Зустрічі відіграють вирішальну роль у бізнесі та організаціях, слугуючи платформою для обговорення та вирішення проблем, а також керуючи внутрішніми справами для досягнення прогресу. Щоб передати суть цих зустрічей, віртуальних чи особистих, протокол наради or протокол зустрічі (MoM) мають вирішальне значення для створення нотаток, підсумовування ключових обговорюваних тем і відстеження прийнятих рішень і резолюцій.
Ця стаття допоможе вам скласти ефективний протокол наради з прикладами та шаблонами для використання, а також найкращими практиками, яких слід дотримуватися.
Зміст
- Що таке протокол зустрічі?
- Хто такий протоколіст?
- Як написати протокол зустрічі
- Приклади протоколів нарад (+ шаблони)
- Поради, як створити гарний протокол зустрічі
- Ключові винесення
Протокол засідання | freepik.comЩо таке протокол зустрічі?
Протокол наради – це письмовий запис обговорень, рішень і дій, які відбуваються під час наради.
- Вони служать довідником і джерелом інформації для всіх присутніх і тих, хто не може бути присутнім.
- Вони допомагають гарантувати, що важлива інформація не буде забута та що всі будуть на одній сторінці щодо того, що обговорювалося та які дії потрібно вжити.
- Вони також забезпечують підзвітність і прозорість, документуючи рішення та зобов’язання, прийняті під час зустрічі.
Хто такий протоколіст?
Протоколіст несе відповідальність за точний запис обговорень і рішень, прийнятих під час зустрічі.
Вони можуть бути адміністративним службовцем, секретарем, помічником або менеджером або членом команди волонтерів, які виконують завдання. Важливо, щоб протоколіст був добре організований і вмів робити нотатки, а також міг ефективно підсумовувати обговорення.
Протокол зустрічейЦікаве відвідування зустрічі з AhaSlides
Збирайте людей в один і той же час
Замість того, щоб підходити до кожного столика й «перевіряти» людей, якщо вони не з’являться, тепер ви можете привернути увагу людей і перевірити присутність за допомогою цікавих інтерактивних тестів із AhaSlides!
🚀 Отримайте безкоштовні шаблони ☁️Як написати протокол зустрічі
Для ефективних протоколів зустрічей, по-перше, вони повинні бути об'єктивними, бути фактичним записом зустрічіі уникайте особистих думок або суб’єктивних інтерпретацій дискусій. далі, воно повинно бути коротким, ясним і легким для розуміння,зосередьтеся лише на головному та уникайте додавання непотрібних деталей. нарешті, він має бути точним і гарантувати, що вся записана інформація є свіжою та актуальною.
Давайте розберемося в деталях написання протоколу зустрічі, використовуючи наступні кроки!
8 основних компонентів протоколу зустрічі
- Дата, час та місце проведення зустрічі
- Список учасників та вибачення за відсутність
- Порядок денний та мета засідання
- Підсумок обговорень і прийнятих рішень
- Будь-які проведені голоси та їх результати
- Елементи дій, включаючи відповідальну сторону та кінцевий термін виконання
- Будь-які наступні кроки або подальші дії
- Заключне слово або перенесення засідання
Як написати протокол зустрічіКроки для написання ефективного протоколу зустрічі
1/ Підготовка
Перед зустріччю ознайомтеся з порядком денним зустрічі та будь-якими відповідними довідковими матеріалами. Переконайтеся, що у вас є всі необхідні інструменти, такі як ноутбук, блокнот і ручка. Також варто переглянути протоколи попередніх зустрічей, щоб зрозуміти, яку інформацію слід включити та як її відформатувати.
2/ Конспектування
Під час зустрічі робіть чіткі та стислі нотатки про обговорення та прийняті рішення. Вам слід зосередитися на записі ключових моментів, рішень і завдань, а не на дослівному записі всієї зустрічі. Не забудьте включити імена доповідачів або будь-які ключові цитати, а також будь-які дії чи рішення. І уникайте писати в абревіатурах або скороченнях, які не зрозуміють інших.
3/ Організуйте протокол
Перегляньте та впорядкуйте свої нотатки, щоб створити послідовний і стислий підсумок ваших хвилин після зустрічі. Ви можете використовувати заголовки та маркери, щоб полегшити читання протоколу. Не приймайте особистих думок або суб'єктивних інтерпретацій обговорення. Зосередьтеся на фактах і тому, про що домовилися під час зустрічі.
4/ Запис деталей
Ваш протокол наради повинен містити всі необхідні відомості, такі як дата, час, місце та учасники. Згадайте будь-які важливі обговорювані теми, рішення та призначені дії. Обов’язково записуйте будь-які результати голосування та результати будь-яких обговорень.
5/ Елементи дії
Обов’язково вкажіть будь-які завдання, які були призначені, включно з відповідальними та кінцевим терміном виконання. Це важлива частина протоколу наради, оскільки вона гарантує, що кожен знає свої обов’язки та графік їх виконання.
6/ Огляд і розповсюдження
Ви повинні перевірити протокол на предмет точності та повноти та внести необхідні зміни. Переконайтеся, що всі ключові моменти та рішення зафіксовані. Потім ви можете розповсюдити протокол усім учасникам особисто або електронною поштою. Зберігайте копію протоколу в централізованому місці для легкого доступу, наприклад на спільному диску або хмарній платформі зберігання.
7/ Подальші дії
Переконайтеся, що пункти дій із зустрічі виконуються та виконуються негайно. Використовуйте хвилини для відстеження прогресу та переконайтеся, що рішення виконуються. Це допомагає вам підтримувати відповідальність і гарантує, що зустріч буде продуктивною та ефективною.
Приклади протоколів нарад (+ шаблони)
1/ Приклад протоколу зустрічі: простий шаблон зустрічі
Рівень деталізації та складності простих протоколів зустрічі залежатиме від мети зустрічі та потреб вашої організації.
Загалом, прості протоколи нарад використовуються для внутрішніх цілей і не повинні бути такими формальними чи вичерпними, як інші типи протоколів нарад.
Отже, якщо у вас термінова потреба і нарада крутиться навколо простого, не надто важливого контенту, ви можете скористатися наступним шаблоном:
| Назва зустрічі:[Вставте назву зустрічі] Дата: [Вставте дату] Час:[Вставте час] Місцезнаходження:[Вставити місцезнаходження] Учасники:[Вставте імена учасників] Вибачення за відсутність: [Вставте імена]Порядок денний:[Вставити пункт 1 порядку денного][Вставити пункт 2 порядку денного][Вставити пункт 3 порядку денного]Підсумок зустрічі:[Вставте стислий виклад обговорень і рішень, прийнятих під час зустрічі, включаючи будь-які ключові моменти чи дії.]Елементи дії: [Вставте список будь-яких завдань, які були призначені під час зустрічі, включаючи відповідальну сторону та кінцевий термін виконання.]Наступні кроки: [Вставте будь-які наступні кроки або подальші питання, які обговорювалися під час зустрічі.]Заключними зауваженнями: [Вставте будь-які заключні зауваження або перерву в нараді.]Підпис: [Вставити підпис особи, яка складає протокол] |
2/ Приклад протоколу засідання: Шаблон засідання ради
Протокол засідання правління записується та роздається всім членам, зазначаючи прийняті рішення та напрямок діяльності організації. Тому він має бути чітким, повним, детальним і формальним. Ось шаблон протоколу засідання ради:
| Назва зустрічі:Засідання ради директорів Дата: [Вставте дату]Час: [Вставте час]Місцезнаходження:[Вставити місцезнаходження] Учасники: [Вставте імена учасників]Вибачення за відсутність: [Вставте імена тих, хто вибачився за відсутність]Порядок денний:1. Затвердження протоколу попереднього засідання 2. Огляд фінансової звітності 3. Обговорення стратегічного плану4. Будь-які інші справиПідсумок зустрічі:1. Затвердження протоколу попередньої зустрічі: [Вставте основні моменти попередньої зустрічі переглянуто та затверджено]2. Огляд фінансового звіту: [Вставте основні моменти поточної фінансової ситуації та рекомендації щодо майбутнього фінансового планування]3. Обговорення стратегічного плану: [Вставте, що правління обговорювало та вносило оновлення до стратегічного плану організації]4. Інші питання: [Вставити інші важливі питання, які не були включені до порядку денного]Елементи дії:[Вставте список будь-яких завдань, які були призначені під час зустрічі, включаючи відповідальну сторону та кінцевий термін виконання]Наступні кроки:Правління проведе наступне засідання [вставити дату].Заключними зауваженнями:Засідання було закрито о [Вставити час].Підпис: [Вставити підпис особи, яка складає протокол] |
Це лише базовий шаблон засідання правління, і ви можете додати або видалити елементи залежно від потреб вашого засідання та організації.
3/ Приклад протоколу зустрічі: шаблон управління проектом
Ось приклад протоколу наради для шаблону керування проектом:
| Назва зустрічі: Зустріч команди управління проектом Дата: [Вставте дату]Час: [Вставте час]Місцезнаходження:[Вставити місцезнаходження] Учасники: [Вставте імена учасників]Вибачення за відсутність: [Вставте імена тих, хто вибачився за відсутність]Порядок денний:1. Огляд стану проекту2. Обговорення ризиків проекту3. Огляд прогресу команди4. Будь-які інші справиПідсумок зустрічі:1. Огляд статусу проекту: [Вставте будь-які оновлення щодо прогресу та виділіть будь-які проблеми, які потрібно вирішити]2. Обговорення ризиків проекту: [Введіть потенційні ризики для проекту та план пом’якшення цих ризиків]3. Огляд прогресу команди: [Вставте переглянуті прогреси та обговорені будь-які виниклі проблеми]4 Інші питання: [Вставити інші важливі питання, які не були включені до порядку денного]Елементи дії:[Вставте список будь-яких завдань, які були призначені під час зустрічі, включаючи відповідальну сторону та кінцевий термін виконання]Наступні кроки:Команда проведе наступну зустріч у [Вставте дату].Заключними зауваженнями:Засідання було закрито о [Вставити час].Підпис: [Вставити підпис особи, яка складає протокол] |
Поради, як створити гарний протокол зустрічі
Не напружуйтеся над записом кожного слова, зосередьтеся на записі основних тем, результатів, рішень і завдань. Розмістіть обговорення на живій платформі, щоб ви могли зібрати всі слова в одну велику мережу🎣 -Дошка ідей AhaSlides — інтуїтивно зрозумілий і простий інструмент щоб кожен міг швидко представити свої ідеї. Ось як ви це робите:
Створіть нову презентацію за допомогою свого Обліковий запис AhaSlides, а потім додайте слайд «Мозковий штурм» у розділ «Опитування».
Напишіть свій тема дискусії, а потім натисніть «Подати», щоб кожен учасник зустрічі міг приєднатися та подати свої ідеї.
Завдяки дошці ідей AhaSlides кожен має право голосу, і ви також можете легко відстежувати протокол зустрічіЗвучить легко, чи не так? Спробуйте цю функцію зараз, це лише одна з корисних функцій, яка допоможе вам провести зустрічі з жвавими та активними дискусіями.
Ключові винесення
Метою протоколу зустрічі є надання загального огляду зустрічі для тих, хто не зміг бути присутніми, а також ведення запису про результати зустрічі. Тому протокол має бути організованим і легким для розуміння, висвітлюючи найважливішу інформацію чітко та лаконічно.
Ключові слова: Ділова зустріч
