المذكرات الكبيرة في عداد المفقودين؟ فريق عمل جديد ينتظر أن يتم تقديمه؟ فرق تحطم أهدافها لكن لم تحصل على اعتراف؟ يبدو أن اجتماع شامل على جدول الأعمال!
ربما تكون الشركة الشاملة هي أفضل طريقة لتوحيد فريقك بأكمله في اجتماع غير رسمي ولكنه مثمر بشكل مكثف.
وإليك كيفية القيام بذلك بشكل صحيح، مع جدول أعمال نموذجي ونموذج تفاعلي مجاني!
جدول المحتويات
ما هو الاجتماع الشامل؟
An اجتماع شامل هو مجرد اجتماع يتضمن جميع موظفي الشركة. إنه اجتماع منتظم - ربما يحدث مرة واحدة في الشهر - وعادة ما يديره رؤساء الشركة.
يحاول الاجتماع الشامل تحقيق بعض الأمور الأساسية...
- لتحديث الموظفين بأي إعلانات جديدة لا يصلح للبريد الإلكتروني.
- لتعيين أهداف الشركة وتتبع التقدم نحو الموجود منها.
- لمكافأة انجازات بارزة من الأفراد والفرق.
- إلى شكر الموظفين الذين انضموا وكذلك أولئك الذين غادروا.
- للإجابة أسئلة الموظف من كل ركن من أركان العمل.
مع كل ذلك ، فإن نهائي الهدف من الاجتماع الشامل هو الحقن الشعور بالوحدة في شركة. ليس من المستغرب، في هذه الأيام، أن يكون هناك طلب متزايد على هذا الأمر، وتتمتع الاجتماعات الشاملة بزيادة شعبية بين الشركات التي تتطلع إلى الحفاظ على اتصالات قوية داخل صفوفها.
حقيقة ممتعة ⚡ يأتي معنى "اجتماع جميع الأيدي" من النداء البحري القديم، "جميع الأيدي على سطح السفينة"، والذي يستخدم لجلب جميع أفراد طاقم السفينة إلى السطح العلوي للمساعدة في الإبحار في العاصفة.
هل الاجتماع "بكل الأيدي" هو نفسه اجتماع "قاعة المدينة"؟
لأكون صريحًا ، لا. على الرغم من أن اجتماع مجلس المدينة متشابه تمامًا ، إلا أنه يختلف عن الاجتماع الشامل بطريقة واحدة كبيرة:
يركز الجميع بشكل أكبر على تقديم المعلومات المخطط لها مسبقًا ، بينما يركز مجلس المدينة بشكل أكبر على الأسئلة والأجوبة.
هذا يعني أنه على الرغم من شعور الجميع بأنه اجتماع منتظم ، إلا أن قاعة المدينة يمكن أن تشعر وكأنها حدث سياسي مريح ، وهو في الواقع المكان الذي تحصل فيه على اسمها.
ومع ذلك ، فهما متماثلان في كثير من النواحي. كلاهما عبارة عن اجتماعات منتظمة على مستوى الشركة ، يديرها كبار الضباط ، والتي تزود الموظفين بالمعلومات اللازمة والأوسمة.
تحقق من أفضل أفكار الاجتماع من:
ابدأ في ثوان.
احصل على المزيد من أفكار الاجتماعات والقوالب مع AhaSlides. قم بالتسجيل مجانًا وخذ ما تريد من مكتبة القوالب!
🚀 قوالب مجانية ☁️
لماذا عقد اجتماع شامل؟
أحصل عليه؛ نحن جميعًا نحاول تجنب متلازمة "عدم الاجتماع مرة أخرى". قد تبدو إضافة اجتماع آخر إلى قائمة الاجتماعات الأسبوعية والشهرية والسنوية طريقة جيدة لقلب موظفيك ضدك، ولكن في الواقع، قد يكون ذلك وسيلة جيدة. تقليل عدد الاجتماعات التي تعقدها.
كيف؟ لأن الاجتماع الشامل هو اجتماع شامل. فهو يأخذ الأجزاء المهمة من العديد من الاجتماعات الأخرى التي ستعقدها خلال شهر العمل الخاص بك ويختصرها في فترة زمنية ضيقة مدتها ساعة واحدة.
في نهاية المطاف، يمكن أن يوفر هذا بعض الوقت في جدولك الزمني. فيما يلي بعض الفوائد الأخرى للاجتماع الشامل...
- كن شاملاً - من الصعب التعبير عن مدى أهمية الجلوس معهم كل أسبوع أو شهر بالنسبة لفريقك. إن منحهم الفرصة لطرح أسئلتهم الملحة من خلال الأسئلة والأجوبة والانفتاح والصدق معهم قدر الإمكان يبني ثقافة شركة رائعة.
- كن فريقًا - كما أنه من الرائع أن نسمع من رئيسك، من الرائع أيضًا أن ترى وجوه زملائك الموظفين. غالبًا ما يؤدي العمل عن بعد والمكاتب المقسمة إلى عزل الأشخاص الذين من المفترض أن يكونوا أكثر نشاطًا. يوفر لهم الاجتماع الشامل فرصة غير رسمية لرؤية بعضهم البعض والدردشة معهم مرة أخرى.
- لا تفوت أي شخص - الفكرة الكاملة وراء الاجتماع الشامل هو أنه كذلك كل الأيدي على سطح السفينة. بينما قد يكون لديك عدد قليل من الغيابات ، يمكنك تسليم رسائلك مع العلم أن الجميع ، بما في ذلك العمال عن بعد ، يسمع ما يحتاجون إلى سماعه.
ارفعوا أيديكم عن كل الأيدي!
إذا كان الجميع سيكون هناك، وضعت على المعرض. احصل على قالب العرض التقديمي المجاني والتفاعلي هذا لاجتماعك الشامل القادم!
جدول أعمال الاجتماع
تحتاج إلى مثال على جدول أعمال اجتماع متعدد الأيدي لتلتف حول ما تريده حقًا في الواقع يحدث في أيدي الجميع؟
فيما يلي 6 عناصر نموذجية قد تراها على جدول الأعمال ، بالإضافة إلى الحدود الزمنية الموصى بها لإبقاء كل شيء على ما يرام 1 ساعة.
1. كسارات الجليد
⏰ 5 دقائق
نظرًا لكونه اجتماعًا على مستوى الشركة مع بعض الوجوه الجديدة، فمن المحتمل ألا تتاح لبعض الزملاء فرصة الجلوس والدردشة مع بعضهم البعض منذ فترة. استخدم 1 أو 2 من كاسحات الجليد للاحتفاظ بها روح الفريق أقوياء ودفئوا تلك العقول الجميلة قبل أن يبدأ ثقل الاجتماع.
جرب بعض هذه الأفكار:
- أي GIF يصف حالتك المزاجية؟ - اعرض على الجميع بعض صور GIF واطلب منهم التصويت لصالح الصورة التي تنطبق بشكل أفضل على ما يشعرون به.
- شارك بقصة محرجة - وهنا واحد هذا ثبت أنه يولد أفكارًا جيدة. اطلب من الجميع أن يكتبوا قصة قصيرة ومحرجة ويقدموها دون الكشف عن هويتهم. يمكن أن تكون قراءة هذه الأشياء بمثابة بداية مرحة لجدول أعمال اجتماعك الشامل.
- اختبار مفاجئ! - ليس هناك موقف لا يمكن تعزيزه بالقليل من التوافه. يمكن أن يؤدي اختبار سريع مدته 5 دقائق حول الأحداث الجارية أو ممارسات الشركة إلى إلهام الإبداع وبدء كل أعمالك ببعض المرح الجيد.
💡 تسجيل المغادرة 10 كاسرات جليد لأي اجتماع - عبر الإنترنت أو غير ذلك! جنبا إلى جنب مع بعض الأفكار ل اجتماع انطلاق المشروع!
2. تحديثات الفريق
⏰ 5 دقائق
من المحتمل أنك ستشاهد بعض الوجوه الجديدة في هذا الاجتماع، بالإضافة إلى فقدان بعض الوجوه التي غادرت مؤخرًا. من الأفضل أن معالجة هذا في وقت مبكر في جدول الأعمال بحيث لا يجلس أحد في انتظار تقديمه بشكل محرج.
إن تقديم الشكر الجزيل للموظفين الذين غادروا للتو ليس فقط قيادة جيدة ، بل يضفي عليك طابعًا إنسانيًا أمام موظفيك. وبالمثل ، يعد تقديم وجوه جديدة للشركة مبكرًا طريقة رائعة لمساعدتهم على الشعور بالاندماج وجعل الجميع مرتاحين لبقية الاجتماع.
مجرد شكر وتحية سريعة ستفعل ذلك ، ولكن يمكنك بذل جهد إضافي من خلال تقديم عرض تقديمي قصير.
3. أخبار الشركة
⏰ 5 دقائق
عنصر آخر سريع ولكنه أساسي في جدول أعمال الاجتماع الشامل الخاص بك هو العنصر الذي يمكنك من خلاله تحديث فريقك على دخول وخروج الشركة.
ضع في اعتبارك أن هذا لا يتعلق بالمشاريع والأهداف (التي ستأتي بعد دقيقة واحدة)، بل يتعلق بالإعلانات التي تؤثر على الشركة بأكملها. يمكن أن يكون هذا حول الصفقات الجديدة المبرمة، الجديدة بناء الفريق الخطط قيد التنفيذ وأيضًا كل تلك الأشياء المملة الضرورية، مثل اليوم الذي سيأتي فيه السباك لالتقاط كوب القهوة الذي تركه في المرة السابقة.
4. الهدف التقدم
⏰ 20 دقائق
الآن نحن في اللحم الحقيقي بين يديك. هذا هو المكان الذي ستعرض فيه الأهداف وتتباهى بفخر (أو تبكي علنًا) بشأن تقدم فريقك نحو تحقيقها.
ربما يكون هذا هو القسم الأكثر أهمية في اجتماعك، لذا تحقق من هذه النصائح السريعة...
- استخدم البيانات المرئية - قد لا يكون هذا مفاجئًا، ولكن الرسوم البيانية والمخططات تفعل ذلك كثيرا وظيفة أفضل لتوضيح البيانات من النص. اعرض التقدم الذي يحرزه كل قسم كنقطة على الرسم البياني لمنحهم إشارة أوضح عن المكان الذي يأتون منه وإلى أين يتجهون (نأمل).
- تهنئة وتنبيه - بالنسبة لفريقك، قد يكون هذا هو الجزء الأكثر إثارة للأعصاب في جدول أعمال الاجتماع الشامل. خفف المخاوف من خلال تهنئة الفرق على عملهم الجيد، ودفع الفرق ذات الأداء الضعيف بلطف من خلال سؤالهم عما يحتاجون إليه للحصول على فرصة أفضل للوصول إلى أهدافهم.
- اجعلها تفاعلية - باعتباره الجزء الأطول من اجتماعك الشامل، ومع عدم تطبيق العديد من الجوانب بشكل مباشر على الجميع، فقد ترغب في الحفاظ على التركيز في الغرفة مع بعض التفاعل. جرّب إجراء استطلاع رأي أو تصنيف مقياس أو سحابة كلمات أو حتى اختبار لمعرفة كيفية القيام بذلك على الطريق فريقك يعتقدون أنهم كذلك.
بمجرد الانتهاء من هذا الجزء من الحديث، من الجيد وضع الفرق في غرف فرعية حتى يتمكنوا من تبادل الأفكار حول استجابة ثلاثية المحاور...
- ما أعجبهم في تحديث تقدمهم.
- ما لم يعجبهم في تحديث تقدمهم.
- مانع يقف في طريق تقدم أفضل.
5. تقدير الموظفين
⏰ 10 دقائق
ليس هناك ما هو أسوأ من العبودية لشيء لا تحصل على الفضل فيه. إنها رغبة أساسية لدى كل موظف لديك أن يتوق إلى الحصول على الائتمان عند استحقاقه، لذا استخدم هذا الجزء من اجتماعك الشامل لمنحهم الأضواء التي يستحقونها.
لا يتعين عليك تقديم أغنية كاملة والرقص (قد يشعر الكثير من موظفيك بعدم الارتياح تجاه هذا على أي حال)، ولكن بعض التقدير وربما جائزة صغيرة يمكن أن تفعل الكثير، ليس فقط للفرد، ولكن أيضًا لاجتماعك ككل.
بشكل عام ، هناك طريقتان للقيام بذلك:
- قبل الاجتماع، يقدم جميع قادة الفرق اسم أحد الأشخاص في فريقهم الذي تخطى حدود دوره. استخدم الاجتماع لإقرار الاسم الأكثر إرسالًا من كل فريق.
- خلال الاجتماع - امسك ال يعيش سحابة الكلمات من أجل "البطل الصامت" للجميع. سيظهر الاسم الأكثر إرسالًا من جمهورك بشكل كبير في وسط سحابة الكلمات، مما يتيح لك فرصة التعرف علنًا على هويته.
نصيحه 💡 أ عجلة دوارة هي أداة الهبة الجائزة المثالية. لا يوجد شيء مثل ذلك لتفاعل الجمهور!
6. افتح سؤال وجواب
⏰ 15 دقائق
أنهِ ما يعتبره الكثيرون الأولوية القصوى في اجتماع متعدد الأيدي: يعيش Q & A.
هذه فرصة لأي شخص من أي قسم لطرح الأسئلة على كبار المسؤولين. توقع أي شيء وكل شيء من هذا الجزء، ورحب به أيضًا، حيث قد يشعر فريقك أن هذه هي المرة الوحيدة التي يمكنهم فيها الحصول على إجابة مباشرة لمخاوف صحيحة.
إذا كان لديك فريق كبير، فإن إحدى طرق التعامل مع الأسئلة والأجوبة بكفاءة هي طرح الأسئلة قبل أيام قليلة من اجتماعك الشامل، ثم تصفيتها للعثور على الأسئلة التي تستحق الإجابة عليها أمام الجمهور.
ولكن ، إذا كنت تريد أن تكون أكثر شفافية بشأن العملية برمتها ، فما عليك سوى السماح لفريقك بطرح الأسئلة عليك عبر a منصة الأسئلة والأجوبة المباشرة. بهذه الطريقة ، يمكنك الاحتفاظ بكل شيء منظم, أدار و100٪ ودية للعمال عن بعد.
مساعدة إضافية لاجتماع شامل
إذا كنت تتطلع إلى تجسيد كل قدراتك في شيء أطول قليلاً من ساعة واحدة، فجرّب هذه الأنشطة الإضافية...
1. قصص العملاء
يمكن أن تكون الأوقات التي تلمس فيها شركتك أحد العملاء دافعًا قويًا للغاية لفريقك.
اطلب من فريقك إرسال أي تقييمات رائعة من العملاء ، سواء قبل الاجتماع أو أثناءه. اقرأ هذه الأسئلة للفريق بأكمله ، أو حتى قم بإجراء اختبار حتى يتمكن الجميع من تخمين العميل الذي قدم المراجعة.
2. فريق الحديث
لنكن صادقين، غالبًا ما يكون أعضاء الفريق أقرب إلى قادة فرقهم من مديرهم التنفيذي.
دع الجميع يسمع من صوت مألوف من خلال دعوة قادة كل فريق للصعود إلى المسرح وتقديم نسختهم من تقدم الهدف خطوة. من المرجح أن يكون هذا أكثر دقة ودقة ، ويمنح الآخرين استراحة من صوتك!
3. وقت الاختبار!
قم بإضفاء الإثارة على كل ما لديك من خلال اختبار تنافسي. يمكنك تقسيم كل فريق إلى... فرق، ثم جعلهم يتنافسون على لوحة المتصدرين من خلال الأسئلة المتعلقة بالعمل.
ما هو محتوى المحتوى المتوقع لدينا هذا العام؟ ما هو معدل اعتماد أكبر ميزة لدينا في العام الماضي؟ أسئلة مثل هذه لا تعلم فقط بعض المقاييس المهمة للشركة، ولكنها أيضًا تحفز اجتماعك وتساعدك على ذلك بناء الفرق التي تريدها.
أسئلة شائعة
ما هو الفرق بين قاعة المدينة وكل الأيدي؟
تعتبر اجتماعات مجلس المدينة عبارة عن جلسات تحديث/أسئلة وأجوبة أكثر محلية، في حين أن جميع الأيدي عبارة عن توجيهات كاملة للشركة يقودها كبار المسؤولين التنفيذيين.
ما هو جدول أعمال الاجتماع الشامل؟
ويختلف الأمر من شركة إلى أخرى، ولكن جدول أعمال الاجتماع الشامل يتضمن عادةً ما يلي:
- تحديثات الشركة - يقدم الرئيس التنفيذي أو غيره من المديرين التنفيذيين نظرة عامة على أداء الشركة خلال الفترة الماضية (ربع السنة أو السنة)، وتحديثات الأعمال الرئيسية، والمنتجات / المبادرات الجديدة التي تم إطلاقها، وما إلى ذلك.
- التحديثات المالية - يشارك المدير المالي المقاييس المالية الرئيسية مثل الإيرادات والربحية والنمو مقارنة بالفترات الماضية وتقديرات المحللين.
- الغوص العميق في الإستراتيجية - تركز القيادة على مجال واحد من الأعمال / الإستراتيجية بعمق مثل خطط توسيع السوق الجديدة وخريطة طريق التكنولوجيا والشراكات.
- التقدير - الاعتراف بأفضل الأداء والفرق وإنجازاتهم.
- تحديثات الأشخاص - يتحدث رئيس قسم الموارد البشرية عن أهداف التوظيف، واستراتيجيات الاحتفاظ، وتغييرات المزايا، وعملية الترقيات وما إلى ذلك.
- جلسة أسئلة وأجوبة - خصص وقتًا للموظفين لطرح الأسئلة على الفريق التنفيذي.
- مناقشة خريطة الطريق - تشارك القيادة خريطة الطريق الإستراتيجية والأولويات للأشهر الستة إلى الـ 6 القادمة.
ما هو الاسم الأفضل لاجتماع جميع الأيدي؟
فيما يلي بعض الأسماء البديلة للاجتماع الذي يضم جميع الأطراف والذي من المحتمل أن يكون أفضل من "اجتماع جميع الأطراف":
- اجتماع تحديث الشركة - يركز على الغرض الإعلامي/التحديث دون تحديد أنه مخصص لجميع الموظفين.
- حالة [الشركة] - تتضمن نظرة استراتيجية أوسع مثل خطاب "حالة الاتحاد".
- تجمع كل الفريق - مصطلح أكثر ليونة من "كل الأيدي" والذي لا يزال يشير إلى الفريق بأكمله.
