المذكرات الكبيرة في عداد المفقودين؟ فريق عمل جديد ينتظر أن يتم تقديمه؟ فرق تحطم أهدافها لكن لم تحصل على اعتراف؟ يبدو أن اجتماع شاملعلى جدول الأعمال!
ربما تكون الشركة الشاملة هي أفضل طريقة لتوحيد فريقك بأكمله في اجتماع غير رسمي ولكنه مثمر بشكل مكثف.
وإليك كيفية القيام بذلك بشكل صحيح، مع جدول أعمال نموذجي ونموذج تفاعلي مجاني!
ما هو الاجتماع الشامل؟
An اجتماع شاملهو مجرد اجتماع يتضمن جميع موظفي الشركة. إنه اجتماع منتظم - ربما يحدث مرة واحدة في الشهر - وعادة ما يديره رؤساء الشركة.
يحاول الاجتماع الشامل تحقيق بعض الأمور الأساسية...
- لتحديث الموظفين بأي إعلانات جديدةلا يصلح للبريد الإلكتروني.
- لتعيين أهداف الشركةوتتبع التقدم نحو الموجود منها.
- لمكافأة انجازات بارزةمن الأفراد والفرق.
- إلى شكر الموظفينالذين انضموا وكذلك أولئك الذين غادروا.
- للإجابة أسئلة الموظفمن كل ركن من أركان العمل.
ووفقا ل 2013 الدراسةيمكن للاجتماعات الجماعية أن تُلهم حوارات صريحة. وتُتيح للقادة فرصة الاستماع مباشرةً إلى أشخاص من مختلف المستويات داخل المؤسسة.
مع كل ذلك ، فإن نهائيالهدف من الاجتماع الشامل هو الحقن الشعور بالوحدةفي شركة. ليس من المستغرب، في هذه الأيام، أن يكون هناك طلب متزايد على هذا الأمر، وتتمتع الاجتماعات الشاملة بزيادة شعبية بين الشركات التي تتطلع إلى الحفاظ على اتصالات قوية داخل صفوفها.
حقيقة ممتعة ⚡ يأتي معنى "اجتماع جميع الأيدي" من النداء البحري القديم، "جميع الأيدي على سطح السفينة"، والذي يستخدم لجلب جميع أفراد طاقم السفينة إلى السطح العلوي للمساعدة في الإبحار في العاصفة.
لماذا عقد اجتماع شامل؟
أفهم ذلك؛ جميعنا نحاول تجنب متلازمة "لا اجتماع آخر". قد يبدو إضافة اجتماع آخر إلى قائمة الاجتماعات الأسبوعية والشهرية والسنوية وسيلة جيدة لتأليب موظفيك ضدك، ولكن في الواقع، قد يكون... تقليل عدد الاجتماعات التي تعقدها.
كيف؟ لأن الاجتماع الشامل هو اجتماع شامل. فهو يأخذ الأجزاء المهمة من العديد من الاجتماعات الأخرى التي ستعقدها خلال شهر العمل الخاص بك ويختصرها في فترة زمنية ضيقة مدتها ساعة واحدة.
ووفقا ل 2013 الدراسةيمكن للاجتماعات الجماعية أن تُلهم حوارات صريحة. وتُتيح للقادة فرصة الاستماع مباشرةً إلى أشخاص من مختلف المستويات داخل المؤسسة.
في نهاية المطاف، يمكن أن يوفر هذا بعض الوقت في جدولك الزمني. فيما يلي بعض الفوائد الأخرى للاجتماع الشامل...
- كن شاملا - من الصعب التعبير عن مدى أهمية الجلوس معهم كل أسبوع أو شهر بالنسبة لفريقك. إن منحهم الفرصة لطرح أسئلتهم الملحة من خلال الأسئلة والأجوبة والانفتاح والصدق معهم قدر الإمكان يبني ثقافة شركة رائعة.
- كن فريقا- كما أنه من الرائع أن نسمع من رئيسك، من الرائع أيضًا أن ترى وجوه زملائك الموظفين. غالبًا ما يؤدي العمل عن بعد والمكاتب المقسمة إلى عزل الأشخاص الذين من المفترض أن يكونوا أكثر نشاطًا. يوفر لهم الاجتماع الشامل فرصة غير رسمية لرؤية بعضهم البعض والدردشة معهم مرة أخرى.
- لا تفوت أي شخص - الفكرة الكاملة وراء الاجتماع الشامل هو أنه كذلك كل الأيدي على سطح السفينة. بينما قد يكون لديك عدد قليل من الغيابات ، يمكنك تسليم رسائلك مع العلم أن الجميع ، بما في ذلك العمال عن بعد ، يسمع ما يحتاجون إلى سماعه.
ارفعوا أيديكم عن كل الأيدي!
إذا كان الجميع سيكون هناك، وضعت على المعرض. احصل على قالب العرض التقديمي المجاني والتفاعلي هذا لاجتماعك الشامل القادم!
جدول أعمال الاجتماع
تحتاج إلى مثال على جدول أعمال اجتماع متعدد الأيدي لتلتف حول ما تريده حقًا في الواقع يحدث في أيدي الجميع؟
فيما يلي 6 عناصر نموذجية قد تراها على جدول الأعمال ، بالإضافة إلى الحدود الزمنية الموصى بها لإبقاء كل شيء على ما يرام 1 ساعة.
1. كسارات الجليد
⏰ 5 دقائق
نظرًا لكونه اجتماعًا على مستوى الشركة مع بعض الوجوه الجديدة، فمن المحتمل ألا تتاح لبعض الزملاء فرصة الجلوس والدردشة مع بعضهم البعض منذ فترة. استخدم 1 أو 2 من كاسحات الجليد للاحتفاظ بها روح الفريقأقوياء ودفئوا تلك العقول الجميلة قبل أن يبدأ ثقل الاجتماع.
إنها ضرورية في بداية الاجتماعات التي تضم جميع الموظفين، لأنها تعمل على كسر الأجواء الرسمية التي يمكن أن تؤثر على مشاركة الموظفين بينما تساعد الزملاء على اكتشاف الاتصالات غير المتوقعة عبر الأقسام.
كاسر الجليد لبدء اجتماع شامل حول AhaSlidesجرب بعض هذه الأفكار:
- أي GIF يصف حالتك المزاجية؟- قدم للجميع بعض صور GIF واطلب منهم التصويت على الصورة التي تنطبق بشكل أفضل على ما يشعرون به.
- شارك بقصة محرجةإليكَ مثالٌ أثبتَ فعاليته في توليد أفكارٍ فعّالة. اطلب من الجميع كتابةَ قصةٍ قصيرةٍ ومحرجةٍ وتقديمها دون الكشف عن هويتهم. قراءةُ هذه القصصِ بصوتٍ عالٍ قد تكونُ بدايةً مُضحكةً لجدولِ أعمالِ اجتماعِكم.
- اختبار مفاجئ! - ليس هناك موقف لا يمكن تعزيزه بالقليل من التوافه. يمكن أن يؤدي اختبار سريع مدته 5 دقائق حول الأحداث الجارية أو ممارسات الشركة إلى إلهام الإبداع وبدء كل أعمالك ببعض المرح الجيد.
💡 تسجيل المغادرة 10 كاسرات جليد لأي اجتماع- عبر الإنترنت أو غير ذلك!
2. تحديثات الفريق
⏰ 5 دقائق
من المحتمل أنك ستشاهد بعض الوجوه الجديدة في هذا الاجتماع، بالإضافة إلى فقدان بعض الوجوه التي غادرت مؤخرًا. من الأفضل أن معالجة هذا في وقت مبكرفي جدول الأعمال بحيث لا يجلس أحد في انتظار تقديمه بشكل محرج.
إن تقديم الشكر الجزيل للموظفين الذين غادروا للتو ليس فقط قيادة جيدة ، بل يضفي عليك طابعًا إنسانيًا أمام موظفيك. وبالمثل ، يعد تقديم وجوه جديدة للشركة مبكرًا طريقة رائعة لمساعدتهم على الشعور بالاندماج وجعل الجميع مرتاحين لبقية الاجتماع.
مجرد شكر وتحية سريعة ستفعل ذلك ، ولكن يمكنك بذل جهد إضافي من خلال تقديم عرض تقديمي قصير.
من الضروري وضع هذا الأمر في وقت مبكر من جدول الأعمال (خلال أول 10 دقائق) لإظهار الاحترام للزملاء السابقين مع توفير الإغلاق لأعضاء الفريق المتبقين.
يساعد هذا أيضًا الموظفين الجدد على الشعور بالترحيب الحقيقي بدلاً من أن يكونوا مجرد أفكار ثانوية، مما يؤدي في النهاية إلى إرساء نغمة إيجابية تقلل من القلق لدى جميع الحاضرين.
تعمل تحديثات الفريق على إعلام الجميع بمن هو جديد ومن يغادر3. أخبار الشركة
⏰ 5 دقائق
من البنود السريعة والضرورية في جدول أعمال اجتماعكم الشامل إطلاع فريقكم على أنشطة الشركة. ما أهمية هذا الأمر؟ الهدف هو إبقاء الجميع على اطلاع دائم بتطورات الشركة وفعالياتها وملاحظاتها اللوجستية التي تؤثر على الجميع.
تذكر أن الأمر لا يتعلق بالمشاريع والأهداف (هذا ما سأذكره لاحقًا)، بل يتعلق بالإعلانات التي تؤثر على الشركة بأكملها. قد يتعلق الأمر بصفقات جديدة مُبرمة، أو خطط جديدة لبناء الفريق قيد الإعداد، أو بكل تلك التفاصيل المملة الضرورية، مثل موعد وصول السباك لأخذ كوب القهوة الذي تركه آخر مرة.
يهدف هذا النشاط إلى ضمان الشفافية والتوافق بشأن ما يحدث في جميع أنحاء الشركة، مع الحفاظ على لهجة خفيفة وغنية بالمعلومات.
4. الهدف التقدم
⏰ 20 دقائق
الآن نحن في اللحم الحقيقي بين يديك. هذا هو المكان الذي ستعرض فيه الأهداف وتتباهى بفخر (أو تبكي علنًا) بشأن تقدم فريقك نحو تحقيقها.
يأتي هذا الجزء عادةً بعد الإعلانات العامة، وغالبًا ما يقوده رؤساء الأقسام أو قادة الفرق، مع قيام المضيف أو المنسق بإرشاد التدفق.
ربما يكون هذا هو القسم الأكثر أهمية في اجتماعك، لذا تحقق من هذه النصائح السريعة...
- استخدم البيانات المرئية- قد لا يكون هذا مفاجئًا، ولكن الرسوم البيانية والمخططات تفعل ذلك كثيراوظيفة أفضل لتوضيح البيانات من النص. اعرض التقدم الذي يحرزه كل قسم كنقطة على الرسم البياني لمنحهم إشارة أوضح عن المكان الذي يأتون منه وإلى أين يتجهون (نأمل).
- تهنئة وتنبيه- بالنسبة لفريقك، قد يكون هذا هو الجزء الأكثر إثارة للأعصاب في جدول أعمال الاجتماع الشامل. خفف المخاوف من خلال تهنئة الفرق على عملهم الجيد، ودفع الفرق ذات الأداء الضعيف بلطف من خلال سؤالهم عما يحتاجون إليه للحصول على فرصة أفضل للوصول إلى أهدافهم.
- اجعلها تفاعلية- باعتباره الجزء الأطول من اجتماعك الشامل، ومع عدم تطبيق العديد من الجوانب بشكل مباشر على الجميع، فقد ترغب في الحفاظ على التركيز في الغرفة مع بعض التفاعل. جرّب إجراء استطلاع رأي أو تصنيف مقياس أو سحابة كلمات أو حتى اختبار لمعرفة كيفية القيام بذلك على الطريقفريقك يعتقدون أنهم كذلك.
بمجرد الانتهاء من هذا الجزء من الحديث، من الجيد وضع الفرق في غرف فرعية حتى يتمكنوا من تبادل الأفكار حول استجابة ثلاثية المحاور...
- ما أعجبهم في تحديث تقدمهم.
- ما لم يعجبهم في تحديث تقدمهم.
- مانع يقف في طريق تقدم أفضل.
يهدف هذا النشاط إلى تعزيز الشفافية والمساءلة مع تحفيز الفرق من خلال التقدير أو التشجيع البناء.
5. تقدير الموظفين
⏰ 10 دقائق
يعد التقدير حافزًا قويًا، واجتماعك الشامل هو اللحظة المثالية لتسليط الضوء على الأبطال المجهولين في مؤسستك.
لا يتعين عليك تقديم أغنية كاملة والرقص (قد يشعر الكثير من موظفيك بعدم الارتياح تجاه هذا على أي حال)، ولكن بعض التقدير وربما جائزة صغيرة يمكن أن تفعل الكثير، ليس فقط للفرد، ولكن أيضًا لاجتماعك ككل.
بشكل عام ، هناك طريقتان للقيام بذلك:
- قبل الاجتماع، يقدم جميع قادة الفرق اسم أحد الأشخاص في فريقهم الذي تخطى حدود دوره. استخدم الاجتماع لإقرار الاسم الأكثر إرسالًا من كل فريق.
- خلال الاجتماع - أنشئ سحابة كلمات حية لـ"البطل الصامت" للجميع. سيظهر الاسم الأكثر مشاركة من جمهورك في مركز سحابة الكلمات، مما يتيح لك فرصة الاعتراف به علنًا.
يمكن لطقوس تقدير الموظفين أن تعمل على تعزيز الروح المعنوية وبناء الاحترام بين أعضاء الفريق وإضافة لمسة عاطفية إيجابية إلى اجتماعك الذي يضم جميع الموظفين.
نصيحه 💡 عجلة الدوران هي أداة توزيع جوائز مثالية. لا مثيل لها لجذب انتباه الجمهور!
6. افتح سؤال وجواب
⏰ 15 دقائق
اختتم بما يعتبره الكثيرون الأولوية القصوى في الاجتماع الشامل: جلسة الأسئلة والأجوبة المباشرة.
هذه فرصة لأي شخص من أي قسم لطرح الأسئلة على كبار المسؤولين. توقع أي شيء وكل شيء من هذا الجزء، ورحب به أيضًا، حيث قد يشعر فريقك أن هذه هي المرة الوحيدة التي يمكنهم فيها الحصول على إجابة مباشرة لمخاوف صحيحة.
إذا كان لديك فريق كبير، فإن إحدى طرق التعامل مع الأسئلة والأجوبة بكفاءة هي طرح الأسئلة قبل أيام قليلة من اجتماعك الشامل، ثم تصفيتها للعثور على الأسئلة التي تستحق الإجابة عليها أمام الجمهور.
الغرض من هذا الجزء ليس مجرد تقديم الإجابات، بل إعطاء فريقك صوتًا، وإظهار أن القيادة تستمع، واختتام الاجتماع بنبرة إيجابية. الانفتاح والاحترام.
ولكن، إذا كنت ترغب في مزيد من الشفافية بشأن العملية برمتها، فما عليك سوى السماح لفريقك بطرح الأسئلة عليك عبر منصة أسئلة وأجوبة مباشرة. بهذه الطريقة، يمكنك الاحتفاظ بكل شيء منظم, أدار و100٪ ودية للعمال عن بعد.
كيفية إجراء اجتماع شامل باستخدام AhaSlides
1. قم بإعداد عرضك التقديمي
- إنشاء عرض تقديمي جديدعلى AhaSlides.
- قم بتنظيم شرائحك بالموضوعات الرئيسية التي تريد تغطيتها: تحديثات الشركة، وإنجازات الفريق، والإعلانات، والأسئلة والأجوبة، وما إلى ذلك.
- استخدم مزيجًا من شرائح إعلامية(النصوص والصور والرسوم البيانية) و شرائح تفاعلية(استطلاعات الرأي، الاختبارات، سحابة الكلمات، الأسئلة والأجوبة).
2. إضافة عناصر تفاعلية
- استطلاعات:جمع الآراء أو ردود الفعل السريعة حول المبادرات الجديدة.
- شرائح الأسئلة والأجوبة:اسمح للموظفين بطرح الأسئلة بشكل مباشر، ويمكنك الإجابة عليها أثناء العرض التقديمي أو بعده.
- السحب اللفظية:التقط مشاعر الفريق أو قم بتسليط الضوء على الموضوعات الرئيسية.
- الإختبارات:قم بإشراك الفريق من خلال اختبارات المعرفة الممتعة أو معلومات عامة عن الشركة.
3. مشاركة الوصول
- قبل الاجتماع، شارك رابط أو رمز انضمام فريدمع جميع الحضور حتى يتمكنوا من المشاركة باستخدام هواتفهم الذكية أو أجهزتهم.
- نشجع الجميع على الانضمام قبل بضع دقائق لتجنب التأخير.
4. أثناء الاجتماع
- قم بعرض شرائحك، والتبديل بين المحتوى المعلوماتي والأنشطة التفاعلية.
- استخدم نتائج استطلاعات الرأي المباشرة واستجابات الأسئلة والأجوبة لتحفيز المناقشات.
- حافظ على ديناميكية الجلسة من خلال إشراك الجميع بدلاً من مجرد التواصل في اتجاه واحد.
5. المشاركة والمتابعة
- استخدم الرؤى المستمدة من استطلاعات الرأي والأسئلة والأجوبة لمعالجة المخاوف والاحتفال بالإنجازات.
- احفظ الاستجابات والنتائج للرجوع إليها في المستقبل أو لمشاركتها مع الفريق الأوسع.
- اختياريًا، يمكنك مشاركة العرض التقديمي الكامل أو الملخص بعد الاجتماع.
مساعدة إضافية لاجتماع شامل
إذا كنت تتطلع إلى تجسيد كل قدراتك في شيء أطول قليلاً من ساعة واحدة، فجرّب هذه الأنشطة الإضافية...
1. قصص العملاء
يمكن أن تكون الأوقات التي تلمس فيها شركتك أحد العملاء دافعًا قويًا للغاية لفريقك.
اطلب من فريقك إرسال أي تقييمات رائعة من العملاء ، سواء قبل الاجتماع أو أثناءه. اقرأ هذه الأسئلة للفريق بأكمله ، أو حتى قم بإجراء اختبار حتى يتمكن الجميع من تخمين العميل الذي قدم المراجعة.
2. فريق الحديث
لنكن صادقين، غالبًا ما يكون أعضاء الفريق أقرب إلى قادة فرقهم من مديرهم التنفيذي.
دع الجميع يسمع من صوت مألوف من خلال دعوة قادة كل فريق للصعود إلى المسرح وتقديم نسختهم من تقدم الهدفخطوة. من المرجح أن يكون هذا أكثر دقة ودقة ، ويمنح الآخرين استراحة من صوتك!
3. وقت الاختبار!
قم بإضفاء الإثارة على كل ما لديك من خلال اختبار تنافسي. يمكنك تقسيم كل فريق إلى... فرق، ثم جعلهم يتنافسون على لوحة المتصدرين من خلال الأسئلة المتعلقة بالعمل.
ما هو محتوى المحتوى المتوقع لدينا هذا العام؟ ما هو معدل اعتماد أكبر ميزة لدينا في العام الماضي؟ لا تساعد أسئلة مثل هذه في تعليم بعض المقاييس المهمة للشركة فحسب، بل إنها تعمل أيضًا على تنشيط اجتماعك وتساعد في بناء الفرق التي تريدها.
الرسوم (تاج): اجتماع عمل
