نتیجہ خیز ملاقاتوں کی دنیا میں خوش آمدید! پیشہ ور افراد کے طور پر، ہم سب جانتے ہیں کہ نتائج کو چلانے، فیصلے کرنے اور ٹریک پر رہنے کے لیے میٹنگز کتنی اہم ہیں۔ تاہم، یہ سب اچھے معیار کے نہیں ہیں اور ترجیح دی جاتی ہیں۔
اکثر، جب ملاقاتوں کے بارے میں پوچھا جاتا ہے، تو بہت سے لوگ اپنی نااہلی کی وجہ سے سر ہلانے یا مایوسی کی آہوں کے ساتھ ردعمل ظاہر کرتے ہیں۔ وہ اپنے آپ کو غیر پیداواری سیشنوں میں پھنسے ہوئے پاتے ہیں جو ان کی توانائی اور وقت کو ضائع کرتے ہیں۔ اسی لیے، آج ہم سیکھنے جا رہے ہیں۔ اچھی ملاقات کیسے کی جائے؟!
آو شروع کریں!
AhaSlides کے ساتھ اپنی میٹنگ شروع کریں۔
اپنی ملاقاتوں کے لیے مفت ٹیمپلیٹس حاصل کریں! مفت میں سائن اپ کریں اور ٹیمپلیٹ لائبریری سے جو چاہیں لیں!
🚀 مفت اکاؤنٹ بنائیں ☁️
ایک اچھی ملاقات کیا بناتی ہے؟
ملاقاتیں بلا شبہ کسی بھی کاروبار یا تنظیم کا لازمی حصہ ہیں۔ یہ افراد کے اکٹھے ہونے، خیالات کا تبادلہ کرنے، فیصلے کرنے اور ایک مشترکہ مقصد کے لیے کام کرنے کا ایک پلیٹ فارم ہیں۔
ایک اچھی میٹنگ وہ ہوتی ہے جو اچھی طرح سے منظم ہو، نتیجہ خیز ہو، مطلوبہ نتائج حاصل کرتی ہو، اور تمام شرکاء کو سنا اور قابل قدر محسوس کرتی ہو۔
یہاں کچھ عوامل ہیں جو ایک اچھی ملاقات بناتے ہیں:
- اس کا ایک واضح مقصد ہے۔ ایک اچھی میٹنگ کا آغاز ایک واضح ایجنڈا کے ساتھ ہوتا ہے جس میں اس کا مقصد بیان کیا جاتا ہے، اس کے ساتھ میٹنگ کے اہداف اور متوقع نتائج، جو میٹنگ کو ٹریک پر رکھنے میں مدد کرتا ہے اور اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ تمام شرکاء اپنے کاموں سے آگاہ ہیں۔
- یہ مؤثر مواصلات کو فروغ دیتا ہے. ایک اچھی ملاقات کے لیے موثر رابطے کی ضرورت ہوتی ہے۔ تمام شرکاء کو اپنے خیالات اور خیالات کے اظہار کے مواقع میسر ہوں گے، اور بحث کو فعال سننے اور باعزت مکالمے کے ساتھ حوصلہ افزائی کی جانی چاہیے۔
- اس میں واضح نتائج اور فالو اپ کارروائیاں ہیں۔ ان کے بغیر، میٹنگ غیر نتیجہ خیز اور غیر موثر ہے کیونکہ شرکاء اپنے اگلے اقدامات کے بارے میں غیر یقینی ہوں گے۔ وہاں سے، کسی بھی فالو اپ میٹنگ میں کارکردگی لانا مشکل ہے۔
AhaSlides کے ساتھ مزید نکات
- بزنس میں میٹنگز | 10 عام اقسام اور بہترین طرز عمل
- میزبانی کا بہترین طریقہ تعارفی میٹنگز
- کامیاب چلانے کے لیے 11 اقدامات اسٹریٹجک مینجمنٹ میٹنگ
اچھی ملاقات کے لیے 8 نکات
بلاشبہ، اوپر کی طرح اچھی میٹنگ کرنے اور حاضرین کے وقت اور محنت کو ضائع نہ کرنے کے لیے، آپ کو میٹنگ سے پہلے، اس کے دوران اور بعد میں تیاری اور فالو اپ پر غور کرنے کی ضرورت ہے۔ ان اقدامات کو نوٹ کرنا ایک ہموار اور کامیاب نتائج کی ضمانت دے گا۔
اجلاس سے پہلے - ایک اچھی ملاقات ہے۔
1/ میٹنگ کے مقصد اور قسم کی وضاحت کریں۔
میٹنگ کا مقصد، مقاصد، اور قسم کی وضاحت کی جانی چاہیے اور اس بات کو یقینی بنایا جانا چاہیے کہ تمام شرکاء کی سمجھ میں آئے۔ کوئی بھی 10 منٹ کے لیے میٹنگ میں نہیں آنا چاہتا اور پھر بھی اپنی ذمہ داری سے آگاہ نہیں اور یہاں بحث کرنے کی کیا ضرورت ہے۔ کچھ قسم کی میٹنگز صرف مخصوص مقاصد کی تکمیل کرتی ہیں جیسے
- فیصلہ سازی کے اجلاس۔ وہ اس وقت کیے جاتے ہیں جب فیصلے اور اقدامات کی ضرورت ہوتی ہے۔
- مسائل حل کرنے والی ملاقاتیں۔ انہیں کسی مسئلے/ بحران کا حل تلاش کرنے کے لیے بلایا جاتا ہے۔
- ذہن سازی کی ملاقاتیں۔ وہ اراکین کے تعاون کے ساتھ نئے نئے آئیڈیاز جمع کرنے کی جگہ ہیں۔
2/ ایک ایجنڈا رکھیں
اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے پاس ہے اجلاس کا مقصد اور اسے میٹنگ سے پہلے تمام شرکاء کو بھیجیں، جس سے شرکاء کو میٹنگ کے مقصد، اہداف اور متوقع نتائج کو سمجھنے میں مدد ملے گی۔ یہ ضروری معلومات اور دستاویزات جیسے کہ رپورٹس، ڈیٹا، پریزنٹیشنز، یا دیگر متعلقہ دستاویزات جمع کرنے میں ان کی مدد کرنے کے لیے ایک رہنما کے طور پر بھی کام کرتا ہے۔
3/ زمینی اصول قائم کریں۔
زمینی اصول وہ رہنما خطوط یا اصول ہیں جن پر تمام شرکاء نے پہلے سے اتفاق کیا ہے اور بحث کے لیے ایک نتیجہ خیز اور قابل احترام ماحول بنانے میں مدد کرتے ہیں۔ ان میں فعال سننے کی حوصلہ افزائی کرنا، تنوع کا احترام کرنا، بحث کے لیے محدود وقت رکھنا وغیرہ شامل ہو سکتے ہیں۔
میٹنگ کے دوران - ایک اچھی ملاقات ہے۔
4/ آئس بریکر گیم کے ساتھ شروع کریں۔
ایک سے شروع کرنا تخلیقی برف توڑنے والا تناؤ کو کم کرنے اور ٹیم میٹنگ کے لیے سب کو صحیح موڈ میں لانے کا ایک بہترین طریقہ ہے۔ میٹنگ کے آغاز میں خاموشی کے عجیب و غریب لمحات کو توڑنا نتیجہ خیز اور پرلطف سیشن کے لیے لہجہ ترتیب دینے میں مدد کر سکتا ہے۔
پرانی باتوں پر بھروسہ کرنے کے بجائے، آپ ہلکے پھلکے مباحثوں، آرام دہ گفتگو، یا لائیو کوئز میں مشغول ہو سکتے ہیں جو انتہائی پرلطف، تخلیقی، مسابقتی اور آسانی سے چند منٹوں میں تخلیق ہو سکتی ہے۔ تو، کیوں نہ کچھ نیا کرنے کی کوشش کریں؟
5/ تعاون کے لیے ایک جگہ بنائیں
ایک ٹیم میٹنگ ایک گروپ کے طور پر بحث کرنے اور فیصلے کرنے کا ایک قیمتی موقع ہے۔ موقع پر نئے آئیڈیاز کے ساتھ آنے کی کوشش کرنے کے بجائے، ٹیم ممبران کو اپنی تیار کردہ رپورٹس، آئیڈیاز اور نقطہ نظر کو میز پر لانا چاہیے۔ اس طرح، ٹیم اچھی طرح سے سوچے سمجھے اور درست حتمی فیصلے پر پہنچنے کے لیے مل کر کام کر سکتی ہے۔
اس کے بعد ٹیم زیر بحث آئیڈیاز کا لائیو سروے کرنے اور اس کے ذریعے ریئل ٹائم فیڈ بیک جمع کرنے پر غور کر سکتی ہے۔ براہ راست انتخابات AhaSlides کے متعدد انتخاب یا کھلے سوالات کے ساتھ۔
ایک منفرد QR کوڈ یا لنک کا استعمال کرتے ہوئے، ٹیم کے اراکین فوری طور پر رسائی حاصل کر سکتے ہیں اور اپنا ان پٹ فراہم کر سکتے ہیں، اور نتائج براہ راست سکرین پر دکھائے جائیں گے۔ یہ وقت کے ضیاع سے بچنے میں مدد کرتا ہے اور اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ تمام خیالات منصفانہ طور پر پکڑے گئے ہیں۔
6/ اپنی ٹیم کو مصروف رکھیں
میٹنگ کے دوران اپنے حاضرین کو مشغول رکھ کر توجہ ہٹانے کا موقع نہ دیں۔ آپ ایک "آن لائن گول میز" کا اہتمام کر سکتے ہیں جہاں ہر کوئی حصہ لے سکتا ہے اور اپنا حصہ ڈال سکتا ہے۔ شرمیلی لوگوں کے ساتھ؟ فکر نہ کرو۔ گمنام سوال و جواب اس مسئلہ کو حل کریں گے.
اس کے علاوہ، بے ساختہ ہونے کے لیے کچھ جگہ دینا نہ بھولیں۔ کیونکہ ایک صحت مند اور فعال میٹنگ نئے حل اور اختراعات کے سامنے آنے کے لیے ایک مثالی جگہ ہے۔ شرکاء کو تخلیقی انداز میں سوچنے کی ترغیب دے کر سست اور دباؤ والے ماحول کو توڑنا لفظ بادل ایک دلچسپ اور موثر سرگرمی ہوگی۔ کوشش کر کے دیکھیں۔
میٹنگ کے بعد - ایک اچھی ملاقات ہے۔
7/ واضح فالو اپ ایکشنز اور ٹائم لائنز کے ساتھ اختتام کریں۔
اسٹریٹجک سیشن کو سمیٹنے کے لیے، اس بات کو یقینی بنائیں کہ ہر شرکت کنندہ کو ان کے اگلے مراحل کی وضاحت ہے۔
محکموں سے بات کریں:
- کون سے میٹرکس ان کی ترقی کا مظاہرہ کریں گے؟ مخصوص رہیں تاکہ پیش رفت کو ٹریک کیا جا سکے۔
- کون سے کراس فنکشنل شراکت داروں کو کامیابی کے لیے ہم آہنگی کی ضرورت ہے؟ مضبوط تعاون کلیدی ہے۔
- فالو اپ میٹنگز کو کس قسم کے اپ ڈیٹس کی ضرورت ہوگی؟ رپورٹس؟ پیشکشیں؟ پیشگی دماغی طوفان کے نتائج۔
- ہم کب ابتدائی نتائج یا معلومات کی توقع کر سکتے ہیں؟ رفتار کو برقرار رکھنے کے لیے مہتواکانکشی لیکن قابل حصول ڈیڈ لائن طے کریں۔
8/ میٹنگ منٹس رکھیں
ہمیشہ تفصیلی، مکمل، واضح، اور سمجھنے میں آسان کی ضرورت ہے۔ منٹ ملاقات کے شرکاء کو بھیجنے کے لیے، بورڈ آف ڈائریکٹرز، سینئر لیڈرز، اور جو لوگ شرکت نہیں کر سکتے۔ وہ نہ صرف دستاویزات ہیں، اگلی ملاقاتوں کے لیے مواد کی بنیاد ہیں بلکہ قانونی بنیاد بھی ہیں (ضرورت کی صورت میں)۔
کلیدی لے لو
امید ہے کہ، ایک اچھی ملاقات کے لئے تجاویز اہلسلائڈز اوپر شیئر کیے گئے زیادہ پیچیدہ نہیں ہیں۔ ذہن میں رکھیں کہ نتیجہ خیز ملاقاتیں وہ ہوتی ہیں جن میں ہر کوئی اپنی بات کو سراہا، سنا اور حوصلہ افزائی کرتا ہے۔ میٹنگ کو ایک متعین نتیجہ پیدا کرنا چاہیے اور اپنے مطلوبہ مقصد کو پورا کرنا چاہیے۔ میٹنگ کے بعد، ہر کوئی اپنے کردار کو قبول کرتا ہے اور زیر بحث منصوبوں پر عمل کرنے کا عہد کرتا ہے۔
