تسارع دقات قلبك وأنت تتخيل أسوأ السيناريوهات:
متكلم يمرض قبل دقائق من صعوده المنصة.
❗️ مكانك يفقد الطاقة فجأة في يوم الحدث.
❗️ أو الأسوأ من ذلك كله - يتأذى شخص ما في حدثك.
الأفكار المزعجة في المعدة تبقيك مستيقظًا في الليل.
ولكن حتى الأحداث الأكثر فوضوية يمكن إدارتها - إذا كنت تخطط مسبقًا بعناية ومنهجية.
علامة قائمة مراجعة إدارة مخاطر الحدث يمكن أن تساعدك في تحديد المشكلات المحتملة والاستعداد لها والتخفيف من حدتها قبل أن تخرج الحدث عن مساره. دعنا نتعرف على الأشياء العشرة الضرورية في قائمة المراجعة لتحويل القلق إلى خطة عمل جيدة الإعداد.
جدول المحتويات
نبذة
| ما هو خطر الحدث؟ | مشاكل غير متوقعة وغير متوقعة، والتي يمكن أن تؤثر سلباً على المنظمين والعلامة التجارية للشركة. |
| أمثلة على مخاطر الحدث؟ | الطقس القاسي، سلامة الأغذية، الحرائق، الاضطرابات، التهديدات الأمنية، المخاطر المالية، ... |
ما هي إدارة مخاطر الحدث؟
تتضمن إدارة مخاطر الأحداث تحديد المخاطر أو المشكلات المحتملة التي يمكن أن تهدد حدثًا ، ثم وضع العمليات والاحتياطات للتخفيف من تلك المخاطر. يساعد هذا منظمي الحدث في وضع خطط طوارئ جاهزة لتقليل الاضطراب والتعافي بسرعة في حالة ظهور مشكلات. يتم أيضًا استخدام قائمة مراجعة إدارة مخاطر الحدث لضمان تجاوز كل تهديد محتمل.
ما هي الخطوات الخمس لإدارة المخاطر كمنظم للحدث؟
نحن نعلم أنه أمر مرهق كمخطط للحدث مع كل الاحتمالات التي يمكن أن تحدث. لإنقاذك من الإفراط في التفكير، اتبع خطواتنا الخمس البسيطة لوضع خطة مثالية لإدارة مخاطر الأحداث:
• تحديد المخاطر - عصف ذهني بكل الأشياء التي يمكن أن تسوء في هذا الحدث الخاص بك. ضع في اعتبارك عوامل مثل مشكلات المكان ، وسوء الأحوال الجوية ، وفشل التكنولوجيا ، وإلغاء المتحدثين ، ومشكلات الطعام ، والإصابات ، وانخفاض الحضور ، وما إلى ذلك. أداة العصف الذهني للحفاظ على الأفكار سليمة.
هل تحتاج إلى طرق جديدة لتبادل الأفكار؟
استخدم أداة العصف الذهني على AhaSlides لتوليد المزيد من الأفكار في العمل ، وعند تنظيم الحدث!
🚀 سجل مجانا
• تقييم الاحتمالية والتأثير – بالنسبة لكل خطر حدث تم تحديده، قم بتقدير مدى احتمالية حدوثه والتأثير المحتمل الذي يمكن أن يحدثه على الحدث الخاص بك. ويساعد ذلك في تحديد المخاطر التي تتطلب خطط التخفيف الأكثر شمولاً.
• تطوير خطط الطوارئ - بالنسبة للمخاطر ذات الأولوية الأعلى ، قم بإنشاء خطط وحلول وحالات طوارئ احتياطية محددة لتقليل الاضطراب إذا تحققت هذه المخاطر. قد يشمل ذلك تأكيد الأماكن البديلة والموردين والجداول الزمنية وما إلى ذلك.
• تحديد المسؤوليات - اجعل شخصًا واحدًا مسؤولاً عن تنفيذ كل خطة طوارئ وقم بإبلاغ الأدوار بوضوح لفريقك. هذا يضمن أن شخصًا ما سيتخذ إجراءً في حالة حدوث خطر فعليًا.
• تدرب على خططك - قم بتشغيل السيناريوهات المحتملة لتحديد الثغرات في خطط إدارة مخاطر الحدث. سيؤدي تدريب فريقك على كيفية الاستجابة في المواقف المختلفة إلى بناء الثقة حتى يتمكنوا من إدارة المشكلات التي تظهر في يوم الحدث بنجاح.
نصائح لمشاركة أفضل
قائمة مراجعة إدارة مخاطر الأحداث
ما هي النقاط العامة التي يجب أن تغطيها قائمة مراجعة إدارة مخاطر الحدث؟ ابحث عن الإلهام من خلال أمثلة قائمة التحقق من مخاطر الأحداث أدناه.
# 1 - المكان
☐ توقيع العقد
الحصول على التصاريح والتراخيص
تم تأكيد مخطط الأرضية وترتيبات الإعداد
☐ تقديم الطعام والمتطلبات الفنية المحددة
تحديد مكان النسخ الاحتياطي وفي وضع الاستعداد
# 2 - الطقس
☐ مراقبة الطقس القاسي وخطة الإخطار
☐ خيمة أو مأوى بديل متاح إذا لزم الأمر
اتخاذ الترتيبات لنقل الحدث إلى الداخل إذا لزم الأمر
# 3 - التكنولوجيا
☐ اختبار الصوت والصورة والمعدات التقنية الأخرى
☐ الحصول على معلومات الاتصال بدعم تكنولوجيا المعلومات
المطبوعات الورقية للمواد المتاحة كنسخة احتياطية
خطة طوارئ للإنترنت أو انقطاع التيار الكهربائي
# 4 - الطب / السلامة
☐ تتوفر مجموعات الإسعافات الأولية والدرهم الإماراتي
مخارج الطوارئ محددة بوضوح
☐ موظفين مدربين على إجراءات الطوارئ
☐ معلومات الاتصال بالأمن / الشرطة في متناول اليد
# 5 - مكبرات الصوت
☐ تم استلام السير والصور
☐ اختيار مكبرات الصوت البديلة كنسخة احتياطية
إعلان خطة الطوارئ الخاصة بالمتحدث
# 6 - الحضور
☐ تم تأكيد الحد الأدنى للحضور
أبلغت سياسة الإلغاء
☐ خطة استرداد سارية في حالة إلغاء الحدث
# 7 - التأمين
☐ وثيقة تأمين المسؤولية العامة سارية المفعول
الحصول على شهادة التأمين
# 8 - التوثيق
نسخ من العقود والتصاريح والتراخيص
☐ معلومات الاتصال لجميع البائعين والموردين
☐ برنامج الحدث وجدول الأعمال و / أو خط سير الرحلة
# 9 - التوظيف / المتطوعين
الأدوار المخصصة للموظفين والمتطوعين
☐ النسخ الاحتياطية المتاحة لملء حالات عدم الحضور
إتمام التدريب على إجراءات الطوارئ وخطط الطوارئ
# 10 - الطعام والشراب
☐ احصل على نسخ احتياطية متاحة لأي من المستلزمات القابلة للتلف
خيارات طعام بديلة يتم إعدادها في حالة تأخر الطلب / عدم صحة الطلب / لدى الضيوف المصابين بالحساسية
تتوفر منتجات وأواني وأدوات تقديم ورقية إضافية
# 11 - النفايات وإعادة التدوير
توزيع حاويات النفايات وحاويات إعادة التدوير
الأدوار المخصصة لجمع القمامة أثناء الحدث وبعده
# 12 - إجراءات التعامل مع الشكاوى
☐ موظف مخصص للتعامل مع شكاوى الحضور
بروتوكول لحل المشكلات وتقديم المبالغ المستردة / التعويض إذا لزم الأمر
# 13 - خطة الإخلاء في حالات الطوارئ
إعداد طرق الإخلاء ونقاط الالتقاء
☐ اجعل الموظفين متمركزين بالقرب من المخارج
# 14 - بروتوكول الشخص المفقود
☐ تعيين الموظفين المسؤولين عن الأطفال المفقودين / كبار السن / المعوقين
☐ تم الحصول على معلومات الاتصال لأولياء الأمور / الأوصياء على القصر
# 15 - الإبلاغ عن الحوادث
استمارة الإبلاغ عن الحوادث التي تم إنشاؤها للموظفين لتوثيق أي حالات طوارئ
ما هي العناصر الخمسة لإدارة المخاطر؟
المخاطرة ليست مجرد حظ سيئ - إنها جزء من كل مشروع. ولكن باستخدام الخطة الصحيحة لإدارة مخاطر الأحداث، يمكنك ترويض الفوضى التي تخلقها المخاطر وتحويل التهديدات إلى فرص. تشمل الأساليب الخمسة لإدارة المخاطر ما يلي:
• تعريف المخاطر - فكر في أشياء صغيرة مثل الثغرات التقنية ... وصولاً إلى كارثة كاملة. يؤدي إدراج المخاطر إلى إخراجها من رأسك وعلى الورق حيث يمكنك مواجهتها.
• تقييم المخاطر- قيم كل خطر لفهم أيها يشكل أكبر تهديد. ضع في اعتبارك: ما مدى احتمالية حدوث ذلك؟ ما الضرر الذي يمكن أن يحدث إذا حدث؟ تحديد أولويات المخاطر يركز جهودك على القضايا المهمة حقًا.
• تخفيف المخاطر - هل لديك خطط للرد! ضع في اعتبارك طرقًا لتقليل فرص حدوث خطر ، أو تقليل أي تأثير إذا حدث ، أو كليهما. كلما تمكنت من إضعاف المخاطر مسبقًا ، كلما قل إزعاجك.
• مراقبة المخاطر - بمجرد وضع خططك الأولية ، كن يقظًا. مراقبة العلامات التي تدل على ظهور مخاطر جديدة أو أن المخاطر القديمة تتغير. اضبط استراتيجياتك حسب الحاجة لمواكبة مشهد التهديدات المتطور.
• الإبلاغ عن المخاطر - شارك المخاطر والخطط مع فريقك. إشراك الآخرين في الحلقة يحصل على قبول ، ويكشف عن نقاط الضعف التي قد تكون فاتتك ، ويوزع المساءلة لإدارة المخاطر.
ما هي قائمة المراجعة في إدارة الأحداث؟
تشير قائمة التحقق في إدارة الحدث إلى قائمة العناصر أو المهام التي يتحقق منظمو الحدث من أنها قد تم إعدادها أو ترتيبها أو التخطيط لها مسبقًا قبل الحدث.
تساعد القائمة المرجعية الشاملة لإدارة المخاطر على ضمان عدم إغفال أي شيء مهم أثناء قيامك بترتيب جميع التفاصيل اللازمة لتنفيذ الحدث بنجاح.
تعد قوائم التحقق مفيدة لإدارة الأحداث لأنها:
• توفير الوضوح والبنية - يضعون في ترتيب يشرح بالتفصيل كل ما يجب القيام به ، لذلك لا شيء يسقط من خلال الشقوق.
• شجع التحضير الشامل - يؤدي التحقق من العناصر إلى تحفيز المنظمين على التأكد من أن جميع الترتيبات والاحتياطات موجودة بالفعل قبل بدء الحدث.
• تحسين التواصل - يمكن للفرق تقسيم وتعيين عناصر قائمة التحقق لضمان فهم الجميع لأدوارهم ومسؤولياتهم.
• دعم الاتساق - يساعد استخدام نفس قائمة التحقق للأحداث المتكررة في الحفاظ على المعايير ومجالات التحسين في كل مرة.
• كشف الثغرات أو نقاط الضعف - تبرز العناصر التي لم يتم التحقق منها الأشياء المنسية أو تتطلب المزيد من التخطيط ، مما يتيح لك معالجتها قبل ظهور المشكلات.
• تسهيل عمليات التسليم - يساعد تسليم القائمة المرجعية للمنظمين الجدد على فهم كل ما تم القيام به للتخطيط لأحداث سابقة ناجحة.
الوجبات السريعة
مع هذه الإضافات في قائمة التحقق الخاصة بإدارة مخاطر الحدث ، فأنت جاهز جيدًا لساحة المعركة! الاستعداد يحول الفوضى المحتملة إلى ثقة هادئة. لذا أضف كل عنصر إلى قائمتك. شطبهم واحدًا تلو الآخر. شاهد تلك القائمة المرجعية تعيد تشكيل القلق وتحويله إلى قوة. لأنه كلما توقعت أكثر ، كلما استسلمت المخاطر الأفضل لتخطيطك واستعدادك الدقيق.
الأسئلة المتكررة
حصلت على السؤال؟ لدينا إجابات.
