إذا كنت تشارك في فريق جديد متعدد الوظائف في العمل أو فريق مشروع جديد، فمن الممكن أن يكونوا أشخاصًا من أقسام أخرى أو من شركات أخرى ربما لم تكن تعرفهم أو عملت معهم من قبل، وتريد التأكد من أن الاستعداد للالتزام واستثمار مهاراتك وأفكارك في الفريق - خاصة إذا كان هذا الفريق عالي الأداء. وبالتالي، من الضروري استضافة اجتماع لجمع أعضاء الفريق الجدد معًا.
ومع ذلك ، ليس هناك ما يدعو للدهشة إذا كنت تشعر بالإحراج والتوتر قليلاً لأن حتى المحترفين الأكثر خبرة لديهم التوتر عند عقد اجتماع أولي مع فريق جديد. إذا كنت قائدًا وتقلق بشأن الفشل في استضافة اجتماعات تمهيدية حول الإنتاجية.
ستمنحك هذه المقالة دليلاً كاملاً وأمثلة ونصائح حول ما يجعل الاجتماعات التمهيدية ناجحة.
في هذه المقالة سوف تتعلم
- ما هو الاجتماع التمهيدي؟
- ما هو الهدف من اللقاء التمهيدي؟
- كيفية إعداد اجتماع تمهيدي فعال
- نصائح لإعداد اجتماع تمهيدي بنجاح
- الوجبات السريعة الرئيسية
ما هو اللقاء التعريفي؟
لقاء تمهيدي أو تعريفي له نفس المعنى تمامًا عندما يتعلق الأمر بالمقدمة للفريق، عندما تكون هذه هي المرة الأولى التي يلتقي فيها أعضاء الفريق وقادتهم رسميًا، لتحديد ما إذا كان الأفراد المعنيون يريدون بناء علاقة عمل والالتزام بالفريق في مستقبل.
ويهدف إلى منح أعضاء الفريق الوقت الكافي للبقاء معًا للتعرف على خلفية كل مشارك واهتماماته وأهدافه. اعتمادًا على تفضيلاتك وتفضيلات فريقك، يمكنك إعداد اجتماعات تمهيدية رسمية أو غير رسمية.
يتضمن جدول أعمال الاجتماع التمهيدي القياسي ما يلي:
- قدم هدف الاجتماع
- تعريف القادة وكل عضو
- مناقشة لوائح الفريق والعمل والمزايا والعلاجات...
- حان الوقت للعب بعض الألعاب
- قم بإنهاء الاجتماعات واتخاذ إجراءات المتابعة
ما هو الهدف من الاجتماعات التمهيدية؟
لا تنظر إلى المقدمات كمربع للتحقق فحسب. استغل هذا الوقت لتنشيط اتصالات حقيقية واكتساب رؤى فريدة وإنشاء إطار عمل للعمل الجماعي الذي لا تشوبه شائبة. الاجتماعات التعريفية رائعة لـ:
- تعزيز العمل الجماعي وتماسك الفريق
الهدف الأول من اللقاءات التعريفية هو تقريب الغرباء من زملائهم. إذا لم تلتقِ بهم من قبل ولم تعرف عنهم الكثير، فسيفتقرون إلى الترابط والتواصل، مما قد يؤثر على روح الفريق وإنتاجيته. عندما يتمكن الأعضاء من مناقشة قواعد الفريق وتوحيدها، والمكافآت والعقوبات المناسبة، أو عندما يدركون أن قادتهم منصفون ومخلصون، وأن زملائهم متواضعون، وموثوقون، ومتعاطفون، وأكثر من ذلك، ستُبنى الثقة وتُبنى بيئة عمل إيجابية بين أعضاء الفريق.
- كسر التوتر والإحراج
من المرجح أن تنخفض الإنتاجية إذا كان الموظفون يعملون في بيئة عمل مضغوطة. كما أنه ليس من الجيد أن يخيف الموظفون قائدهم بدلاً من أن يستلهموا منه. يمكن أن تساعد الاجتماعات التمهيدية الفرق الجديدة على الشعور بثقة أكبر لمشاركة أفكارهم وآرائهم. كما أنهم يبدأون بسهولة في تكوين صداقات والتواصل وتقليل الإحراج لمزيد من التعاون. على سبيل المثال، لا يتردد أحد أعضاء الفريق في التحدث علنًا وطلب المساعدة عندما يكون غير قادر على الالتزام بالمواعيد النهائية.
- المساعدة في هيكلة ومواءمة المعايير والممارسات
يعد التركيز على القواعد واللوائح جزءًا مهمًا من الاجتماعات التمهيدية الأولى. يمكن أن يؤدي عدم توضيح الأمر بشكل واضح وعادل ومباشر في بداية العمل الجماعي إلى تضارب الفريق وسوء التواصل. على العكس من ذلك ، إذا كان بإمكانك جعل الفريق يتبع المعايير والممارسات، ستكون هناك كفاءة في استخدام الموارد بسبب فعالية الفريق وكفاءته، وفي الوقت نفسه، تعزيز الرضا الوظيفي بين أعضاء الفريق الذين هم جزء من فريق متماسك.
كيفية إعداد اجتماع تمهيدي فعال
يمكن أن تتبع الاجتماعات التمهيدية عملية التخطيط القياسية للاجتماعات مع 5 ملاحظة: الهدف, تخطيط الرحلة, التحضير, مشاركةو التقدّم. اعتمادًا على الحد الزمني الخاص بك، وعدد المشاركين، وخلفية فريقك، والموارد الخاصة بك، يمكنك إعداد اجتماعات تمهيدية رسمية أو غير رسمية. الانطباع الأول مهم. كلما زاد الاحترام والثقة التي سيقدرها أعضاء فريقك عندما تظهر اجتماعات منظمة ومدروسة.
- الهدف
يتعلق الأمر بتحديد الأهداف للاجتماعات. كن واضحًا وموجزًا عند إدراج أهداف الاجتماعات حتى تتمكن بسهولة من إعادة التركيز على الجميع إذا تم تشتيت انتباه المشارك بسبب أنشطة غير ذات صلة. يمكنك التفكير في هيكلة الأهداف من خلال ترتيب هرم الأهداف الذي يحدد كل مجموعة من الأهداف على مستويات مختلفة.
- تخطيط الرحلة
أول ما ينبغي على قادة الفرق الجدد فعله هو التخطيط للتفاصيل أو وضع جدول أعمال. عندما يكون لديك شيء للإشارة إليه، فإن محاولة تذكر كل شيء بنفسك يُخفف التوتر. يمكنك إنشاء قالب باستخدام عرض شرائح عبر PowerPoint. أو بطاقات جديلة مكتوبة بخط اليد.
- التحضير
يتضمن هذا الجزء بعض الأنشطة، مثل إعداد نص مقدمة الاجتماع ومراجعة جدول الأعمال قبل بدء أي اجتماع رسمي. سيسهل عليك ذكر جميع المعلومات الأساسية والتركيز على جدول الأعمال، مدعومًا بملاحظات المتحدث أو نصه، عندما يغيب عن ذهنك فجأة.
- مشاركة
لا تنس تشجيع الأعضاء الجدد على طرح الأسئلة والمشاركة في الأنشطة التفاعلية خلال الاجتماعات. إذا بدا الآخرون مترددين جدًا، فاسألهم عن آرائهم. تأكد من أن كل فرد في الفريق لديه الفرصة للتحدث علنًا وليس فقط التركيز على الأعضاء المنفتحين. يمكنك استضافة استطلاع مباشر حتى يتمكن بعض الانطوائيين من مشاركة آرائهم مباشرة.
- التقدّم
يجب عليك اختتام اجتماعك بملخص وإبلاغ الإجراءات الخاصة بالخطوات التالية. ولأن المتابعة بعد الاجتماع تعد جزءًا بالغ الأهمية، يمكنك التفكير في اتخاذ قرار نهائي وتوثيقه.
نصائح لإعداد اجتماع تمهيدي بنجاح
- استخدم أداة عرض تفاعلية
هل تشعر بالخجل أو الإحراج في اليوم الأول؟ يمكنك جعل اجتماعاتك التمهيدية أكثر متعةً بمئة مرة باستخدام أداة عروض تقديمية تفاعلية مثل AhaSlides!
هناك عشرات الطرق للقيام بذلك، لكننا نوصي بهذا المخطط التفصيلي لكسر الجمود بسرعة:
- ابدأ بشريحة مقدمة.
- قم بإضفاء الإثارة على الأشياء من خلال اختبارات قصيرة عن نفسك باستخدام النقاط ولوحة المتصدرين.
- اختتم بشريحة الأسئلة والأجوبة في النهاية حيث يمكن للجميع طرح الأسئلة التي كانوا يتساءلون عنها عنك.
باستخدام منصة العرض التفاعلية AhaSlides، يمكنك إنشاء مقدمة مقنعة تجعل الناس يطيرون إلى القمر🚀جرب هذا النموذج هنا:
- ابدأ المقدمة بـ "نحن"."
يعمل الفريق على تعزيز التعاون بين أعضائه لتحقيق أهداف مشتركة، لا لإظهار مواهبهم الشخصية. لذلك، من المهم التأكيد على ثقافة "نحن". حاول استخدام ضمير المتكلم "نحن" بدلاً من ضمير المتكلم "أنا" قدر الإمكان في شرائحك التقديمية وفي جميع اجتماعاتك، باستثناء المقدمة الشخصية. هذا يُشجع الفريق في النهاية على التعاون بكفاءة أكبر، لأنهم يدركون أنهم يتشاركون رؤية متماسكة، ويكرسون أنفسهم للعمل من أجل الفريق بدلاً من أنفسهم.
- ترفيه عن زملائك في الفريق
كيف تبدأ الاجتماعات التمهيدية بأفضل الطرق؟ بما أن جميع الأعضاء جدد على بعضهم البعض، يمكنك كمضيف أن تفكر في البدء ببعض التمارين السريعة لكسر الجمود. يمكنك أيضًا تنظيم لعبتين أو ثلاث ألعاب واختبارات قصيرة، وجلسات عصف ذهني لإتاحة الوقت للآخرين لمشاركة شخصياتهم ومواهبهم وأفكارهم؛ والتواصل والعمل مع الآخرين لتحسين تماسك الفريق وثقافة العمل والتواصل. على سبيل المثال، يمكنك تجربة بعض الألعاب مثل دائرة التقدير, يطارد الزبال، هل تفضل...
- إدارة الوقت
عادةً ما تستغرق الاجتماعات عالية الإنتاجية ما بين 15 و45 دقيقة، وخاصةً الاجتماعات التمهيدية التي يُنصح بضبط مدتها إلى 30 دقيقة. هذا وقت كافٍ ليتعرف أعضاء الفريق الجدد على بعضهم البعض، ويقدموا أنفسهم بإيجاز، ويتعاونوا مع بعضهم البعض في بعض أنشطة بناء الفريق البسيطة والممتعة. كما يجب تحديد وقت محدد لكل قسم لضمان عدم نفاد وقتك بينما لا يزال لديك الكثير لتغطيته.
الوجبات السريعة الرئيسية
من المفيد لفريقك أن يبدأ العمل الجماعي مع فريق جديد بالاستفادة من الاجتماعات التمهيدية. قد يكون التحضير للاجتماع الأول صعبًا ومخيفًا. أثناء التحضير، لا تتردد في طلب الدعم حتى لو كنت خبيرًا في استخدام PowerPoint. يمكنك بالتأكيد تسهيل عملك وتوفير وقتك مع أهاسلايدس.
الأسئلة الشائعة
ما الذي تتحدث عنه في اللقاء التعريفي؟
1. كاسحات الجليد - ابدأ بسؤال أو نشاط ممتع لكسر الجمود لمساعدة الأشخاص على الاسترخاء. يبقيه خفيفا!
2. الخلفية المهنية - اطلب من كل شخص أن يشارك رحلته المهنية حتى الآن، بما في ذلك الأدوار والخبرات السابقة.
3. المهارات والاهتمامات - بالإضافة إلى مهارات العمل، اكتشف هوايات أعضاء الفريق أو شغفهم أو مجالات خبرتهم خارج 9-5.
4. هيكل الفريق - الخطوط العريضة للأدوار ومن المسؤول عن ذلك على مستوى عالٍ. توضيح كيفية عمل الفريق معًا.
5. الأهداف والأولويات - ما هي أهداف الفريق والأهداف التنظيمية للأشهر الستة إلى الـ 6 القادمة؟ كيف تساهم الأدوار الفردية؟
كيف تنظم اجتماعًا تمهيديًا؟
إليك إحدى الطرق لتنظيم اجتماعك التمهيدي:
1. الترحيب وكسر الجمود (5-10 دقائق)
2. المقدمات (10-15 دقيقة)
3. خلفية الفريق (5-10 دقائق)
4. توقعات الفريق (5-10 دقائق)
5. أسئلة وأجوبة (5 دقائق)
ماذا تقول عند افتتاح الاجتماع؟
فيما يلي بعض الاقتراحات لما يجب قوله عند افتتاح الاجتماع التمهيدي:
.1. الترحيب والمقدمات:
"مرحبًا بالجميع وأشكركم على انضمامكم إلينا اليوم. نحن متحمسون لبدء الأمور"
2. انطلاقة كاسحة الجليد:
"حسنًا، دعنا نسترخي بسؤال بسيط لكسر الجمود..."
3. معاينة الخطوات التالية:
"بعد اليوم سنتابع بنود العمل ونبدأ بالتخطيط لعملنا"
المرجع: في الواقع. أفضل, لينكد إن
