کیا ہے منصوبے کی منصوبہ بندی کے عملپراجیکٹ مینجمنٹ میں؟
پراجیکٹ کے اچھے انتظام میں پانچ بنیادی مراحل شامل ہیں: آغاز، منصوبہ بندی، عمل درآمد، نگرانی اور کنٹرول، اور بندش کے ساتھ تکمیل۔ یہ نوٹ کرنا ضروری ہے کہ کامیاب پروجیکٹوں میں سے کوئی بھی ان مراحل میں سے کسی کو نظر انداز نہیں کرسکتا، خاص طور پر پروجیکٹ کی منصوبہ بندی کا عمل جو ہر چیز کو ٹریک کرنے کے لیے رکھتا ہے، جیسے کہ وقت پر اور بجٹ کے اندر ڈیلیور ہونا۔
پروجیکٹ کی منصوبہ بندی پراجیکٹ کے لائف سائیکل کے مرکز میں ہے، جس کا مطلب یہ بھی ہے کہ یہ سب سے مشکل مرحلہ ہے۔ تاہم، وہاں جانے کا ہمیشہ ایک طریقہ ہوتا ہے۔
اس مضمون میں، ہم پراجیکٹ کی منصوبہ بندی، تعریف، مثالیں، عمل، اور منصوبہ بندی کے کچھ ٹولز کے بارے میں مزید سیکھتے ہیں تاکہ آپ کو پروجیکٹ کی منصوبہ بندی کے عمل کو بہتر طور پر سمجھنے اور اس کی مشکلات سے نمٹنے کا طریقہ سیکھنے میں مدد ملے۔
منصوبے کی منصوبہ بندی کا عمل کیسے بنایا جائے | تصویر: فریپک
بہتر مشغولیت کے لیے نکات
اپنے پروجیکٹ کو بہتر طریقے سے منظم کرنے کے لیے ایک انٹرایکٹو طریقہ تلاش کر رہے ہیں؟
اپنی اگلی میٹنگز کھیلنے کے لیے مفت ٹیمپلیٹس اور کوئز حاصل کریں۔ مفت میں سائن اپ کریں اور جو چاہیں لے لیں۔ AhaSlides!
🚀 مفت اکاؤنٹ حاصل کریں۔سے 'گمنام تاثرات' کی تجاویز کے ساتھ کمیونٹی کی رائے جمع کریں۔ AhaSlidesپروجیکٹ پلاننگ کی تعریف کیا ہے؟
پروجیکٹ کی منصوبہ بندی کو ایک مقررہ مدت کے اندر کسی خاص مقصد کو حاصل کرنے کے لیے درکار ضروری اقدامات اور وسائل کی خاکہ نگاری، تنظیم اور حکمت عملی کے منظم عمل کے طور پر بیان کیا جا سکتا ہے۔ یہ ایک فعال نقطہ نظر ہے جس میں مقاصد کی نشاندہی کرنا، ایک روڈ میپ بنانا، اور پیداواری صلاحیت کو بہتر بنانے اور خطرات کو کم کرنے کے لیے وسائل مختص کرنا شامل ہے۔
منصوبے کی منصوبہ بندی کے عمل کے 7 مراحل
اس حصے میں، ہم مندرجہ ذیل منصوبے کی منصوبہ بندی میں شامل 7 مراحل کا جائزہ لیتے ہیں:
مرحلہ 1: پروجیکٹ کے مقاصد اور دائرہ کار کی وضاحت
منصوبے کی منصوبہ بندی کے عمل کا ابتدائی مرحلہ پراجیکٹ کے مقاصد اور دائرہ کار کی واضح وضاحت کے گرد گھومتا ہے۔ اس میں مطلوبہ نتائج کو سمجھنا، اسٹیک ہولڈرز کی شناخت کرنا، اور قابل پیمائش اہداف کا قیام شامل ہے۔ پراجیکٹ کی حدود، ڈیلیوری ایبلز، اور رکاوٹوں کا تعین بعد میں منصوبہ بندی کی سرگرمیوں کی بنیاد رکھتا ہے۔
مثال کے طور پر، Nike اگلے سال 3,00,000 یونٹس فروخت کرنے کے لیے فروخت کا مقصد مقرر کرتا ہے، جو کہ موجودہ فروخت کے مقابلے میں 30% زیادہ ہے۔
مرحلہ 2: ایک جامع پروجیکٹ کی تشخیص کا انعقاد
باخبر فیصلہ سازی اور خطرے میں تخفیف کے لیے پراجیکٹ کا مکمل جائزہ بہت ضروری ہے۔ اس مرحلے میں پروجیکٹ کی ضروریات، وسائل، ممکنہ خطرات اور انحصار کا تفصیلی تجزیہ کرنا شامل ہے۔ منصوبے کی فزیبلٹی، قابل عملیت، اور ممکنہ چیلنجز کا اندازہ لگا کر، منصوبہ ساز کامیابی کے اہم عوامل کی نشاندہی کر سکتے ہیں اور ممکنہ رکاوٹوں کو دور کرنے کے لیے حکمت عملی تیار کر سکتے ہیں۔
مرحلہ 3: کام کی خرابی کا ڈھانچہ تیار کرنا (WBS)
اس منصوبے کی منصوبہ بندی کے مرحلے میں، پورے منصوبے کو چھوٹے، قابل انتظام اجزاء میں تقسیم کیا گیا ہے۔ اس نقطہ نظر کو ورک بریک ڈاؤن ڈھانچہ (WBS) کہا جاتا ہے جو کاموں، ذیلی کاموں، اور ڈیلیوری ایبلز کی درجہ بندی کی نمائندگی کرتا ہے، جس سے وضاحت اور تنظیم کو یقینی بنایا جاتا ہے۔ یہ وسائل کی تقسیم، اور کام کی ترتیب میں سہولت فراہم کرتا ہے، اور پروجیکٹ پر عمل درآمد کے لیے ایک منطقی فریم ورک قائم کرتا ہے۔
مرحلہ 4: وسائل کا تخمینہ لگانا اور ٹائم لائنز کا قیام
پراجیکٹ کی منصوبہ بندی کی کامیابی کے لیے وسائل کا تخمینہ اور ٹائم لائن کا قیام بھی اہم ہے۔ اس مرحلے کا مقصد ہر کام کے لیے ضروری عملے، بجٹ کے مختص اور مواد کا تعین کرنا ہے۔ کام کے انحصار، ترجیحات، اور دستیاب وسائل پر غور کرنے سے، منصوبہ ساز یا مینیجرز راستے میں اہم سنگ میلوں کی نشاندہی کرتے ہوئے، حقیقت پسندانہ ٹائم لائنز تیار کر سکتے ہیں۔
مرحلہ 5: خطرے کی شناخت اور تخفیف کی حکمت عملی
کوئی بھی منصوبہ خطرات سے محفوظ نہیں ہے، اور ان کو جلد از جلد حل کرنا کسی منصوبے پر عملدرآمد کے لیے بہت ضروری ہے۔ اس مرحلے کے دوران، ممکنہ خطرات اور غیر یقینی صورتحال کی نشاندہی، تجزیہ، اور ترجیح دی جاتی ہے۔ خطرات کو کم کرنے کے لیے فعال حکمت عملی تیار کی جاتی ہے، جس میں ہنگامی منصوبوں کو شامل کیا جاتا ہے، خطرے کی منتقلی کے طریقہ کار، اور عمل کے متبادل کورسز ہوتے ہیں۔ خطرے کی باقاعدہ نگرانی اور تشخیص پورے منصوبے کے لائف سائیکل کے دوران موافقت کو یقینی بناتی ہے۔
مرحلہ 6: مواصلات اور اسٹیک ہولڈر کی مصروفیت
گلو کی طرح، مؤثر مواصلات ایک پروجیکٹ کو ایک ساتھ روک سکتا ہے۔ ایک مواصلاتی منصوبہ قائم کرنا جو چینلز، فریکوئنسی، اور اسٹیک ہولڈرز کی شمولیت کا خاکہ پیش کرتا ہے۔ باقاعدہ اسٹیٹس اپ ڈیٹس، پیشرفت کی رپورٹس، اور باہمی تبادلہ خیال شفافیت کو فروغ دیتا ہے، ہم آہنگی کو بڑھاتا ہے، اور اسٹیک ہولڈر کی توقعات کا انتظام کرتا ہے۔
مرحلہ 7: نگرانی، کنٹرول، اور تشخیص
ایک مؤثر منصوبے کی منصوبہ بندی کے فریم ورک کے فائنل میں آنا مسلسل نگرانی اور تشخیص کا مرحلہ ہے۔ یہ مرحلہ پیشرفت کو ٹریک کرنے، قائم شدہ سنگ میلوں سے موازنہ کرنے اور انحرافات کی نشاندہی پر توجہ مرکوز کرتا ہے۔ اگر ضروری ہو تو، منصوبے کو اس کے مقاصد کے ساتھ دوبارہ ترتیب دینے کے لیے ایڈجسٹمنٹ کی جاتی ہے۔ سیکھے گئے اسباق کو دستاویزی شکل دی جاتی ہے، جس سے علم کی منتقلی اور مستقبل میں بہتری آتی ہے۔
منصوبے کی منصوبہ بندی کے 7 مراحل کیا ہیں؟پروجیکٹ پلاننگ کے اجزاء کیا ہیں؟
یہاں پراجیکٹ کی منصوبہ بندی کے عمل کے 7 اہم اجزاء ہیں:
- انتظام میں منصوبہ بندی کا دائرہ: منصوبے کی حدود اور مقاصد کو واضح طور پر بیان کریں۔
- کام کی خرابی کا ڈھانچہ (WBS): پروجیکٹ کو چھوٹے، قابل انتظام کاموں میں توڑنا۔
- ٹائم لائن اور سنگ میل: ایک حقیقت پسندانہ ٹائم لائن قائم کرنا اور پیش رفت کو ٹریک کرنے کے لیے سنگ میل طے کرنا۔
- وسائل کی تقسیم:ضروری وسائل کی شناخت اور مختص کرنا، بشمول اہلکار، بجٹ اور مواد۔
- خطرے کا تجزیہ اور تخفیف: ممکنہ خطرات کی نشاندہی کرنا اور ان کو کم کرنے کے لیے حکمت عملی تیار کرنا۔
- مواصلاتی منصوبہ: پروجیکٹ کے اسٹیک ہولڈرز کے درمیان ہم آہنگی اور تعاون کو آسان بنانے کے لیے موثر مواصلاتی چینلز کا قیام۔
- نگرانی اور جائزہ: منصوبے کی پیشرفت کی نگرانی اور پہلے سے طے شدہ KPIs کے خلاف کارکردگی کا جائزہ لینے کے لیے میکانزم کو نافذ کرنا۔
پروجیکٹ کی منصوبہ بندی کا عمل کیوں ضروری ہے؟
یہ پروجیکٹ کی کارکردگی اور کامیابی کے امکانات کو بڑھاتا ہے۔
پروجیکٹوں کے ناکام ہونے کی کئی وجوہات ہیں اور ان میں سے ایک ٹیم کے ارکان کے درمیان مقاصد، اہداف اور ذمہ داریوں کی وضاحت کرنے میں ناکامی ہے (تقریباً 39% تخمینہ)۔ اگر ٹیم کے ممبران اپنے انفرادی کرداروں اور ذمہ داریوں کے بارے میں الجھن میں ہوں تو پروجیکٹ آسانی سے نہیں چلے گا۔ مزید برآں، واضح مقاصد اور اہداف کی کمی یا منصوبے کی سمت اور مقصد کی غلط فہمی غلط ترتیب اور توجہ کی کمی کا باعث بن سکتی ہے، جس کے نتیجے میں غیر متوقع خرابیاں، اور دائرہ کار میں کمی واقع ہو سکتی ہے۔
یہ ٹیم کے تعاون اور مواصلات کو بہتر بناتا ہے۔
ایک اچھی طرح سے منظم منصوبہ ٹیم کے اراکین کو مؤثر طریقے سے بات چیت اور تعاون کرنے کا موقع فراہم کرتا ہے۔ خاص طور پر جب بات کراس ڈپارٹمنٹل یا کراس کمپنی کے منصوبوں کی ہو، جس میں بہت سے عملے اور مختلف پس منظر کے ماہرین کی شمولیت کے ساتھ مل کر کام کرتے ہیں، منصوبہ بندی کا کردار اور بھی واضح ہوتا ہے۔ نتیجے کے طور پر، واضح مواصلات اور تعاون ٹیم ورک کو بڑھاتا ہے، مشترکہ وژن کو فروغ دیتا ہے، ملازمین کے کم تنازعات، اور ایک مثبت پروجیکٹ ماحول کو فروغ دیتا ہے۔
یہ وسائل کی اصلاح کو یقینی بناتا ہے۔
وقت، انسانی وسائل، بجٹ، سازوسامان اور مواد سمیت وسائل کے بہترین استعمال کے لیے منصوبہ بندی حتمی عمل ہے۔ پہلے سے مطلوبہ وسائل کی نشاندہی کرکے، پروجیکٹ ٹیم اس بات کو یقینی بنا سکتی ہے کہ صحیح وسائل صحیح وقت پر دستیاب ہوں، تاخیر اور نقل کو کم سے کم کرنے کے ساتھ ساتھ کارکردگی کو بہتر بنایا جائے۔
یہ خطرات اور غیر متوقع مسائل کو کم کرتا ہے۔
خطرات کی ابتدائی شناخت کر کے، پراجیکٹ ٹیم خطرے کے جواب کی منصوبہ بندی کی حکمت عملی اور ان سے نمٹنے کے لیے ہنگامی منصوبے تیار کر سکتی ہے۔ یہ فعال نقطہ نظر خطرات کے امکانات اور اثرات کو کم کرنے، پروجیکٹ کی کارکردگی کو بڑھانے اور ناکامی کے امکانات کو کم کرنے میں مدد کرتا ہے۔
پروجیکٹ کی منصوبہ بندی کا بہترین عمل کیا ہے؟
منصوبے کی بہتر منصوبہ بندی کے ساتھ ساتھ منصوبہ بندی کے دوران پیش آنے والے چیلنجوں پر قابو پانے کے لیے، پراجیکٹ کی منصوبہ بندی کے کچھ طریقوں پر غور کرنا ضروری ہے۔ وہ مؤثر طریقے سے منصوبوں کی منصوبہ بندی اور ان کا نظم و نسق کرنے کے لیے استعمال کیے جانے والے منظم طریقوں اور فریم ورک کا حوالہ دیتے ہیں۔
آبشار کی منصوبہ بندی
آبشار کا طریقہ کار ایک ترتیب وار طریقہ ہے جو منصوبے کو الگ الگ مراحل میں تقسیم کرتا ہے، جس میں ہر ایک مرحلے کی تعمیر پچھلے مرحلے پر ہوتی ہے۔ یہ ایک لکیری ترقی کی پیروی کرتا ہے، جہاں اگلے مرحلے میں جانے سے پہلے ہر مرحلے کو مکمل کرنا ضروری ہے۔ کلیدی مراحل میں عام طور پر ضروریات کو جمع کرنا، ڈیزائن، ترقی، جانچ، تعیناتی، اور دیکھ بھال شامل ہیں۔ آبشار اچھی طرح سے متعین اور مستحکم ضروریات کے ساتھ منصوبوں کے لئے بہترین موزوں ہے۔
PRINCE2 (کنٹرولڈ ماحولیات میں پروجیکٹس)
PRINCE2 ایک عمل پر مبنی پراجیکٹ مینجمنٹ کا طریقہ کار ہے جو وسیع پیمانے پر برطانیہ اور عالمی سطح پر استعمال ہوتا ہے۔ یہ پروجیکٹ کی منصوبہ بندی، نگرانی اور کنٹرول کے لیے ایک منظم فریم ورک فراہم کرتا ہے۔ PRINCE2 پروجیکٹوں کو قابل انتظام مراحل میں تقسیم کرتا ہے اور موثر گورننس، رسک مینجمنٹ اور اسٹیک ہولڈر کی مصروفیت پر زور دیتا ہے۔ یہ کاروباری جواز اور جامع دستاویزات پر اپنی توجہ کے لیے بڑے پیمانے پر پہچانا جاتا ہے۔
PRISM (منصوبوں کا انضمام، دائرہ کار، وقت، اور وسائل کا انتظام)
PRISM پروجیکٹ مینجمنٹ انسٹی ٹیوٹ (PMI) کے ذریعہ تیار کردہ ایک پروجیکٹ مینجمنٹ طریقہ کار ہے۔ یہ ایک جامع فریم ورک فراہم کرتا ہے جس میں انضمام، دائرہ کار، وقت اور وسائل کا انتظام شامل ہے۔ PRISM پراجیکٹ کی منصوبہ بندی کے لیے ایک منظم نقطہ نظر پر زور دیتا ہے، جس میں پراجیکٹ کے مقاصد کی وضاحت، کام کی خرابی کے ڈھانچے کی تشکیل، سرگرمیوں کا شیڈول، اور وسائل مختص کرنے جیسے عمل کو شامل کرنا۔
کچھ پروجیکٹ پلاننگ ٹولز اور سافٹ ویئر کیا ہیں؟
آج کے تیز رفتار اور متحرک کاروباری منظر نامے میں پراجیکٹ پلاننگ ٹولز اور سافٹ ویئر موثر پراجیکٹ مینجمنٹ کے لیے ناگزیر ہو گئے ہیں۔ ایک پروجیکٹ مینیجر کے طور پر، آپ ان سر فہرست تجاویز پر ایک نظر ڈال سکتے ہیں:
مائیکروسافٹ پروجیکٹایک جامع پروجیکٹ پلاننگ سافٹ ویئر ہے جو مختلف صنعتوں کے پیشہ ور افراد کے ذریعہ وسیع پیمانے پر استعمال کیا جاتا ہے۔ یہ کاموں، وسائل، ٹائم لائنز، اور بجٹ کو منظم کرنے کے لیے مضبوط خصوصیات کی ایک رینج پیش کرتا ہے۔
آسنایک ورسٹائل پروجیکٹ پلاننگ ٹول ہے جو اپنی مضبوط خصوصیات اور لچک کے لیے جانا جاتا ہے۔ یہ ٹیموں کو منصوبہ بندی کرنے، منظم کرنے اور منصوبوں کو مؤثر طریقے سے ٹریک کرنے کے لیے ایک مرکزی پلیٹ فارم پیش کرتا ہے۔
Trelloایک مقبول ٹاسک پلاننگ سافٹ ویئر ہے جو اپنی سادگی اور بصری اپیل کے لیے جانا جاتا ہے۔ اس کا صارف دوست انٹرفیس بورڈز، فہرستوں اور کارڈز پر مشتمل ہے، جو ٹیموں کو آسانی سے کاموں کو ترتیب دینے اور ترجیح دینے کی اجازت دیتا ہے۔
پروجیکٹ پلاننگ کے 10 مراحل کیا ہیں؟
پراجیکٹ کی منصوبہ بندی کا عمل ہر تنظیم کے لحاظ سے مختلف ہوتا ہے، منصوبوں کے دائرہ کار اور پیمانے پر منحصر ہوتا ہے۔ کچھ مینیجرز پراجیکٹ کی منصوبہ بندی کے 10 مراحل کو حسب ذیل ترجیح دے سکتے ہیں:
- پروجیکٹ کے مقاصد اور اہداف کی وضاحت کریں۔
- پروجیکٹ اسٹیک ہولڈرز کی شناخت کریں۔
- منصوبے کے دائرہ کار کا مکمل تجزیہ کریں۔
- تفصیلی کام کی خرابی کا ڈھانچہ (WBS) تیار کریں۔
- پروجیکٹ کے انحصار اور کاموں کی ترتیب کا تعین کریں۔
- وسائل کی ضروریات کا اندازہ لگائیں اور وسائل کا منصوبہ بنائیں۔
- ایک حقیقت پسندانہ پروجیکٹ شیڈول تیار کریں۔
- پراجیکٹ کے خطرات کی شناخت اور تشخیص کریں۔
- ایک مواصلاتی منصوبہ بنائیں۔
- پروجیکٹ کی منظوری حاصل کریں اور پروجیکٹ پلان کو حتمی شکل دیں۔
اکثر پوچھے گئے سوالات
منصوبے کی منصوبہ بندی میں سب سے اہم کیا ہے؟
پراجیکٹ کی منصوبہ بندی کے ایک مؤثر عمل میں، اس بات کی نشاندہی کرنا کہ کلیدی ڈیلیور ایبلز کیا ہوں گے اور انہیں کس کے ذریعے مخصوص وقت کی حد کے اندر فراہم کیا جائے گا، انتہائی اہم ہے، جو پورے پروجیکٹ کی پیشرفت کو متاثر کرتا ہے۔
انتظام میں منصوبہ بندی سب سے اہم کیوں ہے؟
پراجیکٹ کی منصوبہ بندی اور نظام الاوقات کو پراجیکٹ مینجمنٹ کا پہلا اور اہم قدم سمجھا جا سکتا ہے۔ مناسب منصوبہ بندی کے بغیر، کامیابی کے امکانات نمایاں طور پر کم ہو جاتے ہیں۔ یہ پراجیکٹ کے موثر عمل درآمد اور کنٹرول کی بنیاد رکھتا ہے۔
فائنل خیالات
یہ نوٹ کرنا ضروری ہے کہ ہر چیز کو مثبت پیشرفت میں رکھنے کے لیے پروجیکٹ کی منصوبہ بندی بہترین عمل ہے۔ اگرچہ پراجیکٹ پلاننگ سافٹ ویئر پراجیکٹ پلاننگ کے عمل کی پیداواری صلاحیت کو بہتر بنانے میں مدد کر سکتا ہے، براہ کرم اسے معمولی نہ سمجھیں، پراجیکٹ مینیجر اور ٹیم کوآرڈینیشن کا کردار بہت زیادہ اہم ہے۔
لہذا، ایک ہونا مت بھولنا تعارفی اجلاسپروجیکٹ کے آغاز میں تمام ٹیموں کو جوڑنا اور اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ آپ کی ٹیمیں پورے پروجیکٹ کے دوران اعلیٰ کارکردگی اور حوصلہ افزائی کرتی ہیں۔ اگر آپ کو مزید دل چسپ اور دلچسپ میٹنگ پریزنٹیشنز یا تربیت کی ضرورت ہے، AhaSlidesبہت سے مفت اعلی درجے کی خصوصیات اور ٹیمپلیٹس اور تمام کمپنیوں کے لیے مسابقتی قیمتوں کے منصوبے کے ساتھ آپ کا بہترین پارٹنر ہو سکتا ہے۔
فرائض اور کاموں کو مختص کرنے سے پہلے اپنی ٹیم کے ارکان کا جائزہ لینے کے لیے وقت نکالیں۔