هل سبق لك أن ذهبت إلى اجتماعات تمهيدية ناجحة?
إذا كنت تشارك في فريق جديد متعدد الوظائف في العمل أو فريق مشروع جديد، فمن الممكن أن يكونوا أشخاصًا من أقسام أخرى أو من شركات أخرى ربما لم تكن تعرفهم أو عملت معهم من قبل، وتريد التأكد من أن الاستعداد للالتزام واستثمار مهاراتك وأفكارك في الفريق - خاصة إذا كان هذا الفريق عالي الأداء. وبالتالي، من الضروري استضافة اجتماع لجمع أعضاء الفريق الجدد معًا.
ومع ذلك ، ليس هناك ما يدعو للدهشة إذا كنت تشعر بالإحراج والتوتر قليلاً لأن حتى المحترفين الأكثر خبرة لديهم التوتر عند عقد اجتماع أولي مع فريق جديد. إذا كنت قائدًا وتقلق بشأن الفشل في استضافة اجتماعات تمهيدية حول الإنتاجية.
ستمنحك هذه المقالة دليلاً كاملاً وأمثلة ونصائح حول ما يجعل الاجتماعات التمهيدية ناجحة.
في هذه المقالة سوف تتعلم
- ما هو الاجتماع التمهيدي؟
- ما هو الهدف من اللقاء التمهيدي؟
- كيفية إعداد اجتماع تمهيدي فعال
- نصائح لإعداد اجتماع تمهيدي بنجاح
- الوجبات السريعة الرئيسية
المزيد من النصائح من AhaSlides
ما هو اللقاء التعريفي؟
لقاء تمهيدي أو تعريفي له نفس المعنى تمامًا عندما يتعلق الأمر بالمقدمة للفريق، عندما تكون هذه هي المرة الأولى التي يلتقي فيها أعضاء الفريق وقادتهم رسميًا، لتحديد ما إذا كان الأفراد المعنيون يريدون بناء علاقة عمل والالتزام بالفريق في مستقبل.
ويهدف إلى منح أعضاء الفريق الوقت الكافي للبقاء معًا للتعرف على خلفية كل مشارك واهتماماته وأهدافه. اعتمادًا على تفضيلاتك وتفضيلات فريقك، يمكنك إعداد اجتماعات تمهيدية رسمية أو غير رسمية.
يتضمن جدول أعمال الاجتماع التمهيدي القياسي ما يلي:
- قدم هدف الاجتماع
- قدم القادة وكل عضو
- ناقش لوائح الفريق والعمل والفوائد والعلاجات ...
- حان الوقت للعب بعض الألعاب
- قم بإنهاء الاجتماعات واتخاذ إجراءات المتابعة
عرض تقديمي مباشر مجاني لاجتماعاتك التمهيدية.
احصل على قوالب مجانية لاستضافة اجتماعك التمهيدي للحصول على المزيد من المرح مع زملائك الجدد. اشترك مجانًا واحصل على ما تريد من مكتبة القوالب!
🚀 قوالب مباشرة مجانية ☁️
ما هو الهدف من الاجتماعات التمهيدية؟
لا تنظر إلى المقدمات كمربع للتحقق فحسب. استغل هذا الوقت لتنشيط اتصالات حقيقية واكتساب رؤى فريدة وإنشاء إطار عمل للعمل الجماعي الذي لا تشوبه شائبة. الاجتماعات التعريفية رائعة لـ:
- تعزيز العمل الجماعي وتماسك الفريق
الهدف الأول للاجتماعات التمهيدية هو جلب الغرباء إلى زملائهم المقربين. إذا لم تكن قد رأيت بعضكما البعض من قبل ولا تعرف الكثير عنهما ، فسيكون هناك نقص في التماسك والاتصال ، مما قد يؤثر على روح الفريق والإنتاجية. عندما يتمكن الأشخاص من مناقشة قواعد الفريق وتوحيدها ، والمكافآت المناسبة ، والعقاب ، أو معرفة أن قادتهم أشخاص عادلون ومخلصون ، فإن زملائهم في الفريق متواضعون ، وموثوقون ، ومتعاطفون ، وأكثر من ذلك ، سيتم بناء إرادة الثقة وبيئة عمل إيجابية بين فريق.
- كسر التوتر والإحراج
من المرجح أن تنخفض الإنتاجية إذا كان الموظفون يعملون في بيئة عمل مضغوطة. كما أنه ليس من الجيد أن يخيف الموظفون قائدهم بدلاً من أن يستلهموا منه. يمكن أن تساعد الاجتماعات التمهيدية الفرق الجديدة على الشعور بثقة أكبر لمشاركة أفكارهم وآرائهم. كما أنهم يبدأون بسهولة في تكوين صداقات والتواصل وتقليل الإحراج لمزيد من التعاون. على سبيل المثال، لا يتردد أحد أعضاء الفريق في التحدث علنًا وطلب المساعدة عندما يكون غير قادر على الالتزام بالمواعيد النهائية.
- المساعدة في هيكلة ومواءمة المعايير والممارسات
يعد التركيز على القواعد واللوائح جزءًا مهمًا من الاجتماعات التمهيدية الأولى. يمكن أن يؤدي عدم توضيح الأمر بشكل واضح وعادل ومباشر في بداية العمل الجماعي إلى تضارب الفريق وسوء التواصل. على العكس من ذلك ، إذا كان بإمكانك جعل الفريق يتبع المعايير والممارسات، ستكون هناك كفاءة في استخدام الموارد بسبب فعالية الفريق وكفاءته ، وفي نفس الوقت ، مما يعزز الرضا الوظيفي بين أعضاء الفريق الذين يشكلون جزءًا من فريق متماسك.
كيفية إعداد اجتماع تمهيدي فعال
يمكن أن تتبع الاجتماعات التمهيدية عملية التخطيط القياسية للاجتماعات مع 5 ملاحظة: الهدف, التخطيط, الإعداد, مشاركةو التقدّم. اعتمادًا على الحد الزمني الخاص بك، وعدد المشاركين، وخلفية فريقك، والموارد الخاصة بك، يمكنك إعداد اجتماعات تمهيدية رسمية أو غير رسمية. الانطباع الأول مهم. كلما زاد الاحترام والثقة التي سيقدرها أعضاء فريقك عندما تظهر اجتماعات منظمة ومدروسة.
- الهدف
يتعلق الأمر بتحديد الأهداف للاجتماعات. كن واضحًا وموجزًا عند إدراج أهداف الاجتماعات حتى تتمكن بسهولة من إعادة التركيز على الجميع إذا تم تشتيت انتباه المشارك بسبب أنشطة غير ذات صلة. يمكنك التفكير في هيكلة الأهداف من خلال ترتيب هرم الأهداف الذي يحدد كل مجموعة من الأهداف على مستويات مختلفة.
- التخطيط
أول شيء يجب على قادة الفرق الجدد فعله هو التخطيط للتفاصيل أو وضع جدول الأعمال. عندما يكون لديك شيء للإشارة إليه، فإن محاولة تذكر كل شيء بنفسك يخفف من التوتر. يمكنك إنشاء قالب باستخدام عرض الشرائح عبر برنامج PowerPoint أو بطاقات جديلة مكتوبة بخط اليد.
- الإعداد
يتضمن هذا الجزء بعض الأنشطة مثل إعداد النص التقديمي للاجتماع ومراجعة جدول الأعمال قبل بدء الاجتماع الرسمي. سيكون من الأسهل عليك التحدث بجميع المعلومات الأساسية والتركيز على جدول الأعمال بدعم من ملاحظات المتحدث أو النص عندما تضيع عقلك فجأة.
- مشاركة
لا تنس تشجيع الأعضاء الجدد على طرح الأسئلة والمشاركة في الأنشطة التفاعلية أثناء الاجتماعات. إذا بدا الآخرون مترددين إلى هذا الحد ، اسألهم عن آرائهم. تأكد من أن كل فرد في الفريق لديه الفرصة للتحدث بصراحة وليس التركيز فقط على الأعضاء المنفتحين. يمكنك استضافة استطلاع رأي مباشر حتى يتمكن بعض الانطوائيين من مشاركة آرائهم مباشرة.
- التقدّم
يجب عليك اختتام اجتماعك بملخص وإبلاغ الإجراءات الخاصة بالخطوات التالية. ولأن المتابعة بعد الاجتماع تعد جزءًا بالغ الأهمية، يمكنك التفكير في اتخاذ قرار نهائي وتوثيقه.
نصائح لإعداد اجتماع تمهيدي بنجاح
- استخدم أداة عرض تفاعلية
هل تشعر بالخجل أو الإحراج في اليوم الأول؟ يمكنك جعل اجتماعاتك التمهيدية أكثر متعة 100 مرة باستخدام أداة العرض التفاعلي مثل AhaSlides!
A
هناك عشرات الطرق للقيام بذلك، لكننا نوصي بهذا المخطط التفصيلي لكسر الجمود بسرعة:
- ابدأ بشريحة مقدمة.
- قم بإضفاء الإثارة على الأشياء من خلال اختبارات قصيرة عن نفسك باستخدام النقاط ولوحة المتصدرين.
- اختتم بشريحة الأسئلة والأجوبة في النهاية حيث يمكن للجميع طرح الأسئلة التي كانوا يتساءلون عنها عنك.
باستخدام منصة العرض التفاعلي لـ AhaSlides، يمكنك صياغة مقدمة مقنعة تنقل الأشخاص إلى القمر🚀 جرب هذا القالب هنا:
- ابدأ مقدمة بـ "نحن"
يعمل الفريق على التعاون بين أعضاء الفريق لتحقيق أهداف مشتركة لا تظهر المواهب الشخصية. لذلك ، من المهم التأكيد على معنى ثقافة "نحن". حاول استخدام "نحن: بدلاً من" أنا "قدر الإمكان في الشرائح التمهيدية والاجتماعات بأكملها ، باستثناء المقدمة الشخصية. هذا يشجع الفريق في النهاية على التعاون بشكل أكثر كفاءة لأنهم يدركون أنهم يشاركون رؤية متماسكة ومكرسون أكثر للعمل مع الفريق وليس لأنفسهم.
- ترفيه عن زملائك في الفريق
كيف تبدأ اللقاءات التمهيدية بأكثر الطرق إثارة؟ نظرًا لأن جميع الأعضاء جدد مع بعضهم البعض ، بصفتك مضيفًا ، يمكنك التفكير في البدء ببعض كاسحات الجليد السريعة. يمكنك أيضًا إعداد من 2 إلى 3 ألعاب واختبارات ، وجلسات عصف ذهني للسماح للآخرين بمشاركة شخصيتهم ومواهبهم وتفكيرهم ؛ التواصل والعمل مع الآخرين لتحسين تماسك الفريق وثقافة مكان العمل والتواصل. على سبيل المثال ، يمكنك تجربة بعض الألعاب مثل دائرة التقدير, يطارد الزبال، هل تفضل…
- إدارة الوقت
عادة ، الاجتماعات عالية الإنتاجية ، يمكن أن تستغرق من 15 إلى 45 دقيقة ، خاصة الاجتماعات التمهيدية ، والتي يجب التحكم فيها في 30 دقيقة. إنه وقت كافٍ لكي يتعرف أعضاء الفريق الجدد على بعضهم البعض ، ويقدموا أنفسهم بإيجاز ، ويتعاونوا مع بعضهم البعض في عدد قليل من أنشطة بناء الفريق البسيطة والممتعة. لقد قمت أيضًا بتعيين حدود زمنية لأقسام مختلفة للتأكد من أن وقتك لا ينفد بينما لا يزال لديك الكثير لتغطيته.
الوجبات السريعة الرئيسية
من المفيد لفريقك أن يبدأ العمل الجماعي مع فريق جديد من خلال الاستفادة من الاجتماعات التمهيدية. يمكن أن يكون إجراء أول اجتماع تحديًا وتقليدًا. عندما تكون في عملية الإعداد ، لا تتردد في طلب الدعم حتى لو كنت خبيرًا في PowerPoint. يمكنك بالتأكيد جعل عملك أسهل وحفظ يومك معه AhaSlides.
الأسئلة المتكررة
ما الذي تتحدث عنه في اللقاء التعريفي؟
1. كاسحات الجليد – ابدأ بسؤال أو نشاط ممتع لكسر الجمود لمساعدة الأشخاص على الاسترخاء. يبقيه خفيفا!
2. الخلفية المهنية – اطلب من كل شخص أن يشارك رحلته المهنية حتى الآن، بما في ذلك الأدوار والخبرات السابقة.
3. المهارات والاهتمامات - إلى جانب مهارات العمل، اكتشف هوايات أعضاء الفريق أو شغفهم أو مجالات خبرتهم خارج 9-5.
4. هيكل الفريق – الخطوط العريضة للأدوار ومن المسؤول عن ذلك على مستوى عالٍ. توضيح كيفية عمل الفريق معًا.
5. الأهداف والأولويات - ما هي أهداف الفريق والأهداف التنظيمية للأشهر الستة إلى الاثني عشر القادمة؟ كيف تساهم الأدوار الفردية؟
كيف تنظم اجتماعًا تمهيديًا؟
إليك إحدى الطرق لتنظيم اجتماعك التمهيدي:
1. الترحيب وكسر الجمود (5-10 دقائق)
2. المقدمات (10-15 دقيقة)
3. خلفية الفريق (5-10 دقائق)
4. توقعات الفريق (5-10 دقائق)
5. أسئلة وأجوبة (5 دقائق)
ماذا تقول عند افتتاح الاجتماع؟
فيما يلي بعض الاقتراحات لما يجب قوله عند افتتاح الاجتماع التمهيدي:
.1. الترحيب والمقدمات:
"مرحبًا بالجميع وأشكركم على انضمامكم إلينا اليوم. نحن متحمسون لبدء الأمور"
2. انطلاقة كاسحة الجليد:
"حسنًا، دعنا نخفف من حدة الأمر بسؤال بسيط لكسر الجمود..."
3. معاينة الخطوات التالية:
"بعد اليوم سنقوم بمتابعة بنود العمل والبدء في التخطيط لعملنا"
