የጥፍር ፕሮጀክት ኪኮፍ ስብሰባ በራሪ ወረቀት በ8 ደረጃዎች (+ ነፃ አብነት!)

እዚያ ያሉት በጣም ዲሲፕሊን ያላቸው ኩባንያዎች እንኳን አንዳንድ ጊዜ ፕሮጀክቶቻቸው የተሳሳቱ እንደሆኑ ይሰማቸዋል ፡፡ ብዙውን ጊዜ ፣ ችግሩ አንዱ ነው አዘገጃጀት. መፍትሄው ምንድን ነው?በደንብ የተዋቀረ እና ሙሉ በይነተገናኝ የፕሮጀክት መነሳት ስብሰባ!

ከስብሰባ እና ሥነ-ስርዓት በላይ በጥሩ ሁኔታ የተከናወነ የኪኮፍ ስብሰባ በቀኝ እግሩ ላይ አንድ የሚያምር ነገርን ሊያገኝ ይችላል። ደስታን የሚገነባ እና የሚያገኝ የፕሮጀክት ስብሰባ ስብሰባን ለማካሄድ 8 ደረጃዎች እነሆ ሁሉም ሰው በተመሳሳይ ገጽ ላይ።

ማስታወስ ያለብዎት የስብሰባ ምክሮች

አስቀድመው የመክፈቻ ስብሰባ አጀንዳ ሊኖርዎት ይገባል። ቀደም ብሎ የፕሮጀክት መነሻ ኢሜል መላክ በጣም አስፈላጊ ነው! ስለዚህ፣ ጥቂት የጅማሮ ስብሰባ አጀንዳዎችን ናሙናዎች እንይ!

የመክፈቻው ክፍለ ጊዜ አጭር እና አጭር ፣ ብዙ ጨዋታዎች እና እንቅስቃሴዎች ያሉት መሆን አለበት ፣ ምክንያቱም በዚህ ጊዜ AhaSlides በጣም ምቹ ነው የሚመጣው! እንደ ከታች ከእኛ ጋር ተጨማሪ ምክሮችን ይመልከቱ፡-

አማራጭ ጽሑፍ

ውይይቱን በመርገጥ ይጀምሩ ፡፡

በፕሮጀክት የመክፈቻ ስብሰባ ወቅት ከቡድንዎ እና ከደንበኞችዎ ጠቃሚ ግብአት ያግኙ። በዚህ ነፃ አብነት የቀጥታ ምርጫ፣ ጥያቄ እና መልስ እና የሃሳብ መለዋወጫ መሳሪያዎችን ይጠቀሙ!

🚀 አብነት እዩ።

የፕሮጀክት ኪኮፍ ስብሰባ ምንድን ነው?

በቆርቆሮው ላይ እንዳለው ፣ የፕሮጀክት መነቃቃት ስብሰባ ሀ ፕሮጀክትዎን ከጀመሩበት ቦታ ጋር መገናኘት.

አብዛኛውን ጊዜ የፕሮጀክት መነሻ ስብሰባ አንድን ፕሮጀክት ባዘዘው ደንበኛ እና ወደ ሕይወት በሚያመጣው ኩባንያ መካከል የመጀመሪያው ስብሰባ ነው። ሁለቱም ወገኖች በአንድነት ተቀምጠው የፕሮጀክቱን መሰረት፣ አላማ፣ አላማ እና ከሃሳብ እስከ ፍፃሜው እንዴት እንደሚያገኝ ይወያያሉ።

በአጠቃላይ ሲናገሩ ፣ አሉ 2 አይነቶች መታወቅ ያለበት የጅማሮ ስብሰባዎች፡-

የውጭ ፕሮጀክት ጅምር -የልማት ቡድን ከአንድ ሰው ጋር ተቀምጧል ውጭኩባንያው እንደ ደንበኛ ወይም ባለድርሻ አካል ፣ እና ለትብብር ፕሮጀክት ዕቅድን ይወያያል ፡፡
ውስጣዊ PKM - አንድ ቡድን ከ ውስጥ ኩባንያው አንድ ላይ ተቀምጦ ለአዲሱ የውስጥ ፕሮጀክት ዕቅድ ይወያያል ፡፡

እነዚህ ሁለቱም ዓይነቶች የተለያዩ ውጤቶች ሊኖራቸው ቢችልም ፣ የአሰራር ሂደቱንበጣም ተመሳሳይ ነው። በመሠረቱ አለ ክፍል የለምየውስጣዊ የፕሮጀክት ማስጀመሪያ አካል ያልሆነ የውጭ ፕሮጀክት ጅምር - ልዩነቱ ለማን እንደያዙት ብቻ ይሆናል።

ከስብሰባዎችዎ ጋር የበለጠ ተሳትፎ

የፕሮጀክት ኪኮፍ ስብሰባዎች ለምን አስፈላጊ ናቸው?

የኪኮፍ ስብሰባዎች ዓላማ ጮክ እና ግልጽ መሆን አለበት! ብዙ ስራዎችን ለትክክለኛዎቹ ሰዎች በመመደብ ብቻ ፕሮጀክት ለመጀመር ቀላል ሊመስል ይችላል፣ በተለይ በዛሬው የካንባን የቦርድ አባዜ የተጠናወተው የስራ ቦታ። ሆኖም ይህ ቡድኖች ያለማቋረጥ መንገዳቸውን እንዲያጡ ያደርጋቸዋል።

አስታውስ፣ ስለምትገኝ ብቻ ተመሳሳይ ሰሌዳላይ ነህ ማለት አይደለም። ተመሳሳይ ገጽ.

በእሱ እምብርት ላይ የፕሮጀክት ስብሰባ ስብሰባ ሐቀኛ እና ግልጽ ነው መገናኛ በቡድን እና በደንበኛ መካከል ። ነው። አይደለም ፕሮጀክቱ እንዴት እንደሚሠራ ተከታታይ ማስታወቂያዎች ፣ ግን ሀ ንግግርባልታሰበ ክርክር ስለደረሱ ዕቅዶች ፣ ግቦች እና ግቦች ፡፡

የፕሮጀክት ስብሰባን ማካሄድ አንዳንድ ጥቅሞች እነሆ-

ሁሉንም ያገኛል ተዘጋጅቷል - "ዛፍ እንድቆርጥ ስድስት ሰዓት ስጠኝ እና የመጀመሪያዎቹን አራቱን መጥረቢያ ስለው አሳልፋለሁ"አብርሃም ሊንከን ዛሬ በህይወት ከነበረ፣ የመጀመሪያውን 4 ከ6 የፕሮጀክት ሰአታት በፕሮጀክት ጅማሮ ስብሰባ እንደሚያሳልፍ እርግጠኛ መሆን ትችላለህ። እነዚህ ስብሰባዎች ስለያዙ ነው። ሁሉ ማንኛውንም ፕሮጀክት በቀኝ እግር ለማውረድ የሚያስፈልጉትን እርምጃዎች ፡፡
ያካትታል ሁሉም ቁልፍ ተጫዋቾች- ሁሉም ሰው እስካልሆነ ድረስ Kickoff ስብሰባዎች ሊጀምሩ አይችሉም፡ አስተዳዳሪዎች፣ የቡድን መሪዎች፣ ደንበኞች እና በፕሮጀክቱ ውስጥ ድርሻ ያለው ማንኛውም ሰው። ሁሉንም ነገር ለማወቅ የጅምር ስብሰባ ግልጽነት ከሌለው ማን ምን እንደሚመራ ማወቅ በጣም ቀላል ነው።
አዎ ነው ክፍት እና ትብብር - እንደተናገርነው የፕሮጀክት መነሻ ስብሰባዎች ክርክሮች ናቸው። በጣም ጥሩዎቹ ይሳተፋሉ ሁሉ ተሰብሳቢዎች እና ከሁሉም የተሻሉ ሀሳቦችን ከእያንዳንዱ ሰው ያመጣሉ ፡፡

ከስብሰባዎችዎ ጋር የበለጠ ተሳትፎ

ለኪካስ ፕሮጀክት 8 ደረጃዎች የኪኮፍ ስብሰባ

ስለዚህ በፕሮጀክት ማስጀመሪያ ስብሰባ አጀንዳ ውስጥ በትክክል ምን ይካተታል? ከታች ባሉት 8 ደረጃዎች ጠበብነነዋል፣ ግን ሁልጊዜ እንዳለ ማስታወስ አለብዎት ለዚህ አይነት ስብሰባ የተቀመጠ ዝርዝር የለም.

እነዚህን 8 እርከኖች እንደ መመሪያ ይጠቀሙባቸው ፣ ግን የመጨረሻ አጀንዳው ያለበት መሆኑን በጭራሽ አይርሱ አንተ!

ደረጃ # 1 - መግቢያዎች እና የበረዶ ሰሪዎች

በተፈጥሮ፣ ማንኛውንም የመክፈቻ ስብሰባ ለመጀመር ብቸኛው መንገድ ተሳታፊዎች እርስ በእርስ እንዲተዋወቁ በማድረግ ነው። የፕሮጀክትዎ ርዝመት ወይም መጠን ምንም ይሁን ምን፣ ደንበኞች እና የቡድን አባላት አብረው በብቃት ከመስራታቸው በፊት እርስበርስ ስም መሆን አለባቸው።

ሰዎችን ስም እንዲያውቁ ለማድረግ ቀላል 'የጠረጴዛ ዙርያ' አይነት መግቢያ በቂ ቢሆንም፣ የበረዶ ሰባሪ ሌላ ተጨማሪ ንብርብር ሊጨምር ይችላል። ስብዕና ና ስሜቱን ያቀልልከፕሮጀክቱ መጀመር

ይህን ይሞክሩ፡ጎማውን አሽከርክር 🎡

በ ላይ አንዳንድ ቀላል የመግቢያ ርዕሶችን ያኑሩ እሽክርክሪት, ከዚያ እያንዳንዱ የቡድን አባል እንዲሽከረከር ያድርጉት እና መንኮራኩሩ በሚወርድበት በማንኛውም ርዕስ ይመልሱ። አስቂኝ ጥያቄዎች ይበረታታሉ፣ ነገር ግን ብዙ ወይም ባነሰ ሙያዊ ያድርጉት!

እንደዚህ የበለጠ ይፈልጋሉ?💡 አለን ለማንኛውም ስብሰባ 10 የበረዶ ሰሪዎችእዚህ ጋ.

ደረጃ #2 - የፕሮጀክት ዳራ

የሥርዓተ ሥርዓቱ እና የበዓላት አከባበር ከመንገዱ ውጪ፣ የድንጋይ-ቀዝቃዛ ንግድን በማስወገድ ለመጀመር ጊዜው አሁን ነው። ስብሰባው በተሳካ ሁኔታ ለመጀመር፣ ለመክፈቻው ስብሰባ ግልጽ አጀንዳ ሊኖርህ ይገባል!

ሁሉም ምርጥ ታሪኮች እንደሚያደርጉት፣ መጀመሪያ ላይ መጀመር ይሻላል። ሁሉንም ደብዳቤዎች ይዘርዝሩበእርሶ እና በደንበኞችዎ መካከል እስካሁን ባለው ሁኔታ ሁሉም ሰው በፕሮጀክቱ ውስጥ እንዲሳተፍ ለማድረግ።

ይህ ምናልባት ከቀድሞ ስብሰባዎች የተገኙ ደቂቃዎች ወይም ለድርጅትዎ እና ለደንበኛዎ ማንኛውንም ዐውደ-ጽሑፍ የሚጨምሩ ኢሜሎች ፣ ጽሑፎች ቅጽበታዊ ገጽ እይታዎች ሊሆኑ ይችላሉ ፡፡ የጊዜ ሰሌዳን በመፍጠር ሁሉም ሰው በዓይነ ሕሊናው እንዲታይ ቀላል ያድርጉ ፡፡

ደረጃ #3 - የፕሮጀክት ፍላጎት

ከደብዳቤ ዳራ በተጨማሪ፣ በጥልቀት ጠልቀው መግባት ይፈልጋሉ ወደ ዝርዝሮች እንዴት ይህ ፕሮጀክት በመጀመሪያ ደረጃ እየተጀመረ ነው ፡፡

ይህ ፕሮጀክቱ ሊፈታ የሚፈልገውን የህመም ነጥቦችን በግልፅ የሚያሳይ በመሆኑ ይህ ወሳኝ እርምጃ ነው ፣ ይህም ሁለቱም ቡድኖች እና ደንበኞች በማንኛውም ጊዜ በአዕምሯቸው ግንባር ላይ ማስቀመጥ አለባቸው ፡፡

ፕሮቲፕ 👊

እንደነዚህ ያሉት ደረጃዎች ለውይይት የበሰሉ ናቸው ፡፡ ደንበኞችዎን ይጠይቁ ና ይህ ፕሮጀክት ለምን እንደታሰበ ያስባሉ ብለው ሀሳባቸውን እንዲያቀርቡ የእርስዎ ቡድን ፡፡

የሚመለከተው ከሆነ ሁል ጊዜ ቻናሉን ለማሰራጨት መሞከር አለብዎት የደንበኛው ድምፅበዚህ ክፍል ውስጥ. ፕሮጀክትዎ ለማስተካከል እየሞከረ ያለውን የሕመም ነጥቦችን የሚጠቅሱ የደንበኛ ምሳሌዎችን ለማግኘት ከደንበኛው ጋር ይተባበሩ። የእነርሱ አስተያየት ቡድንዎ ወደ ፕሮጀክቱ እንዴት እንደሚቀርብ መቅረጽ አለበት።

ደረጃ # 4 - የፕሮጀክት ግቦች

ስለዚህ ተመልክተሃል ያለፈ የፕሮጀክቱን, አሁን ለመመልከት ጊዜው አሁን ነው የወደፊቱ.

ለፕሮጀክትህ ቀጥተኛ ግቦች እና ግልጽ የስኬት ፍቺ ማግኘቱ በእርግጥም ቡድንህ ወደዚያ እንዲሰራ ያግዛል። ይህ ብቻ ሳይሆን፣ ለደንበኛዎ ለስራው በቁም ነገር እንዳለዎት እና በአሰራር ሂደት ላይ በተመሳሳይ ከፍተኛ ድርሻ እንዳለዎት ያሳያል።

የስብሰባ ስብሰባ ተሳታፊዎችዎን ይጠይቁ 'ስኬት ምን ይመስላል?'የበለጠ ደንበኞች ነው? ተጨማሪ ግምገማዎች? የተሻለ የደንበኛ እርካታ መጠን?

ግቡ ምንም ይሁን ምን ሁል ጊዜ መሆን አለበት ...

ሊደረስ የሚችል- ራሳችሁን ከመጠን በላይ አትጫኑ። ገደብህን እወቅ እና አንተ ግብ አውጣ በእርግጥ የማግኘት እድል አላቸው ፡፡
ሊለካ የሚችል - ግብዎን በውሂብ ያሳድጉ። ለአንድ የተወሰነ ቁጥር ዓላማ ያድርጉ እና ወደ እሱ እድገትዎን ይከታተሉ።
ጊዜ አል .ል። - የማለቂያ ቀንን ለራስዎ ይስጡ. ከዚያ ቀነ-ገደብ በፊት ግቦችዎ ላይ ለመድረስ የሚችሉትን ሁሉ ያድርጉ።

ደረጃ # 5 - የሥራ መግለጫ

'ስጋውን' በ 'kickoff meeting' ውስጥ ማስቀመጥ፣ የስራ መግለጫ (SoW) የፕሮጀክቱን ዝርዝር ሁኔታ እና እንዴት እንደሚከናወን በጥልቀት መመርመር ነው። እሱ ነው። ዋና የሂሳብ አከፋፈልበመጀመርያው ስብሰባ አጀንዳ ላይ እና አብዛኛዎ ትኩረት ሊሰጥዎት ይገባል።

በሥራ መግለጫዎ ውስጥ ምን ማካተት እንዳለብዎ ይህንን የመረጃ አፃፃፍ ይመልከቱ ፡፡

በፕሮጀክት ስብሰባ ስብሰባ ላይ የሥራ መግለጫን ለማስታወቅ የተሳተፉትን 6 ጥቃቅን ደረጃዎችን የሚያብራራ ኢንፎግራፊክ ፡፡

የሥራ መግለጫው እንደሌላው የፕሮጀክት ስብሰባ ስብሰባ አጀንዳዎች ያህል ስለ ውይይት አለመሆኑን ያስታውሱ ፡፡ ይህ በእውነቱ ወደ ፕሮጀክት የሚመራበት ጊዜ በእውነቱ ነው የድርጊቱን እቅድ አውጡለሚቀጥለው ፕሮጀክት ፣ ከዚያ ውይይቱን ለ የሚቀጥለው የስብሰባ ንጥል.

ልክ እንደ ቀሪው የስብሰባ ስብሰባዎ ፣ የሥራ መግለጫዎ እጅግ በጣም ተለዋዋጭ. የሥራ መግለጫዎ ዝርዝር ጉዳዮች ሁልጊዜ በፕሮጀክቱ ውስብስብነት ፣ በቡድኑ መጠን ፣ በሚመለከታቸው ክፍሎች ፣ ወዘተ ላይ ይወሰናሉ።

ተጨማሪ ማወቅ ይፈልጋሉ?This ይህንን ይመልከቱ የሥራ መግለጫን ስለመፍጠር አጠቃላይ ጽሑፍ.

ደረጃ #6 - የጥያቄ እና መልስ ክፍል

የጥያቄ እና መልስ ክፍልዎን እስከመጨረሻው ለመተው ቢገደዱም፣ እንዲይዙት እንመክራለን በቀጥታ ከስራ መግለጫዎ በኋላ.

እንዲህ ዓይነቱ የበሬ ሥጋ ክፍል በእርግጠኝነት ከደንበኛዎ እና ከቡድንዎ የሚመጡ ጥያቄዎችን ያስነሳል። የስብሰባው አብዛኛው ክፍል በሁሉም ሰው አእምሮ ውስጥ ትኩስ በመሆኑ፣ ብረቱ ሲሞቅ መምታት ይሻላል።

የእርስዎን ጥያቄ እና መልስ ለማስተናገድ በይነተገናኝ የዝግጅት አቀራረብ ሶፍትዌርን መጠቀም ሁሉም ነገር በተረጋጋ ሁኔታ እንዲቀጥል ያግዛል፣በተለይ የፕሮጀክትዎ የመክፈቻ ስብሰባ ከፍተኛ የተመልካች ቁጥር ካለው....

አዎ ነው የተደራጁ- ጥያቄዎች በታዋቂነት (በድጋፍ ድምጽ) ወይም በጊዜ የተደረደሩ እና 'ተመለሱ' ተብለው ምልክት ሊደረግባቸው ወይም ከላይ ሊሰኩ ይችላሉ።
አዎ ነው የተስተካከለ- ጥያቄዎች በስክሪኑ ላይ ከመታየታቸው በፊት መጽደቅ እና ውድቅ ሊሆኑ ይችላሉ።
አዎ ነው ስም-አልባ - ጥያቄዎች ማንነታቸው ሳይታወቅ ሊቀርብ ይችላል ይህም ማለት ሁሉም ሰው ድምጽ አለው ማለት ነው.

ደረጃ # 7 - ሊሆኑ የሚችሉ ችግሮች

ቀደም ሲል እንደተናገርነው የፕሮጀክት ስብሰባ ስብሰባ በተቻለ መጠን ክፍት እና ታማኝ ስለመሆን ነው ፡፡ ይህ ነውእንዴት እንደሚገነቡ ሀ የመተማመን ስሜት ከደንበኛዎ ከሂደቱ

ለዚያም ፕሮጀክቱ በመንገድ ላይ ሊያጋጥሙት ስለሚችሉ ችግሮች መወያየቱ የተሻለ ነው። እርስዎ ሊያጋጥሟቸው የሚችሏቸው የግዜ ገደቦች ዝርዝር ለማውጣት ብቻ ስለ ወደፊቱ ጊዜ እንዲተነብዩ ማንም የሚጠይቅዎት የለም።

እርስዎ፣ ቡድንዎ እና ደንበኛዎ ወደዚህ ፕሮጀክት በተለያዩ ጉዳዮች ሲቀርቡ፣ ማግኘት በጣም ጥሩ ነው። ሁሉም ሰውሊመጣ በሚችለው ችግር ውይይት ውስጥ የተሳተፈ ፡፡

ደረጃ #8 - መግባት

ከደንበኛዎ ጋር በመደበኛነት መፈተሽ በሁለቱም ወገኖች መካከል መተማመንን የሚያጠናክሩበት ሌላው መንገድ ነው። በፕሮጀክት ጅማሮ ስብሰባዎ ላይ የሚነሱት ጥቂት ጥያቄዎች አሉዎት ምንድን, መቼ ፣ ማን ና እንዴት እነዚህ ፍተሻዎች መከሰታቸው አይቀርም ፡፡

ወደ ውስጥ መፈተሽ በመካከላቸው ጥሩ ሚዛናዊ ድርጊት ነው ግልጽነትና ጥረት. በተቻለ መጠን ክፍት እና ግልጽ መሆን ጥሩ ቢሆንም፣ ይህንን በትክክል ምን ያህል እንደሚገኙ ወሰን ውስጥ ማስተዳደር አለብዎት። beክፍት እና ግልጽነት።

ስብሰባው ከማለቁ በፊት ለእነዚህ ጥያቄዎች መልስ ማግኘቱን ያረጋግጡ-

ምንድን?- በትክክል በየትኛው ዝርዝር ውስጥ ደንበኛው ማዘመን ያስፈልገዋል? ስለ እያንዳንዱ ትንሽ የእድገት ዝርዝሮች ማወቅ አለባቸው ወይንስ ዋናው ምልክት ብቻ አስፈላጊ ነው?
መቼ ነው?- ቡድንዎ ደንበኛዎን ምን ያህል ጊዜ ማዘመን አለበት? በየቀኑ ያደረጉትን ነገር ማስተላለፍ አለባቸው ወይንስ በሳምንቱ መጨረሻ ያቀናበሩትን ማጠቃለል አለባቸው?
ማን ነው? - ከደንበኛው ጋር የሚገናኝ የትኛው ቡድን አባል ይሆናል? በጠቅላላው ፕሮጀክት ውስጥ የእያንዳንዱ ቡድን አባል፣ በእያንዳንዱ ደረጃ፣ ወይም አንድ ነጠላ ዘጋቢ ይኖራል?
እንዴት? - በምን ዘዴ ደንበኛው እና ዘጋቢው እንደተገናኙ የሚቆዩት? መደበኛ የቪዲዮ ጥሪ፣ ኢሜይል ወይም ያለማቋረጥ የዘመነ የቀጥታ ሰነድ?

የፕሮጀክት ማስጀመሪያ ስብሰባ አጀንዳዎች እንዳሉት በአደባባይ መወያየቱ የተሻለ ነው። ለትልቅ ቡድን እና ትልቅ የደንበኞች ቡድን፣ ሀ ማድረግ ቀላል ሆኖ ሊያገኙት ይችላሉ። የቀጥታ ምርጫየሚቻለውን ምርጥ የመግቢያ ቀመር ለማቋቋም አማራጮቹን ለማቃለል ፡፡

ተጨማሪ ማወቅ ይፈልጋሉ? Some የተወሰኑትን ይመልከቱ ከደንበኞችዎ ጋር ለመፈተሽ ምርጥ ልምዶች.

ውጤታማ በሆነ መልኩ ዳሰሳ ያድርጉ AhaSlides

የፕሮጀክት Kickoff ስብሰባ አጀንዳ አብነት

በቦርድ አዳራሽ ውስጥ አንዳንድ አዕምሮዎችን ለመምታት ብቻ በመጠበቅ በባለሙያ በታቀደው የክርክር ስብሰባዎ ላይ የመጨረሻው ንክኪ ትንሽ ሊሆን ይችላል መስተጋብርሁሉንም አንድ ላይ ለማምጣት.

ያንን ብቻ ያውቃሉ? 29% የንግድ ድርጅቶችከደንበኞቻቸው ጋር የመገናኘት ስሜት ይሰማቸዋል ( የተካሄደ)? መፈናቀል በ B2B ደረጃ ያለ ወረርሽኝ ነው፣ እና የግርግር ስብሰባዎችን እንደ ጠፍጣፋ፣ የማያበረታታ ሂደት እንዲሰማቸው ሊያደርግ ይችላል።

ደንበኞችዎን እና ቡድኖችዎን በይነተገናኝ ተንሸራታች መሳተፍ በእውነቱ ይችላል ተሳትፎን ያሳድጉና ትኩረትን ያሳድጉ.

AhaSlides ሀ የመሳሪያዎች መሳሪያየቀጥታ ምርጫዎችን ፣ የጥያቄ እና መልስ እና የአዕምሮ ማነቃቂያ ስላይዶችን ፣ እና እንዲያውም የቀጥታ ጥያቄዎችእና ጨዋታዎችዎን በትክክለኛው መንገድ ለማቀጣጠል.