A اسٹریٹجک مینجمنٹ میٹنگ بہترین طریقوں میں سے ایک ہے جو اعلی کارکردگی والی ٹیموں کو کام کے معیار کے ساتھ ساتھ پیداواری صلاحیت کا جائزہ لینے اور کاروبار کے لیے بہترین نتائج پیدا کرنے میں مدد کرتا ہے۔ یہ مضمون آپ کو وہ سب کچھ دے گا جو آپ کو ایک اسٹریٹجک مینجمنٹ میٹنگ کے بارے میں جاننے کی ضرورت ہے اور میٹنگ کو مؤثر طریقے سے کیسے کھولا جائے۔
کی میز کے مندرجات
اسٹریٹجک مینجمنٹ میٹنگ کیا ہے؟
اسٹریٹجک میٹنگز مینجمنٹ (SMM) ایک ھے مینجمنٹ ماڈل جو کسی کمپنی کی مجموعی حکمت عملی پر توجہ مرکوز کرتا ہے، جس میں کام کی کارکردگی اور کاروباری کارکردگی کا جائزہ لینے کے لیے عمل کا انتظام، بجٹ، معیار، معیارات اور سپلائرز شامل ہیں۔
یہ میٹنگ ہر سہ ماہی میں ہو سکتی ہے اور اس کے لیے مارکیٹنگ اسٹریٹجی میٹنگ، بزنس اسٹریٹجی میٹنگ، یا سیلز اسٹریٹجی میٹنگ سے جمع کردہ ڈیٹا کی ضرورت ہو سکتی ہے۔
مختصر میں، تزویراتی میٹنگوں کا مقصد یہ معلوم کرنا ہے کہ مخصوص اہداف اور مقاصد کو پورا کرنے کے لیے کمپنی کے وسائل کو کس طرح مؤثر طریقے سے استعمال کیا جائے۔
AhaSlides کے ساتھ کام کے مزید نکات
- کاروبار میں ملاقاتیں | 10 اقسام اور بہترین طرز عمل
- کے لیے بہترین 8 نکات ایک اچھی ملاقات ہے۔
- اسٹریٹجک مینجمنٹ میٹنگ
مفت میٹنگ ٹیمپلیٹس حاصل کریں جو جاندار گفتگو کو جنم دیتے ہیں!
مفت میں سائن اپ کریں اور جو آپ چاہتے ہیں اسے مفت میں لیں۔
🚀 مفت ٹیمپلیٹس ☁️
اسٹریٹجک مینجمنٹ میٹنگ کے فوائد
اسٹریٹجک مینجمنٹ میٹنگ نہ صرف شرکاء کو وقت پر پہنچنے اور اسٹریٹجک منصوبہ بندی کے دوران پوچھنے کے لیے دستاویزات اور سوالات کی تیاری سے اپنے کام کے ساتھ زیادہ فعال ہونے میں مدد دیتی ہے بلکہ 5 فوائد بھی لاتی ہے:
اخراجات کو کم کریں۔
بہت سی تنظیموں نے اسٹریٹجک مینجمنٹ میٹنگ فریم ورک کو تبدیل کر دیا ہے۔ ایس ایم ایم پلان کمپنیوں کو اب کم لاگت والے (مفت) ٹولز اور خدمات کا استعمال کرنے میں مدد کرتا ہے تاکہ میٹنگز کے درمیان ڈیٹا کا تجزیہ کیا جا سکے، یہ دیکھنے کے لیے کہ کیا کام کرتا ہے، کیا نہیں، اور کیا اچھا کر سکتا ہے۔
یہ ممکنہ حد تک دانشمندی اور مؤثر طریقے سے وسائل کو خرچ کرنے، مختص کرنے اور سرمایہ کاری کرنے میں مدد کرتا ہے۔
وقت اور توانائی کی بچت کریں
مؤثر میٹنگوں کی منصوبہ بندی محکموں یا شرکاء کو اسٹریٹجک بحث کے مقصد کو سمجھنے کی اجازت دیتی ہے اور انہیں تیار کرنے اور تعاون کرنے کی کیا ضرورت ہے۔
مثال کے طور پر، وہ کون سے دستاویزات لائیں گے، کون سے اعداد و شمار پیش کریں گے، اور میٹنگ کے بعد کون سے کام یا حل نکالے جائیں گے۔
میٹنگ کی تیاری کے لیے کاموں کو توڑنے سے بہت زیادہ وقت اور محنت کی بچت ہوتی ہے اور نہ ہی کسی کی غلطی پر تنقید کرتے ہوئے بلکہ میٹنگ کے مقصد کو بھول جانے سے۔
مذاکرات کی طاقت کو فروغ دیں۔
ملاقات کے دوران بحث یا اختلاف سے گریز نہیں کیا جائے گا۔ تاہم، اس سے ٹیم کے اراکین کی گفت و شنید کی طاقت میں اضافہ ہوتا ہے اور صارفین اور کاروباری اداروں کے لیے مسائل کو حل کرنے کے لیے بہترین حل تلاش کرنے پر تبادلہ خیال کیا جاتا ہے۔ آپ اپنی ٹیم میں ایک بہترین مذاکرات کار کو تلاش کر کے حیران ہو سکتے ہیں!
خطرات کا انتظام کریں۔
کوئی بھی ایسی میٹنگ میں شرکت نہیں کرنا چاہتا ہے جسے درمیان میں منسوخ کر دیا جائے کیونکہ کوئی ڈیٹا یا مسئلہ حل نہیں ہے۔
لہذا، فالو اپ میٹنگ کا مطلب ہے کہ ہر کسی کو ماضی کی میٹنگوں سے ڈیٹا کی منصوبہ بندی، جمع اور ڈیلیور کرنے، اس ڈیٹا کا تجزیہ کرنے اور اس تجزیہ کو قابل عمل اگلے مراحل میں ترجمہ کرنے میں مدد کرنے کی ضرورت ہے۔ یہ سرگرمیاں خطرات کا بہتر انتظام کرنے کو یقینی بناتی ہیں۔ یا یہاں تک کہ میٹنگ کو آخری سے زیادہ نتیجہ خیز یا زیادہ مقصد پر مبنی بنائیں۔
بجٹ اور وسائل پر گہری نظر رکھیں
مؤثر ٹیم میٹنگز کا انعقاد وسائل کی نگرانی اور ایڈجسٹمنٹ اور باخبر بجٹ فیصلے کرنے کے قابل ہو جائے گا. حکمت عملی پر نظرثانی کی میٹنگز ان محکموں یا پروگراموں کو اجاگر کرنے میں مدد کریں گی جنہیں کامیاب ہونے کے لیے اضافی فنڈنگ کی ضرورت ہو سکتی ہے۔ یہ دیکھنے کے لیے بھی ایک اچھی جگہ ہے کہ آیا آپ کو اپنے بجٹ یا اپنی افرادی قوت کو بڑھانے/کم کرنے کی ضرورت ہے۔
اسٹریٹجک مینجمنٹ میٹنگ میں کس کو شرکت کرنی چاہئے؟
اجلاس میں جن لوگوں کو حاضر ہونا ضروری ہے وہ اعلیٰ ترین ہوں گے جیسے سی ای او (منیجنگ ڈائریکٹر، ایگزیکٹو ڈائریکٹر، سٹی مینیجر، وغیرہ) اور پروجیکٹ کا براہ راست مینیجر۔
کلیدی کھلاڑیوں کو منصوبہ بندی میں اپنا کہنا ضروری ہے، لیکن ہر کوئی لفظی طور پر میز پر نہیں ہوتا ہے۔
کمرے میں بہت زیادہ لوگ تناؤ، افراتفری اور الجھن کا باعث بن سکتے ہیں۔ اگر آپ کے پاس متعدد لوگ ہیں جو اس عمل میں شامل ہونا چاہتے ہیں، تو انہیں اس طرح شامل کریں جیسے سروے کے ذریعے ملازمین کی رائے اکٹھی کرنا اور میٹنگ میں کسی سے چارج لینا تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ یہ ڈیٹا میز تک پہنچ جائے اور اسے عمل کا حصہ سمجھا جائے۔
ایک مؤثر اسٹریٹجک مینجمنٹ میٹنگ (SMM پلان) کو کیسے چلایا جائے
اس بات کو یقینی بنانا کہ آپ کی سٹریٹجک مینجمنٹ میٹنگز پرجوش اور نتیجہ خیز ہیں مناسب منصوبہ بندی کے ساتھ آغاز ہوتا ہے۔ ان اقدامات کے ساتھ
میٹنگ کی تیاری
4 مراحل کے ساتھ میٹنگ کی منصوبہ بندی کے لیے ان ہدایات پر عمل کرنا یاد رکھیں:
- ایک وقت طے کریں اور ضروری ڈیٹا/رپورٹ جمع کریں۔
شیڈول کریں اور ان تمام رہنماؤں اور کلیدی ملازمین کو مدعو کرنا یقینی بنائیں جن کو اس میٹنگ میں شرکت کی ضرورت ہے۔ یقینی بنائیں کہ کمرے میں موجود لوگ وہ لوگ ہیں جو میٹنگ میں سرگرمی سے حصہ لے سکتے ہیں۔
ایک ہی وقت میں، ضروری ڈیٹا، اور رپورٹس، اپ ڈیٹ اسٹیٹس انڈیکیٹرز، اور یہاں تک کہ میٹنگ میں جواب دینے والے سوالات بھی جمع کریں۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ گذارشات میٹنگ کی تاریخ کے بہت قریب نہ ہوں تاکہ ہر کوئی تازہ ترین ڈیٹا سے گزر کر ابھرتے ہوئے رجحانات یا مسائل پر تجزیہ لکھ سکے۔
- پلان ایجنڈا ٹیمپلیٹ
ایک ایجنڈا آپ اور شرکاء کو ٹریک پر رہنے میں مدد کرتا ہے۔ میٹنگ کے ایجنڈے کے خیالات سوالات کے جوابات کو یقینی بنائیں گے:
- ہماری یہ ملاقات کیوں ہے؟
- میٹنگ ختم ہونے پر ہمیں کیا کرنے کی ضرورت ہے؟
- ہمیں اگلے کیا اقدامات کرنے چاہئیں؟
یاد رکھیں کہ a اسٹریٹجک مینجمنٹ میٹنگ کا ایجنڈا اہداف، اقدامات اور اقدامات کا جائزہ لینے، حکمت عملی کی توثیق، اور موجودہ اسٹریٹجک سمت اور منصوبوں کو جاری رکھنے جیسا ہوسکتا ہے۔
یہاں ایک نمونہ ایجنڈا ہے:
- 9.00 AM - 9.30 AM: میٹنگ کے مقصد کا جائزہ
- 9.30 AM - 11.00 AM: پورے عمل کا دوبارہ جائزہ لیں۔
- 1.00 PM - 3.00 PM: محکموں اور رہنماؤں کی اپ ڈیٹس
- 3.00 - 4.00 PM: بقایا مسائل
- 4.00 PM - 5.00 PM: حل دیا گیا ہے۔
- 5.00 PM - 6.00 PM: ایکشن پلان
- شام 6.00 سے شام 6.30 بجے: QnA سیشن
- شام 6.30 سے شام 7.00 بجے تک: ریپ اپ
- زمینی اصول مرتب کریں۔
آپ میٹنگ سے پہلے ہر کسی کے لیے تیار کرنے کے لیے اصول مرتب کر سکتے ہیں۔
مثال کے طور پر، اگر وہ شرکت نہیں کر سکتے، تو انہیں اس کے بجائے ایک معاون بھیجنا چاہیے۔
یا حاضرین کو حکم رکھنا چاہیے، اسپیکر کا احترام کرنا چاہیے، مداخلت نہ کریں (وغیرہ)
- ماہانہ آل ہینڈ میٹنگز
جیسا کہ اوپر ذکر کیا گیا ہے، ایک اسٹریٹجک مینجمنٹ کانفرنس ایک بڑا ایونٹ ہے، جو عام طور پر ہر سہ ماہی میں منعقد ہوتا ہے۔ لہذا، اگر آپ چاہتے ہیں کہ آپ کا عملہ اس مشق سے واقف ہو اور جتنا ممکن ہو تیار ہو۔ آپ کو میٹنگ کا جائزہ لینے اور ای میل کے لیے موزوں نہ ہونے والے کسی بھی نئے اعلانات کے ساتھ عملے کو اپ ڈیٹ کرنے اور کمپنی کے اہداف مقرر کرنے اور موجودہ کی جانب پیشرفت کو ٹریک کرنے کے لیے ماہانہ آل ہینڈ میٹنگز کو منظم کرنے کی ضرورت ہے۔
اگر آل ہینڈ میٹنگ عملے کو واقف ہونے اور اسٹریٹجک مینجمنٹ کے لئے ڈیٹا تیار کرنے میں مدد کرے گی۔ پھر پروجیکٹ کِک آف میٹنگ کلائنٹ کے درمیان پہلی میٹنگ ہے جس نے پروجیکٹ کا آرڈر دیا اور کمپنی جو اسے زندہ کرے گی۔ اس میٹنگ کو پروجیکٹ کی بنیادوں، اس کے مقصد اور اس کے اہداف پر بات کرنے کے لیے صرف کلیدی کھلاڑیوں کی ضرورت ہوگی۔
میٹنگ۔
- میٹنگ کے مقصد اور مطلوبہ نتائج کی وضاحت کریں۔
ایک اسٹریٹجک پلاننگ میٹنگ مکمل طور پر غلط ہو سکتی ہے اگر اسے ہر کسی کو متعین اہداف اور نتائج کا مطالبہ کیے بغیر منعقد کیا جائے۔ اس لیے پہلا قدم میٹنگ کے لیے ایک واضح، ٹھوس ہدف کی وضاحت کرنا ہے۔
واضح اہداف کی کچھ مثالیں:
- نوجوان سامعین تک پہنچنے کے لیے سوشل میڈیا پر ایک حکمت عملی۔
- ایک نئی مصنوعات، ایک نئی خصوصیت تیار کرنے کا منصوبہ۔
آپ اپنے اہداف کے حصے کے طور پر مخصوص اسٹریٹجک مینجمنٹ میٹنگ کے موضوعات بھی ترتیب دے سکتے ہیں، جیسے سال کے دوسرے نصف میں کاروبار کی ترقی۔
اپنے مقصد کے ساتھ ہر ممکن حد تک مخصوص رہیں۔ اس طرح، ہر ایک کے لیے کام کرتے رہنا اور درست فیصلے کرنا آسان ہو جاتا ہے۔
- آئس توڑ
وبائی امراض کے دو سال بعد کام کرنے کے انداز میں تبدیلی کے ساتھ، کمپنیوں کو ہمیشہ ورچوئل میٹنگز اور روایتی میٹنگز کے ساتھ تیار رہنا چاہیے۔ کمپیوٹر اسکرین کے ذریعے رابطہ کرنے والے لوگ جب کہ دوسرے لوگ دفتر میں بیٹھے ہوتے ہیں بعض اوقات آپ کے ساتھی کارکنوں کو کم پرجوش اور منقطع محسوس کرتے ہیں۔
لہذا، آپ کو ایک کی ضرورت ہے آئس بریکرز کے ساتھ ٹیم کی میٹنگ اور ماحول کو گرمانے کے لیے میٹنگ کے آغاز میں بانڈنگ سرگرمیاں۔
- میٹنگ کو انٹرایکٹو بنائیں
حکمت عملی کے سیشن میں اپنی ٹیم کو مکمل طور پر سرمایہ کاری کرنے کے لیے حقیقی تعامل کو فروغ دینے کی ضرورت ہوتی ہے۔ اسٹینڈ اسٹون پریزنٹیشنز کے بجائے، بریک آؤٹس میں تقسیم کرنے کی کوشش کریں جہاں مختلف محکمے حالیہ رکاوٹوں کے حل کے لیے سوچ بچار کر سکتے ہیں۔
ہر گروپ کو ایک چیلنج تفویض کریں جس کا آپ کی کمپنی کو سامنا ہے۔ پھر، ان کی تخلیقی صلاحیتوں کو جنگلی چلنے دیں – چاہے وہ گزریں۔ ٹیم بنانے والے کھیل، فوری پول، یا سوچ سمجھ کر بحث کرنے والے سوالات. کم دباؤ کی شکل میں نقطہ نظر کا یہ اشتراک غیر متوقع بصیرت کو جنم دے سکتا ہے۔
دوبارہ رابطہ کرتے وقت، ہر بریک آؤٹ سے منظم لیکن کھلے تاثرات کی درخواست کریں۔ سب کو یاد دلائیں کہ اس مرحلے پر کوئی "غلط" خیالات نہیں ہیں۔ آپ کا مقصد بالآخر ایک ساتھ رکاوٹوں پر قابو پانے کے لیے تمام تناظر کو سمجھنا ہے۔
- ممکنہ چیلنجز کی شناخت کریں۔
اگر میٹنگ مقررہ وقت سے زیادہ ہو جائے تو کیا ہوتا ہے؟ کیا ہوگا اگر قیادت کی ٹیم کو دیگر غیر متوقع مسائل سے نمٹنے کے لیے غیر حاضر رہنا پڑے؟ اگر ہر کوئی دوسروں پر الزام لگانے میں مصروف ہے اور مطلوبہ نتائج حاصل نہیں کر رہا ہے؟
براہ کرم اچھی طرح سے تیاری کے لیے تمام ممکنہ خطرات کو حل کے ساتھ درج کریں!
مثال کے طور پر، مخصوص ایجنڈا آئٹمز یا پیشکشوں کے لیے الٹی گنتی کا ٹائمر استعمال کرنے پر غور کریں۔
- آن لائن ٹولز استعمال کریں۔
اگر آپ آسانی سے اور تیزی سے خیالات کا اظہار کرنا چاہتے ہیں تو آج میٹنگ میں تصاویر اور ٹولز کا استعمال ضروری ہے۔ رپورٹس اور اعدادوشمار بھی بصری طور پر پیش کیے جائیں گے اور ان ٹولز کی بدولت سمجھنے میں آسانی ہوگی۔ یہ لوگوں کو ان پٹ فراہم کرنے کی ترغیب بھی دیتا ہے اور ریئل ٹائم فیڈ بیک حاصل کر کے فوری فیصلے کرنے میں آپ کی مدد کرتا ہے۔ آپ مفت ٹولز اور ٹیمپلیٹ فراہم کنندگان جیسے AhaSlide، Miro، اور Google Slide کو تلاش کر سکتے ہیں۔
مثال کے طور پر استعمال کریں۔ انٹرایکٹو پریزنٹیشنز اور تخلیقی خیالات پیدا کرنے اور انہیں حقیقی وقت میں ڈسپلے کرنے کے لیے انتخابات اور سروے جیسے ٹولز۔
- ٹاؤن ہال میٹنگ فارمیٹ کے ساتھ ریپ اپ
آئیے ایک سوال و جواب کے سیشن کے ساتھ میٹنگ کو سمیٹتے ہیں۔ Tاپنا ہال میٹنگ فارمیٹ۔
شرکاء اپنے مطلوبہ سوالات اٹھا سکتے ہیں اور رہنماؤں سے فوری جوابات حاصل کر سکتے ہیں۔ اس سے ثابت ہوتا ہے کہ لیڈر صرف بے چہرہ فیصلہ ساز نہیں ہوتے بلکہ وہ سوچ سمجھ کر سوچنے والے ہوتے ہیں جو نہ صرف کمپنی کے مفادات کو اولیت دیتے ہیں بلکہ اپنے ملازمین کے مفادات کے بارے میں بھی سوچتے ہیں۔
- اسٹریٹجک مینجمنٹ میٹنگ کو آسان بنانے کے لئے نکات
مندرجہ بالا اقدامات کے علاوہ، یہاں کچھ چھوٹے نوٹس ہیں جو آپ کی مدد کرنے کے لیے ہیں کہ کس طرح اسٹریٹجک پلاننگ سیشن کو بہتر طریقے سے ترتیب دیا جائے:
- اس بات کو یقینی بنائیں کہ ہر کوئی بحث میں حصہ لے رہا ہے۔
- یقینی بنائیں کہ ہر کوئی فعال طور پر سن رہا ہے۔
- اس بات کو یقینی بنائیں کہ ہر کوئی اپنی ٹیم ورک کی مہارتوں کا اطلاق کرتا ہے۔
- ممکنہ حد تک کم اختیارات کو کم کرنے کے لیے کام کریں۔
- رائے اور اتفاق رائے کی سطح کو دیکھنے کے لیے ووٹ مانگنے سے نہ گھبرائیں۔
- تخلیقی بنو، کچھ نیا کرکے دکھاؤ! تزویراتی منصوبہ بندی تخلیقی صلاحیتوں کو دریافت کرنے اور پوری ٹیم کے حالات کے رد عمل اور حل دیکھنے کا وقت ہے۔
خلاصہ
ایک کامیاب اسٹریٹجک مینجمنٹ میٹنگ کو چلانے کے لیے۔ آپ کو لوگوں، دستاویزات، ڈیٹا اور ٹولز سے ہر قدم کو اچھی طرح سے تیار کرنا چاہیے۔ ایک ایجنڈا فراہم کریں اور اس پر قائم رہیں تاکہ شرکاء کو معلوم ہو کہ وہ کیا کرنے جا رہے ہیں اور کون سے کام دیے جائیں گے۔
AhaSlide آپ کے تمام سوالات کے جوابات فراہم کرنے کی امید کرتی ہے کہ اسٹریٹجک پلاننگ سیشن کی قیادت کیسے کی جائے۔ امید ہے کہ آپ حکمت عملی کے انتظامی اجلاسوں اور گروپ کی سرگرمیوں کو فعال اور نتیجہ خیز رکھنے کے لیے اس مضمون میں بتائی گئی تجاویز اور معاون تکنیکوں سے لطف اندوز ہوں گے چاہے آف لائن ہو یا آن لائن۔
اکثر پوچھے گئے سوالات
اسٹریٹجک مینجمنٹ کے 5 تصورات کیا ہیں؟
اسٹریٹجک مینجمنٹ کے پانچ تصورات ماحولیاتی اسکیننگ، حکمت عملی کی تشکیل، حکمت عملی کا نفاذ، تشخیص اور کنٹرول، اور اسٹریٹجک قیادت جیسے بنیادی سرگرمیوں کے ذریعے رہنمائی اور نگرانی فراہم کرنا ہیں۔
حکمت عملی میٹنگ میں آپ کیا بات کرتے ہیں؟
حکمت عملی کی میٹنگ میں ایجنڈا تنظیم اور صنعت کے لحاظ سے مختلف ہوگا لیکن عام طور پر زمین کی تزئین کو سمجھنے اور اسٹریٹجک سمت پر اتفاق کرنے پر توجہ مرکوز کرتا ہے۔
سٹریٹ میٹنگ کیا ہے؟
اسٹریٹ میٹنگ، یا اسٹریٹجک میٹنگ، ایک تنظیم کے اندر ایگزیکٹوز، مینیجرز اور دیگر اہم اسٹیک ہولڈرز کا ایک اجتماع ہے جو اسٹریٹجک منصوبہ بندی اور سمت پر تبادلہ خیال کرتا ہے۔
