Vergaderings speel 'n deurslaggewende rol in besighede en organisasies, en dien as 'n platform om kwessies te bespreek en aan te spreek en interne sake te bestuur om vordering te bevorder. Om die essensie van hierdie byeenkomste vas te lê, hetsy virtueel of persoonlik, Notule van die vergadering or notule van vergadering (MoM) is van kardinale belang om aantekeninge te maak, sleutelonderwerpe wat bespreek is op te som en tred te hou met besluite en besluite wat bereik is.
Hierdie artikel sal jou lei in die skryf van effektiewe vergaderingnotules, met voorbeelde en sjablone om te gebruik, sowel as beste praktyke om te volg.
INHOUDSOPGAWE
- Wat is vergaderingsnotules?
- Wie is die minuut-nemer?
- Hoe om vergaderingnotules te skryf
- Voorbeelde van vergaderingnotules (+ sjablone)
- Wenke om goeie vergaderingnotules te skep
- Belangrike take
Hopelik sal hierdie artikel jou help om nie meer die uitdaging te voel om vergaderingnotules te skryf nie. En moenie vergeet om kreatief en interaktief te wees in elkeen van jou vergaderings met:
- AhaSlides Openbare sjabloon
- Projek Afskopvergadering
- Strategiese Bestuursvergadering
- Vergaderings In Besigheid |10 Tipes en Beste Praktyke
- Vergaderingsagenda | 8 sleutelstappe, voorbeelde en gratis sjablone
- E-pos vir vergaderinguitnodiging | Beste wenke, voorbeelde en sjablone
- AI Online Quiz Creator | Maak vasvrae regstreeks | 2024 onthul
- Gratis Word Cloud Creator
- 14 Beste hulpmiddels vir dinkskrum by skool en werk in 2024
- Wat is 'n graderingskaal? | Gratis Survey Scale Creator
- Random Team Generator | 2024 Random Group Maker onthul
Wat is vergaderingsnotules?
Vergaderingsnotules is 'n geskrewe rekord van die besprekings, besluite en aksie-items wat tydens 'n vergadering plaasvind.
- Hulle dien as 'n verwysing en bron van inligting vir alle deelnemers en diegene wat nie kan bywoon nie.
- Hulle help verseker dat belangrike inligting nie vergeet word nie en dat almal op dieselfde bladsy is oor wat bespreek is en watter aksies om te neem.
- Hulle verskaf ook aanspreeklikheid en deursigtigheid deur besluite en verbintenisse wat tydens die vergadering gemaak is, te dokumenteer.
Wie is die minuut-nemer?
Die Notule-opnemer is verantwoordelik om besprekings en besluite wat tydens die vergadering geneem word, akkuraat aan te teken.
Hulle kan 'n administratiewe beampte, 'n sekretaresse, 'n assistent of bestuurder wees, of 'n vrywillige spanlid wat die taak verrig. Dit is noodsaaklik dat die notule-opnemer goeie organisasie en aantekeninge moet hê, en besprekings effektief kan opsom.
Prettige vergaderingbywoning met AhaSlides
Kry mense op dieselfde tye bymekaar
Eerder as om na elke tafel te kom en mense te 'kyk' vir ingeval hulle nie opdaag nie, kan jy nou mense se aandag trek en bywoning nagaan deur prettige interaktiewe vasvrae met AhaSlides!
🚀 Kry gratis sjablone ☁️
Hoe om vergaderingnotules te skryf
Vir effektiewe vergaderingsnotules, eerstens moet hulle objektief wees, 'n feitelike rekord van die vergadering wees, en vermy persoonlike opinies of subjektiewe interpretasies van besprekings. Volgende, dit moet kort, duidelik en maklik om te verstaan wees, fokus net op die hoofpunte, en vermy die toevoeging van onnodige besonderhede. Uiteindelik, dit moet akkuraat wees en verseker dat alle aangetekende inligting vars en relevant is.
Kom ons gaan in op die besonderhede van die skryf van vergaderingnotules met die volgende stappe!
8 Noodsaaklike komponente van vergaderingnotules
- Datum, tyd en ligging van die vergadering
- Lys van deelnemers en enige verskonings vir afwesigheid
- Agenda en doel van die vergadering
- Opsomming van die besprekings en besluite wat geneem is
- Enige stemme wat geneem is en hul uitkomste
- Aksie-items, insluitend die verantwoordelike party en sperdatum vir voltooiing
- Enige volgende stappe of opvolgitems
- Slotopmerkings of verdaging van die vergadering
Stappe vir die skryf van effektiewe vergaderingnotules
1/ Voorbereiding
Voor die vergadering, vergewis u van die vergaderingsagenda en enige relevante agtergrondmateriaal. Maak seker jy het al die nodige gereedskap, soos 'n skootrekenaar, notaboek en pen. Dit is ook 'n goeie idee om vorige vergaderingnotules te hersien om 'n idee te kry van watter inligting om in te sluit en hoe om een te formateer.
2/ Nota neem
Neem tydens die vergadering duidelike en bondige aantekeninge oor die besprekings en besluite wat geneem is. Jy moet daarop fokus om sleutelpunte, besluite en aksie-items vas te lê, eerder as om die hele vergadering woordeliks oor te skryf. Maak seker dat jy die name van sprekers of enige sleutelaanhalings, en enige aksie-items of besluite insluit. En vermy om in afkortings of snelskrif te skryf wat maak dat ander nie verstaan nie.
3/ Organiseer die notule
Hersien en organiseer jou notas om 'n samehangende en bondige opsomming van jou notule na die vergadering te skep. Jy kan opskrifte en kolpunte gebruik om die notule maklik te lees. Moenie persoonlike opinies of subjektiewe interpretasies van die bespreking neem nie. Fokus op die feite en wat tydens die vergadering ooreengekom is.
4/ Teken die besonderhede op
Jou vergaderingnotules moet alle relevante besonderhede insluit, soos die datum, tyd, ligging en deelnemers. En noem enige belangrike onderwerpe wat bespreek is, besluite en aksie-items wat toegewys is. Maak seker dat jy enige stemme wat geneem is en die uitslag van enige besprekings aanteken.
5/ Aksie items
Maak seker dat jy enige aksie-items wat toegewys is, lys, insluitend wie verantwoordelik is en die sperdatum vir voltooiing. Dit is 'n deurslaggewende deel van die vergaderingnotules, aangesien dit verseker dat almal hul verantwoordelikhede ken en die tydlyn vir die voltooiing daarvan.
6/ Hersiening en verspreiding
U moet die notule hersien vir akkuraatheid en volledigheid, en enige nodige hersienings aanbring. Maak seker dat alle sleutelpunte en besluite aangeteken word. Dan kan jy die notule aan alle deelnemers versprei, hetsy persoonlik of per e-pos. Stoor 'n kopie van die minute op 'n gesentraliseerde plek vir maklike toegang, soos 'n gedeelde skyf of 'n wolk-gebaseerde bergingsplatform.
7/ Opvolg
Maak seker dat die aksie-items van die vergadering opgevolg word en stiptelik voltooi word. Gebruik die notule om vordering na te spoor en seker te maak dat besluite geïmplementeer word. Dit help jou om aanspreeklikheid te handhaaf en verseker dat die vergadering produktief en effektief is.
Voorbeelde van vergaderingnotules (+ sjablone)
1/ Vergaderingsnotule Voorbeeld: Eenvoudige vergaderingsjabloon
Die vlak van detail en kompleksiteit van eenvoudige vergaderingnotules sal afhang van die doel van die vergadering en die behoeftes van jou organisasie.
Oor die algemeen word eenvoudige vergaderingnotules vir interne doeleindes gebruik en hoef dit nie so formeel of omvattend te wees soos ander tipes vergaderingnotules nie.
Dus, as jy dringend nodig het en die vergadering draai om eenvoudige, nie te belangrike inhoud nie, kan jy die volgende sjabloon gebruik:
| Vergadering Titel: [Voeg vergaderingtitel in] Datum: [Voeg datum in] tyd: [Voeg tyd in] Plek: [Voeg ligging in] deelnemers: [Voeg name van deelnemers in] Verskoning vir afwesigheid: [Voeg name in] Agenda: [Voeg agenda-item 1 in] [Voeg agenda-item 2 in] [Voeg agenda-item 3 in] Vergaderingopsomming: [Voeg 'n opsomming in van die besprekings en besluite wat tydens die vergadering geneem is, insluitend enige sleutelpunte of aksie-items.] Aksie-items: [Voeg 'n lys in van enige aksie-items wat tydens die vergadering toegeken is, insluitend die verantwoordelike party en sperdatum vir voltooiing.] Volgende stappe: [Voeg enige volgende stappe of opvolgitems in wat tydens die vergadering bespreek is.] Slotopmerkings: [Voeg enige slotopmerkings of verdaging van die vergadering in.] Geteken: [Voeg handtekening in van die persoon wat notule neem] |
2/ Vergaderingsnotule Voorbeeld: Direksievergadering Sjabloon
Die raadsvergaderingnotule word aangeteken en aan alle lede versprei, wat 'n rekord verskaf van die besluite wat geneem is en die rigting van die organisasie. Daarom moet dit duidelik, volledig, gedetailleerd en formeel wees. Hier is 'n sjabloon vir raadsvergaderingnotules:
| Vergadering Titel: Direksievergadering Datum: [Voeg datum in] tyd: [Voeg tyd in] Plek: [Voeg ligging in] deelnemers: [Voeg name van deelnemers in] Verskoning vir afwesigheid: [Voeg name in van diegene wat om verskoning gevra het vir afwesigheid] Agenda: 1. Goedkeuring van vorige vergadering se notule 2. Finansiële verslag hersiening 3. Bespreking van die strategiese plan 4. Enige ander besigheid Vergaderingopsomming: 1. Goedkeuring van vorige vergaderingnotules: [Voeg hoogtepunte van die vorige vergadering in is hersien en goedgekeur] 2. Finansiële verslagoorsig: [Voeg hoogtepunte van die huidige finansiële situasie en aanbevelings vir toekomstige finansiële beplanning in] 3. Bespreking van die strategiese plan: [Voeg in wat die direksie bespreek het en opdaterings aan die organisasie se strategiese plan gemaak het] 4. Enige ander sake: [Voeg enige ander belangrike sake in wat nie in die agenda ingesluit is nie] Aksie-items: [Voeg 'n lys in van enige aksie-items wat tydens die vergadering toegeken is, insluitend die verantwoordelike party en sperdatum vir voltooiing] Volgende stappe: Die direksie sal 'n opvolgvergadering hê in [Voeg datum in]. Slotopmerkings: Die vergadering het om [Voeg tyd in] verdaag. Geteken: [Voeg handtekening in van die persoon wat notule neem] |
Dit is net 'n basiese raadsvergaderingsjabloon, en jy wil dalk elemente byvoeg of verwyder, afhangende van die behoeftes van jou vergadering en organisasie.
3/ Vergaderingsnotule Voorbeeld: Projekbestuursjabloon
Hier is 'n voorbeeld van 'n vergaderingnotule vir 'n projekbestuursjabloon:
| Vergadering Titel: Projekbestuurspanvergadering Datum: [Voeg datum in] tyd: [Voeg tyd in] Plek: [Voeg ligging in] deelnemers: [Voeg name van deelnemers in] Verskoning vir afwesigheid: [Voeg name in van diegene wat om verskoning gevra het vir afwesigheid] Agenda: 1. Hersiening van projekstatus 2. Bespreking van projekrisiko's 3. Hersiening van spanvordering 4. Enige ander besigheid Vergaderingopsomming: 1. Hersiening van projekstatus: [Voeg enige opdatering oor die vordering in en beklemtoon enige kwessies wat aangespreek moet word] 2. Bespreking van projekrisiko's: [Voeg potensiële risiko's by die projek in en 'n plan om daardie risiko's te versag] 3. Hersiening van spanvordering: [Voeg hersiene vordering in en bespreek enige kwessies wat ontstaan het] 4 Enige ander sake: [Voeg enige ander belangrike sake in wat nie in die agenda ingesluit is nie] Aksie-items: [Voeg 'n lys in van enige aksie-items wat tydens die vergadering toegeken is, insluitend die verantwoordelike party en sperdatum vir voltooiing] Volgende stappe: Die span sal 'n opvolgvergadering hê in [Voeg datum in]. Slotopmerkings: Die vergadering het om [Voeg tyd in] verdaag. Geteken: [Voeg handtekening in van die persoon wat notule neem] |
Wenke om goeie vergaderingnotules te skep
Moenie stres om elke woord vas te vang nie, fokus daarop om die hoofonderwerpe, uitkomste, besluite en aksie-items aan te teken. Plaas die besprekings op 'n regstreekse platform sodat jy al die woorde in 'n groot net kan vang🎣 - AhaSlides' ideebord is 'n intuïtiewe en eenvoudige hulpmiddel vir almal om hul idees vinnig in te dien. Hier is hoe jy dit doen:
Skep 'n nuwe aanbieding met jou AhaSlides rekening, voeg dan die dinkskrumskyfie by in die "peiling"-afdeling.
Skryf jou onderwerp van bespreking, druk dan "Present" sodat almal in die vergadering kan aansluit en hul idees kan indien.
Klink maklik, is dit nie? Probeer hierdie kenmerk nou, dit is net een van die nuttige kenmerke om jou vergaderings met lewendige, robuuste besprekings te help vergemaklik.
Belangrike take
Die doel van vergaderingnotules is om 'n hoëvlakoorsig van die vergadering te verskaf vir diegene wat nie kon bywoon nie, asook om rekord te hou van die uitkomste van die vergadering. Daarom moet die notule georganiseer en maklik verstaanbaar wees, en die belangrikste inligting duidelik en bondig uitlig.
