8 порад щодо ефективного проведення перевірки працівників у 2024 році

Огляди співробітників є критично важливим аспектом управління людськими ресурсами будь-якої організації. Ці огляди дають можливість організаціям оцінити ефективність своїх співробітників, надати відгук і поставити цілі для вдосконалення. 

Проте проведення успішне огляд для працівників може бути складним завданням. Тому в цьому blog опублікувати, ми розглянемо кілька корисних порад і прикладів, які допоможуть вам зробити корисний огляд для співробітників. 

Більше порад щодо роботи з AhaSlides

• Оцінка ефективності роботи співробітників
• Приклади робочих цілей для оцінювання
• Приклади оцінювання продуктивності
• Приклади самооцінки

Зміст

• Що таке огляд співробітників?
• Поради щодо ефективного проведення перевірки працівників
• Ключові винесення 

Що таке огляд для працівників?

Аналіз роботи співробітника – це процес, під час якого роботодавець оцінює роботу працівника протягом певного періоду часу. Це можливість для організацій поділитися відгуками про своїх співробітників, поставити цілі та визначити сфери, у яких співробітники потребують вдосконалення.

Крім того, перевірка співробітників має вирішальне значення для допомоги працівникам у зростанні та розвитку в їхніх ролях, а також дозволяє роботодавцям перевірити, чи їхня команда досягає цілей організації.

Огляд також може допомогти створити позитивне та продуктивне робоче середовище, заохочуючи відкрите спілкування та культуру постійного вдосконалення.

Поради щодо ефективного проведення перевірки працівників

Ось кілька практичних порад, які допоможуть вам провести ефективну перевірку співробітника:

1/ Визначте чіткі цілі та очікування - Огляд для співробітника

Встановлюючи чіткі цілі та очікування, ви та працівник можете зосередитися на тому, чого має досягнути перевірка. Це може допомогти переконатися, що перегляд буде корисним для обох сторін. 

Ось кілька кроків, як встановити чіткі цілі для перевірки:

Визначте мету огляду

Почати потрібно з відповіді на запитання «Яка мета цього огляду?». Це для того, щоб оцінити ефективність роботи співробітника за певний період (3 місяці, 6 місяців, кінець року), щоб визначити сфери, які потрібно вдосконалити, чи встановити цілі на майбутнє? Або все вищезазначене? Спілкуйтеся зі співробітниками, щоб вони могли зрозуміти, для чого призначений огляд.

Окресліть конкретні цілі

Визначивши мету огляду, окресліть конкретні цілі, яких ви хочете досягти. Ці цілі мають бути узгоджені з цілями організації та SMART (конкретні, вимірні, досяжні, актуальні та обмежені в часі).

Наприклад, перевірка продуктивності співробітника матиме мету та конкретні цілі, як-от: 

Мета: оцінити ефективність роботи співробітника за останні шість місяців і визначити сфери, які потрібно вдосконалити.

Конкретні цілі:

• Перегляньте результати роботи співробітника за останні шість місяців, включаючи цілі продажів, оцінки задоволеності клієнтів тощо.
• Визначте сфери, в яких працівник досяг успіху, і сфери, де їм може знадобитися додаткова підтримка.
• Дайте конструктивний відгук про сфери, які потрібно вдосконалити, і співпрацюйте з працівником, щоб встановити реальні цілі на наступні 6 місяців.

2/ Підготуйтеся заздалегідь - огляд для співробітника

Після того, як ви визначили мету перевірки співробітників, вам потрібно підготувати інформацію та дані, щоб мати повну картину продуктивності працівника.

• Перегляньте посадові інструкції працівників: Перегляньте посадові інструкції працівників, щоб переконатися, що ваша оцінка відповідає їхнім обов’язкам і цілям.

• Збір даних: Збирайте всі відповідні дані про співробітників, такі як показники продуктивності, щомісячні звіти, записи обліку робочого часу та відгуки клієнтів. Ця інформація допоможе вам визначити сильні та слабкі сторони співробітників, які потребують покращення.

• Перегляньте попередні відгуки: Перегляньте попередні відгуки співробітників, щоб визначити, де вони покращилися, а де проблеми повторюються.

• Отримати відгук від інших: Спілкуйтеся з колегами, підлеглими або клієнтами ваших співробітників, щоб отримати уявлення про їхню ефективність.

• Встановити порядок денний: Створіть порядок денний для огляду, окресліть ключові питання, які ви хочете обговорити, і надішліть його співробітнику, щоб вони підготували його.

• Заплануйте час і місце: Обов’язково виділіть достатньо часу, щоб охопити все, що потрібно обговорити. Огляд має відбуватися у зручному та тихому місці, без відволікаючих факторів або перерв.

3/ Наведіть конкретні приклади - Огляд для співробітника

Надаючи конкретні приклади та конкретну інформацію під час перевірки, ви можете допомогти співробітникам зрозуміти, що саме вони роблять добре і що їм потрібно покращити. Ви можете відповісти так:

Використовуйте конкретні приклади

Замість узагальнення використовуйте конкретні приклади, щоб проілюструвати успіхи співробітників і області, які потрібно вдосконалити. 

• Наприклад, якщо ви хочете підкреслити відмінні комунікативні навички співробітника, наведіть конкретні приклади того, як він ефективно спілкувався під час спілкування з клієнтами або співпраці з колегами з інших відділів. 

Використовуйте конкретні дані

За можливості використовуйте дані, щоб підтвердити ваш відгук. 

• Наприклад, якщо ви обговорюєте зі співробітником його звіт про продажі, ви можете надати конкретні цифри для порівняння. Наприклад, їхні продажі вищі, ніж у попередньому місяці, чи кількість нових клієнтів, які вони залучили, чи їхній коефіцієнт конверсії.

Уникайте двозначної мови

Уникайте використання двозначних слів під час надання відгуку. 

• Замість того, щоб говорити: «Вам потрібно бути більш продуктивним», наведіть конкретні приклади того, де співробітники можуть бути більш продуктивними та як вони можуть покращитися, наприклад «Вам слід використовувати інструмент управління часом, щоб не пропускати терміни».

4/ Надайте конструктивний зворотній зв'язок - Огляд для співробітника

Надаючи конструктивний зворотній зв’язок, ви можете допомогти співробітникам рости та розвиватися у своїх ролях. Це посібник із надання конструктивного відгуку:

• Зосередьтеся на поведінці, а не на людині: Пам’ятайте, що зосередження на поведінці та діях ваших співробітників, а не на їхній особистості чи індивідуальності, допоможе зберегти ваш зворотний зв’язок конструктивним і уникнути будь-яких конфліктів, особистих нападок або критики.

• Використовуйте підтримуючий і шанобливий тон: Відчуття підтримки та поваги допоможе підтримувати позитивні робочі відносини між вами та вашими співробітниками. Крім того, це гарантує, що працівники почуваються комфортно та мотивовані вдосконалюватися.

• Надайте конкретний відгук: як зазначалося вище, надаючи відгуки, будьте конкретними та наведіть приклади, щоб проілюструвати свою думку.

• Надайте дієві кроки: Надайте дієві кроки для покращення, щоб співробітники знали, яких конкретних кроків їм потрібно зробити, щоб покращити свою продуктивність.

• Завершіть на позитивній ноті: завершіть відгук на позитивній ноті, підкресливши сильні сторони працівника та потенціал для вдосконалення. Це допомагає співробітникам підтримувати мотивацію та позитивне ставлення до змін.

5/ Розробіть план дій - огляд для співробітника

Після визначення областей для вдосконалення або постановки нових цілей вам і співробітнику потрібно узгодити план дій для них. План дій потребує такої інформації:

• Визначити конкретні дії: розділіть цілі на конкретні дії, які працівник може зробити для їх досягнення. Ці дії допомагають забезпечити ясність і зосередженість, що полегшує працівнику роботу над досягненням своїх цілей.

• Встановіть часові рамки: визначте конкретні часові рамки для кожної дії, що допомагає створити терміновість і гарантує прогрес у досягненні цілей.

• Визначте необхідні ресурси: Визначте, які ресурси знадобляться працівнику для досягнення своїх цілей. Це може включати навчання, наставництво або додаткову підтримку з боку колег чи керівників.

• Контролюйте прогрес: Регулярно контролюйте прогрес, щоб переконатися, що план дій працює, і за потреби можна внести корективи.

Цей план можна інтегрувати з їх особистісний план розвитку на деяких етапах зосередження на розвитку на роботі.

6/ Визнайте досягнення - Огляд для співробітника

Визнання досягнень співробітників є важливою частиною проведення ефективного процесу перевірки. Це може зміцнити моральний дух і мотивувати співробітників продовжувати працювати на високому рівні. Деякі поради щодо визнання досягнень співробітників такі:

• Бути специфічним: Визнаючи досягнення співробітників, уточніть, що вони зробили добре і чому це важливо. Співробітники можуть відчувати, що їх цінують і цінують за їхній внесок.
• Поєднайте досягнення з цілями: Визнаючи досягнення, узгоджуйте їх з цілями, поставленими перед співробітником. Це допомагає працівникам побачити, що їхні зусилля мають відчутний вплив на досягнення бажаних результатів.
• Святкуйте успіх: Відзначати успіхи співробітників під час процесу перевірки можна за допомогою усного визнання, письмових винагород або інших форм винагороди та заохочення.
• Будь щирим: Визнаючи досягнення співробітників, будьте щирі у своїй похвалі та вдячності. 

7/ Заохочуйте відкрите спілкування - Огляд для співробітника

Заохочення відкритого спілкування під час перевірки має важливе значення для того, щоб співробітники відчували себе почутими та цінними. Ось кілька кроків, як заохотити відкрите спілкування:

• Створіть безпечний і комфортний простір: Створіть безпечне та комфортне середовище для того, щоб працівник міг висловлювати свої відгуки та ставити запитання. Це допомагає зміцнити довіру та заохочує відкрите спілкування.

• Слухайте активно: уважно слухайте те, що говорить співробітник, не перебиваючи та не засуджуючи його. Вони відчують, що їх почують, цінують і заохочуватимуть відкрито висловлювати свої думки та почуття.

• Задавайте відкриті запитання: Ставте відкриті запитання, щоб допомогти працівнику надати більш детальний відгук. Це можливість сприяти більш змістовній розмові та заохочує співробітника бути більш чесним у відгуку.

8/ Подальші дії - огляд для працівника

Регулярно перевіряючи його після перевірки, ви можете переконатися, що працівник просувається до своїх цілей і що будь-які проблеми вирішуються вчасно. 

Крім того, регулярне спостереження після перевірки допомагає створити культуру підзвітності та постійного вдосконалення на робочому місці.

Ключові винесення 

Проведення огляду для співробітника є важливою частиною підтримки та розвитку здорової та продуктивної робочої сили. Дотримуючись порад, які ми обговорювали в цій статті, ви можете переконатися, що ваш процес перевірки буде ефективним, справедливим і корисним як для працівника, так і для організації.

І не забувайте щодня надихати та мотивувати своїх співробітників готові шаблони від AhaSlides. Розробка програм навчання, порядку денного зустрічей, стартових проектних зустрічей, опитувань працівників тощо ще ніколи не було таким захоплюючим. Варто спробувати!

*Посилання: Джош Берсін