8 میں مؤثر طریقے سے ملازمین کے لیے جائزہ لینے کے لیے 2024 تجاویز

ملازمین کے جائزے کسی بھی تنظیم کے انسانی وسائل کے انتظام کا ایک اہم پہلو ہیں۔ یہ جائزے تنظیموں کو اپنے ملازمین کی کارکردگی کا جائزہ لینے، تاثرات فراہم کرنے اور بہتری کے لیے اہداف طے کرنے کا موقع فراہم کرتے ہیں۔ 

تاہم، ایک کامیاب انعقاد ملازمین کے لئے جائزہ ایک مشکل کام ہو سکتا ہے. لہذا، اس میں blog پوسٹ کریں، ہم کچھ مفید تجاویز اور مثالیں دریافت کریں گے تاکہ آپ کو ملازمین کے لیے مفید جائزہ لینے میں مدد ملے۔ 

مزید کام کی تجاویز کے ساتھ AhaSlides

• ملازم کی کارکردگی کا جائزہ
• کام کے اہداف کی تشخیص کے لیے مثالیں۔
• کارکردگی کی تشخیص کی مثالیں۔
• خود تشخیص کی مثالیں۔

کی میز کے مندرجات

• ایک ملازم کا جائزہ کیا ہے؟
• ملازمین کے لیے مؤثر طریقے سے جائزہ لینے کے لیے تجاویز
• کلیدی لے لو 

ملازمین کے لیے جائزہ کیا ہے؟

ایک ملازم کا جائزہ ایک ایسا عمل ہے جس میں ایک آجر ایک مدت کے دوران ملازم کی کارکردگی کا جائزہ لیتا ہے۔ تنظیموں کے لیے یہ ایک موقع ہے کہ وہ اپنے ملازم کے بارے میں تاثرات شیئر کریں، اہداف طے کریں، اور ملازمین کے شعبوں کی بہتری کے لیے نشاندہی کریں۔

اس کے علاوہ، ملازمین کو ان کے کرداروں میں اضافہ اور ترقی میں مدد کرنے کے لیے ملازم کا جائزہ اہم ہے، اس کے ساتھ ساتھ آجروں کو یہ جانچنے کی اجازت دیتا ہے کہ ان کی ٹیم تنظیم کے اہداف کو پورا کر رہی ہے۔

جائزہ کھلے مواصلات اور مسلسل بہتری کے کلچر کی حوصلہ افزائی کرکے کام کا ایک مثبت اور نتیجہ خیز ماحول بنانے میں بھی مدد کرسکتا ہے۔

ملازمین کے لیے مؤثر طریقے سے جائزہ لینے کے لیے تجاویز

ملازم کے لیے موثر جائزہ لینے میں آپ کی مدد کرنے کے لیے یہاں کچھ عملی تجاویز ہیں:

1/ واضح مقاصد اور توقعات کی وضاحت کریں - ملازم کے لیے جائزہ

واضح مقاصد اور توقعات طے کر کے، آپ اور ملازم اس بات پر توجہ مرکوز کر سکتے ہیں کہ جائزے کا مقصد کیا حاصل کرنا ہے۔ اس سے یہ یقینی بنانے میں مدد مل سکتی ہے کہ جائزہ دونوں فریقوں کے لیے فائدہ مند ہے۔ 

جائزے کے لیے واضح اہداف طے کرنے کے طریقے کے بارے میں کچھ اقدامات یہ ہیں:

جائزہ لینے کے مقصد کی وضاحت کریں۔

آپ کو سوال کا جواب دے کر شروع کرنا ہوگا "اس جائزے کا مقصد کیا ہے؟"۔ کیا یہ ایک مخصوص مدت (3 ماہ، 6 ماہ، سال کے آخر) میں ملازمین کی کارکردگی کا جائزہ لینا ہے، بہتری کے لیے شعبوں کی نشاندہی کرنا، یا مستقبل کے لیے اہداف مقرر کرنا؟ یا مندرجہ بالا سب؟ ملازمین کے ساتھ بات چیت کریں تاکہ وہ سمجھ سکیں کہ جائزہ کس لیے ہے۔

مخصوص اہداف کا خاکہ بنائیں

ایک بار جب آپ جائزے کے مقصد کی وضاحت کر لیتے ہیں، تو ان مخصوص اہداف کا خاکہ بنائیں جنہیں آپ حاصل کرنا چاہتے ہیں۔ ان اہداف کو تنظیم کے اہداف اور SMART (مخصوص، قابل پیمائش، قابل حصول، متعلقہ، اور وقت کے پابند) کے ساتھ ہم آہنگ ہونا چاہیے۔

مثال کے طور پر، ملازم کی کارکردگی کے جائزے کے مقصد اور مخصوص مقاصد ہوں گے جیسے: 

مقصد: پچھلے چھ ماہ کے دوران ملازم کی کارکردگی کا جائزہ لینا اور بہتری کے لیے شعبوں کی نشاندہی کرنا۔

مخصوص مقاصد:

• پچھلے چھ ماہ کے دوران ملازم کی کارکردگی کا جائزہ لیں، بشمول سیلز اہداف، کسٹمر کی اطمینان کی درجہ بندی وغیرہ۔
• ان علاقوں کی نشاندہی کریں جہاں ملازم نے بہترین کارکردگی کا مظاہرہ کیا ہے اور وہ جگہیں جہاں انہیں اضافی مدد کی ضرورت ہو سکتی ہے۔
• بہتری کے شعبوں پر تعمیری رائے دیں اور اگلے 6 ماہ کے لیے قابل عمل اہداف طے کرنے کے لیے ملازم کے ساتھ تعاون کریں۔

2/ پیشگی تیاری کریں - ملازم کے لیے جائزہ

ایک بار جب آپ نے ملازم کے جائزے کے مقصد کا تعین کر لیا، تو آپ کو ملازم کی کارکردگی کی ایک جامع تصویر رکھنے کے لیے معلومات اور ڈیٹا تیار کرنے کی ضرورت ہے۔

• ملازم کی ملازمت کی تفصیل کا جائزہ لیں: اس بات کو یقینی بنانے کے لیے ملازم کی ملازمت کی تفصیل کا جائزہ لیں کہ آپ کی تشخیص ان کی ذمہ داریوں اور اہداف کے مطابق ہے۔

• ڈیٹا اکٹھا کرنا: تمام متعلقہ ملازمین کا ڈیٹا اکٹھا کریں، جیسے پیداواری پیمائش، ماہانہ رپورٹس، ٹائم کیپنگ ریکارڈز، اور کسٹمر فیڈ بیک۔ یہ معلومات آپ کو ملازم کی طاقتوں اور کمزوریوں کی نشاندہی کرنے میں مدد کرے گی جن میں بہتری کی ضرورت ہے۔

• پچھلے جائزوں کا جائزہ لیں: ملازمین کے پچھلے جائزے دیکھیں تاکہ یہ معلوم کیا جا سکے کہ وہ کہاں بہتر ہوئے ہیں اور کہاں مسائل بار بار ہو رہے ہیں۔

• دوسروں سے رائے حاصل کریں: اپنے ملازمین کے ساتھیوں، ماتحتوں، یا گاہکوں سے ان کی کارکردگی کے بارے میں بصیرت حاصل کرنے کے لیے بات کریں۔

• ایجنڈا طے کریں: جائزہ لینے کے لیے ایک ایجنڈا بنائیں، ان اہم شعبوں کا خاکہ بنائیں جن پر آپ تبادلہ خیال کرنا چاہتے ہیں، اور اسے ملازم کو بھیجیں تاکہ وہ تیار ہوں۔

• وقت اور جگہ کا شیڈول بنائیں: اس بات کو یقینی بنائیں کہ ہر چیز کا احاطہ کرنے کے لئے کافی وقت طے کریں جس پر بات کرنے کی ضرورت ہے۔ اور جائزہ ایک آرام دہ اور پرسکون جگہ پر ہونا چاہیے، خلفشار یا رکاوٹوں سے پاک۔

3/ مخصوص مثالیں فراہم کریں - ملازم کے لیے جائزہ

جائزے کے دوران مخصوص مثالیں اور مخصوص معلومات فراہم کر کے، آپ ملازمین کو یہ سمجھنے میں مدد کر سکتے ہیں کہ وہ کیا اچھا کر رہے ہیں اور انہیں کس چیز میں بہتری لانے کی ضرورت ہے۔ آپ مندرجہ ذیل جواب دے سکتے ہیں:

مخصوص مثالیں استعمال کریں۔

عام کرنے کے بجائے، ملازم کی کامیابیوں اور بہتری کے شعبوں کی وضاحت کے لیے مخصوص مثالیں استعمال کریں۔ 

• مثال کے طور پر، اگر آپ کسی ملازم کی بہترین مواصلاتی صلاحیتوں کو اجاگر کرنا چاہتے ہیں، تو مخصوص مثالیں دیں کہ وہ کس طرح گاہکوں سے بات کرتے ہوئے، یا دوسرے محکموں میں ساتھیوں کے ساتھ تعاون کرتے ہوئے مؤثر طریقے سے بات چیت کرتے ہیں۔ 

مخصوص ڈیٹا استعمال کریں۔

جب بھی ممکن ہو، اپنے تاثرات کو سپورٹ کرنے کے لیے ڈیٹا کا استعمال کریں۔ 

• مثال کے طور پر، اگر آپ کسی ملازم سے اس کے سیلز ریکارڈ کے بارے میں بات کر رہے ہیں، تو آپ موازنہ کرنے کے لیے مخصوص نمبر فراہم کر سکتے ہیں۔ جیسے کہ ان کی فروخت کا ریکارڈ پچھلے مہینے سے زیادہ ہے، یا ان کے لائے ہوئے نئے گاہکوں کی تعداد، یا ان کی تبادلوں کی شرح۔

مبہم زبان سے گریز کریں۔

رائے دیتے وقت مبہم زبان استعمال کرنے سے گریز کریں۔ 

• یہ کہنے کے بجائے کہ "آپ کو زیادہ پیداواری ہونے کی ضرورت ہے"، اس کی مخصوص مثالیں دیں کہ ملازمین کہاں زیادہ نتیجہ خیز ہو سکتے ہیں اور وہ کس طرح بہتر ہو سکتے ہیں، جیسے کہ "آپ کو ٹائم مینجمنٹ ٹول استعمال کرنا چاہیے تاکہ ڈیڈ لائن ختم ہونے سے بچا جا سکے۔"

4/ تعمیری تاثرات فراہم کریں - ملازم کے لیے جائزہ

تعمیری تاثرات فراہم کر کے، آپ ملازمین کو ان کے کردار میں بڑھنے اور ترقی دینے میں مدد کر سکتے ہیں۔ یہ تعمیری رائے دینے کے لیے ایک گائیڈ ہے:

• رویے پر توجہ مرکوز کریں، شخص نہیں: یاد رکھیں کہ آپ کے ملازمین کی شخصیت یا شخصیت کے بجائے ان کے طرز عمل اور اعمال پر توجہ مرکوز کرنے سے آپ کے تاثرات کو تعمیری رکھنے میں مدد ملتی ہے اور کسی بھی تنازعات، ذاتی حملوں یا تنقید سے گریز کیا جاتا ہے۔

• ایک معاون اور احترام والا لہجہ استعمال کریں۔: تعاون اور احترام کا احساس آپ اور آپ کے ملازمین کے درمیان مثبت کام کرنے والے تعلقات کو برقرار رکھنے میں مدد کرے گا۔ اس کے علاوہ، یہ یقینی بناتا ہے کہ ملازمین آرام دہ محسوس کریں اور بہتری کے لیے حوصلہ افزائی کریں۔

• مخصوص فیڈ بیک فراہم کریں۔: جیسا کہ اوپر ذکر کیا گیا ہے، رائے دیتے وقت مخصوص رہیں اور اپنی بات کو واضح کرنے کے لیے مثالیں فراہم کریں۔

• قابل عمل اقدامات فراہم کریں۔: بہتری کے لیے قابل عمل اقدامات فراہم کریں، تاکہ ملازمین کو معلوم ہو کہ انہیں اپنی کارکردگی کو بہتر بنانے کے لیے کون سے مخصوص اقدامات کرنے کی ضرورت ہے۔

• ایک مثبت نوٹ پر ختم کریں: ملازم کی خوبیوں اور بہتری کے امکانات کو اجاگر کرتے ہوئے، مثبت نوٹ پر تاثرات ختم کریں۔ یہ ملازمین کی حوصلہ افزائی اور تبدیلی کی طرف مثبت رویہ برقرار رکھنے میں مدد کرتا ہے۔

5/ ایک ایکشن پلان تیار کریں - ملازم کے لیے جائزہ

بہتری کے لیے شعبوں کی نشاندہی کرنے یا نئے اہداف طے کرنے کے بعد، آپ اور ملازم کو ان کے لیے ایک ایکشن پلان پر اتفاق کرنا ہوگا۔ ایک ایکشن پلان کو درج ذیل معلومات کی ضرورت ہوگی:

• مخصوص اعمال کی شناخت کریں۔: اہداف کو مخصوص اعمال میں تقسیم کریں جو ملازم انہیں حاصل کرنے کے لیے لے سکتا ہے۔ یہ کارروائیاں وضاحت اور توجہ فراہم کرنے میں مدد کرتی ہیں، جس سے ملازم کے لیے اپنے مقاصد کے لیے کام کرنا آسان ہو جاتا ہے۔

• ٹائم لائنز سیٹ کریں۔: ہر عمل کے لیے مخصوص ٹائم لائنز کا تعین کریں، جو عجلت پیدا کرنے میں مدد کرتا ہے اور اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ اہداف کی طرف پیش رفت ہو رہی ہے۔

• ضروری وسائل کی شناخت کریں۔: اس بات کا تعین کریں کہ ملازم کو اپنے مقاصد کے حصول کے لیے کن وسائل کی ضرورت ہوگی۔ اس میں تربیت، سرپرستی، یا ساتھیوں یا مینیجرز کی اضافی مدد شامل ہو سکتی ہے۔

• پیشرفت کی نگرانی کریں۔: اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ ایکشن پلان کام کر رہا ہے اور ضرورت پڑنے پر ایڈجسٹمنٹ کی جا سکتی ہے، پیش رفت کی باقاعدگی سے نگرانی کریں۔

یہ منصوبہ ان کے ساتھ مربوط کیا جا سکتا ہے۔ ذاتی ترقیاتی منصوبہ۔ کام پر ترقی پر توجہ مرکوز کرنے کے کچھ مراحل میں۔

6/ کامیابیوں کو تسلیم کریں - ملازم کے لیے جائزہ

ملازمین کی کامیابیوں کو تسلیم کرنا ایک مؤثر جائزہ لینے کے عمل کا ایک لازمی حصہ ہے۔ اس سے حوصلے بڑھ سکتے ہیں اور ملازمین کو اعلیٰ سطح پر کارکردگی کا مظاہرہ جاری رکھنے کی ترغیب مل سکتی ہے۔ ملازمین کی کامیابیوں کو تسلیم کرنے کے لیے کچھ نکات درج ذیل ہیں:

• کام کی بات کرو: ملازم کی کامیابیوں کو تسلیم کرتے وقت، اس بارے میں مخصوص رہیں کہ انہوں نے کیا اچھا کیا اور یہ کیوں ضروری ہے۔ ملازمین اپنی شراکت کے لیے قابل قدر اور تعریف محسوس کر سکتے ہیں۔
• کامیابیوں کو اہداف کے ساتھ ترتیب دیں: کامیابیوں کو تسلیم کرتے وقت، انہیں ملازم کے لیے مقرر کردہ اہداف کے ساتھ ترتیب دیں۔ اس سے ملازمین کو یہ دیکھنے میں مدد ملتی ہے کہ ان کی کوششوں سے مطلوبہ نتائج حاصل کرنے میں واضح فرق پڑتا ہے۔
• کامیابی کا جشن منائیں: جائزے کے عمل کے دوران ملازمین کی کامیابیوں کا جشن زبانی شناخت، تحریری انعامات، یا انعام اور حوصلہ افزائی کی دوسری شکلوں کے ذریعے کیا جا سکتا ہے۔
• مخلص رہو: ملازم کی کامیابیوں کو تسلیم کرتے وقت، اپنی تعریف اور تعریف میں مخلص رہیں۔ 

7/ کھلی بات چیت کی حوصلہ افزائی کریں - ملازم کے لیے جائزہ

جائزے کے دوران کھلی بات چیت کی حوصلہ افزائی کرنا اس بات کو یقینی بنانے کے لیے ضروری ہے کہ ملازمین سننے اور قابل قدر محسوس کریں۔ یہاں کھلے مواصلات کی حوصلہ افزائی کرنے کے بارے میں کچھ اقدامات ہیں:

• ایک محفوظ اور آرام دہ جگہ بنائیں: ملازم کے لیے اپنے تاثرات کا اظہار کرنے اور سوالات پوچھنے کے لیے ایک محفوظ اور آرام دہ ماحول بنائیں۔ یہ اعتماد پیدا کرنے میں مدد کرتا ہے اور کھلے مواصلات کی حوصلہ افزائی کرتا ہے۔

• فعال طور پر سنیں: ملازم جو کچھ کہہ رہا ہے اسے فعال طور پر سنیں، بغیر کسی مداخلت یا ان کا فیصلہ کیے بغیر۔ وہ اپنے خیالات اور احساسات کا کھل کر اظہار کرنے کے لیے سنا اور قابل قدر محسوس کریں گے اور حوصلہ افزائی کریں گے۔

• کھلے سوالات پوچھیں۔: کھلے سوالات پوچھنا ملازم کو مزید تفصیلی رائے دینے میں مدد کر سکتا ہے۔ یہ ایک زیادہ بامعنی گفتگو کو آسان بنانے کا موقع ہے اور ملازم کو جائزے میں زیادہ ایماندار ہونے کی ترغیب دیتا ہے۔

8/ فالو اپ - ملازم کے لیے جائزہ

جائزے کے بعد باقاعدگی سے پیروی کرتے ہوئے، آپ اس بات کو یقینی بنا سکتے ہیں کہ ملازم اپنے اہداف کی طرف پیش رفت کر رہا ہے اور یہ کہ کسی بھی مسئلے کو وقت پر حل کیا جا رہا ہے۔ 

اس کے علاوہ، جائزے کے بعد باقاعدگی سے پیروی کرنے سے کام کی جگہ میں جوابدہی اور مسلسل بہتری کا کلچر پیدا کرنے میں مدد ملتی ہے۔

کلیدی لے لو 

ملازم کے لیے جائزے کا انعقاد صحت مند اور پیداواری افرادی قوت کو برقرار رکھنے اور تیار کرنے کا ایک لازمی حصہ ہے۔ اس مضمون میں ہم نے جن تجاویز پر بات کی ہے ان پر عمل کرکے، آپ اس بات کو یقینی بنا سکتے ہیں کہ آپ کا جائزہ لینے کا عمل موثر، منصفانہ اور ملازم اور تنظیم دونوں کے لیے فائدہ مند ہے۔

اور ہر روز اپنے ملازمین کی حوصلہ افزائی اور حوصلہ افزائی کرنا نہ بھولیں۔ پہلے سے تیار ٹیمپلیٹس سے AhaSlides. تربیتی پروگراموں کی ڈیزائننگ، میٹنگ ایجنڈا، کِک آف پروجیکٹ میٹنگز، ملازمین کے سروے اور مزید کچھ اتنا پرجوش کبھی نہیں تھا۔ اچھی طرح سے ایک کوشش کے قابل!

*حوالہ: جوش برسین