لا يُجدي اجتماع العمل نفعًا إلا إذا كان شكله مناسبًا لهدفه. فجلسة العصف الذهني التي تُدار وكأنها مجرد تحديث للحالة تُهدر الأفكار، واجتماع اتخاذ القرار الذي يُدار كجلسة عصف ذهني لا يُفضي أبدًا إلى قرار. يُغطي هذا الدليل عشرة أنواع من الاجتماعات التي تُعقدها معظم الشركات، وهدف كل منها، والمدة الزمنية المُثلى لها، وكيفية الحفاظ على فعاليتها.
للمقياس ، هارفارد بيزنس ريفيو تشير التقارير إلى أن المديرين التنفيذيين يقضون ما يقرب من 23 ساعة أسبوعياً في الاجتماعات، مقارنة بأقل من 10 ساعات في الستينيات. إن اختيار النوع المناسب من الاجتماعات وإدارتها بشكل جيد، يوفر الكثير من هذا الوقت.
ما هو اجتماع العمل؟
اجتماع العمل هو تجمع لأشخاص يجتمعون لتبادل المعلومات، وحل المشكلات، أو اتخاذ قرارات بشأن العمل. قد يكون الاجتماع حضوريًا، أو افتراضيًا، أو هجينًا، ورسميًا أو غير رسمي، بدءًا من اجتماع قصير يومي مدته عشر دقائق وصولًا إلى جلسة تخطيط ليوم كامل. والقاسم المشترك بين جميع هذه الاجتماعات هو هدف واحد: تحقيق تقدم ملموس في نهاية المطاف.
دليل سريع: ما نوع الاجتماع الذي تحتاجه؟
| إذا كنت بحاجة إلى... | قم بتشغيل... | الطول النموذجي |
|---|---|---|
| حافظ على انسجام الفريق فيما يتعلق بالأولويات | اجتماع الفريق الشهري | شنومكس إلى دقائق شنومكس |
| حواجز السرعة | مستقيم | تصل إلى دقائق 15 |
| تتبع التقدم المحرز نحو تحقيق الأهداف | اجتماع تحديث الحالة | 30 دقائق |
| أصلح شيئًا ما حدث بشكل خاطئ | اجتماع حل المشكلات | شنومكس إلى دقائق شنومكس |
| اتخذ قرارًا واحدًا واضحًا | اجتماع صنع القرار | شنومكس إلى دقائق شنومكس |
| إنشاء الخيارات | اجتماع العصف الذهني | شنومكس إلى دقائق شنومكس |
| تحديد التوجه طويل الأجل | اجتماع الإدارة الاستراتيجية | نصف يوم أو أكثر |
| ابدأ مشروعًا جيدًا | اجتماع انطلاق المشروع | شنومكس إلى دقائق شنومكس |
| ساعد الناس على التعرف على بعضهم البعض | اجتماع تمهيدي | 30 دقائق |
| دع القادة يجيبون على أسئلة الموظفين | اجتماع في دار البلدية | شنومكس إلى دقائق شنومكس |
تُعدّ هذه المدد نقاط انطلاق عامة وليست قواعد ثابتة. لذا، يُنصح بتقصير أي اجتماع ينتهي مبكراً.
أنواع الاجتماعات العشرة في مجال الأعمال
1. اجتماعات الفريق الشهرية
يُعدّ الاجتماع الشهري للفريق بمثابة مراجعة دورية للتقدم المُحرز، وتوزيع المهام القادمة، وتحديد الأولويات. ويُصبح هذا الاجتماع ضروريًا عندما يكون هناك ما يستدعي النقاش أكثر مما يسمح به اجتماع سريع. أما الخطأ الشائع فهو تحويله إلى مجرد سرد للمعلومات: فإذا كان بالإمكان إرسال كل ما يُناقش عبر البريد الإلكتروني، يُفضّل إرسال البريد الإلكتروني، والاحتفاظ بالاجتماع لمناقشة المعوقات، والقرارات التي تؤثر على عدة أشخاص، وتغييرات التوجه.
لا تخلط بينه وبين اجتماع شامل، وهو ما يجمع الشركة بأكملها معًا، وعادة ما يقوده كبار القادة، بدلاً من فريق واحد.
2. اجتماعات الوقوف
الاجتماع اليومي، أو ما يسمى أيضاً بالاجتماع اليومي السريع، هو اجتماع قصير يومي يتم عقده في أقل من 15 دقيقة. Atlassian يصفها بأنها جلسة سريعة يجيب فيها كل شخص على ثلاثة أسئلة: ما الذي أنجزته بالأمس؟ ما الذي سأفعله اليوم؟ وما الذي يعيقني؟ يُبقيها تحديد الوقت أداةً للتنسيق لا مجرد تقرير حالة. تُناسب هذه الجلسات الفرق التي تعمل على مشروع مشترك بشكل يومي. أما بالنسبة للفرق الموزعة، فيمكن لتقرير مكتوب يُنشر في قناة مشتركة أن يؤدي الغرض نفسه دون الحاجة إلى جدولة.
3. اجتماعات تحديث الحالة
تُعقد اجتماعات تحديث الحالة عادةً أسبوعيًا، وتُتابع التقدم المُحرز في تحقيق أهداف مُحددة. على عكس الاجتماع اليومي، يُركز هذا الاجتماع على ما إذا كان المشروع يسير على المسار الصحيح، وأين يتقدم أو يتأخر، وماذا يعني ذلك بالنسبة للمرحلة التالية. احرص على تنظيم الاجتماع: يُقدم الجميع تقاريرهم بنفس الصيغة، وأي موضوع يحتاج إلى نقاش جاد يُخصص له اجتماع خاص، حتى لا يتحول اجتماع التحديث الذي مدته 30 دقيقة إلى اجتماع غير مُخطط له لمدة ساعة.
4. اجتماعات حل المشكلات
تُعقد هذه الاجتماعات عندما يحدث خطأ ما، أو على وشك الحدوث، ويحتاج فريق إلى تشخيصه والاتفاق على حل. غالبًا ما تكون هذه الاجتماعات غير مُخطط لها، وقد تضم أفرادًا من عدة أقسام. ركّز على المشكلة، لا على إلقاء اللوم، واختتم الاجتماع بحل مُتفق عليه، وتحديد مسؤول عنه، وتحديد موعد نهائي. أرسل البيانات ذات الصلة مُسبقًا حتى يبدأ الجميع من نفس الصورة الواضحة للمشكلة.
5. اجتماعات صنع القرار
يُعقد اجتماع اتخاذ القرار للتوصل إلى قرار واحد يتطلب موافقة أو تفويضًا من عدة أشخاص. ادعُ فقط من يلزم توقيعه، ولا تدعو غيرهم. صِغ القرار على شكل سؤال واحد قبل تحديد موعد الاجتماع: "هل نؤجل الإطلاق من الربع الثالث إلى الربع الرابع؟" يُعد اجتماعًا لاتخاذ القرار، بينما "ما رأينا في الجدول الزمني للإطلاق؟" ليس كذلك. بعد ذلك، سجّل القرار وأسبابه حتى لا يُعاد فتحه بعد أشهر.
6. اجتماعات العصف الذهني
تُنتج جلسات العصف الذهني أفكارًا، ويأتي تقييمها لاحقًا. عندما يحدث كلاهما في آنٍ واحد، فإن غريزة الحكم تُطغى على الأفكار، ولا يتبقى سوى قائمة قصيرة من الاقتراحات الآمنة. اقضِ الجزء الأول في توليد الأفكار دون تعليق، والجزء الثاني في تجميعها وترتيبها. كلمة سحابة أو أن الشريحة المفتوحة تسمح للأشخاص الأكثر هدوءًا بالمساهمة في نفس اللحظة التي يساهم فيها الجميع، بدلاً من انتظار وجود فجوة في المحادثة.
7. اجتماعات الإدارة الاستراتيجية
تُعقد الاجتماعات الاستراتيجية لمراجعة كبار القادة للتوجهات طويلة الأجل، وتقييم الأداء في ضوء الأهداف الاستراتيجية، وتحديد الأولويات للربع أو السنة القادمة. وتُعقد هذه الاجتماعات عادةً كل ثلاثة أشهر أو كل عام، وتتطلب تحضيراً جيداً: يُنصح بمشاركة مواد القراءة المسبقة قبل 48 ساعة على الأقل لضمان عمق النقاش. يجب أن تكون النتيجة قائمة واضحة بالأولويات والقرارات، لا مجرد قائمة بأمور "تحتاج إلى مزيد من البحث". للمزيد من التفاصيل، يُرجى الاطلاع على دليلنا الخاص بـ اجتماع الإدارة الاستراتيجية.
8. اجتماعات انطلاق المشروع
A اجتماع انطلاق المشروع يمثل هذا الاجتماع بداية المشروع الرسمية. فهو يجمع مدير المشروع والفريق وأصحاب المصلحة لمناقشة أهداف المشروع، وتحديد مسؤوليات كل فرد، وكيفية تواصل الفريق، ومعايير النجاح. كما أنه يُعدّ الوقت الأمثل لطرح الافتراضات والمخاطر، قبل أن يكتسب العمل زخماً في اتجاه واحد.
9. الاجتماعات التمهيدية
An اجتماع تمهيدي يحدث هذا عندما ينضم شخص ما إلى فريق، أو عندما تبدأ مجموعتان العمل معًا، أو عندما ينتقل شخص ما إلى منصب جديد. والهدف هو بناء علاقة جيدة: التعرف على الخلفيات، وأساليب العمل، والتوقعات. عادةً ما تنتهي المحادثات المفتوحة سريعًا، لذا يُنصح بمنح الأشخاص موضوعًا محددًا للتحدث عنه، مثل سؤال قصير أو مهمة مشتركة صغيرة.
10. اجتماعات قاعة المدينة
A اجتماع في دار البلدية هي جلسة مخططة على مستوى الشركة أو القسم، حيث يتبادل القادة فيها آخر المستجدات ويجيبون على أسئلة الموظفين. ويكيبيديا يُشير التقرير إلى أن هذا النموذج مُستوحى من اجتماعات البلدات في نيو إنجلاند، والتي يعود تاريخها إلى القرن السابع عشر، إلا أن حضور هذه الاجتماعات لا يُشارك في التصويت على القرارات المُلزمة. تكمن القيمة في الشفافية والتواصل المُتبادل، وهذا يعتمد على كون جلسة الأسئلة والأجوبة حقيقية. إن طرح أسئلة سهلة مُسبقًا يُفقد الجلسة جدواها، لذا يُنصح بتوفير وسيلة مجهولة للموظفين لطرح أسئلتهم قبل وأثناء الجلسة.
كيفية إدارة أي نوع من الاجتماعات بشكل جيد
يختلف الشكل عبر الأنواع العشرة، لكن العادات التي تجعل الاجتماع يستحق الحضور تبقى كما هي.
- حدد الغرض قبل تحديد الموعد. هل يمكنك توضيح القرار الذي سيتم اتخاذه، أو المعلومات التي سيتم تبادلها، أو المشكلة التي سيتم حلها؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فربما لا حاجة للاجتماع في الوقت الحالي.
- شاركوا في وضع جدول الأعمال. A جدول أعمال الاجتماع يُبقي هذا النقاش على مساره ويُتيح للناس الاستعداد. يكفي تقديم قائمة بالمواضيع مع تحديد وقت لكل موضوع.
- ادعُ الأشخاص المناسبين. أشرك أولئك الذين يلزم إشراكهم أو منحهم السلطة، وأرسل الملاحظات إلى جميع الآخرين.
- أعطِ كل موضوع وقته. خصص وقتاً أطول للعناصر المعقدة، والتزم بالجدول الزمني، وأضف استراحة قصيرة في أي شيء يزيد عن ساعة.
- اجعلها تفاعلية. الاجتماع الذي يتحدث فيه شخص واحد ويستمع إليه الجميع يفقد الاهتمام بسرعة. مباشر استطلاعات الرأيتساهم جلسات الأسئلة والأجوبة السريعة والأسئلة المفتوحة في استمرار مشاركة الناس. الخدمة مجانية AhaSlides يدعم هذا البرنامج ما يصل إلى 50 مشاركًا، وهو ما يغطي معظم اجتماعات الفريق.
- سجل القرارات وتابعها. يكفي أن يتضمن محضر الاجتماع القرارات المتخذة، والإجراءات الموكلة، والمسؤول عن كل منها، وموعد إنجازها. أرسل المحضر خلال 24 ساعة، ثم اطلب ملاحظاتكم لتحسين الاجتماع القادم.
الأخطاء الشائعة لتجنب
- استخدام النوع الخاطئ للهدف. حدد نوع المخرجات التي تحتاجها، ثم اختر التنسيق الذي ينتجها.
- دعوة عدد كبير جداً من الناس. الغرف الكبيرة تبطئ عملية اتخاذ القرارات وتقلل من مدى مشاركة كل شخص.
- تخطي المتابعة. إن القرار الذي لا يُدوّن له نفس تأثير عدم وجود قرار.
- تشغيل الاجتماعات المتكررة تلقائيًا. كل بضعة أشهر، اسأل عما إذا كان الاجتماع لا يزال يحقق غرضه الأصلي. إذا لم يكن كذلك، فقم بإلغائه أو تغيير شكله.
الأسئلة المتكررة
لماذا تعتبر الاجتماعات مهمة في الأعمال؟
تتيح الاجتماعات انتقال المعلومات والأفكار والتعليقات صعوداً وهبوطاً داخل المؤسسة، وهي أسرع مكان لتوحيد آراء الناس حول قرار ما.
ما هي الاجتماعات التي يجب أن تعقدها الشركة؟
تُدير معظم الشركات مزيجًا من الاجتماعات العامة، واجتماعات القيادة، واجتماعات الفرق، واجتماعات المشاريع، والاجتماعات الفردية، بالإضافة إلى جلسات خاصة بكل وظيفة مثل المبيعات والتسويق والمالية ومراجعات التوظيف، والدورات التدريبية، واجتماعات العملاء. ابدأ بالأنواع العشرة المذكورة أعلاه، وأضف أنواعًا أخرى فقط عند الحاجة إليها بوضوح.
كم المدة المناسبة لاجتماع العمل؟
يجب أن تكون الاجتماعات قصيرة قدر الإمكان بما يسمح به الغرض منها. ينبغي ألا تتجاوز مدة الاجتماعات اليومية 15 دقيقة، ومدة تحديثات الحالة واتخاذ القرارات حوالي 30 دقيقة، أما الجلسات الاستراتيجية أو التخطيطية فقط فينبغي أن تستغرق نصف يوم أو أكثر.
ما الفرق بين اجتماع الوقوف واجتماع تحديث الحالة؟
الاجتماع اليومي القصير هو اجتماع يومي قصير لمتابعة المهام الفردية والعوائق التي تواجه الفريق. أما تحديث الحالة فهو عادةً ما يكون أسبوعياً، ويتناول ما إذا كان المشروع ككل يسير وفق الخطة الموضوعة لتحقيق أهدافه.
