ስኬታማ የስትራቴጂክ አስተዳደር ስብሰባን ለማካሄድ 11 ደረጃዎች

A የስትራቴጂክ አስተዳደር ስብሰባ ከፍተኛ አፈጻጸም ያላቸው ቡድኖች የሥራውን ጥራት እንዲገመግሙ እና እንዲያሻሽሉ እንዲሁም ምርታማነትን ለንግድ ሥራው ጥሩ ውጤቶችን ለመፍጠር ከሚረዱት ምርጥ ዘዴዎች አንዱ ነው። ይህ ጽሑፍ ስለ ስልታዊ አስተዳደር ስብሰባ እና እንዴት ስብሰባን በብቃት መክፈት እንደሚችሉ ማወቅ ያለብዎትን ሁሉ ይሰጥዎታል። 

ዝርዝር ሁኔታ

• #1 - የስትራቴጂክ አስተዳደር ስብሰባ ምንድን ነው?
• #2 - የስትራቴጂክ አስተዳደር ስብሰባ ጥቅሞች
• #3 - በስትራቴጂክ አስተዳደር ስብሰባ ላይ ማን መገኘት አለበት? 
• #4 - ውጤታማ የስትራቴጂክ ማኔጅመንት ስብሰባን እንዴት ማካሄድ እንደሚቻል (የኤስኤምኤም እቅድ)

የስትራቴጂክ አስተዳደር ስብሰባ ምንድን ነው?

የስትራቴጂክ ስብሰባዎች አስተዳደር (SMM) እሱ ሀ የሥራ ቅልጥፍናን እና የንግድ ሥራ አፈጻጸምን ለመገምገም የሂደት አስተዳደርን, በጀትን, ጥራትን, ደረጃዎችን እና አቅራቢዎችን ያካተተ የኩባንያው አጠቃላይ ስትራቴጂ ላይ የሚያተኩር የአስተዳደር ሞዴል.

ይህ ስብሰባ በየሩብ ዓመቱ ሊካሄድ ይችላል እና ከግብይት ስትራቴጂ ስብሰባ፣ ከንግድ ስትራቴጂ ስብሰባ ወይም ከሽያጭ ስትራቴጂ ስብሰባ የተሰበሰበ መረጃ ሊፈልግ ይችላል።

በአጭሩ, የስትራቴጂክ ስብሰባዎች አላማ የተወሰኑ ግቦችን እና አላማዎችን ለማሳካት የኩባንያውን ሃብት እንዴት በብቃት መጠቀም እንደሚቻል ማወቅ ነው።

ከ AhaSlides ጋር ተጨማሪ የስራ ምክሮች

• በንግድ ውስጥ ስብሰባዎች | 10 ዓይነቶች እና ምርጥ ልምዶች
• ምርጥ 8 ጠቃሚ ምክሮች መልካም ስብሰባ ይሁንላችሁ
• የስትራቴጂክ አስተዳደር ስብሰባ

የስትራቴጂክ አስተዳደር ስብሰባ ጥቅሞች

የስትራቴጂክ ማኔጅመንት ስብሰባ ተሳታፊዎች በሰዓቱ ከመድረስ እና በስትራቴጂክ እቅድ ጊዜ የሚነሱ ሰነዶችን እና ጥያቄዎችን በማዘጋጀት በስራቸው የበለጠ ንቁ እንዲሆኑ ከማገዝ በተጨማሪ 5 ጥቅሞችን በሚከተለው መልኩ ያመጣል።

ወጪዎችን ይቀንሱ

ብዙ ድርጅቶች ወደ ስልታዊ አስተዳደር ስብሰባ ማዕቀፍ ቀይረዋል። የኤስኤምኤም እቅድ አሁን ኩባንያዎች የሚሰራውን፣ የማይሰራውን እና ጥሩ መስራት የሚችለውን ለማየት በስብሰባ መካከል ያለውን መረጃ ለመተንተን በዝቅተኛ ዋጋ (እንዲያውም ነጻ) መሳሪያዎችን እና አገልግሎቶችን እንዲጠቀሙ ይረዳቸዋል። 

ይህ በተቻለ መጠን በጥበብ እና በብቃት ለማዋል፣ ለመመደብ እና ኢንቨስት ለማድረግ ይረዳል።

ጊዜ እና ጉልበት ይቆጥቡ

ውጤታማ ስብሰባዎችን ማቀድ ዲፓርትመንቶች ወይም ተሳታፊዎች የስትራቴጂክ ውይይቱን ዓላማ እና ለማዘጋጀት እና ለማበርከት ምን እንደሚያስፈልጋቸው እንዲገነዘቡ ያስችላቸዋል።

ለምሳሌ, ምን ሰነዶች እንደሚያመጡ, ምን አይነት አሃዞች እንደሚቀርቡ, እና ከስብሰባው በኋላ ምን ተግባራት ወይም መፍትሄዎች መሳል አለባቸው.

ለስብሰባ ለመዘጋጀት የሚደረጉ ተግባራትን ማፍረስ ብዙ ጊዜ እና ጉልበትን ይቆጥባል፤ በመንገዳገድ ወይም በማን ጥፋት ላይ ትችት ሳይሆን የስብሰባውን አላማ በመዘንጋት።

የመደራደር አቅምን ያሳድጉ

በስብሰባው ወቅት ክርክሮች ወይም አለመግባባቶች አይወገዱም. ነገር ግን ይህ ለደንበኞች እና ንግዶች ችግሮችን ለመፍታት የተሻለውን መፍትሄ በመወያየት እና በመለየት የቡድን አባላትን የመደራደር ሃይል ያሳድጋል። በቡድንዎ ውስጥ ጥሩ ተደራዳሪ በማግኘቱ ትገረሙ ይሆናል!

አደጋዎችን ያስተዳድሩ 

ምንም መረጃ ወይም ችግር ፈቺ ስለሌለ ማንም ሰው በመሀል መንገድ የሚሰረዝ ስብሰባ ላይ መገኘት አይፈልግም።

ስለዚህ፣ ተከታታይ ስብሰባ ማለት ሁሉም ሰው ካለፉት ስብሰባዎች የተገኙ መረጃዎችን ማቀድ፣ መሰብሰብ እና ማድረስ፣ ያንን መረጃ መተንተን እና ትንታኔውን ወደሚተገበሩ ቀጣይ ደረጃዎች ለመተርጎም ማገዝ አለበት። እነዚህ እንቅስቃሴዎች አደጋዎችን በተሻለ ሁኔታ መቆጣጠርን ያረጋግጣሉ. ወይም ስብሰባው ከመጨረሻው የበለጠ ውጤታማ ወይም የበለጠ ግብ ላይ ያተኮረ እንዲሆን ያድርጉት። 

በጀቶች እና ሀብቶች ላይ በቅርበት ይከታተሉ

ውጤታማ የቡድን ስብሰባዎችን ማካሄድ ሀብቶችን ለመቆጣጠር እና ለማስተካከል እና በመረጃ የተደገፈ የበጀት ውሳኔዎችን ለማድረግ ያስችላል። የስትራቴጂ ግምገማ ስብሰባዎች ስኬታማ ለመሆን ተጨማሪ የገንዘብ ድጋፍ የሚያስፈልጋቸው ክፍሎችን ወይም ፕሮግራሞችን ለማጉላት ይረዳሉ። እንዲሁም በጀትዎን ወይም የስራ ሃይልዎን መጨመር/መቀነስ እንዳለቦት ለማየት ጥሩ ቦታ ናቸው።

በስትራቴጂካዊ አስተዳደር ስብሰባ ላይ መሳተፍ ያለበት ማን ነው? 

በስብሰባው ላይ ለመቅረብ የሚፈለጉት ሰዎች እንደ ከፍተኛ ደረጃ ላይ ያሉ ይሆናሉ ዋና ሥራ አስፈፃሚው (ማኔጂንግ ዳይሬክተር, ዋና ዳይሬክተር, የከተማው ሥራ አስኪያጅ, ወዘተ) እና የፕሮጀክቱ ቀጥተኛ ሥራ አስኪያጅ.

ቁልፍ ተጫዋቾች በእቅድ ላይ አስተያየት እንዲሰጡ ይጠበቅባቸዋል, ነገር ግን ሁሉም ሰው በትክክል በጠረጴዛው ላይ አይደለም.

በክፍሉ ውስጥ ያሉ በጣም ብዙ ሰዎች ወደ ጭንቀት፣ ትርምስ እና ግራ መጋባት ሊመሩ ይችላሉ። በዚህ ሂደት ውስጥ ለመሳተፍ የሚፈልጉ ብዙ ሰዎች ካሉዎት፣ ይህ መረጃ ወደ ጠረጴዛው መድረሱን እና የሂደቱ አካል እንደሆነ ለመገመት እንደ የዳሰሳ ጥናቶች የሰራተኛ አስተያየቶችን መሰብሰብ እና በስብሰባ ላይ የሆነ ሰው ማስከፈል በሚመስል መንገድ ያካትቱ።

ውጤታማ የስትራቴጂክ አስተዳደር ስብሰባን (ኤስኤምኤም እቅድ) እንዴት ማካሄድ እንደሚቻል 

የስትራቴጂክ ማኔጅመንት ስብሰባዎችዎ አሳታፊ እና ውጤታማ መሆናቸውን ማረጋገጥ ከትክክለኛ እቅድ ጋር ይጀምራል። በእነዚህ እርምጃዎች

የስብሰባ ዝግጅት

ከ 4 ደረጃዎች ጋር ስብሰባ ለማቀድ እነዚህን መመሪያዎች መከተልዎን ያስታውሱ።

• ጊዜ መርሐግብር ያውጡ እና አስፈላጊውን መረጃ/ሪፖርት ይሰብስቡ

መርሐግብር ያውጡ እና በዚህ ስብሰባ ላይ እንዲገኙ የሚፈለጉትን ሁሉንም መሪዎች እና ዋና ሰራተኞች መጋበዝዎን ያረጋግጡ። በክፍሉ ውስጥ ያሉት ሰዎች በስብሰባው ላይ በንቃት መሳተፍ የሚችሉ ሰዎች መሆናቸውን ያረጋግጡ።

በተመሳሳይ ጊዜ, አስፈላጊውን ውሂብ ይሰብስቡ, እና ሪፖርቶች, የሁኔታ አመልካቾችን ያዘምኑ, እና በስብሰባው ውስጥ የሚመለሱ ጥያቄዎች እንኳን. ሁሉም ሰው በጣም የቅርብ ጊዜውን ውሂብ እንዲያሳልፍ እና በታዳጊ አዝማሚያዎች ወይም ጉዳዮች ላይ ትንታኔ እንዲጽፍ የሚቀርበው ለስብሰባ ቀን በጣም ቅርብ አለመሆናቸውን ያረጋግጡ።

• የዕቅድ አጀንዳ አብነት

አጀንዳ እርስዎ እና ተሳታፊዎች በትክክለኛው መንገድ ላይ እንዲቆዩ ይረዳዎታል። የስብሰባ አጀንዳ ሀሳቦች ለጥያቄዎቹ መልስ ያረጋግጣሉ፡-

• ለምን ይህ ስብሰባ አለን?
• ስብሰባው ሲጠናቀቅ ምን ማከናወን አለብን?
• ልንወስዳቸው የሚገቡ እርምጃዎች ምንድን ናቸው?

ያስታውሱ ሀ የስትራቴጂክ አስተዳደር ስብሰባ አጀንዳ እንደ ግቦች ፣ እርምጃዎች እና ተነሳሽነቶች መገምገም ፣ ስልቱን ማረጋገጥ እና የአሁኑን ስትራቴጂካዊ አቅጣጫ እና ፕሮጀክቶችን መቀጠል ይችላል።

የናሙና አጀንዳ ይኸውና፡-

1. 9.00 AM - 9.30 AM: የስብሰባው ዓላማ አጠቃላይ እይታ
2. 9.30 AM - 11.00 AM: አጠቃላይ ሂደቱን እንደገና ይገምግሙ
3. 1.00 PM - 3.00 PM: መምሪያዎች እና መሪዎች ማሻሻያዎች
4. 3.00 - 4.00 PM: በጣም ጥሩ ጉዳዮች
5. 4.00 PM - 5.00 PM: መፍትሄዎች ተሰጥተዋል
6. 5.00 PM - 6.00 PM: የድርጊት መርሃ ግብር
7. 6.00 PM - 6.30 PM: QnA ክፍለ ጊዜ
8. 6.30 PM - 7.00 PM: ማጠቃለያ

• የመሬቱን ደንቦች ያዘጋጁ

ከስብሰባው በፊት ሁሉም ሰው ለማዘጋጀት ደንቦችን ማዘጋጀት ይችላሉ.

ለምሳሌ መገኘት ካልቻሉ በምትኩ ረዳት መላክ አለባቸው። 

ወይም ተሰብሳቢዎች ሥርዓትን መጠበቅ፣ ተናጋሪውን ማክበር፣ አታቋርጡ (ወዘተ)

• ወርሃዊ ሁሉም-እጅ ስብሰባዎች

ከላይ እንደተጠቀሰው፣ የስትራቴጂክ አስተዳደር ኮንፈረንስ ትልቅ ክስተት ነው፣ ዘወትር በየሩብ ዓመቱ ይካሄዳል። ስለዚህ፣ የእርስዎ ሰራተኞች ይህን አሰራር እንዲያውቁ እና በተቻለ መጠን ዝግጁ እንዲሆኑ ከፈለጉ። ሰራተኞቹን ለኢሜል የማይመጥኑ አዳዲስ ማስታወቂያዎችን ለማዘመን እና የኩባንያ ግቦችን ለማውጣት እና ወደ ነባሮቹ መሻሻል ለመከታተል ስብሰባውን መገምገም እና ወርሃዊ ሁለገብ ስብሰባዎችን ማዘጋጀት ያስፈልግዎታል።

• የፕሮጀክት ጅምር ስብሰባን ያከናውኑ

ሁሉን ተጠቃሚ የሚያደርግ ስብሰባ ሰራተኞች እንዲተዋወቁ እና ለስትራቴጂክ አስተዳደር መረጃን ለማዘጋጀት የሚረዳ ከሆነ ከዚያም የፕሮጀክት ማስጀመሪያ ስብሰባ አንድን ፕሮጀክት ባዘዘው ደንበኛ እና ወደ ሕይወት በሚያመጣው ኩባንያ መካከል የመጀመሪያው ስብሰባ ነው። ይህ ስብሰባ የፕሮጀክቱን መሠረት፣ ዓላማውን እና ግቦቹን ለመወያየት ቁልፍ ተዋናዮችን ብቻ ይፈልጋል።

ስብሰባው

• የስብሰባ ዓላማን እና የሚፈለጉትን ውጤቶች ይግለጹ

የስትራቴጂክ እቅድ ስብሰባ ለሁሉም ሰው የተቀመጡ ግቦችን እና አስፈላጊ ውጤቶችን ሳይሰጥ ከተካሄደ ሙሉ በሙሉ ሊሳሳት ይችላል። ለዚያም ነው የመጀመሪያው እርምጃ ለስብሰባው ግልጽ የሆነ ተጨባጭ ግብን መወሰን ነው.

አንዳንድ ግልጽ ግቦች ምሳሌዎች፡-

• ወጣት ታዳሚዎችን ለመድረስ በማህበራዊ ሚዲያ ላይ ያለ ስልት። 
• አዲስ ምርት, አዲስ ባህሪን ለማዳበር እቅድ.

እንዲሁም የተወሰኑ የስትራቴጂክ አስተዳደር ስብሰባ ርዕሶችን እንደ ግቦችዎ አካል አድርገው ማዘጋጀት ይችላሉ፣ ለምሳሌ በዓመቱ ሁለተኛ አጋማሽ ላይ የንግድ እድገት።

ከግብዎ ጋር በተቻለ መጠን ግልጽ ይሁኑ። በዚህ መንገድ, ሁሉም ሰው መስራት እንዲቀጥል እና ትክክለኛ ውሳኔዎችን ለማድረግ ቀላል ይሆናል.

• በረዶውን ይሰብሩ 

ከሁለት ዓመታት ወረርሽኙ በኋላ በሚሠራበት መንገድ ለውጥ ፣ ኩባንያዎች ሁል ጊዜ ምናባዊ ስብሰባዎችን እና ባህላዊ ስብሰባዎችን በማጣመር ዝግጁ መሆን አለባቸው። ሌሎች በቢሮ ውስጥ ተቀምጠው በኮምፒዩተር ስክሪን የሚገናኙ ሰዎች አንዳንድ ጊዜ የስራ ባልደረቦችዎ ደስታ እንዲቀንስ እና ግንኙነታቸውን እንዲቋረጡ ያደርጋቸዋል።

ስለዚህ, ያስፈልግዎታል ሀ ከበረዶ ሰሪዎች ጋር የቡድን ስብሰባ እና ከባቢ አየርን ለማሞቅ በስብሰባው መጀመሪያ ላይ የማገናኘት እንቅስቃሴዎች.

• ስብሰባው በይነተገናኝ ያድርጉት

ቡድንዎን በስትራቴጂው ክፍለ ጊዜ ሙሉ በሙሉ ኢንቨስት ማድረግ እውነተኛ መስተጋብርን ማዳበርን ይጠይቃል። ከገለልተኛ አቀራረቦች ይልቅ፣ የተለያዩ ዲፓርትመንቶች ለቅርብ ጊዜ መሰናክሎች መፍትሄዎችን ወደሚያስቀምጡበት ክፍፍሎች ለመከፋፈል ይሞክሩ።

ለእያንዳንዱ ቡድን ኩባንያዎ የሚያጋጥመውን ፈተና ይመድቡ። ከዚያም፣ ፈጠራቸው ዱር ዱር ይሩጥ - ይሁን የቡድን ግንባታ ጨዋታዎች፣ ፈጣን የሕዝብ አስተያየት መስጫዎች ወይም የታሰበ የውይይት ጥያቄዎች. ይህ የአመለካከት ማጋራት በዝቅተኛ ግፊት ቅርጸት ያልተጠበቁ ግንዛቤዎችን ሊፈጥር ይችላል።

በድጋሚ በሚሰበሰቡበት ጊዜ ከእያንዳንዱ መቆራረጥ የተዋቀረ ሆኖም ክፍት ግብረ መልስ ይጠይቁ። በዚህ ደረጃ ምንም "የተሳሳቱ" ሀሳቦች እንደሌሉ ለሁሉም አስታውስ. ግብዎ በመጨረሻ እንቅፋቶችን በጋራ ለማሸነፍ ሁሉንም አመለካከቶች መረዳት ነው።

• ሊሆኑ የሚችሉ ተግዳሮቶችን መለየት

ስብሰባው ከተጠቀሰው ጊዜ በላይ ከሆነ ምን ይሆናል? ሌሎች ያልተጠበቁ ጉዳዮችን ለመፍታት የአመራር ቡድኑ መቅረት ካለበትስ? ሁሉም ሰው ሌሎችን በመውቀስ እና የተፈለገውን ውጤት ካላገኙ?

እባክዎ በደንብ ለመዘጋጀት ሁሉንም ሊሆኑ የሚችሉ ችግሮችን በመፍትሔዎች ይዘርዝሩ!

ለምሳሌ፣ ለተወሰኑ አጀንዳ ንጥሎች ወይም የዝግጅት አቀራረቦች ቆጠራ ጊዜ ቆጣሪን መጠቀም ያስቡበት። 

• የመስመር ላይ መሳሪያዎችን ይጠቀሙ 

ሀሳቦችን በቀላሉ እና በፍጥነት ለመለዋወጥ ከፈለጉ ምስሎችን እና መሳሪያዎችን መጠቀም ዛሬ በስብሰባ ላይ የግድ አስፈላጊ ነው። ሪፖርቶች እና ስታቲስቲክስ እንዲሁ በእይታ ይቀርባሉ እና ለእነዚህ መሳሪያዎች ምስጋና ይግባቸው። እንዲሁም ሰዎች ግብዓት እንዲሰጡ ያበረታታል እና የእውነተኛ ጊዜ ግብረ መልስ በማግኘት ፈጣን ውሳኔዎችን እንዲያደርጉ ያግዝዎታል። እንደ AhaSlide፣ Miro እና Google ስላይድ ያሉ ነፃ መሳሪያዎችን እና አብነት አቅራቢዎችን ማግኘት ይችላሉ።

ለምሳሌ, ተጠቀም በይነተገናኝ የዝግጅት አቀራረቦች እና እንደ ምርጫዎች እና የዳሰሳ ጥናቶች ያሉ መሳሪያዎች የፈጠራ ሀሳቦችን ለማፍለቅ እና በእውነተኛ ጊዜ ለማሳየት።

• ማጠቃለያ በከተማ አዳራሽ ስብሰባ ቅርጸት 

ስብሰባውን በጥያቄ እና መልስ ክፍለ ጊዜ እንጨርሰው Tየራሱ አዳራሽ ስብሰባ ቅርጸት.

ተሳታፊዎች የሚፈልጓቸውን ጥያቄዎች ማንሳት እና ከመሪዎች ፈጣን መልስ ማግኘት ይችላሉ። መሪዎች ፊት የሌላቸው ውሳኔ ሰጪዎች ብቻ ሳይሆኑ የኩባንያውን ጥቅም ከማስቀደም ባለፈ የሰራተኞቻቸውን ጥቅም የሚያስቡ አሳቢዎች መሆናቸውን ያረጋግጣል።

• የስትራቴጂክ አስተዳደር ስብሰባን ለማመቻቸት ጠቃሚ ምክሮች

ከላይ ከተጠቀሱት እርምጃዎች በተጨማሪ፣ የስትራቴጂክ እቅድ ክፍለ ጊዜን እንዴት በተሻለ ሁኔታ ማደራጀት እንደሚችሉ የሚያግዙዎት አንዳንድ ትንንሽ ማስታወሻዎች እዚህ አሉ።

• ሁሉም ሰው በውይይቱ ውስጥ መሳተፉን ያረጋግጡ።
• ሁሉም ሰው በንቃት እያዳመጠ መሆኑን ያረጋግጡ።
• ሁሉም ሰው የቡድን ስራ ችሎታቸውን መጠቀሙን ያረጋግጡ።
• አማራጮቹን በተቻለ መጠን በትንሹ ለማጥበብ ይስሩ።
• የአመለካከት እና የጋራ መግባባት ደረጃ ለማየት ድምጽ ለመጥራት አይፍሩ።
• ፈጣሪ ሁን! ስልታዊ እቅድ ፈጠራን የምንመረምርበት እና የቡድኑን አጠቃላይ ሁኔታዎች ምላሽ እና መፍትሄዎች የምናይበት ጊዜ ነው።

በማጠቃለያው

ስኬታማ የስትራቴጂክ አስተዳደር ስብሰባ ለማካሄድ። ከሰዎች፣ ከሰነዶች፣ ከመረጃዎች እና ከመሳሪያዎች እያንዳንዱን እርምጃ በደንብ ማዘጋጀት አለቦት። ተሳታፊዎች ምን እንደሚሰሩ እና ምን ተግባራት እንደሚሰጡ እንዲያውቁ አጀንዳ ያቅርቡ እና ከእሱ ጋር ይቆዩ። 

AhaSlide የስትራቴጂክ እቅድ ክፍለ ጊዜን እንዴት መምራት እንደሚቻል ለጥያቄዎችዎ ሁሉንም መልሶች እንደሚሰጥ ተስፋ ያደርጋል። የስትራቴጂክ አስተዳደር ስብሰባዎችን እና የቡድን እንቅስቃሴዎችን ከመስመር ውጭም ሆነ በመስመር ላይ ንቁ እና ውጤታማ ለማድረግ በዚህ ጽሑፍ ውስጥ በተገለጹት ጠቃሚ ምክሮች እና አጋዥ ቴክኒኮች እንደተደሰቱ ተስፋ እናደርጋለን።

ተደጋግሞ የሚነሱ ጥያቄዎች