کاروباری اداروں اور تنظیموں میں میٹنگز ایک اہم کردار ادا کرتی ہیں، مسائل پر تبادلہ خیال اور ان کو حل کرنے اور پیشرفت کو آگے بڑھانے کے لیے داخلی امور کے انتظام کے لیے ایک پلیٹ فارم کے طور پر کام کرتی ہیں۔ ان اجتماعات کے جوہر کو حاصل کرنے کے لیے، چاہے مجازی ہو یا ذاتی طور پر، منٹ ملاقات کے or میٹنگ کے منٹ (MoM) نوٹ لینے، زیر بحث کلیدی موضوعات کا خلاصہ کرنے اور طے پانے والے فیصلوں اور قراردادوں پر نظر رکھنے میں اہم ہیں۔
یہ مضمون آپ کو میٹنگ کے موثر منٹس لکھنے میں رہنمائی کرے گا، مثالوں اور ٹیمپلیٹس کے ساتھ استعمال کرنے کے لیے، نیز پیروی کرنے کے بہترین طریقوں کے ساتھ۔
کی میز کے مندرجات
- میٹنگ منٹس کیا ہیں؟
- منٹ لینے والا کون ہے؟
- میٹنگ منٹس کیسے لکھیں۔
- میٹنگ منٹس کی مثالیں (+ ٹیمپلیٹس)
- اچھی میٹنگ منٹس بنانے کے لیے نکات
- کلیدی لے لو
میٹنگ منٹس | freepik.comمیٹنگ منٹس کیا ہیں؟
میٹنگ منٹس میٹنگ کے دوران ہونے والی بات چیت، فیصلوں، اور کارروائی کی اشیاء کا تحریری ریکارڈ ہوتا ہے۔
- وہ تمام حاضرین اور شرکت کرنے سے قاصر افراد کے لیے ایک حوالہ اور معلومات کے ذریعہ کے طور پر کام کرتے ہیں۔
- وہ اس بات کو یقینی بنانے میں مدد کرتے ہیں کہ اہم معلومات کو فراموش نہ کیا جائے اور یہ کہ ہر کوئی ایک ہی صفحے پر ہے کہ کس چیز پر تبادلہ خیال کیا گیا اور کون سے اقدامات کیے جائیں۔
- وہ میٹنگ کے دوران کیے گئے فیصلوں اور وعدوں کی دستاویز کرکے احتساب اور شفافیت بھی فراہم کرتے ہیں۔
منٹ لینے والا کون ہے؟
منٹ ٹیکر میٹنگ کے دوران کیے گئے مباحثوں اور فیصلوں کو درست طریقے سے ریکارڈ کرنے کا ذمہ دار ہے۔
وہ ایک انتظامی افسر، ایک سیکرٹری، ایک اسسٹنٹ یا مینیجر، یا رضاکار ٹیم کا رکن ہو سکتا ہے جو کام انجام دے رہا ہو۔ یہ ضروری ہے کہ منٹ لینے والے کے پاس اچھی تنظیم اور نوٹ لینے کا ہو، اور وہ مؤثر طریقے سے بات چیت کا خلاصہ کر سکے۔
منٹ ملاقات کےAhaSlides کے ساتھ تفریحی میٹنگ میں شرکت
لوگوں کو ایک ہی وقت میں جمع کریں۔
ہر ٹیبل پر آنے اور لوگوں کے ظاہر نہ ہونے کی صورت میں ان کی 'چیکنگ' کرنے کے بجائے، اب آپ AhaSlides کے ساتھ تفریحی انٹرایکٹو کوئزز کے ذریعے لوگوں کی توجہ حاصل کر سکتے ہیں اور حاضری چیک کر سکتے ہیں!
🚀 مفت ٹیمپلیٹس حاصل کریں ☁️میٹنگ منٹس کیسے لکھیں۔
مؤثر میٹنگ منٹس کے لیے، سب سے پہلے، وہ معروضی ہونے چاہئیں، میٹنگ کا حقیقت پر مبنی ریکارڈ ہونا چاہیے۔، اور گفتگو کی ذاتی رائے یا موضوعی تشریحات سے گریز کریں۔ اگلے، یہ مختصر، واضح اور سمجھنے میں آسان ہونا چاہیے،صرف اہم نکات پر توجہ مرکوز کریں، اور غیر ضروری تفصیلات شامل کرنے سے گریز کریں۔ آخر میں، یہ درست ہونا چاہیے اور اس بات کو یقینی بنانا چاہیے کہ ریکارڈ کی گئی تمام معلومات تازہ اور متعلقہ ہوں۔
آئیے درج ذیل مراحل کا استعمال کرتے ہوئے میٹنگ منٹس لکھنے کی تفصیلات میں جائیں!
میٹنگ منٹس کے 8 ضروری اجزاء
- میٹنگ کی تاریخ، وقت اور مقام
- حاضرین کی فہرست اور غیر حاضری کے لیے معذرت
- اجلاس کا ایجنڈا اور مقصد
- کی گئی بات چیت اور فیصلوں کا خلاصہ
- کوئی بھی ووٹ لیا گیا اور ان کے نتائج
- ایکشن آئٹمز، بشمول ذمہ دار پارٹی اور تکمیل کی آخری تاریخ
- کوئی بھی اگلا مرحلہ یا فالو اپ آئٹمز
- اختتامی ریمارکس یا اجلاس ملتوی کرنا
میٹنگ منٹس کیسے لکھیں۔میٹنگ کے موثر منٹس لکھنے کے اقدامات
1/ تیاری
میٹنگ سے پہلے، میٹنگ کے ایجنڈے اور کسی بھی متعلقہ پس منظر کے مواد سے اپنے آپ کو آشنا کریں۔ یقینی بنائیں کہ آپ کے پاس تمام ضروری اوزار ہیں، جیسے کہ لیپ ٹاپ، نوٹ پیڈ اور قلم۔ پچھلی میٹنگ منٹس کا جائزہ لینا بھی ایک اچھا خیال ہے تاکہ یہ معلوم ہو سکے کہ کون سی معلومات کو شامل کرنا ہے اور اسے کیسے فارمیٹ کرنا ہے۔
2/ نوٹ لینا
میٹنگ کے دوران ہونے والی بات چیت اور فیصلوں پر واضح اور جامع نوٹ لیں۔ آپ کو پوری میٹنگ کو لفظ بہ لفظ نقل کرنے کے بجائے اہم نکات، فیصلوں اور ایکشن آئٹمز کو حاصل کرنے پر توجہ دینی چاہیے۔ مقررین کے نام یا کوئی بھی کلیدی اقتباسات، اور کوئی بھی کارروائی کی اشیاء یا فیصلے شامل کرنا یقینی بنائیں۔ اور اختصار یا شارٹ ہینڈ میں لکھنے سے گریز کریں جس سے دوسروں کو سمجھ نہ آئے۔
3/ منٹوں کو منظم کریں۔
میٹنگ کے بعد اپنے منٹس کا ایک مربوط اور جامع خلاصہ بنانے کے لیے اپنے نوٹس کا جائزہ لیں اور ترتیب دیں۔ منٹوں کو پڑھنے میں آسان بنانے کے لیے آپ عنوانات اور بلٹ پوائنٹس کا استعمال کر سکتے ہیں۔ بحث کی ذاتی رائے یا موضوعی تشریحات نہ لیں۔ حقائق پر توجہ مرکوز کریں اور ملاقات کے دوران کیا اتفاق کیا گیا۔
4/ تفصیلات ریکارڈ کرنا
آپ کی میٹنگ منٹس میں تمام متعلقہ تفصیلات شامل ہونی چاہئیں، جیسے کہ تاریخ، وقت، مقام اور حاضرین۔ اور تفویض کردہ کسی بھی اہم عنوانات، فیصلوں، اور کارروائیوں کا ذکر کریں۔ کسی بھی ووٹ کو ریکارڈ کرنا یقینی بنائیں جو لیا گیا تھا اور کسی بھی بحث کا نتیجہ۔
5/ ایکشن آئٹمز
اس بات کو یقینی بنائیں کہ تفویض کردہ کسی بھی کارروائی کی اشیاء کی فہرست بنائیں، بشمول ذمہ دار کون ہے اور تکمیل کی آخری تاریخ۔ یہ میٹنگ منٹس کا ایک اہم حصہ ہے، کیونکہ یہ اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ ہر کوئی اپنی ذمہ داریوں اور انہیں مکمل کرنے کے لیے ٹائم لائن کو جانتا ہے۔
6/ جائزہ اور تقسیم
آپ کو درستگی اور مکمل ہونے کے لیے منٹس کا جائزہ لینا چاہیے، اور کوئی بھی ضروری ترمیم کرنا چاہیے۔ اس بات کو یقینی بنائیں کہ تمام اہم نکات اور فیصلے نوٹ کیے گئے ہیں۔ اس کے بعد، آپ منٹس کو تمام شرکاء میں تقسیم کر سکتے ہیں، یا تو ذاتی طور پر یا ای میل کے ذریعے۔ منٹوں کی ایک کاپی آسانی سے رسائی کے لیے مرکزی جگہ پر اسٹور کریں، جیسے مشترکہ ڈرائیو یا کلاؤڈ بیسڈ اسٹوریج پلیٹ فارم۔
7/ فالو اپ
اس بات کو یقینی بنائیں کہ میٹنگ کے ایکشن آئٹمز کی پیروی کی جائے اور اسے فوری طور پر مکمل کیا جائے۔ پیشرفت کو ٹریک کرنے کے لیے منٹوں کا استعمال کریں اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ فیصلوں پر عمل درآمد ہو۔ یہ آپ کو جوابدہی برقرار رکھنے میں مدد کرتا ہے اور اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ میٹنگ نتیجہ خیز اور موثر ہو۔
میٹنگ منٹس کی مثالیں (+ ٹیمپلیٹس)
1/ میٹنگ منٹس کی مثال: سادہ میٹنگ ٹیمپلیٹ
سادہ میٹنگ منٹس کی تفصیل اور پیچیدگی کی سطح میٹنگ کے مقصد اور آپ کی تنظیم کی ضروریات پر منحصر ہوگی۔
عام طور پر، سادہ میٹنگ منٹس کو اندرونی مقاصد کے لیے استعمال کیا جاتا ہے اور ان کا اتنا رسمی یا جامع ہونا ضروری نہیں ہے جتنا کہ دیگر قسم کے میٹنگ منٹس۔
لہذا، اگر آپ کو فوری ضرورت ہے اور میٹنگ سادہ، غیر اہم مواد کے گرد گھومتی ہے، تو آپ درج ذیل ٹیمپلیٹ استعمال کر سکتے ہیں:
| میٹنگ کا عنوان:[میٹنگ کا عنوان داخل کریں] تاریخ: [تاریخ داخل کریں] کے لئے وقت:[وقت داخل کریں] رینٹل:[مقام داخل کریں] حاضرین:[شرکاء کے نام داخل کریں] غیر حاضری کے لیے معذرت: [نام داخل کریں]ایجنڈا:[ایجنڈا آئٹم 1 داخل کریں][ایجنڈا آئٹم 2 داخل کریں][ایجنڈا آئٹم 3 داخل کریں]میٹنگ کا خلاصہ:[میٹنگ کے دوران کی گئی بات چیت اور فیصلوں کا خلاصہ داخل کریں، بشمول کسی بھی اہم نکات یا کارروائی کی اشیاء۔]ایکشن آئٹمز: [میٹنگ کے دوران تفویض کیے گئے کسی بھی کارروائی کے آئٹمز کی فہرست داخل کریں، بشمول ذمہ دار فریق اور تکمیل کی آخری تاریخ۔]اگلے مراحل: [کوئی بھی اگلے اقدامات یا فالو اپ آئٹمز داخل کریں جن پر میٹنگ کے دوران تبادلہ خیال کیا گیا تھا۔]اختتامی کلمات: [کوئی بھی اختتامی ریمارکس داخل کریں یا میٹنگ ملتوی کریں۔]نشان لگایا گیا: [منٹ لینے والے شخص کے دستخط داخل کریں] |
2/ میٹنگ منٹس کی مثال: بورڈ میٹنگ ٹیمپلیٹ
بورڈ میٹنگ کے منٹس ریکارڈ کیے جاتے ہیں اور تمام ممبران میں تقسیم کیے جاتے ہیں، کیے گئے فیصلوں اور تنظیم کی سمت کا ریکارڈ فراہم کرتے ہیں۔ لہذا، یہ واضح، مکمل، تفصیلی، اور رسمی ہونا چاہئے. بورڈ میٹنگ منٹس کا ٹیمپلیٹ یہ ہے:
| میٹنگ کا عنوان:بورڈ آف ڈائریکٹرز کا اجلاس تاریخ: [تاریخ داخل کریں]کے لئے وقت: [وقت داخل کریں]رینٹل:[مقام داخل کریں] حاضرین: [شرکاء کے نام داخل کریں]غیر حاضری کے لیے معذرت: [غیر حاضری کے لیے معذرت کرنے والوں کے نام درج کریں]ایجنڈا:1. پچھلی میٹنگ کے منٹس کی منظوری 2. مالیاتی رپورٹ کا جائزہ 3. اسٹریٹجک پلان پر بحث4. کوئی دوسرا کاروبارمیٹنگ کا خلاصہ:1. پچھلی میٹنگ منٹس کی منظوری: [پچھلی میٹنگ کی جھلکیاں ڈالیں اور ان کی منظوری دی گئی]2. مالیاتی رپورٹ کا جائزہ: [موجودہ مالیاتی صورتحال کی جھلکیاں اور مستقبل کی مالی منصوبہ بندی کے لیے سفارشات داخل کریں]3. اسٹریٹجک پلان کی بحث: [اس کو داخل کریں جس پر بورڈ نے بحث کی اور تنظیم کے اسٹریٹجک پلان کو اپ ڈیٹ کیا]4. کوئی دوسرا کاروبار: [کوئی دیگر اہم معاملات داخل کریں جو ایجنڈے میں شامل نہیں تھے]ایکشن آئٹمز:[میٹنگ کے دوران تفویض کیے گئے کسی بھی ایکشن آئٹم کی فہرست داخل کریں، بشمول ذمہ دار فریق اور تکمیل کی آخری تاریخ]اگلے مراحل:بورڈ کی فالو اپ میٹنگ [تاریخ داخل کریں] میں ہوگی۔اختتامی کلمات:اجلاس [وقت داخل کریں] پر ملتوی کر دیا گیا۔نشان لگایا گیا: [منٹ لینے والے شخص کے دستخط داخل کریں] |
یہ صرف ایک بنیادی بورڈ میٹنگ ٹیمپلیٹ ہے، اور ہو سکتا ہے کہ آپ اپنی میٹنگ اور تنظیم کی ضروریات کے مطابق عناصر کو شامل یا ہٹانا چاہیں۔
3/ میٹنگ منٹس کی مثال: پروجیکٹ مینجمنٹ ٹیمپلیٹ
یہاں پراجیکٹ مینجمنٹ ٹیمپلیٹ کے لیے میٹنگ منٹس کی مثال ہے:
| میٹنگ کا عنوان: پروجیکٹ مینجمنٹ ٹیم میٹنگ تاریخ: [تاریخ داخل کریں]کے لئے وقت: [وقت داخل کریں]رینٹل:[مقام داخل کریں] حاضرین: [شرکاء کے نام داخل کریں]غیر حاضری کے لیے معذرت: [غیر حاضری کے لیے معذرت کرنے والوں کے نام درج کریں]ایجنڈا:1. پروجیکٹ کی حیثیت کا جائزہ2. پراجیکٹ کے خطرات پر بحث3. ٹیم کی پیشرفت کا جائزہ4. کوئی دوسرا کاروبارمیٹنگ کا خلاصہ:1. پروجیکٹ کی حیثیت کا جائزہ: [پیش رفت پر کوئی بھی اپ ڈیٹ داخل کریں اور کسی ایسے مسئلے کو اجاگر کریں جن پر توجہ دینے کی ضرورت ہے]2. پراجیکٹ کے خطرات پر بحث: [منصوبے میں ممکنہ خطرات اور ان خطرات کو کم کرنے کا منصوبہ داخل کریں]3. ٹیم کی پیشرفت کا جائزہ: [جائزہ شدہ پیشرفت داخل کریں اور پیدا ہونے والے مسائل پر تبادلہ خیال کریں]4 کوئی دوسرا کاروبار: [کوئی دیگر اہم معاملات داخل کریں جو ایجنڈے میں شامل نہیں تھے]ایکشن آئٹمز:[میٹنگ کے دوران تفویض کیے گئے کسی بھی ایکشن آئٹم کی فہرست داخل کریں، بشمول ذمہ دار فریق اور تکمیل کی آخری تاریخ]اگلے مراحل:ٹیم [تاریخ داخل کریں] میں فالو اپ میٹنگ کرے گی۔اختتامی کلمات:اجلاس [وقت داخل کریں] پر ملتوی کر دیا گیا۔نشان لگایا گیا: [منٹ لینے والے شخص کے دستخط داخل کریں] |
اچھی میٹنگ منٹس بنانے کے لیے نکات
ہر لفظ کو کیپچر کرنے پر زور نہ دیں، اہم عنوانات، نتائج، فیصلوں اور ایکشن آئٹمز کو لاگ کرنے پر توجہ دیں۔ بات چیت کو لائیو پلیٹ فارم پر رکھیں تاکہ آپ تمام الفاظ کو ایک بڑے نیٹ میں پکڑ سکیں🎣 -AhaSlides کا آئیڈیا بورڈ ایک بدیہی اور آسان ٹول ہے۔ ہر کوئی اپنے خیالات کو جلدی سے پیش کرنے کے لیے۔ یہاں یہ ہے کہ آپ اسے کیسے کرتے ہیں:
اپنے ساتھ ایک نئی پیشکش بنائیں AhaSlides اکاؤنٹ، پھر "پول" سیکشن میں دماغی طوفان کی سلائیڈ شامل کریں۔
اپنا لکھیں۔ بحث کا موضوع، پھر "Present" کو دبائیں تاکہ میٹنگ میں شامل ہر کوئی اپنے خیالات پیش کر سکے۔
AhaSlides کے آئیڈیا بورڈ کے ساتھ، ہر ایک کی آواز ہوتی ہے اور آپ میٹنگ کے منٹس پر بھی آسانی سے نظر رکھ سکتے ہیں۔آسان لگتا ہے، ہے نا؟ اس فیچر کو ابھی آزمائیں، یہ آپ کی میٹنگز کو جاندار، مضبوط گفتگو کے ساتھ سہولت فراہم کرنے میں مدد کرنے کے لیے مفید خصوصیات میں سے ایک ہے۔
کلیدی لے لو
میٹنگ منٹس کا مقصد ان لوگوں کے لیے میٹنگ کا ایک اعلیٰ سطحی جائزہ فراہم کرنا ہے جو شرکت کرنے کے قابل نہیں تھے، نیز میٹنگ کے نتائج کا ریکارڈ رکھنا ہے۔ لہذا، منٹوں کو منظم اور سمجھنے میں آسان ہونا چاہئے، سب سے اہم معلومات کو واضح اور اختصار کے ساتھ اجاگر کرنا چاہئے۔
ٹیگز: کاروباری اجلاس
