بہترین طریقوں کے ساتھ کاروبار میں میٹنگز کی 10 اقسام

کاروبار میں ملاقاتیں are familiar to those in leadership positions like project managers or senior roles within a company. These gatherings are essential for enhancing communication, encouraging collaboration, and advancing success within the organization. 

تاہم، ممکن ہے ہر کوئی ان میٹنگز کی تعریفوں، اقسام اور مقاصد سے واقف نہ ہو۔ یہ مضمون ایک جامع گائیڈ کے طور پر کام کرتا ہے اور کاروبار میں نتیجہ خیز ملاقاتیں کرنے کے لیے تجاویز فراہم کرتا ہے۔

• بزنس میٹنگ کیا ہے؟
• کاروبار میں ملاقاتوں کی اقسام
• کاروبار میں میٹنگز کا انعقاد کیسے کریں۔
• کلیدی لے لو 

What Is a Business Meeting?

کاروباری میٹنگ ان افراد کی میٹنگ ہوتی ہے جو کاروبار سے متعلق مخصوص موضوعات پر بات چیت اور فیصلے کرنے کے لیے اکٹھے ہوتے ہیں۔ اس میٹنگ کے مقاصد میں ٹیم کے اراکین کو موجودہ پروجیکٹس کے بارے میں اپ ڈیٹ کرنا، مستقبل کی کوششوں کی منصوبہ بندی کرنا، مسائل کو حل کرنا، یا پوری کمپنی پر اثر انداز ہونے والے فیصلے شامل ہو سکتے ہیں۔ 

Meetings in business can be conducted in person, virtual, or a combination of both and can be formal or informal.

کاروباری میٹنگ کا مقصد معلومات کا تبادلہ کرنا، ٹیم کے اراکین کو سیدھ میں لانا، اور ایسے فیصلے کرنا ہے جو کاروبار کو اپنے مقاصد کے حصول میں مدد کرتے ہیں۔

کاروبار میں ملاقاتوں کی اقسام

کاروبار میں ملاقاتوں کی کئی اقسام ہیں، لیکن 10 عام اقسام میں شامل ہیں:

1/ ماہانہ ٹیم میٹنگز

ماہانہ ٹیم میٹنگز کمپنی کے ٹیم ممبران کی باقاعدہ میٹنگز ہوتی ہیں جن میں جاری پروجیکٹس پر تبادلہ خیال کیا جاتا ہے، کام تفویض کیے جاتے ہیں، اور لوگوں کو باخبر رکھا جاتا ہے۔ یہ ملاقاتیں عام طور پر ماہانہ، اسی دن ہوتی ہیں، اور 30 ​​منٹ سے لے کر کئی گھنٹوں تک رہتی ہیں (گروپ کے سائز اور معلومات کی مقدار پر منحصر ہے)۔

ماہانہ ٹیم میٹنگز ٹیم کے اراکین کو معلومات اور خیالات کا تبادلہ کرنے، پروجیکٹ کی پیشرفت پر تبادلہ خیال کرنے اور اس بات کو یقینی بنانے کا موقع فراہم کرتی ہیں کہ ہر کوئی ایک ہی ہدف کی طرف کام کر رہا ہے۔ 

یہ میٹنگز ٹیم کو درپیش کسی بھی چیلنج یا مسائل کو حل کرنے، حل کی نشاندہی کرنے، اور ایسے فیصلے کرنے کے لیے بھی استعمال کی جا سکتی ہیں جو پروجیکٹ یا ٹیم کے کام کی سمت کو متاثر کرتے ہیں۔

An تمام ہاتھ ملاقات محض ایک میٹنگ ہے جس میں کمپنی کا تمام عملہ شامل ہوتا ہے، دوسرے لفظوں میں، ایک ماہانہ ٹیم میٹنگ۔ یہ ایک باقاعدہ میٹنگ ہے – شاید مہینے میں ایک بار ہو رہی ہے – اور عام طور پر کمپنی کے سربراہان چلاتے ہیں۔

2/ اسٹینڈ اپ میٹنگز

The stand-up meeting, also known as daily stand-up or daily scrum meeting, is a type of short meeting, usually lasting no more than 15 minutes, and held daily to give the team quick updates on the progress of the project, or completed workload, plan to work on today.

ایک ہی وقت میں، یہ ٹیم کے اراکین کو درپیش رکاوٹوں کی شناخت اور ان کو حل کرنے میں مدد کرتا ہے اور وہ ٹیم کے مشترکہ اہداف کو کیسے متاثر کرتے ہیں۔ 

3/ اسٹیٹس اپ ڈیٹ میٹنگز

اسٹیٹس اپ ڈیٹ میٹنگز ٹیم کے اراکین سے ان کے پروجیکٹس اور کاموں کی پیشرفت پر اپ ڈیٹ فراہم کرنے پر توجہ مرکوز کرتی ہیں۔ وہ ماہانہ میٹنگوں سے زیادہ کثرت سے ہو سکتے ہیں، جیسے کہ ہفتہ وار۔ 

اسٹیٹس اپ ڈیٹ میٹنگز کا مقصد، یقیناً، ہر پروجیکٹ کی پیشرفت کا ایک شفاف نظریہ فراہم کرنا اور کسی ایسے چیلنج کی نشاندہی کرنا ہے جو پروجیکٹ کی کامیابی کو متاثر کرسکتے ہیں۔ یہ ملاقاتیں بحث یا مسئلہ حل کرنے جیسے مسائل میں نہیں پھنسیں گی۔

بڑے پیمانے پر میٹنگ کے لیے، اسٹیٹس اپ ڈیٹ میٹنگ کا نام بھی دیا جا سکتا ہے۔ٹاؤن ہال میٹنگ'، ٹاؤن ہال میٹنگ صرف ایک منصوبہ بند کمپنی کی میٹنگ ہے جس میں ملازمین کے سوالات کے جواب دینے پر توجہ مرکوز کی جاتی ہے۔ لہذا، اس میٹنگ میں سوال و جواب کا سیشن شامل تھا، جس سے یہ کسی بھی دوسری قسم کی میٹنگ کے مقابلے میں زیادہ کھلا، اور کم فارمولک بنتا ہے!

4/ مسائل کے حل کے لیے میٹنگز

یہ وہ میٹنگز ہیں جو کسی تنظیم کو درپیش چیلنجوں، بحرانوں یا مسائل کی نشاندہی اور حل کرنے کے گرد گھومتی ہیں۔ وہ اکثر غیر متوقع ہوتے ہیں اور انہیں مختلف محکموں یا ٹیموں کے افراد کو ساتھ لانے اور مخصوص مسائل کے حل تلاش کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔

اس میٹنگ میں، وہ شرکاء اپنے خیالات کا اظہار کریں گے، مشترکہ طور پر مسائل کی بنیادی وجوہات کی نشاندہی کریں گے، اور ممکنہ حل پیش کریں گے۔ اس میٹنگ کے موثر ہونے کے لیے، ان کی حوصلہ افزائی کی جانی چاہیے کہ وہ کھل کر اور ایمانداری سے بات کریں، الزام تراشی سے بچیں، اور جوابات تلاش کرنے پر توجہ دیں۔

5/ فیصلہ سازی کے اجلاس

ان میٹنگوں کا مقصد اہم فیصلے کرنا ہے جو پروجیکٹ، ٹیم یا پوری تنظیم کی سمت کو متاثر کرتے ہیں۔ حاضرین عام طور پر وہ افراد ہوتے ہیں جن کے پاس فیصلہ سازی کا ضروری اختیار اور مہارت ہوتی ہے۔

اس میٹنگ کو تمام متعلقہ معلومات کے ساتھ پیشگی فراہم کرنے کی ضرورت ہوگی، اسٹیک ہولڈرز کی ضرورت ہے۔ اس کے بعد، اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ میٹنگ کے دوران کیے گئے فیصلوں کو انجام دیا جائے، تکمیل کے وقت کے ساتھ فالو اپ کارروائیاں قائم کی جاتی ہیں۔ 

6/ ذہن سازی کی میٹنگز

ذہن سازی کی میٹنگز آپ کے کاروبار کے لیے نئے اور اختراعی خیالات پیدا کرنے پر مرکوز ہوتی ہیں۔ 

دماغی طوفان کے سیشن کا سب سے اچھا حصہ یہ ہے کہ یہ گروپ کی اجتماعی ذہانت اور تخیل پر روشنی ڈالتے ہوئے ٹیم ورک اور ایجاد کو کیسے فروغ دیتا ہے۔ ہر ایک کو اپنی رائے کا اظہار کرنے، ایک دوسرے کے خیالات سے اخذ کرنے اور اصل اور جدید حل کے ساتھ آنے کی اجازت ہے۔

7/ اسٹریٹجک مینجمنٹ میٹنگز

Strategic management meetings are high-level meetings that focus on reviewing, analyzing, and making decisions regarding an organization's long-term goals, direction, and performance. Senior executives and the leadership team attend these meetings, which are held quarterly or yearly.

ان ملاقاتوں کے دوران، تنظیم کا جائزہ لیا جاتا ہے اور اس کا جائزہ لیا جاتا ہے، ساتھ ہی ساتھ مسابقت یا ترقی اور بہتری کے نئے مواقع کی نشاندہی کی جاتی ہے۔

8/ پروجیکٹ کِک آف میٹنگز

A پروجیکٹ کک آف میٹنگ ایک میٹنگ ہے جو ایک نئے پروجیکٹ کے باضابطہ آغاز کی نشاندہی کرتی ہے۔ یہ اہداف، مقاصد، ٹائم لائنز، اور بجٹ پر تبادلہ خیال کرنے کے لیے پروجیکٹ ٹیم کے اہم افراد، بشمول پروجیکٹ مینیجرز، ٹیم کے اراکین، اور دیگر محکموں کے اسٹیک ہولڈرز کو اکٹھا کرتا ہے۔

یہ پروجیکٹ مینیجر کو واضح مواصلاتی چینلز قائم کرنے، توقعات کا تعین کرنے اور ٹیم کے اراکین کو اپنے کردار اور ذمہ داریوں کو سمجھنے کا موقع فراہم کرتا ہے۔

یہ کاروبار میں میٹنگز کی کچھ عام قسمیں ہیں، اور تنظیم کے سائز اور قسم کے لحاظ سے فارمیٹ اور ڈھانچہ تبدیل ہو سکتا ہے۔

9/ تعارفی میٹنگز

An تعارفی اجلاس یہ پہلا موقع ہے جب ٹیم کے اراکین اور ان کے رہنما باضابطہ طور پر ایک دوسرے سے ملتے ہیں، اس بات کا تعین کرنے کے لیے کہ آیا اس میں شامل افراد ایک ورکنگ ریلیشن شپ بنانا چاہتے ہیں اور مستقبل میں ٹیم کے ساتھ عہد کرنا چاہتے ہیں۔

This meeting aims to give team members time to stay together to get to know each participant’s background, interests, and goals. Depending on your and your team’s preference, you can set up introductory meetings, formal or informal, depending on different contexts.

10/ ٹاؤن ہال میٹنگز

یہ تصور مقامی نیو انگلینڈ ٹاؤن میٹنگز سے شروع ہوا جہاں سیاستدان مسائل اور قانون سازی پر تبادلہ خیال کرنے کے لیے حلقوں سے ملیں گے۔

آج ، a ٹاؤن ہال اجلاس ایک منصوبہ بند کمپنی گیر میٹنگ ہے جہاں انتظامیہ ملازمین سے براہ راست سوالات کا جواب دیتی ہے۔ یہ قیادت اور عملے کے درمیان کھلے رابطے اور شفافیت کی اجازت دیتا ہے۔ ملازمین سوالات پوچھ سکتے ہیں اور فوری رائے حاصل کر سکتے ہیں۔

کا جواب تمام اہم سوالات

AhaSlides کے ساتھ ایک بیٹ مت چھوڑیں مفت سوال و جواب کا ٹول. منظم، شفاف اور عظیم لیڈر بنیں۔

کاروبار میں میٹنگز کا انعقاد کیسے کریں۔

کاروبار میں موثر میٹنگز کے انعقاد کے لیے محتاط منصوبہ بندی اور تیاری کی ضرورت ہوتی ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ میٹنگ نتیجہ خیز ہے اور اپنے مطلوبہ اہداف کو حاصل کرتی ہے۔ درج ذیل مشورے آپ کو نتیجہ خیز کاروباری میٹنگز چلانے میں مدد دے سکتے ہیں:

1/ مقصد اور اہداف کی وضاحت کریں۔

کاروباری میٹنگ کے مقاصد اور مقاصد کی وضاحت اس بات کو یقینی بنانے کے لیے اہم ہے کہ میٹنگ نتیجہ خیز ہے اور مطلوبہ نتیجہ پیدا کرتی ہے۔ انہیں مندرجہ ذیل کو یقینی بنانا ہوگا:

• مقصد. یقینی بنائیں کہ میٹنگ کا مقصد مخصوص موضوعات پر بات کرنا، فیصلے کرنا، یا اپ ڈیٹ فراہم کرنا ہے۔ آپ کو یہ بتانے کی ضرورت ہے کہ میٹنگ کیوں ضروری ہے اور متوقع نتیجہ۔
• مقاصد. کاروباری میٹنگ کے مقاصد مخصوص، قابل پیمائش نتائج ہیں جو آپ میٹنگ کے اختتام تک حاصل کرنا چاہتے ہیں۔ انہیں ٹائم لائن، KPI، وغیرہ کے ساتھ میٹنگ کے مجموعی مقصد کے مطابق ہونا چاہیے۔

مثال کے طور پر، نئی پروڈکٹ کے آغاز پر بحث کرنے کے لیے ہونے والی میٹنگ میں ایسے اہداف ہونے چاہئیں جو سیلز بڑھانے یا مارکیٹ شیئر کو بہتر بنانے کے مجموعی ہدف کے مطابق ہوں۔

2/ میٹنگ کا ایجنڈا تیار کریں۔

A اجلاس کا مقصد میٹنگ کے لیے روڈ میپ کے طور پر کام کرتا ہے اور بحث کو مرکوز رکھنے اور ٹریک پر رکھنے میں مدد کرتا ہے۔

لہذا، ایک موثر ایجنڈا تیار کرکے، آپ اس بات کو یقینی بناسکتے ہیں کہ کاروباری میٹنگیں نتیجہ خیز اور مرکوز ہوں اور یہ کہ ہر کوئی اس بات سے واقف ہے کہ کیا بات کرنی ہے، کیا توقع کرنی ہے، اور کیا حاصل کرنے کی ضرورت ہے۔ 

3/ صحیح شرکاء کو مدعو کریں۔

ان کے کردار اور زیر بحث موضوعات کی بنیاد پر اجلاس میں کس کو شرکت کرنی چاہیے۔ صرف ان لوگوں کو مدعو کریں جن کو حاضر ہونا ضروری ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ میٹنگ آسانی سے چلتی ہے۔ صحیح حاضرین کے انتخاب میں مدد کرنے کے لیے غور کرنے کے لیے کچھ عوامل میں مناسبیت، مہارت کی سطح، اور اختیار شامل ہیں۔

4/ مؤثر طریقے سے وقت مختص کریں۔

اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ اپنے ایجنڈے میں ہر موضوع کے لیے کافی وقت مختص کرتے ہیں، ہر مسئلے کی اہمیت اور پیچیدگی کو مدنظر رکھتے ہوئے. اس سے اس بات کو یقینی بنانے میں مدد ملے گی کہ تمام موضوعات پر پوری توجہ دی جائے اور میٹنگ اوور ٹائم نہ ہو۔

اس کے علاوہ، آپ کو زیادہ سے زیادہ شیڈول پر قائم رہنا چاہیے، لیکن ضرورت پڑنے پر تبدیلیاں کرنے کے لیے کافی لچکدار بھی ہونا چاہیے۔ آپ شرکاء کو دوبارہ چارج کرنے اور دوبارہ توجہ مرکوز کرنے میں مدد کے لیے مختصر وقفے لینے پر بھی غور کر سکتے ہیں۔ اس سے میٹنگ کی توانائی اور دلچسپی برقرار رہ سکتی ہے۔

5/ میٹنگز کو زیادہ انٹرایکٹو اور پرکشش بنائیں

تمام شرکاء کو بات کرنے اور اپنے خیالات اور نظریات کا اشتراک کرنے کی ترغیب دے کر کاروباری میٹنگز کو مزید متعامل اور پرکشش بنائیں۔ اس کے ساتھ ساتھ انٹرایکٹو سرگرمیوں کا استعمال کرتے ہوئے، جیسے براہ راست انتخابات or ذہن سازی سیشن اور اسپنر وہیل شرکاء کو بحث میں مشغول اور توجہ مرکوز رکھنے میں مدد کرتا ہے۔

6/ میٹنگ منٹس

Taking meeting minutes during a business meeting is an important task that helps document the main discussions and decisions made during the meeting. It also helps improve transparency and ensures that everyone is on the same page before going into the next meeting.

7/ ایکشن آئٹمز پر فالو اپ کریں۔

ایکشن آئٹمز پر عمل کرتے ہوئے، آپ اس بات کو یقینی بنا سکتے ہیں کہ میٹنگ کے دوران کیے گئے فیصلوں کو عملی جامہ پہنایا گیا ہے اور یہ کہ ہر کوئی اپنی ذمہ داریوں پر واضح ہے۔

اور آنے والی کاروباری میٹنگوں کو اور بھی بہتر بنانے کے لیے ہمیشہ شرکاء سے تاثرات اکٹھا کریں - آپ فیڈ بیک کو سمیٹنے کے بعد، ای میلز یا پریزنٹیشن سلائیڈز کے ذریعے شیئر کر سکتے ہیں۔ یہ ملاقاتوں کو تکلیف دہ نہیں بناتا ہے اور ہر ایک کو مزہ آتا ہے۔

کلیدی لے لو 

امید ہے کہ، کے اس مضمون کے ساتھ اہلسلائڈز، آپ کاروبار میں میٹنگز کی اقسام اور ان کے مقاصد میں فرق کر سکتے ہیں۔ نیز ان اقدامات اور بہترین طریقوں پر عمل کرکے، آپ اس بات کو یقینی بنانے میں مدد کر سکتے ہیں کہ آپ کی کاروباری میٹنگز موثر، توجہ مرکوز، اور مطلوبہ نتائج پیدا کر سکیں۔

کاروباری میٹنگوں کا مؤثر طریقے سے انعقاد کسی تنظیم کے اندر مواصلات، تعاون اور کامیابی کو بہتر بنانے میں مدد کر سکتا ہے اور کامیاب کاروباری انتظام کا ایک اہم جزو ہے۔

اکثر پوچھے گئے سوالات