یہاں تک کہ سب سے زیادہ تادیبی کمپنیاں بھی کبھی کبھی اپنے منصوبوں کو گمراہ ہونے کا احساس کر سکتی ہیں۔ زیادہ کثرت سے ، مسئلہ ایک ہے تیاری. حل؟ ایک اچھی طرح سے منظم اور مکمل طور پر انٹرایکٹو پروجیکٹ کک آف میٹنگ!
محض طنز اور تقریب سے زیادہ ، اچھی طرح سے انجام دہی کک آف میٹنگ سے دائیں پاؤں پر واقعی کوئی خوبصورت چیز مل سکتی ہے۔ پروجیکٹ کک آف میٹنگ کے انعقاد کے لئے 8 مراحل یہ ہیں جو جوش و خروش پیدا کرتا ہے اور ملتا ہے سب اسی صفحے پر
کک آف ٹائم!
یاد رکھنے کے لیے ملاقات کی تجاویز
آپ کے پاس پہلے سے میٹنگ کا ایجنڈا ہونا ضروری ہے۔ ابتدائی پروجیکٹ کِک آف ای میل بھیجنا بہت ضروری ہے! تو، آئیے چند کِک آف میٹنگ کے ایجنڈے کے نمونے دیکھیں!
کِک آف سیشن بہت سارے گیمز اور سرگرمیوں کے ساتھ مختصر اور جامع ہونا چاہیے، جیسا کہ جب AhaSlides بہت کام آتا ہے! ذیل میں ہمارے ساتھ مزید تجاویز دیکھیں:
گفتگو کو کک اسٹارٹ کریں۔
پروجیکٹ کک آف میٹنگ کے دوران اپنی ٹیم اور کلائنٹس سے قیمتی ان پٹ حاصل کریں۔ اس مفت ٹیمپلیٹ کے ساتھ لائیو پولنگ، سوال و جواب اور آئیڈیا ایکسچینج ٹولز کا استعمال کریں!
🚀 ٹیمپلیٹ دیکھیں
پروجیکٹ کیکف میٹنگ کیا ہے؟
جیسا کہ یہ ٹن پر کہتا ہے ، ایک پروجیکٹ کک آف میٹنگ ایک ہے ملاقات جہاں آپ اپنے پروجیکٹ کو شروع کرتے ہیں۔.
عام طور پر، پروجیکٹ کِک آف میٹنگ کلائنٹ کے درمیان پہلی ملاقات ہوتی ہے جس نے پروجیکٹ کا آرڈر دیا اور کمپنی جو اسے زندہ کرے گی۔ دونوں فریق مل کر بیٹھیں گے اور منصوبے کی بنیادوں، اس کے مقاصد، اس کے اہداف اور خیال سے لے کر نتیجہ تک پہنچنے کے طریقہ پر تبادلہ خیال کریں گے۔
عام طور پر ، وہاں ہیں 2 کی اقسام کِک آف میٹنگز کے بارے میں آگاہ ہونا:
- بیرونی پروجیکٹ Kickoff - ایک ترقیاتی ٹیم کسی سے بیٹھی ہے باہر کمپنی ، ایک مؤکل یا اسٹیک ہولڈر کی طرح ، اور باہمی تعاون کے منصوبے کے منصوبے پر تبادلہ خیال کرتی ہے۔
- اندرونی پی کے ایم - ایک ٹیم کے اندر کمپنی مل بیٹھ کر ایک نئے داخلی منصوبے کے منصوبے پر تبادلہ خیال کرتی ہے۔
جبکہ ان دونوں اقسام کے مختلف نتائج ہوسکتے ہیں ، طریقہ کار بہت زیادہ ایک جیسی ہے۔ لازمی طور پر ہے کوئی حصہ نہیں کسی بیرونی پروجیکٹ کک آف کا جو کسی داخلی پروجیکٹ کک آف کا حصہ نہیں ہے - فرق صرف اتنا ہوگا کہ آپ اسے کس کے پاس رکھے ہوئے ہیں۔
آپ کی محفلوں میں مزید مشغولیت
پروجیکٹ کک آف میٹنگز اتنے اہم کیوں ہیں؟
کِک آف میٹنگز کا مقصد بلند اور واضح ہونا چاہیے! صحیح لوگوں کو کاموں کا ایک گروپ تفویض کرکے کسی پروجیکٹ کو شروع کرنا کافی آسان معلوم ہوسکتا ہے، خاص طور پر آج کے کنبن بورڈ کے جنون والے کام کی جگہ میں۔ تاہم، اس سے ٹیمیں مسلسل اپنا راستہ کھو سکتی ہیں۔
یاد رکھنا ، صرف اس وجہ سے کہ آپ پر ہیں ایک ہی بورڈ اس کا مطلب یہ نہیں ہے کہ آپ پر ہیں اسی صفحے.
اس کے دل میں ، ایک پروجیکٹ کک آف میٹنگ ایک دیانتدار اور کھلا ہے مکالمے کے ایک مؤکل اور ایک ٹیم کے مابین۔ یہ ہے نوٹ منصوبوں کے کام کرنے کے بارے میں اعلانات کا ایک سلسلہ ، لیکن ایک گفتگو منصوبوں ، توقعات اور اہداف کے بارے میں بے لگام بحث و مباحثہ ہوا۔
پروجیکٹ کک آف میٹنگ کے انعقاد کے کچھ فوائد یہ ہیں:
- یہ سب مل جاتا ہے تیار - "مجھے ایک درخت کاٹنے کے لئے چھ گھنٹے دو اور میں کلہاڑی تیز کرنے میں پہلے چار دن گزاروں گا"۔ اگر ابراہیم لنکن آج بھی زندہ ہوتے تو آپ کو یقین دلایا جاسکتا ہے کہ وہ پروجیکٹ کک آف میٹنگ میں 4 میں سے 6 پروجیکٹ اوقات گذار رہے ہوں گے۔ اس لئے کہ ان میٹنگوں پر مشتمل ہے تمام کسی بھی منصوبے کو دائیں پاؤں پر اتارنے کے لئے ضروری اقدامات۔
- اس میں شامل ہے تمام اہم کھلاڑی - کک آف ملاقاتیں اس وقت تک شروع نہیں کی جاسکتی ہیں جب تک کہ ہر شخص موجود نہ ہو: مینیجرز ، ٹیم لیڈز ، مؤکل اور کوئی دوسرا جو اس منصوبے میں حصہ لے لے۔ اس بات کا کھو جانا بہت آسان ہے کہ ان سب کا پتہ لگانے کے لئے کِک آف میٹنگ کی وضاحت کے بغیر کس کا انچارج ہے۔
- یہ ہے کھلی اور باہمی تعاون کے ساتھ - جیسا کہ ہم نے کہا، پروجیکٹ کِک آف میٹنگز بحث ہوتی ہیں۔ بہترین لوگ مشغول ہیں۔ تمام شرکاء اور سب سے بہترین آئیڈیا لائیں۔
آپ کی محفلوں میں مزید مشغولیت
ککاس پروجیکٹ کیکوف میٹنگ کے 8 مراحل
تو ، ایک پروجیکٹ کک آف میٹنگ کے ایجنڈے میں دراصل کیا شامل ہے؟ ہم نے اسے نیچے 8 مراحل تک محدود کردیا ہے ، لیکن آپ کو ہمیشہ یاد رکھنا چاہئے کہ وہاں موجود ہے اس قسم کی میٹنگ کے لئے کوئی سیٹ مینو نہیں ہے.
ان 8 مراحل کو بطور رہنما استعمال کریں ، لیکن کبھی بھی یہ نہ بھولیں کہ آخری ایجنڈا ہے آپ!
مرحلہ نمبر 1 - تعارف اور آئس بریکر
قدرتی طور پر، کسی بھی کِک آف میٹنگ کو شروع کرنے کا واحد طریقہ شرکاء کو ایک دوسرے سے واقف کرانا ہے۔ آپ کے پروجیکٹ کی لمبائی یا وسعت سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے، کلائنٹس اور ٹیم کے اراکین کو ایک دوسرے کے ساتھ پہلے نام کی شرائط پر ہونا ضروری ہے اس سے پہلے کہ وہ ایک دوسرے کے ساتھ مؤثر طریقے سے کام کرسکیں۔
اگرچہ ایک سادہ 'گو-راؤنڈ-دی-ٹیبل' قسم کا تعارف لوگوں کے ناموں سے واقف کرانے کے لیے کافی ہے، لیکن ایک آئس بریکر اس کی ایک اور پرت شامل کر سکتا ہے۔ شخصیت سے مطابقت رکھتی ہے۔ اور موڈ ہلکا کریں پروجیکٹ کک آف کے آگے
اس کو آزمایے: پہیے کو گھماؤ 🎡
الف پر کچھ آسان تعارف عنوانات رکھیں اسپنر وہیل، پھر ٹیم کے ہر رکن کو اس کو گھمانے اور وہیل کے کسی بھی موضوع پر جواب دینے کو کہیں۔ مضحکہ خیز سوالات کی حوصلہ افزائی کی جاتی ہے، لیکن اسے کم و بیش پیشہ ورانہ رکھنا یقینی بنائیں!
اس طرح اور چاہتے ہیں؟ 💡 ہمارے پاس ہے کسی بھی میٹنگ کے لیے 10 آئس بریکر یہیں.
مرحلہ # 2 - پروجیکٹ کا پس منظر
رسمی اور تہوار ختم ہونے کے ساتھ، اب وقت آگیا ہے کہ ٹھنڈے کاروبار کو ختم کر کے آگے بڑھیں۔ میٹنگ کو کامیابی سے شروع کرنے کے لیے، آپ کے پاس کک آف میٹنگ کا واضح ایجنڈا ہونا چاہیے!
جیسا کہ تمام عمدہ کہانیاں ہوتی ہیں ، ابتدا میں ہی شروع کرنا بہتر ہے۔ تمام خط و کتابت کا خاکہ آپ اور آپ کے مؤکلوں کے مابین اس منصوبے میں شامل ہر فرد کو مکمل طور پر شامل کرنے کے ل. تاکہ اب تک کیا ہوا ہے۔
یہ ای میلز ، متن ، اسکرین شاٹ ہوسکتا ہے جو پہلے کی میٹنگوں سے منٹ یا کسی ایسے وسائل سے جو آپ کی کمپنی اور آپ کے مؤکل کے لئے کسی بھی طرح کے سیاق و سباق کو شامل کرے۔ ہر ایک کے لئے ٹائم لائن بنا کر تصور کرنا آسان بنائیں۔
مرحلہ # 3 - منصوبے کا مطالبہ
خط و کتابت کے پس منظر کے علاوہ ، آپ گہرا غوطہ لگانا چاہیں گے کی تفصیلات میں کیوں اس منصوبے کو پہلے جگہ سے شروع کیا جارہا ہے۔
یہ ایک اہم مرحلہ ہے کیونکہ یہ ان تکلیف دہ نکات کا واضح جائزہ پیش کرتا ہے جس کو پروجیکٹ حل کرنے کے درپے ہے ، جو ایسی ٹیم ہے جس کو دونوں ٹیموں اور مؤکلوں کو ہر وقت اپنے دماغ میں سب سے آگے رکھنا پڑتا ہے۔
حفاظت کرو 👊
اس طرح کے مراحل زیر بحث ہیں۔ اپنے مؤکلوں سے پوچھیں اور آپ کی ٹیم کو اپنے خیالات پیش کرنے کے ل as تاکہ ان کے خیال میں اس منصوبے کا خواب کیوں دیکھا گیا؟
اگر قابل اطلاق ہوتا ہے تو ، آپ کو ہمیشہ چینل کی کوشش کرنی چاہئے گاہک کی آواز اس سیکشن میں. صارفین کی حقیقی دنیا کی مثالوں کو ماخذ کرنے کے لیے کلائنٹ کے ساتھ تعاون کریں جس میں درد کے پوائنٹس کا ذکر کیا جائے جنہیں آپ کا پروجیکٹ ٹھیک کرنے کی کوشش کر رہا ہے۔ ان کی رائے کو یہ شکل دینا چاہئے کہ آپ کی ٹیم اس منصوبے تک کیسے پہنچتی ہے۔
مرحلہ # 4 - منصوبے کے اہداف
تو آپ نے اس کا جائزہ لیا ہے گزشتہ منصوبے کا ، اب وقت دیکھنے کو ملے گا مستقبل.
آپ کے منصوبے کے لئے براہ راست اہداف اور کامیابی کی واضح تعریف ہونا آپ کی ٹیم کو واقعتا work اس میں کام کرنے میں مدد دے گی۔ نہ صرف یہ ، یہ آپ کے مؤکل کو دکھائے گا کہ آپ کام کے بارے میں سنجیدہ ہیں اور اسی طرح کے اعلی داؤ پر بھی چلتے ہیں کہ یہ کیسے چلتا ہے۔
اپنے کک آف اجلاس کے شرکاء سے پوچھیں 'کامیابی کیسی ہوگی؟' کیا یہ زیادہ صارفین ہیں؟ مزید جائزے؟ بہتر گاہکوں کی اطمینان کی شرح؟
قطع نظر کوئی مقصد نہیں ، یہ ہمیشہ ہونا چاہئے…
- کامیاب - خود کو بڑھاو مت۔ اپنی حدود کو جانیں اور اپنے مقصد کے ساتھ آئیں اصل میں حاصل کرنے کا ایک موقع ہے.
- قابل اطلاق - ڈیٹا کے ساتھ اپنے مقصد کو آگے بڑھاو۔ ایک مخصوص نمبر کا ارادہ کریں اور اس کی طرف اپنی پیشرفت کا سراغ لگائیں۔
- وقت ختم ہوا - اپنے آپ کو ایک آخری تاریخ دیں۔ اس آخری تاریخ سے پہلے اپنے مقاصد تک پہنچنے کے لئے ہر ممکن کوشش کریں۔
مرحلہ نمبر 5 - کام کا بیان
'کِک آف میٹنگ' میں 'گوشت' ڈالنا ، ایک بیان کا کام (ایس ڈبلیو) منصوبے کی خصوصیات اور اس کے انجام دینے کے طریقہ کار میں ایک بہت بڑا ڈوبکی ہے۔ یہ مین بلنگ کک آف میٹنگ ایجنڈے پر اور آپ کی توجہ زیادہ تر حاصل کرنی چاہئے۔
اس انفوگرافک کو دیکھیں کہ اپنے کام کے بیان میں کیا شامل کریں۔
ذہن میں رکھنا کہ کام کا بیان اتنا زیادہ بحث کے بارے میں نہیں ہے جتنا باقی پروجیکٹ کک آف میٹنگ ایجنڈے میں ہے۔ یہ واقعی وقت ہے جب کسی پروجیکٹ کی سیدھے سادگی کا باعث بنے عمل کی منصوبہ بندی کرنا آئندہ منصوبے کے ل، ، پھر اس کے لئے گفتگو کو محفوظ کریں اجلاس کی اگلی آئٹم.
بالکل جیسے آپ کی کِک آف میٹنگ ، آپ کے کام کا بیان ہے سپر متغیر. آپ کے کام کے بیان کی خصوصیات ہمیشہ اس منصوبے کی پیچیدگی ، ٹیم کے سائز ، شامل حصوں ، وغیرہ پر منحصر ہوں گی۔
مزید جاننا چاہتے ہیں؟ 💡 اس کی جانچ کریں کام کے ایک بیان کو تیار کرنے کے بارے میں جامع مضمون.
مرحلہ نمبر 6 - سوال و جواب کے سیکشن
اگرچہ آپ آخر تک اپنے سوال و جواب کے حصے کو چھوڑنے پر مجبور محسوس کرسکتے ہیں ، لیکن ہم واقعتا it اس کے انعقاد کی سفارش کریں گے کام کے اپنے بیان کے بعد.
اس طرح کا خوبصورت گوشت والا طبقہ یقینا آپ کے مؤکل اور آپ کی ٹیم دونوں کے سوالات کو جنم دے گا۔ سبھی کے ذہنوں میں میٹنگ کا بڑا حصہ اتنا تازہ رہنے کی وجہ سے ، جب لوہا گرم ہے تو اس پر حملہ کرنا بہتر ہے۔
اپنے سوال و جواب کی میزبانی کے لئے انٹرایکٹو پریزنٹیشن سوفٹ ویئر کا استعمال ہر چیز کو آسانی سے ٹکرانے میں مدد مل سکتا ہے ، خاص طور پر اگر آپ کے پروجیکٹ کیک آف میٹنگ میں زیادہ تعداد میں حاضری موجود ہو….
- یہ ہے منظم - سوالات (مقبولیت کے ذریعہ) مقبولیت کے ذریعہ یا وقت کے مطابق ترتیب دیئے جاتے ہیں اور اس کا جواب 'جواب دہی' کے طور پر لگایا جاسکتا ہے یا سب سے اوپر پن ہوجاتا ہے۔
- یہ ہے معتدل - سوالات کو اسکرین پر دکھائے جانے سے پہلے ان کی منظوری دی جاسکتی ہے اور اسے خارج کیا جاسکتا ہے۔
- یہ ہے گمنام - سوالات گمنام طور پر جمع کرائے جاسکتے ہیں ، مطلب یہ ہے کہ ہر ایک کی آواز ہوتی ہے۔
مرحلہ # 7 - امکانی مشکلات
جیسا کہ ہم نے پہلے بھی کہا تھا ، ایک پروجیکٹ کک آف میٹنگ اتنے کھلے اور ایماندار ہونے کے بارے میں ہے۔ اس کس طرح آپ کی تعمیر اعتماد کا احساس جانے کے بعد اپنے موکل کے ساتھ۔
اس مقصد کے لئے ، ان امکانی مشکلات پر تبادلہ خیال کرنا بہتر ہے جو اس منصوبے کے دوران درپیش پڑسکتے ہیں۔ کوئی بھی آپ سے مستقبل کے بارے میں پیش گوئی کرنے کے لئے نہیں کہتا ہے ، صرف ان رکاوٹوں کی آزمائشی فہرست کے ساتھ آنے کے لئے جن میں آپ داخل ہوسکتے ہیں۔
جب آپ ، آپ کی ٹیم اور آپ کا مؤکل مختلف منصوبوں کے ساتھ اس پروجیکٹ کے قریب پہنچے گا تو ، یہ حاصل کرنا مثالی ہے سب ممکنہ مسئلے کے مباحثے میں شامل۔
مرحلہ # 8 - چیک ان ہو رہا ہے
اپنے مؤکل کے ساتھ باقاعدگی سے جانچ پڑتال دونوں فریقوں کے مابین اعتماد کو مستحکم کرنے کا ایک اور طریقہ ہے۔ آپ کی پروجیکٹ کیک آف میٹنگ میں ، آپ کے بارے میں کچھ سوالات کے جوابات ہیں کیا، کب ، کون اور کس طرح یہ چیک ان ہونے والے ہیں۔
درمیان میں چیکنگ ایک نہایت عمدہ توازن عمل ہے شفافیت اور کوشش. جتنا ممکن ہو سکے کے طور پر کھلا اور شفاف ہونا بہت اچھا ہے ، لیکن آپ کو اس حد تک ہی انتظام کرنا ہوگا کہ آپ واقعی کس حد تک دستیاب ہوں گے be کھلی اور شفاف
اس بات کو یقینی بنائیں کہ اجلاس کے اختتام سے قبل آپ کے سوالات کے جوابات ہیں:
- کیا؟ - بالکل کس حد تک مؤکل کو اپ ڈیٹ کرنے کی ضرورت ہے؟ کیا انہیں ترقی کی ہر چھوٹی چھوٹی تفصیل کے بارے میں جاننے کی ضرورت ہے ، یا یہ اس بات کی اہم علامت ہے؟
- کب؟ - آپ کی ٹیم کو آپ کے مؤکل کو کتنی بار اپ ڈیٹ کرنا چاہئے؟ کیا انہیں ہر روز کیا کرتے ہیں ، یا ہفتے کے آخر میں جو کچھ انہوں نے سنبھالا ہے اس کا خلاصہ کرنا چاہئے؟
- کون ہے؟ - کون سا ٹیم کا ممبر ہوگا جو موکل کے ساتھ رابطہ کرے؟ کیا اس پورے پروجیکٹ میں ہر ٹیم کا ایک ممبر ، ہر مرحلے پر ، یا صرف ایک ہی نمائندہ ہوگا؟
- کیسا رہے گا؟ - مؤکل اور نمائندے کس طریقہ سے رابطے میں رہنے جا رہے ہیں؟ باقاعدہ ویڈیو کال ، ای میل یا مستقل طور پر تازہ کاری کی گئی براہ راست دستاویز؟
جیسا کہ کسی پروجیکٹ کک آف میٹنگ کے ایجنڈے میں بیشتر آئٹموں کا معاملہ ہے ، تو کھل کر بات کرنا بہتر ہے۔ ایک بڑی ٹیم اور مؤکلوں کے بڑے گروپ کے ل might ، آپ کو ایسا کرنا آسان ہوسکتا ہے براہ راست رائے شماری تاکہ ممکنہ طور پر بہترین چیک ان فارمولہ قائم کیا جا سکے اور آپ اختیارات کو ختم کرسکیں۔
مزید جاننا چاہتے ہیں؟ some کچھ چیک کریں اپنے کلائنٹس کے ساتھ چیک ان کرنے کے بہترین طریقے.
AhaSlides کے ساتھ مؤثر طریقے سے سروے کریں۔
پروجیکٹ کِک آف میٹنگ ایجنڈا ٹیمپلیٹ
آپ کی مہارت سے منصوبہ بند کک آف میٹنگ کے ساتھ ہی بورڈ روم میں کچھ ذہنوں کو اڑانے کے منتظر ، آخری لمس تھوڑا سا ہوسکتا ہے بات چیت یہ سب اکٹھا کرنے کے ل.
کیا آپ کو صرف یہ معلوم تھا؟ کاروبار کے 29٪ اپنے مؤکلوں کے ساتھ منسلک محسوس کریں (گیلپ)؟ منحرف ہونا B2B سطح پر ایک وبا ہے، اور یہ رسمی کارروائیوں کے ذریعے کِک آف میٹنگز کو ایک فلیٹ، غیر متاثر کن عمل کی طرح محسوس کر سکتا ہے۔
انٹرایکٹو سلائیڈوں کے ذریعہ اپنے مؤکلوں اور ٹیموں کو شامل کرنا واقعی کرسکتا ہے شرکت کو بڑھانا اور توجہ کا دائرہ بڑھاؤ.
AhaSlides ایک ہے اوزار کا ہتھیار بشمول لائیو پول، سوال و جواب اور ذہن سازی کی سلائیڈز، اور یہاں تک کہ لائیو کوئز اور آپ کے پروجیکٹ کو صحیح طریقے سے روشن کرنے کے لیے گیمز۔
اپنی کک آف میٹنگ کیلئے مفت ، نو ڈاؤن لوڈ ٹیمپلیٹ حاصل کرنے کے لئے نیچے کلک کریں۔ اپنی خواہش کی کوئی بھی چیز تبدیل کریں اور اسے بلا معاوضہ پیش کریں!
مفت AhaSlides اکاؤنٹ بنانے کے لئے نیچے کلک کریں اور انٹرایکٹوٹی کے ذریعہ اپنی خود کی منگنی میٹنگیں بنانا شروع کریں!
