قائمة مراجعة إدارة مخاطر الأحداث النهائية | 15 عنصرًا ضروريًا لضمان نجاح الحدث

تسارع دقات قلبك وأنت تتخيل أسوأ السيناريوهات:

متكلم يمرض قبل دقائق من صعوده المنصة.

❗️ مكانك يفقد الطاقة فجأة في يوم الحدث.

❗️ أو الأسوأ من ذلك كله - أن يتأذى شخص ما في مناسبتك.

الأفكار المزعجة في المعدة تبقيك مستيقظًا في الليل.

ولكن حتى الأحداث الأكثر فوضوية يمكن إدارتها - إذا خططت بعناية وبشكل منهجي مسبقًا.

علامة قائمة مراجعة إدارة مخاطر الحدثيمكن أن تساعدك في تحديد المشكلات المحتملة والاستعداد لها والتخفيف من حدتها قبل أن تؤدي إلى عرقلة الحدث الخاص بك. دعونا نكتشف الأشياء العشرة التي يجب توفرها في القائمة المرجعية لتحويل القلق إلى خطة عمل جيدة الإعداد.

جدول المحتويات

• نظرة عامة
• ما هي إدارة مخاطر الحدث؟
• خمس خطوات لإدارة المخاطر كمخطط للأحداث
• قائمة مراجعة إدارة مخاطر الأحداث
• العناصر الخمسة لإدارة المخاطر
• قائمة المراجعة في إدارة الأحداث
• الوجبات السريعة
• أسئلة شائعة

نظرة عامة

ما هو خطر الحدث؟	المشاكل غير المتوقعة وغير المتوقعة التي تؤثر سلباً على المنظمين والعلامة التجارية للشركة.
أمثلة على مخاطر الحدث؟	الطقس القاسي، سلامة الأغذية، الحرائق، الاضطرابات، التهديدات الأمنية، المخاطر المالية، ...

ما هي إدارة مخاطر الحدث؟

تتضمن إدارة مخاطر الأحداث تحديد المخاطر أو المشكلات المحتملة التي يمكن أن تهدد حدثًا ، ثم وضع العمليات والاحتياطات للتخفيف من تلك المخاطر. يساعد هذا منظمي الحدث في وضع خطط طوارئ جاهزة لتقليل الاضطراب والتعافي بسرعة في حالة ظهور مشكلات. يتم أيضًا استخدام قائمة مراجعة إدارة مخاطر الحدث لضمان تجاوز كل تهديد محتمل.

الخطوات الخمس لإدارة المخاطر كمخطط للأحداث

نحن نعلم أنه أمر مرهق كمخطط للحدث مع كل الاحتمالات التي يمكن أن تحدث. لإنقاذك من الإفراط في التفكير، اتبع خطواتنا الخمس البسيطة لوضع خطة مثالية لإدارة مخاطر الأحداث:

• تحديد المخاطر- قم بالعصف الذهني لكل الأشياء المحتملة التي يمكن أن تسوء في هذا الحدث الخاص بك. ضع في اعتبارك عوامل مثل مشكلات المكان، وسوء الأحوال الجوية، وفشل التكنولوجيا، وإلغاء المتحدثين، وقضايا الطعام، والإصابات، وانخفاض الحضور، وما إلى ذلك. فكر على نطاق واسع ووضع الأمر على محمل الجد أداة العصف الذهنيللحفاظ على الأفكار سليمة.

هل تحتاج إلى طرق جديدة لتبادل الأفكار؟

استخدم أداة العصف الذهني على AhaSlides لتوليد المزيد من الأفكار في العمل وعند تنظيم الحدث!

🚀 سجل مجانا

• تقييم الاحتمالية والتأثير - بالنسبة لكل خطر حدث تم تحديده، قم بتقدير مدى احتمالية حدوثه والتأثير المحتمل الذي يمكن أن يحدثه على الحدث الخاص بك. ويساعد ذلك في تحديد المخاطر التي تتطلب خطط التخفيف الأكثر شمولاً.

•تطوير خطط الطوارئ - بالنسبة للمخاطر ذات الأولوية الأعلى، قم بإنشاء خطط احتياطية محددة وحلول وحالات طوارئ لتقليل التعطيل في حالة حدوث هذه المخاطر. قد يتضمن ذلك تأكيد الأماكن البديلة والموردين والجداول الزمنية وما إلى ذلك.

• تحديد المسؤوليات- جعل شخصًا واحدًا مسؤولاً عن تنفيذ كل خطة طوارئ وإيصال الأدوار بوضوح إلى فريقك. وهذا يضمن أن شخصًا ما سيتخذ الإجراء في حالة حدوث خطر بالفعل.

•تدرب على خططك - قم بتشغيل السيناريوهات المحتملة لتحديد الثغرات في خطط إدارة مخاطر الأحداث الخاصة بك. سيؤدي تدريب فريقك على كيفية الاستجابة في المواقف المختلفة إلى بناء الثقة حتى يتمكنوا من إدارة المشكلات التي تنشأ في يوم الحدث بنجاح.

نصائح لمشاركة أفضل

• إدارة الأحداث
• تصميم الحدث
• الشبكات التجارية

قائمة مراجعة إدارة مخاطر الأحداث

ما هي النقاط العامة التي يجب أن تغطيها قائمة مراجعة إدارة مخاطر الحدث؟ ابحث عن الإلهام من خلال أمثلة قائمة التحقق من مخاطر الأحداث أدناه.

#1 - المكان
☐ توقيع العقد
الحصول على التصاريح والتراخيص
تم تأكيد مخطط الأرضية وترتيبات الإعداد
☐ تقديم الطعام والمتطلبات الفنية المحددة
تحديد مكان النسخ الاحتياطي وفي وضع الاستعداد

#2 - الطقس
☐ مراقبة الطقس القاسي وخطة الإخطار
☐ خيمة أو مأوى بديل متاح إذا لزم الأمر
اتخاذ الترتيبات لنقل الحدث إلى الداخل إذا لزم الأمر

#3-التكنولوجيا
☐ اختبار الصوت والصورة والمعدات التقنية الأخرى
☐ الحصول على معلومات الاتصال بدعم تكنولوجيا المعلومات
المطبوعات الورقية للمواد المتاحة كنسخة احتياطية
خطة طوارئ للإنترنت أو انقطاع التيار الكهربائي

#4 - الطب/السلامة
☐ تتوفر مجموعات الإسعافات الأولية والدرهم الإماراتي
مخارج الطوارئ محددة بوضوح
☐ موظفين مدربين على إجراءات الطوارئ
☐ معلومات الاتصال بالأمن / الشرطة في متناول اليد

#5 - مكبرات الصوت
☐ تم استلام السير والصور
☐ اختيار مكبرات الصوت البديلة كنسخة احتياطية
إعلان خطة الطوارئ الخاصة بالمتحدث

#6 - الحضور
☐ تم تأكيد الحد الأدنى للحضور
أبلغت سياسة الإلغاء
☐ خطة استرداد سارية في حالة إلغاء الحدث

#7-التأمين
☐ وثيقة تأمين المسؤولية العامة سارية المفعول
الحصول على شهادة التأمين

#8 - التوثيق
نسخ من العقود والتصاريح والتراخيص
☐ معلومات الاتصال لجميع البائعين والموردين
☐ برنامج الحدث وجدول الأعمال و / أو خط سير الرحلة

#9 - التوظيف/المتطوعين
الأدوار المخصصة للموظفين والمتطوعين
☐ النسخ الاحتياطية المتاحة لملء حالات عدم الحضور
إتمام التدريب على إجراءات الطوارئ وخطط الطوارئ

#10 - الأطعمة والمشروبات
☐ احصل على نسخ احتياطية متاحة لأي من المستلزمات القابلة للتلف
خيارات طعام بديلة يتم إعدادها في حالة تأخر الطلب / عدم صحة الطلب / لدى الضيوف المصابين بالحساسية
تتوفر منتجات وأواني وأدوات تقديم ورقية إضافية

#11 - النفايات وإعادة التدوير
توزيع حاويات النفايات وحاويات إعادة التدوير
الأدوار المخصصة لجمع القمامة أثناء الحدث وبعده

#12- إجراءات التعامل مع الشكاوى
☐ موظف مخصص للتعامل مع شكاوى الحضور
بروتوكول لحل المشكلات وتقديم المبالغ المستردة / التعويض إذا لزم الأمر

#13-خطة الإخلاء في حالات الطوارئ
إعداد طرق الإخلاء ونقاط الالتقاء
☐ اجعل الموظفين متمركزين بالقرب من المخارج

#14 - بروتوكول الشخص المفقود
☐ تعيين الموظفين المسؤولين عن الأطفال المفقودين / كبار السن / المعوقين
☐ تم الحصول على معلومات الاتصال لأولياء الأمور / الأوصياء على القصر

#15-الإبلاغ عن الحوادث
استمارة الإبلاغ عن الحوادث التي تم إنشاؤها للموظفين لتوثيق أي حالات طوارئ

العناصر الخمسة لإدارة المخاطر

المخاطرة ليست مجرد حظ سيئ - إنها جزء من كل مشروع. ولكن باستخدام الخطة الصحيحة لإدارة مخاطر الأحداث، يمكنك ترويض الفوضى التي تخلقها المخاطر وتحويل التهديدات إلى فرص. تشمل الأساليب الخمسة لإدارة المخاطر ما يلي:

• تعريف المخاطر- فكر في أشياء صغيرة مثل مواطن الخلل التقنية... وصولاً إلى الكارثة الكاملة. إن مخاطر الإدراج تخرجها من رأسك وتكتبها على الورق حيث يمكنك مواجهتها.

• تقييم المخاطر- قم بتقييم كل خطر لفهم ما الذي يشكل التهديد الأكبر. خذ بعين الاعتبار: ما مدى احتمالية حدوث ذلك؟ وما الضرر الذي يمكن أن يحدث إذا حدث ذلك؟ إن تحديد أولويات المخاطر يركز جهودك على القضايا المهمة حقًا.

• تخفيف المخاطر- هل لديك خطط للرد! فكر في طرق لتقليل فرص حدوث المخاطر، أو تقليل أي تأثير في حالة حدوثها، أو كليهما. كلما تمكنت من إضعاف المخاطر مسبقًا، قل تأثيرها عليك.

• مراقبة المخاطر- بمجرد وضع خططك الأولية، كن يقظًا. راقب العلامات التي تشير إلى ظهور مخاطر جديدة أو تغير المخاطر القديمة. اضبط استراتيجياتك حسب الحاجة لمواكبة مشهد التهديدات المتطور.

• الإبلاغ عن المخاطر- مشاركة المخاطر والخطط مع فريقك. إن إشراك الآخرين في الحلقة يؤدي إلى قبولهم، ويكشف عن نقاط الضعف التي ربما فاتتك، ويوزع المسؤولية عن إدارة المخاطر.

ما هي قائمة المراجعة في إدارة الأحداث؟

تشير قائمة التحقق في إدارة الحدث إلى قائمة العناصر أو المهام التي يتحقق منظمو الحدث من أنها قد تم إعدادها أو ترتيبها أو التخطيط لها مسبقًا قبل الحدث.

تساعد القائمة المرجعية الشاملة لإدارة المخاطر على ضمان عدم إغفال أي شيء مهم أثناء قيامك بترتيب جميع التفاصيل اللازمة لتنفيذ الحدث بنجاح.

تعد قوائم التحقق مفيدة لإدارة الأحداث لأنها:

• توفير الوضوح والبنية- لقد وضعوا في ترتيب تفصيلي كل ما يجب القيام به، لذلك لا شيء يسقط من خلال الشقوق.

• شجع التحضير الشامل- التحقق من العناصر يحفز المنظمين على التأكد من أن جميع الترتيبات والاحتياطات موجودة بالفعل قبل بدء الحدث.

• تحسين التواصل- يمكن للفرق تقسيم عناصر القائمة المرجعية وتعيينها لضمان فهم الجميع لأدوارهم ومسؤولياتهم.

• دعم الاتساق- يساعد استخدام نفس القائمة المرجعية للأحداث المتكررة في الحفاظ على المعايير وتحديد مجالات التحسين في كل مرة.

• كشف الثغرات أو نقاط الضعف- العناصر التي لم يتم تحديدها تسلط الضوء على الأشياء المنسية أو تتطلب المزيد من التخطيط، مما يتيح لك معالجتها قبل ظهور المشكلات.

• تسهيل عمليات التسليم- إن تسليم القائمة المرجعية إلى المنظمين الجدد يساعدهم على فهم كل ما تم القيام به للتخطيط للأحداث الناجحة السابقة.

الوجبات السريعة

مع هذه الإضافات في قائمة التحقق الخاصة بإدارة مخاطر الحدث ، فأنت جاهز جيدًا لساحة المعركة! الاستعداد يحول الفوضى المحتملة إلى ثقة هادئة. لذا أضف كل عنصر إلى قائمتك. شطبهم واحدًا تلو الآخر. شاهد تلك القائمة المرجعية تعيد تشكيل القلق وتحويله إلى قوة. لأنه كلما توقعت أكثر ، كلما استسلمت المخاطر الأفضل لتخطيطك واستعدادك الدقيق.

أسئلة شائعة