የክስተት አስተዳደር ኩባንያ | ጊዜን፣ ገንዘብን እና ጭንቀትን ለመቆጠብ 10 ምክሮች

ፍጹም የሆነውን ክስተት ማቀድ ከባድ ስሜት ሊሰማው ይችላል፣ እና እዚያ ነው። የክስተት አስተዳደር ኩባንያዎች ግባ.

የህይወት ዘመን ሰርግ እያለምክ፣ የምስረታ በዓል አከባበርን ስትጥል ወይም የድርጅት ኮንፈረንስ ማዘጋጀት ካለብህ፣ የክስተት አስተዳደር ኩባንያ እይታህን ሰዎች ወደማይረሱት ልምድ ሊለውጠው ይችላል።

የክስተት አስተዳደር ኩባንያ በትክክል ምን እንደሆነ፣ ሚናቸው፣ እና ምርጡን ለመምረጥ ምክሮች እና የቀይ ባንዲራዎች ምን እንደሆኑ ለማወቅ ጽሑፉን ማንበብዎን ይቀጥሉ።

ዝርዝር ሁኔታ

• አጠቃላይ እይታ
• የክስተት አስተዳደር ኩባንያ ምንድን ነው?
• የክስተት አስተዳደር ኩባንያ ተግባር ምንድነው?
• በጣም ጥሩውን የክስተት አስተዳደር ኩባንያ እንዴት መምረጥ ይቻላል?
• የክስተት አስተዳደር ሀሳቦችን ሲገመግሙ ምን ማስወገድ ይኖርብዎታል?
• የክስተት አስተዳደር ኩባንያ ሊያቅዳቸው የሚችላቸው የክስተቶች ምሳሌዎች ምን ምን ናቸው?
• Takeaways

አጠቃላይ እይታ

የክስተት አስተዳደር ኩባንያ ምንድን ነው?

የማንኛውም ሚዛን ዝግጅት ሲያቅዱ፣ ከሠርግ እስከ የድርጅት ስብሰባ፣ የክስተት አስተዳደር ኩባንያ ሁሉም ነገር ያለችግር መሄዱን ማረጋገጥ ይችላል።

የክስተት እቅድ አውጪዎች ፍላጎታቸውን፣ ግባቸውን እና በጀታቸውን ለመረዳት ከደንበኞች ጋር በቅርበት ይሰራሉ። ከዚያም ደንበኞች የአእምሮ ሰላም እንዲኖራቸው ከደንበኛው እይታ ጋር የተጣጣመ አጠቃላይ የዝግጅት እቅድ ነድፈዋል።

የክስተት አስተዳደር ኩባንያ ተግባር ምንድነው?

ሁሉንም የደንበኞችን ፍላጎት የሚያሟላ በጣም ጥሩ ዝግጅት ማደራጀት ያሉ ብዙ የክስተት አስተዳደር ኩባንያ ዓላማዎች አሉ። የአንድ የክስተት አስተዳደር ኩባንያ ዋና ተግባር ደንበኞቻቸውን ወክለው ስኬታማ ክንውኖችን ማቀድ፣ ማስተባበር እና ማስፈጸም ነው። ደንበኞች ስለ ድርጅቱ ከመጨነቅ ይልቅ ዝግጅታቸውን በመደሰት ላይ እንዲያተኩሩ ሁሉንም ሎጂስቲክስ እና ዝርዝሮችን ይይዛሉ።

የክስተት ማደራጃ ድርጅት አንዳንድ ቁልፍ ተግባራት 👇 ያካትታሉ

# 1 - የዝግጅቱን ጽንሰ-ሀሳብ እና እቅድ ማውጣት - ለዝግጅቱ ያለውን ራዕይ, ግቦች እና በጀት ለመረዳት ከደንበኞች ጋር ይሰራሉ, ከዚያም ያንን ራዕይ ለመገንዘብ አጠቃላይ እቅድ ይነድፋሉ.

#2 - የቦታውን ደህንነት ይጠብቁ እና ውሎችን ይደራደሩ - ሊሆኑ የሚችሉ ቦታዎችን ይቃኛሉ ፣ በቦታ ፣ በቦታ ፣ በፋሲሊቲዎች ፣ በዋጋ አሰጣጥ እና ተገኝነት ላይ የተመሰረቱ አማራጮችን ያነፃፅራሉ ፣ ምርጡን ያስጠብቁ እና ደንበኛውን ወክለው ይደራደራሉ።

#3 - አቅራቢዎችን እና ሻጮችን ያስተባበሩ - ሁሉም ነገር ያለችግር መሄዱን ለማረጋገጥ እንደ ምግብ ሰጭዎች፣ ፎቶግራፍ አንሺዎች፣ ማስጌጫዎች፣ ኪራዮች፣ ወዘተ ያሉትን ሁሉንም አስፈላጊ አቅራቢዎችን ይለያሉ፣ ይመርጣሉ፣ ያዛሉ እና ያስተዳድራሉ።

# 4 - የክስተቱን በጀት ያስተዳድሩ - በጀት ያዘጋጃሉ፣ ወጪዎችን ይከታተላሉ እና አሁንም የደንበኛውን ዓላማ እያሳኩ ወጪዎችን ለመቆጠብ መንገዶችን ይፈልጋሉ።

#5 - የጊዜ እና የጊዜ ሰሌዳዎችን ይፍጠሩ - ክስተቱ እንደታሰበው መፈጸሙን ለማረጋገጥ ዝርዝር መርሃ ግብሮችን እና የአደጋ ጊዜ እቅዶችን ያዘጋጃሉ።

#6 - የመዝናኛ እቅድ ማውጣት - እንደ የዝግጅቱ ፕሮግራም አካል ለማንኛውም ትርኢቶች፣ ተናጋሪዎች ወይም እንቅስቃሴዎች ያዘጋጃሉ።

#7 - ማስጌጥ እና ምልክት - አስፈላጊዎቹን ማስጌጫዎች, የተልባ እቃዎች, አበቦች, ደረጃዎች እና አስፈላጊ ምልክቶችን ያዛሉ.

#8 - የክስተት ሰራተኞችን መቅጠር እና ማስተዳደር - ክስተቱን ለማስኬድ እንዲረዳቸው የሚያስፈልጉትን ሁሉንም ጊዜያዊ ሰራተኞች ያገኛሉ፣ይዘዋል እና ያስተዳድራሉ።

#9 - የዝግጅቱን እቅድ ያለምንም እንከን ያስፈጽም - በዝግጅቱ ቀን ማዋቀርን ይቆጣጠራሉ, ሁሉንም ሻጮች ያስተዳድራሉ, ችግሮችን መፍታት እና መርሃግብሩ በታቀደው መሰረት መከናወኑን ያረጋግጣሉ.

#10 - ከዝግጅቱ በኋላ ይከታተሉ - እንደ መሳሪያ መመለሻ፣ የክፍያ መጠየቂያ ክፍያ፣ የምስጋና ማስታወሻ መላክ፣ ስኬቶችን እና መሻሻል ያለባቸውን ቦታዎች መገምገም ያሉ ተግባራትን ያከናውናሉ።

ለተሻለ ክስተቶች ጠቃሚ ምክሮች

• የክስተት አስተዳደር
• መስተጋብራዊ ሙዚየም
• የክስተት ንድፍ

ምርጡን የክስተት አስተዳደር ኩባንያ እንዴት እንደሚመረጥ?

በጣም ጥሩው የክስተት አስተዳደር ኩባንያ ለመፈለግ ጊዜ ሊወስድ ይችላል፣ ነገር ግን በእነዚህ ተጨባጭ ምክሮች፣ ከፊት ለፊትዎ በር ላይ ይሆናሉ🚪

#1 - ልምድ - ከእርስዎ ጋር ተመሳሳይ በሆነ መጠን እና ስፋት ብዙ ክስተቶችን በተሳካ ሁኔታ ያከናወኑ ኩባንያዎችን ያስቡ። የሂደት ሂደት ይኖራቸዋል እና የሚነሱ የተለመዱ ጉዳዮችን እንዴት እንደሚይዙ ያውቃሉ።

#2 - ፖርትፎሊዮ - ኩባንያው ያቀዳቸው እና የሚያስተዳድራቸው ያለፉ ክስተቶች ምሳሌዎችን ይገምግሙ። ከእይታዎ ጋር የሚዛመድ ጥራትን፣ ፈጠራን እና ትኩረትን ለዝርዝር ይፈልጉ።

#3 - ማጣቀሻዎች - ኩባንያው የገባውን ቃል እንደሚፈጽም እና ጉዳዮችን በሙያ እንደሚይዝ ለማረጋገጥ ከቀድሞ ደንበኞች ማጣቀሻዎችን ይጠይቁ እና ያረጋግጡ።

#4 - ስፔሻላይዜሽን - አንዳንድ ኩባንያዎች በኮርፖሬት ዝግጅቶች ላይ ያተኩራሉ ፣ ሌሎች ደግሞ በሠርግ ላይ ያተኩራሉ ። ከእርስዎ የተለየ የክስተት አይነት ጋር የተጣጣሙ ልምድ እና አስፈላጊ ግብዓቶች ወዳለው ይሂዱ።

#5 - ቡድን - ክስተትዎን የሚያቅዱ እና የሚያስፈጽሙትን የክስተት አስተዳደር ቡድን ቁልፍ አባላትን ያግኙ። የእነሱን ሙያዊ ችሎታ፣ ምላሽ ሰጪነት እና ፍላጎቶችዎን እና እይታዎን ይረዱ።

#6 - ውል እና ዋጋ - ምርጡን የኮንትራት ውሎች እና ዋጋዎችን ለማግኘት ብዙ ሀሳቦችን (ቢያንስ 3) ያወዳድሩ። የሥራው ወሰን ግልጽ መሆኑን እና ሁሉንም ክፍያዎች እንደተረዱ ያረጋግጡ።

#7 - መልካም ስም - ግምገማዎችን ፣ ሽልማቶችን (ካለ) ፣ በክስተት ኢንዱስትሪ ድርጅቶች ውስጥ ያለውን አቋም እና ኩባንያው ለምን ያህል ጊዜ እንደ ህጋዊነት እና የጥራት አመልካቾች ንግድ ውስጥ እንደቆየ ያረጋግጡ።

#8 - ግንኙነት - ኩባንያው የእርስዎን ፍላጎቶች በጥሞና ማዳመጥ፣ ሁሉንም ጥያቄዎችዎን መመለስ እና ለጥያቄዎች ፈጣን ምላሽ መስጠት አለበት። ጥሩ ግንኙነት ለተሳካ የስራ ግንኙነት ቁልፍ ነው።

#9 - ተለዋዋጭነት - ምርጥ ኩባንያዎች ከመደበኛ አብነት ጋር በጥብቅ ከመጣበቅ ይልቅ በእርስዎ በጀት እና ምርጫዎች ላይ በመመስረት አገልግሎቶቻቸውን ለማበጀት ፈቃደኞች ናቸው።

#10 - ግልጽነት - በጀቶች ፣ ኮንትራቶች ፣ የጊዜ ሰሌዳዎች እና እቅዶች ውስጥ ሙሉ ግልፅነት ላይ አጥብቀው ይጠይቁ። ሚስጥራዊ ከሆኑ ወይም ዝርዝሮችን ለመጋራት ፈቃደኛ ያልሆኑ ኩባንያዎችን ያስወግዱ።

#11 - የችግር አያያዝ - የሚነሱትን ያልተጠበቁ ጉዳዮች እንዴት ይቋቋማሉ? ጠንካራ የችግር አያያዝ ልምድ ያለው ኩባንያ አደጋዎችን ለማስወገድ ይረዳል.

#12 - ፈጠራ - በፈጠራ መንገዶች ግቦችዎን ለማሳካት ለአዳዲስ ሀሳቦች እና መፍትሄዎች ክፍት ናቸው? ተራማጅ ኩባንያዎች አዲስ ውጤቶችን ያሳድጋሉ።

#13 - ኢንሹራንስ - ለዝግጅትዎ የተጠያቂነት ሽፋንን ጨምሮ አስፈላጊውን መድን ይይዛሉ? ይህ ከአደጋዎች እና የይገባኛል ጥያቄዎች ይጠብቅዎታል።

#14 - እሴቶች - የቢዝነስ አካሄዳቸው እና የኩባንያ እሴቶቻቸው ከድርጅትዎ ባህል ጋር ይጣጣማሉ? የባህል መጣጣም ወደ የጋራ መግባባት ያመራል።

#15 - ቴክኖሎጂ - በቴክኖሎጂ የተካኑ እና ሁልጊዜም የኢንዱስትሪ አዝማሚያዎችን ምርጥ ልምዶችን ይከተላሉ? ዕቅዶችን በማደራጀት እና በትክክለኛው መንገድ ላይ ለማቆየት እንደ የፕሮጀክት አስተዳደር ሶፍትዌር ያሉ ቴክኖሎጂዎችን ይጠቀማሉ? ቴክኖሎጂ ውጤታማነትን ያሻሽላል።

አግባብነት ያለው ልምድ እና የተረጋገጠ ታሪክ፣ ጥሩ ስም እና ልዩ እይታዎን ለማስፈጸም እና ለልዩ ክስተትዎ ከጠበቁት በላይ ለማድረግ አስፈላጊ የሆነውን ተለዋዋጭነት ፣ ግንኙነት እና ግልፅነት ያለው የክስተት አስተዳደር ኩባንያ ይፈልጉ።

የክስተት አስተዳደር ሀሳቦችን ሲገመግሙ ምን ማስወገድ ይኖርብዎታል?

በአንዳንድ የክስተት አስተዳደር ኩባንያዎች ውስጥ ሊመለከቷቸው የሚገቡ የተወሰኑ ቀይ ባንዲራዎች አሉ። እሱን ማስወገድ በኋላ በአፈፃፀም ደረጃ ላይ ያለውን ጥይት ያስወግዳል።

• ግልጽ ያልሆነ ወይም አጠቃላይ ቋንቋ - የእርስዎን ክስተት ዓላማዎች፣ የበጀት መስፈርቶች ወይም የጊዜ መስመርን የማይመለከቱ ሀሳቦች ቀይ ባንዲራ ናቸው። ሃሳባቸውን ከማበጀት ይልቅ አጠቃላይ ቋንቋን ከሚጠቀሙ ኩባንያዎች ይጠንቀቁ።

• ግልጽ ያልሆነ ወይም ያልተገለጸ የስራ ወሰን - የትኞቹን አገልግሎቶች እንደሚሰጡ እና የትኞቹ ተግባራት ከሐሳባቸው እንደተገለሉ በግልጽ ካልገለጹ ኩባንያዎችን ያስወግዱ። ስፋቱ ዝርዝር እና አጠቃላይ መሆን አለበት.

• ከመጠን በላይ ተጨማሪ ክፍያዎች - እንደ ነዳጅ ተጨማሪ ክፍያዎች፣ የአስተዳደር ክፍያዎች ወይም በግልጽ ያልተገለጹ ተጨማሪ ክፍያዎች ካሉ ፕሮፖዛሎች ይጠንቀቁ። የክፍያ ሂደት ክፍያዎች. እነዚህ ሁሉ ግልጽ እና ግልጽ መሆን አለባቸው.

• ጥያቄዎችን ለመመለስ ፈቃደኛ አለመሆን - አንድ ኩባንያ ስለ እቅድ ዝርዝሮች፣ ኮንትራቶች ወይም የዋጋ አወጣጥ ጥያቄዎችዎን ከመመለስ ቢቆጠብ ምናልባት የሆነ ነገር እየደበቀ ነው ማለት ነው። እምነትን ለመገንባት ግልጽነት አስፈላጊ ነው።

የክስተት አስተዳደር ኩባንያ ሊያቅዳቸው የሚችላቸው የክስተቶች ምሳሌዎች ምን ምን ናቸው?

• ሰርጎች - ሰርግ ማቀድ እና መፈጸም ለብዙ የዝግጅት አስተዳደር ኩባንያዎች ዋና አገልግሎት ነው። ከቦታ ምርጫ እስከ ግብዣ እና የእለቱ ቅንጅት ሁሉንም የእቅድ ስራዎችን ይቆጣጠራሉ።

• ኮንፈረንስ እና የንግድ ትርዒቶች - የክስተት ኩባንያዎች እንደ ኮንፈረንስ፣ ሴሚናሮች፣ ስብሰባዎች፣ የምርት ጅምር እና የንግድ ትርዒቶች ያሉ ትልልቅ የኮርፖሬት ዝግጅቶችን ማደራጀት ይችላሉ። ምዝገባን፣ የተናጋሪ ማስተባበሪያን፣ የቦታ ሎጂስቲክስን፣ ምግብን እና ምዝገባን ያስተዳድራሉ።

• የምርት ማስጀመሪያዎች - የክስተት አስተዳዳሪዎች አዳዲስ ምርቶችን ወይም አገልግሎቶችን ለህዝብ ይፋ ለማድረግ መሳጭ፣ ለቡዝ የሚገባ ክስተቶችን መፍጠር ይችላሉ። እንደ እንቅስቃሴዎች፣ ማሳያዎች እና የማስተዋወቂያ ክፍሎችን ያቅዳሉ የቀጥታ ስርጭት ና ፈተናዎች ደስታን ለመፍጠር.

• የገንዘብ አሰባሳቢዎች እና የበጎ አድራጎት ዝግጅቶች - እንደ የበጎ አድራጎት ኳስ፣ ሩጫ/መራመድ እና ልገሳ ያሉ ለትርፍ ያልሆኑ ዝግጅቶች በክስተት ኩባንያዎች የሚተዳደር ሌላ የተለመደ የዝግጅት አይነት ናቸው። ከፍተኛ ተሳትፎ እና የተሰበሰበ ገንዘብ ላይ ያተኩራሉ።

• የኩባንያ ፓርቲዎች - የክስተት ኩባንያዎች የኩባንያ በዓላትን ለማቀድ እና ለማስተዳደር ይረዳሉ ፣ የበጋ መውጫዎች ፣ የጡረታ በዓላት እና ሌሎች የሰራተኛ ማህበራዊ ዝግጅቶች ዓይነቶች. እንቅስቃሴዎችን እና የምግብ አቅርቦትን ያዘጋጃሉ.

• የሽልማት ሥነ ሥርዓቶች እና ጋላዎች - የዕቅድ ሽልማት ትዕይንቶች፣ የጋላ እራት እና የጥቁር ትስስር ዝግጅቶች ለአንዳንድ ሙሉ አገልግሎት የዝግጅት አስተዳደር ኩባንያዎች ሌላ ልዩ ነገር ነው። የማስጌጫውን፣ የመቀመጫ ገበታዎችን፣ የስጦታ ቅርጫቶችን እና ንግግሮችን ይይዛሉ።

• የምርት ሠርቶ ማሳያዎች - የምርት መስመርን ለማሳየት ለሚያቅዱ ኩባንያዎች፣ የክስተት እቅድ አውጪዎች ምርቱን ለደንበኞች ለማሳየት በይነተገናኝ ማሳያዎችን፣ የሙከራ መኪናዎችን፣ የጣዕም ሙከራዎችን እና ሌሎች ተፅዕኖ ፈጣሪ መንገዶችን መንደፍ ይችላሉ።

የክስተት አስተዳደር ኩባንያዎች የደንበኛን ዓላማ ለማሳካት ሙያዊ ቅንጅት እና ሎጂስቲክስ የሚያስፈልግበት ማንኛውም የታቀዱ ዝግጅቶችን ከቅርበት ሰርግ እስከ ትላልቅ የድርጅት ኮንፈረንስ፣ የገንዘብ ማሰባሰቢያዎች፣ ግብዣዎች፣ የምርት ምረቃ እና ሌሎችም የተለያዩ መጠኖች እና አይነቶች ያቅዳሉ።

Takeaways

የኤክስፐርት የክስተት አስተዳደር ኩባንያ መቅጠር መሰረታዊ ራዕይን ወደ ልምድ ይለውጣል ሰዎች ለዓመታት ማውራት አያቆሙም።

የእነርሱ አስተዳደር ከሎጂስቲክስ ራስ ምታት ነፃ ያወጣዎታል ስለዚህ የጸጋ አስተናጋጅ ሚና ሙሉ በሙሉ እንዲኖሩዎት። የዝግጅቱን ቦታ በፍፁም የተቀናበረ በዓይነ ሕሊናህ ተመልከት፣ ደስ በሚሉ እንግዶች በሚያስደንቅ ምግብ መስተንግዶ እና በሚያስደንቅ መዝናኛ - በክፍሉ ውስጥ ስትንሸራሸር፣ ከሁሉም ሰው ጋር ለመዋሃድ ጊዜ አግኝተሃል። ድንቅ አይደል?

ክስተትዎን የበለጠ በይነተገናኝ ማድረግ ይፈልጋሉ? ይሞክሩ AhaSlides ክፍለ-ጊዜውን ወደ ሌላ ደረጃ የሚያራምዱ ተከታታይ የበረዶ ሰሪዎችን ፣ ምርጫዎችን እና ጥያቄዎችን ለመድረስ።