Stel je voor: je hebt uren besteed aan het voorbereiden van je presentatie. De dia's zien er geweldig uit. De inhoud is solide. Maar zodra je voor het publiek staat, is je geheugen leeg. Je slaat een punt over op dia drie. Je raakt de draad kwijt op dia zeven. Je bent klaar en herinnert je meteen de drie dingen die je vergeten bent te zeggen.
Sprekersnotities lossen dat probleem op. Niet door je te veranderen in iemand die een script voorleest, maar door je een stil vangnet te bieden dat je op het juiste spoor houdt zonder dat je publiek het ooit merkt.
De meeste presentatoren gebruiken notities helemaal niet, of ze gebruiken ze verkeerd. Deze handleiding behandelt beide: hoe je snel notities toevoegt in PowerPoint en hoe je ze gebruikt om je presentatie daadwerkelijk te verbeteren.
Waarom de sprekersnotities de moeite waard zijn
Het meest voor de hand liggende voordeel is zelfvertrouwen. Wanneer je belangrijkste punten, overgangen en kerncijfers direct onder je dia staan, hoef je minder na te denken over wat er daarna komt en kun je je meer richten op het daadwerkelijk contact maken met je publiek.
Maar notities doen meer dan alleen je zenuwen kalmeren. Ze houden je dia's overzichtelijk. Alles wat anders als een derde opsommingsteken of een muur van tekst op het scherm zou belanden, kan in je notities staan, waar alleen jij het kunt zien. Je publiek krijgt de visuele informatie. Jij krijgt de details.
Ze zorgen er ook voor dat je presentatie herhaalbaar is. Als je dezelfde sessie aan meerdere groepen geeft, zorgen gedetailleerde aantekeningen ervoor dat je elke keer dezelfde stof behandelt, zonder dat je je gedachten voor elke sessie helemaal opnieuw hoeft op te bouwen.
En zodra je presentatie is afgelopen, vormen je aantekeningen een kant-en-klaar naslagwerk. Print ze uit, deel ze of gebruik ze als basis voor een vervolgmail. De voorbereiding die je hebt getroffen hoeft niet verloren te gaan zodra je je laptop dichtklapt.
Notities toevoegen in PowerPoint: stap voor stap
Er zijn drie manieren om sprekersnotities toe te voegen in PowerPoint. Ze werken alle drie. Het verschil zit hem in wanneer en waarom je voor welke methode zou kiezen.
Methode 1: Het deelvenster Notities gebruiken in de normale weergave
Het meest geschikt voor snelle bewerkingen en dagelijks gebruik.
Dit is de snelste manier en degene die de meeste mensen dagelijks gebruiken. Als je presentatie al open is, kun je binnen ongeveer 10 seconden je eerste notitie toevoegen.
Open je presentatie en zorg ervoor dat je in de normale weergave bent. Je vindt deze optie onder het tabblad 'Weergave' bovenaan het scherm. De normale weergave is meestal de standaardinstelling, dus de kans is groot dat je die al gebruikt.
Kijk onderaan het scherm, net onder je dia. Je ziet daar een gedeelte met de tekst 'Klik om notities toe te voegen'. Dat is je notitievenster. Klik erop en begin met typen.
Je kunt je notities net als gewone tekst opmaken: vetgedrukt, cursief, opsommingstekens. Houd het wel simpel. Notities zijn alleen voor jou bedoeld, en hoe overzichtelijker ze zijn, hoe sneller je ze tijdens een presentatie kunt bekijken.
Een praktische tip: het notitievenster is standaard een vrij smalle strook onderaan het scherm. Als je meer dan een of twee regels wilt toevoegen, sleep je de scheidingslijn omhoog voor meer ruimte. Dat maakt het hele proces een stuk eenvoudiger.
Als je klaar bent met een dia, klik je op de volgende miniatuur in het linkerpaneel en herhaal je de procedure. Dat is alles.
Methode 2: De paginaweergave Notities gebruiken
Het meest geschikt voor gedetailleerde, uitgebreide notities of om iemand anders voor te bereiden op een presentatie.
Vind je Methode 1 te krap, dan is dit een goed alternatief. De notitiepaginaweergave geeft je een volledige pagina voor elke dia: de dia zelf bovenaan en daaronder een grote open ruimte voor je notities.
Ga naar het tabblad 'Weergave' en selecteer 'Notitiepagina'. Je ziet precies wat er wordt afgedrukt als je je notities na de sessie wilt verspreiden. Klik in het notitiegebied en typ zoveel als je nodig hebt.
Deze weergave werkt goed wanneer je gedetailleerde scripts schrijft, uitgebreide context toevoegt of aantekeningen voorbereidt voor een presentatie van iemand anders. Het navigeren tussen dia's duurt wel wat langer, dus het is meer geschikt voor een serieuze sessie waarin je aantekeningen maakt dan voor snelle bewerkingen tussendoor.
Methode 3: De overzichtsweergave gebruiken voor meerdere notities
Het meest geschikt voor de beginfase van de planning, wanneer je presentatie nog niet klaar is.
Bij deze methode gaat het minder om het toevoegen van notities en meer om het tegelijkertijd opbouwen van je presentatie en je notities. Als je nog in de planningsfase zit, is het de moeite waard om hier meer over te weten.
Ga naar het tabblad 'Weergave' en selecteer 'Overzichtsweergave'. Je ziet de inhoud van je dia's georganiseerd als één doorlopend tekstdocument. Dit is handig om de structuur goed te krijgen voordat je de afzonderlijke dia's definitief maakt. Je kunt hier je gesprekspunten naast de dia-inhoud opstellen en later beslissen wat een dia wordt en wat in de notities blijft.
Het is niet de meest gebruikelijke aanpak, maar voor mensen die beter denken in tekst dan in dia's, kan het hele bouwproces natuurlijker aanvoelen.
Gebruik de presentatorweergave om notities weer te geven tijdens uw presentatie.
Notities toevoegen is maar de helft van het verhaal. De andere helft is dat je ze kunt zien tijdens je presentatie, zonder dat je publiek ze ook ziet. Dat is wat de Presentatorweergave doet.
Als je bent aangesloten op een tweede scherm of projector, start je de diavoorstelling via het tabblad 'Diavoorstelling'. Zodra de diavoorstelling start, zoek je de optie 'Presentatorweergave' in de bedieningselementen onderaan je scherm. Klik hierop.
Op uw monitor worden nu vier dingen weergegeven: de huidige dia, uw sprekersnotities, een voorbeeld van de volgende dia en een timer. Uw publiek ziet alleen de dia's op het hoofdscherm.
Dit is de opstelling die sprekersnotities echt krachtig maakt. Je kunt even naar je notities kijken, zien wat er gaat komen en je timing in de gaten houden, allemaal zonder je presentatie te onderbreken of je voorbereiding aan de zaal te laten zien.
Een belangrijk punt om vooraf te controleren: de presentatiemodus vereist dat PowerPoint twee aparte schermen herkent. Als deze niet wordt geactiveerd, controleer dan of uw tweede scherm of projector correct is aangesloten en wordt herkend in uw beeldscherminstellingen. Op een Mac opent u de presentatiemodus via het menu 'Diavoorstelling' in plaats van het tabblad 'Presentatorweergave'.
PowerPoint-notities afdrukken
Als je je aantekeningen na een sessie wilt verspreiden, of gewoon een fysieke kopie wilt hebben als naslagwerk, is printen heel eenvoudig.
Ga naar Bestand en vervolgens naar Afdrukken. Zoek in de afdrukinstellingen naar 'Notitiepagina's'. Hiermee wordt elke dia afgedrukt met de bijbehorende notities eronder, één dia per pagina. U kunt alle dia's afdrukken of specifieke dia's selecteren, afhankelijk van uw behoeften.
Het is een simpel ding, maar geprinte aantekeningen zijn verrassend handig om achter te laten na trainingen of workshops. De meeste mensen denken er niet aan. Degenen die het wel doen, krijgen vervolgens veel vaker de vraag naar hun slides.
Hoe schrijf je sprekersnotities die je echt helpen?
Notities toevoegen is het makkelijke deel. Notities schrijven die je presentatie echt verbeteren, vergt wat meer denkwerk. Hieronder lees je wat nuttige notities onderscheidt van notities die je meteen negeert zodra je voor een publiek staat.
Schrijf zoals je praat, niet zoals je schrijft.
Notities zijn geen script. Ze zijn een aanwijzing. Als je in formele, complete zinnen schrijft, zul je ze ofwel woord voor woord voorlezen en robotachtig klinken, of je zult merken dat ze te traag zijn om te scannen en ze helemaal niet meer gebruiken.
Schrijf zoals je iets aan een collega zou uitleggen. Gebruik afkortingen, zinsfragmenten en een informele formulering. "Drie redenen waarom dit belangrijk is" is nuttiger midden in een presentatie dan "Er zijn drie belangrijke redenen waarom dit significant is." Het doel is een snelle blik, geen zorgvuldige lezing.
Houd ze kort genoeg om te scannen.
Als je aantekeningen drie alinea's per dia beslaan, zijn het geen aantekeningen meer. Het is een script waarvan je niet hebt toegegeven dat je het hebt geschreven.
Een of twee korte opsommingstekens per dia zijn meestal voldoende. Als je merkt dat je meer schrijft, vraag je dan af of die extra details wel in je notities thuishoren of dat het erop wijst dat de dia te veel probeert te behandelen.
Voeg je overgangen toe
Dit is iets wat de meeste mensen vergeten. Het is niet genoeg om te weten wat je op elke dia zegt. Je moet ook weten hoe je van de ene naar de volgende dia komt.
Een simpele regel onderaan de notities van elke dia volstaat: "Overgang naar de datadia" of "Vraag de aanwezigen naar hun ervaringen met deze dia voordat we verdergaan." Overgangen zijn vaak de momenten waarop presentatoren de draad kwijtraken, en een korte herinnering is dan voldoende om de verbinding te behouden.
Let op de timing
Voeg globale tijdsindicaties toe aan dia's waar het tempo belangrijk is: "Nog twee minuten hier" of "Reserveer vijf minuten voor vragen aan het einde." Je hoeft niet elke dia te timen, maar als je halverwege weet waar je zou moeten zijn, voorkom je de lichte paniek die ontstaat wanneer je beseft dat je te lang bezig bent terwijl er nog tien dia's te gaan zijn.
Markeer uw nummers
Als je een statistiek, een percentage of een specifiek cijfer noemt, noteer dit dan in je aantekeningen. Niet omdat je het niet meer weet, maar omdat het verkeerd citeren van een getal voor een publiek je geloofwaardigheid stilletjes ondermijnt. Een snelle controle is altijd de moeite waard.
Bepaal voor jezelf waar je moet kijken.
Bij dia's met complexe afbeeldingen, grafieken of meerdere gegevenspunten is een korte aanwijzing handig: "Begin met de linkerkolom" of "De piek in het derde kwartaal is het belangrijkste punt." Zo voorkom je dat je de draad kwijtraakt op je eigen dia terwijl het publiek meekijkt.
Ga nog een stap verder met interactieve presentaties.
Sprekersnotities maken je een zelfverzekerdere en beter georganiseerde presentator. Maar voorbereiding alleen is niet genoeg. De andere helft van een goede presentatie is wat er gebeurt tussen jou en je publiek terwijl je daadwerkelijk in de zaal bent.
Dat is waar tools zoals AhaSlides van pas komen.Terwijl je notities je achter de schermen op het juiste spoor houden, voegt AhaSlides live polls, quizzen, woordwolken en vraag- en antwoordsessies rechtstreeks toe aan je presentatie. Je publiek kan in realtime deelnemen via hun telefoon, de resultaten verschijnen direct op het scherm en de energie in de zaal verandert van passief naar actief.
De twee vullen elkaar goed aan. Jouw aantekeningen zorgen voor de presentatie. AhaSlides richt zich op je publiek. Geen van beide vervangt de ander, en het is essentieel om beide goed te combineren om een presentatie te maken die mensen aandachtig volgen in plaats van een presentatie die ze zich daadwerkelijk herinneren.
Samenvattend: perfectioneer je presentatie met behulp van sprekersnotities.
Goede presentaties ontstaan niet per ongeluk. Ze ontstaan doordat iemand zorgvuldig heeft nagedacht over wat er gezegd moest worden, hoe het gezegd moest worden en wat het publiek eruit moest halen.
Sprekersnotities zijn de plek waar dat denkproces zich afspeelt. Begin ze op de juiste manier te gebruiken en je zult het verschil bijna meteen merken: een vloeiendere presentatie, minder momenten van concentratieverlies en meer zelfvertrouwen in de zaal.
Kies één techniek uit de sectie met beste praktijken en pas deze toe op je volgende presentatie. Kijk wat er verandert. Bouw daar vervolgens op voort.
