть правдоподібні неправильні шляхи, які пояснюють, чому вони спокушають людей. Наш посібник з розробка інтерактивної практики з корисним зворотним зв'язком показує, як писати відгуки, що посилаються на рішення.

Живий ввід чи асинхронний огляд? Живий коучинг додає найбільшої цінності там, де завдання неоднозначне, де ролі повинні бути координовані, а людям потрібно сказати, що не працює. Асинхронного огляду достатньо для порівняння записаних кроків учня з анотованим модельним шляхом. Багато команд використовують обидва варіанти: спочатку підготовку у власному темпі, а потім фасилітовані сесії щодо найскладніших робочих процесів.

Терміни. У звіті про обсяг роботи повідомляється про такі перешкоди, як занадто багато контенту за короткий період і великий проміжок часу між навчанням та запуском. Плануйте практику близько до того часу, коли люди використовуватимуть робочий процес, і розділіть її на сесії, достатньо короткі для опанування.

4. Розгляньте реалістичний приклад

Ілюстрація. Керівник відділу інформатики або відповідності повинен перевірити кейс та критерії відповіді перед використанням.

Справа. Медико-хірургічне відділення перейшло на новий робочий процес документування для передачі зміни. Персонал каже, що це займає більше часу, ніж раніше. Політика вимагає, щоб акт передачі був заповнений до того, як медсестра, що звільняється, піде.

Завдання. Учень виконує передачу пацієнту практики в новому робочому процесі, записує кожну проблемну точку, каже, що він робитиме з цим, і вказує, яка додаткова інформація чи підтримка йому потрібна.

Перша спроба. Учень заповнює записку, але пропускає два поля, які «ніхто не читає», і не фіксує жодних суперечностей. Він каже, що новий спосіб «просто повільніший». Записка є неповною, що суперечить політиці, а перешкода описується як думка без деталей.

Зворотній зв'язок та повторна спроба. Тренер зазначає, що ці два поля є частиною політики, і просить учня знайти, де на екрані знаходиться кожне з них і скільки часу займає крок. Повторна спроба просить учня знову заповнити нотатку та записати для кожної точки тертя, що він зробив, скільки часу це зайняло та що могло б пришвидшити процес.

Сильніша спроба. «Я заповнив усі поля. Щоразу для опису ліків потрібен окремий пошук, що додавало приблизно дві хвилини. Я не пропустив це, бо цього вимагає політика. Чи може опис бути попередньо заповнений, чи існує затверджений скорочений спосіб? Я не знаю, чи про це вже повідомлялося, тому я б порушив це питання перед суперкористувачем підрозділу та командою з інформатики». Ця відповідь відповідає політиці, записує конкретні докази та використовує затверджений маршрут.

Чому кожна відповідь є обґрунтованою або неповною. Оцінюйте кожне завдання за затвердженими критеріями, а не за вподобаннями коуча. Перша спроба є поширеною відповіддю на повільніше завдання, але вона скорочує поля політики та не дає проекту нічого, що можна було б виправити. Більш сильна спроба дотримується політики, залишається в межах ролі учня та перетворює скаргу на доказ. Дві хвилини в прикладі – це вигадана цифра, щоб показати тип деталей, які потрібно записувати, а не орієнтир.

5. Оцінка можливостей та планування передачі

Доказом здібностей є виконання завдання, якого учень ще не бачив. Оцінюйте рівень виконання завдання та ведіть окремий журнал невирішених перешкод у робочому процесі. Проста рубрика використовує шкалу від 0 до 2 за кожен критерій:

Опорні точки: 0 – відсутній або непідтверджений, 1 – частковий з відповідними пропусками, а 2 – повний та обґрунтований відповідно до узгоджених критеріїв. Окремо визначте критичні помилки, такі як пропуск обов'язкового поля політики, щоб загальний бал не міг їх приховати. Ця рубрика є пропозицією, а не затвердженим стандартом готовності. Адаптуйте її разом з керівником з інформатики або комплаєнсу та випробуйте її в пілотному режимі.

Плануйте переведення завдань ретельно. Після того, як учні деякий час повернуться до роботи, додайте короткий додатковий захід, наприклад, зустріч учасників підрозділу, де вони приносять одне реальне завдання, вилучивши деталі, та розповідають, як вони його виконують. Спостерігайте за зразком реальної роботи, якщо це дозволяють правила вашої організації.

Де допомагає інтерактивна доставка

Інтерактивні формати допомагають, коли кожен має взяти на себе зобов'язання, перш ніж почує відповідь. Під час живої сесії фасилітатор може показати короткий випадок, попросити кожну особу вибрати наступний крок і ввести очікувані труднощі, а потім показати розкид перед обговоренням. Анонімні відповіді можуть полегшити визнання того, що робочий процес не працює. Той самий випадок може проходити у власному темпі для підготовки. AhaSlides підтримує інтерактивне навчання та перехід між живою та самостійною подачею. Не включайте реальні інциденти та інформацію про пацієнтів, перевірте будь-яку конкретну функцію створення, зворотного зв'язку чи звітності, на яку ви плануєте покладатися, порівняно з вашим власним робочим процесом, і ставтеся до штучного інтелекту, симуляторів та інтеграцій електронних медичних карток як до зовнішніх або непідтверджених, доки ви не побачите, як вони працюють. Щоб отримати рекомендації щодо вибору форматів, дивіться нашу статтю про коли використовувати адаптивне, інтерактивне та живе навчання.

Виміряйте, що змінилося

Заздалегідь вирішіть, що покаже, що учні можуть виконати завдання. Порівняйте рівень виконання завдання та журнал бар'єрів для невидимого випадку з базовим рівнем і залишайте журнал бар'єрів відкритим після навчання як окремий показник. Визначте, хто бере участь, знаменник і терміни. Якщо результати покращуються, перевірте, що ще змінилося за той самий період, наприклад, оновлення програмного забезпечення, зміни в штаті або переробка робочого процесу, перш ніж зараховувати навчання.

Обмеження, які можуть залишитися

• Зручність використання. Якщо на екрані потрібно забагато кроків, навчання може навчити скороченому виконанню, але не може видалити ці кроки.
• Кадровий склад та час. Практика не допомагає, якщо для неї немає захищеного часу.
• Чіткість політики. Інцидент не може вирішити політику, яка дублює записи або є неоднозначною. Виправте політику.
• Покриття справ. Один випадок демонструє один робочий процес. Оцінка не описує загальну ефективність людини.
• Трансфер Виконання роботи на практичній справі не те саме, що виконання роботи за умови повного складу палати та дзвінка телефону.

Заздалегідь назвіть їх спонсорам та сплануйте окремі виправлення. Навчання покращує те, що можуть робити учні. Воно не змінює умов навколо завдання.

Часті питання

Що таке навчання з управління змінами в електронних медичних картах (ЕМК)?

Він готує персонал до роботи в умовах зміненої електронної медичної картки або робочого процесу за допомогою практики та зворотного зв'язку на основі ролей, а також збирає виявлені на практиці перешкоди, щоб хтось міг їх усунути.

Чи означає проходження навчання, що персонал прийняв зміни?

Ні. Оцінка показує, як людина впоралася з одним навчальним випадком. Впровадження проявляється в реальній роботі та залежить від зручності використання, персоналу та політики, а також навичок.

Як оцінити готовність до нового робочого процесу?

Наведіть кейс, якого учень ще не бачив, та оцініть рівень виконання завдання за узгодженими критеріями, а потім зафіксуйте перешкоди, що залишилися. Тест на повторення підтверджує лише передумови.

Чи можете ви використовувати реальні випадки пацієнтів для практики?

Тільки після видалення деталей та схвалення вашого керівника з дотримання вимог. Вигадані випадки, побудовані на загальних робочих процесах, є безпечнішими, а інформація про пацієнтів не повинна потрапляти до навчальних інструментів.

З чого почати

Виберіть один робочий процес, який, за словами людей, став повільнішим. Напишіть звіт про ефективність для кожної ролі, попросіть керівника відділу інформатики або відповідності перевірити вигаданий кейс та критерії відповіді, а також складіть рубрику з трьома критеріями зі шкалою від 0 до 2, список критичних помилок та журнал перешкод. Випробуйте його з невеликою групою, перш ніж розгортати.

Щоб побачити, як кейс може працювати в режимі реального часу з вашою командою та використовуватися повторно у власному темпі згодом, ознайомтеся з AhaSlides.