Щоденна зустріч | Повний посібник у 2024 році

Ви коли-небудь заходили вранці на офісну кухню, щоб побачити, як ваші колеги скупчилися за столом у глибокій дискусії? Наливаючи каву, ви чуєте уривки «оновлення команди» та «блокувальники». Ймовірно, щодня у вашій команді стояти збори в дії.

Тому в цій статті ми пояснимо, що таке щоденні стендап-зустрічі, а також найкращі практики, про які ми дізналися з перших вуст. Зануртеся в пост!

Зміст

• Що таке щоденна зустріч?
• 6 типів стоячих зустрічей 
• Переваги щоденних зустрічей стоячи
• 8 кроків для ефективного проведення конференції
• Приклад формату Stand Up Meeting 
• Висновок

Що таке щоденна зустріч?

Нарада в режимі stand-up — це щоденна зустріч команди, на якій учасники мають стояти, щоб вона була короткою та зосередженою. 

Мета цієї зустрічі — надати швидку інформацію про хід поточних проектів, визначити будь-які перешкоди та скоординувати наступні кроки з 3 основними запитаннями:

• Що ти зробив вчора?
• Що ти плануєш робити сьогодні?
• Чи є якісь перешкоди на вашому шляху?

Ці запитання допомагають команді зосередитися на підтримці злагодженості та підзвітності, а не на глибокому вирішенні проблем. Тому зустрічі зазвичай тривають лише 5-15 хвилин і не обов’язково в кімнаті для зустрічей.

Більше порад з AhaSlides

• Зустрічі в бізнесі
• Електронна пошта із запрошенням на зустріч
• Вступні зустрічі

6 типів стоячих зустрічей 

Існує кілька типів постійних зустрічей, зокрема:

1. Щоденна стійка: Щоденні зустрічі, які проводяться щодня в один і той же час, зазвичай тривають 15–20 хвилин, щоб швидко інформувати про хід поточних проектів.
2. Scrum Stand-up: Щоденна зустріч використовується в Agile розробка програмного забезпечення метод, який слідує за Фреймворк Scrum.
3. Спринт стоячи: Зустріч, яка проводиться наприкінці спринту, який є обмеженим часом для виконання набору завдань, для перегляду прогресу та планування наступного спринту.
4. Стендап проекту: Зустріч, яка проводиться під час проекту для надання оновлень, координації завдань і визначення потенційних перешкод.
5. Дистанційне стояння: Офіційна нарада з віддаленими членами команди за допомогою відео- чи аудіоконференції.
6. Віртуальний стендап: Нарада, що проводиться у віртуальній реальності, дозволяє членам команди зустрічатися в симульованому середовищі.

Кожен тип стоячих зустрічей служить різним цілям і використовується в різних обставинах, залежно від потреб команди та проекту.

Переваги щоденних стенд-ап зустрічей

Зустрічі стоячи приносять багато переваг вашій команді, зокрема:

1/ Поліпшення спілкування

Постійні зустрічі дають членам команди можливість ділитися оновленнями, ставити запитання та залишати відгуки. Звідти люди навчаться ефективно спілкуватися та вдосконалювати свої комунікативні здібності.

2/ Покращення прозорості

Ділячись тим, над чим вони працюють і чого вони досягли, члени команди покращують видимість прогресу проектів і допомагають на ранній стадії визначити потенційні перешкоди. Вся команда відкрита один для одного та прозора на кожному етапі проекту.

3/ Краще вирівнювання

Постійна нарада допомагає об’єднати команду щодо пріоритетів, термінів і цілей. Звідти це допомагає якнайшвидше налаштувати та вирішити будь-які проблеми, що виникають.

4/ Підвищення відповідальності

Під час наради члени команди відповідають за свою роботу та прогрес, допомагаючи виконувати проекти вчасно та вчасно.

5/ Ефективне використання часу

Офіційна нарада коротка та по суті, що дозволяє командам швидко зареєструватися та повернутися до роботи, а не витрачати час на тривалі зустрічі.

8 кроків для ефективного проведення конференції

Щоб провести ефективну зустріч, важливо пам’ятати кілька основних принципів:

1/ Виберіть розклад, який підходить вашій команді

Залежно від проекту та потреб вашої команди виберіть час і частоту зустрічі, яка працює. Це може бути один раз на тиждень о 9 ранку в понеділок, або два рази на тиждень та інші часові рамки тощо. Залежно від завантаженості групи проводитиметься зустріч. 

2/ Будьте короткими

Самостійні зустрічі повинні бути якомога коротшими, як правило, не більше 15-20 хвилин. Це допомагає всім зосередитися та не витрачає час на тривалі дискусії чи суперечки, які ні до чого не приводять.

3/ Заохочуйте участь усіх членів команди

Слід заохочувати всіх членів команди ділитися новинами про свій прогрес, ставити запитання та давати відгуки. Заохочення всіх до активної участі допомагає побудувати командну роботу та сприяє відкритості та ефективності.

4/ Зосередьтеся на сьогоденні та майбутньому, а не на минулому

Основна увага на зустрічі повинна бути зосереджена на тому, що було досягнуто після останньої зустрічі, що заплановано на сьогодні та з якими перешкодами стикається команда. Уникайте загрузнути в тривалих дискусіях про минулі події чи проблеми.

5/ Майте чіткий порядок денний

Зустріч повинна мати чітку мету та структуру, із заданими питаннями чи темами для обговорення. Таким чином, наявність чіткого порядку денного зустрічі допомагає зосередити її та гарантує, що всі ключові теми висвітлюються, а не губляться іншими питаннями.

6/ Заохочуйте відкрите спілкування

У stand up зустрічі відкритий - чесний діалог і активне прослуховування слід просувати. Оскільки вони допомагають на ранній стадії виявити будь-які потенційні ризики та дозволяють команді працювати разом, щоб їх подолати.

7/ Обмежте відволікання

Члени команди повинні уникати відволікань, вимикаючи телефони та ноутбуки під час зустрічі. Обов’язковою умовою для членів команди має бути повна зосередженість на зустрічі, щоб усі були на одній сторінці.

8/ Будь послідовним

Команда повинна проводити щоденні зустрічі в один і той самий заздалегідь узгоджений час і місце, дотримуючись встановленого порядку денного. Це допомагає створити послідовний розпорядок дня та полегшує членам команди підготовку та завчасне планування зустрічей.

Дотримуючись цих передових практик, команди можуть переконатися, що їхні зустрічі будуть продуктивними, ефективними та зосередженими на найважливіших цілях і завданнях. Крім того, щоденні зустрічі можуть допомогти покращити комунікацію, підвищити прозорість і побудувати сильнішу команду, яка більше співпрацюватиме.

Приклад формату стендап-зустрічі 

Ефективна зустріч повинна мати чіткий порядок денний і структуру. Ось запропонований формат:

1. Вступ: Почніть зустріч із короткого вступу, включаючи нагадування про мету зустрічі та будь-які відповідні правила чи вказівки.
2. Індивідуальні оновлення: Кожен член команди повинен надати коротку інформацію про те, над чим вони працювали з моменту останньої зустрічі, над чим вони планують працювати сьогодні та будь-які перешкоди, з якими вони стикаються (Використайте 3 ключові запитання, згадані в розділі 1). Це має бути стислим і зосередженим на найважливішій інформації.
3. Групова дискусія: Після індивідуальних оновлень команда може обговорити будь-які проблеми чи проблеми, які виникли під час оновлень. Слід зосередитися на пошуку рішень і просуванні проекту.
4. Елементи дії: Визначте будь-які дії, які необхідно виконати до наступної зустрічі. Призначте ці завдання конкретним членам команди та встановіть терміни.
5. Висновок: Завершіть зустріч, підсумувавши основні обговорені моменти та будь-які призначені дії. Переконайтеся, що всі чітко розуміють, що їм потрібно зробити до наступної зустрічі.

Цей формат забезпечує чітку структуру зустрічі та забезпечує охоплення всіх основних тем. Дотримуючись узгодженого формату, команди можуть отримати максимум від своїх зустрічей і зосередитися на найважливіших цілях і завданнях.

Висновок

Підсумовуючи, відкрита зустріч є цінним інструментом для команд, які прагнуть покращити комунікацію та побудувати сильнішу команду, яка краще співпрацюватиме. Зберігаючи нараду зосередженою, короткою та цікавою, команди можуть максимально використати ці щоденні перевірки та залишатися на місці своїх місій. 

ЧАСТІ ЗАПИТАННЯ