Шаблон аналізу першопричини 101 | Покроковий посібник

Уявіть свою команду як екіпаж, який рухається через проекти та цілі. Що станеться, коли ви потрапите в складну ділянку? Введіть шаблон аналізу першопричини, ваш організаційний компас. У цьому blog публікації, ми розкриємо аналіз першопричини та його ключові принципи, як виконати RCA крок за кроком, а також різні шаблони аналізу першопричини, які допоможуть вам у цьому.

Що таке аналіз першопричини?

Аналіз першопричини (RCA) — це систематичний процес, який використовується для визначення основних причин проблем або інцидентів у системі. Основна мета RCA — визначити, чому виникла конкретна проблема, і усунути її основні причини, а не просто лікувати симптоми. Такий підхід допомагає запобігти повторенню проблеми.

Аналіз першопричини широко використовується в різних галузях, включаючи виробництво, охорону здоров’я, інформаційні технології тощо. Це проактивний підхід до вирішення проблем, спрямований на створення довгострокових рішень, а не швидких виправлень, сприяючи безперервному вдосконаленню організацій або систем.

Основні принципи аналізу першопричини

Ось основні ключові принципи RCA:

Зосередьтеся на проблемі, а не на людях:

Замість того, щоб звинувачувати окремих людей, зосередьтеся на вирішенні проблеми. Аналіз першопричини (RCA) — це інструмент для пошуку й усунення проблем, який гарантує, що вони більше не повторяться, не вказуючи пальцем на конкретних людей.

Тримайте справи в порядку:

Виконуючи RCA, думайте організовано. Виконайте крок за кроком процес, щоб знайти всі можливі причини проблеми. Організованість покращує роботу RCA.

Використовуйте факти та докази:

Приймайте рішення на основі реальної інформації. Переконайтеся, що ваш RCA використовує факти та докази, а не припущення чи почуття.

Запитайте ідеї відкрито:

Створіть простір, де можна сумніватися в ідеях. Виконуючи RCA, будьте відкритими до нових думок і перспектив. Це допомагає дослідити всі можливі причини проблеми.

Дотримуйтеся цього:

Зрозумійте, що RCA може зайняти час. Продовжуйте, поки не знайдете головну причину проблеми. Бути терплячим важливо для пошуку хороших рішень і запобігання повторенню проблеми.

Як виконати аналіз першопричини

Виконання аналізу першопричини передбачає систематичний процес виявлення основних причин проблеми чи проблеми. Ось покрокова інструкція щодо проведення RCA:

1/ Визначте проблему:

Чітко сформулюйте проблему або питання, яке потребує дослідження. Напишіть стислий опис проблеми, який включає такі деталі, як симптоми, вплив на операції та будь-яку іншу відповідну інформацію. Цей крок закладає основу для всього процесу RCA.

2/ Зберіть команду:

Сформуйте міждисциплінарну команду з осіб, які зацікавлені в проблемі або мають досвід, пов’язаний з проблемою. Різноманітність точок зору може привести до більш повного розуміння проблеми.

3/ Збір даних:

Зберіть відповідну інформацію та дані. Це може включати перегляд записів, проведення інтерв’ю, спостереження за процесами та збір будь-яких інших відповідних джерел даних. Мета полягає в тому, щоб мати всебічне і точне розуміння ситуації.

4/ Використовуйте інструменти RCA:

Використовуйте різні інструменти та методи RCA, щоб виявити основні причини. Загальні інструменти включають:

Діаграма «риб’яча кістка» (Ісікава): візуальне представлення, яке класифікує потенційні причини проблеми за галузями, такими як люди, процеси, обладнання, середовище та управління.
5 Чому: неодноразово запитуйте «чому», щоб відстежити послідовність подій і дістатися до основних причин. Поки ви не дійдете до першопричини, продовжуйте запитувати «чому».

5/ Визначте основні причини:

Проаналізуйте зібрані дані та інформацію, щоб визначити основні чи основні причини проблеми.

Подивіться не тільки на безпосередні симптоми, щоб зрозуміти системні проблеми, що сприяють виникненню проблеми.
Переконайтеся, що визначені першопричини дійсні та підтверджені доказами. Проведіть перехресну перевірку з командою та, якщо можливо, перевірте припущення, щоб перевірити точність вашого аналізу.

6/ Розробка рішень:

Проведіть мозковий штурм і оцініть потенційні коригувальні та запобіжні дії. Зосередьтеся на рішеннях, які усувають виявлені першопричини. Розгляньте здійсненність, ефективність і потенційні небажані наслідки кожного рішення.

7/ Створіть план дій:

Розробіть детальний план дій, у якому описано кроки, необхідні для впровадження вибраних рішень. Призначте обов’язки, встановіть часові рамки та встановіть показники для моніторингу прогресу.

8/ Реалізація рішень:

Застосуйте обрані рішення в життя. Впровадити зміни до процесів, процедур або інших аспектів, визначених у плані дій.

9/ Моніторинг і оцінка:

Уважно стежте за ситуацією, щоб переконатися, що впроваджені рішення ефективні. Встановіть систему постійного оцінювання та зворотного зв’язку. Якщо необхідно, внесіть корективи в рішення на основі реальних результатів.

Шаблон аналізу першопричини

Нижче наведено спрощені шаблони для аналізу першопричини в різних форматах:

Шаблон аналізу першопричини Excel:

Ось шаблон аналізу першопричини в Excel

Опис проблеми: Коротко опишіть проблему чи проблему.
Дата і час події: Запишіть, коли виникла проблема.
Збір даних: Вкажіть джерела даних і використані методи.
Основні причини: Перелічіть виявлені основні причини.
Розв'язки: Задокументуйте запропоновані рішення.
План реалізації: Окресліть кроки для реалізації рішень.
Моніторинг та оцінка: Визначте, як здійснюватиметься моніторинг рішень.

Шаблон аналізу першопричини 5 причин:

Ось 5 шаблонів аналізу першопричин

Постановка проблеми:

Чітко сформулюйте проблему.

чому (1-ша ітерація):

Запитайте, чому виникла проблема, і запишіть відповідь.

чому (2-а ітерація):

Повторіть процес, знову запитаючи, чому.

чому (3-я ітерація):

Продовжуйте, поки не досягнете першопричини.

Розв'язки:

Запропонуйте рішення на основі визначеної першопричини.

Шаблон аналізу першопричини риб'ячої кістки:

Ось шаблон аналізу першопричини риб’ячої кістки

Постановка проблеми:

Запишіть задачу в «голові» діаграми «риб’яча кістка».

Категорії (наприклад, Люди, Процес, Обладнання):

Позначте гілки для різних потенційних причин.

Докладні причини:

Розбийте кожну категорію на конкретні причини.

Основні причини:

Визначте першопричини для кожної докладної причини.

Розв'язки:

Запропонуйте рішення щодо кожної першопричини.

Приклад аналізу першопричини в охороні здоров’я:

Ось приклад аналізу першопричини в охороні здоров’я

Опис інциденту з пацієнтом: Коротко опишіть медичний випадок.
Хронологія подій: Назвіть, коли відбулася кожна подія.
Сприяючі фактори: Перелічіть фактори, які сприяли інциденту.
Основні причини: Визначте основні причини події.
Правильні дії: Запропонуйте дії для запобігання повторенню.
Подальше спостереження та моніторинг: Вкажіть, як будуть здійснюватися моніторинг коригувальних дій.

Шаблон аналізу першопричини Six Sigma:

Визначте: Чітко визначте проблему чи відхилення.
Вимірювати: Зберіть дані для кількісної оцінки проблеми.
Проаналізуйте: Використовуйте такі інструменти, як Fishbone або 5 Whys, щоб визначити першопричини.
Поліпшити: Розробляти та впроваджувати рішення.
КОНТРОЛЬ: Встановіть засоби контролю для моніторингу та підтримки покращень.

Крім того, ось кілька веб-сайтів, на яких можна знайти шаблони аналізу першопричин, які допоможуть вам у процесі RCA: Натисніть та Культура безпеки.

Заключні думки

Шаблон «Аналіз першопричини» — це ваш компас для ефективного вирішення проблем. Дотримуючись наведеного тут покрокового посібника, ваша команда зможе точно вирішувати проблеми та забезпечувати довгострокові рішення. Щоб покращити свої зустрічі та сеанси мозкового штурму, не забувайте використовувати AhaSlides – інструмент, призначений для покращення співпраці та оптимізації спілкування.

Питання і відповіді

Як писати аналіз першопричини?

Чітко визначте проблему, зберіть відповідні дані, визначте першопричини, розробіть рішення, спрямовані на усунення першопричин, а також впроваджуйте та контролюйте ефективність рішень.