الاجتماعات في مجال الأعمال مألوفة لمن يشغلون مناصب قيادية مثل مديري المشاريع أو الأدوار العليا داخل الشركة. هذه التجمعات ضرورية لتعزيز التواصل وتشجيع التعاون وتعزيز النجاح داخل المنظمة.
ومع ذلك ، قد لا يكون الجميع على دراية بتعريفات هذه الاجتماعات وأنواعها وأغراضها. تعمل هذه المقالة كدليل شامل وتوفر نصائح لعقد اجتماعات مثمرة في مجال الأعمال.
ما هو اجتماع العمل؟
اجتماع العمل هو اجتماع للأفراد الذين يجتمعون لمناقشة واتخاذ القرارات بشأن مواضيع محددة تتعلق بالأعمال. قد تتضمن أغراض هذا الاجتماع إطلاع أعضاء الفريق على المشاريع الحالية أو التخطيط للجهود المستقبلية أو حل المشكلات أو اتخاذ القرارات التي تؤثر على الشركة بأكملها.
يمكن عقد اجتماعات العمل شخصيًا، واقعيأو مزيج من الاثنين ويمكن أن يكون رسميًا أو غير رسمي.
الهدف من اجتماع العمل هو تبادل المعلومات ومواءمة أعضاء الفريق واتخاذ القرارات التي تساعد الشركة على تحقيق أهدافها.
أنواع الاجتماعات في الأعمال
هناك عدة أنواع من الاجتماعات في مجال الأعمال ، ولكن الأنواع الثمانية الشائعة تشمل:
1 / اجتماعات الفريق الشهرية
اجتماعات الفريق الشهرية هي اجتماعات منتظمة لأعضاء فريق الشركة لمناقشة المشاريع الجارية وتعيين المهام وإبقاء الأشخاص على اطلاع ومواءمة. تُعقد هذه الاجتماعات عادةً شهريًا ، في نفس اليوم ، وتستمر من 30 دقيقة إلى عدة ساعات (اعتمادًا على حجم المجموعة وكمية المعلومات المشمولة).
توفر اجتماعات الفريق الشهرية فرصة وإرشادات لأعضاء الفريق لتبادل المعلومات والأفكار ومناقشة تقدم المشروع والتأكد من أن الجميع يعملون نحو نفس الهدف.
يمكن أيضًا استخدام هذه الاجتماعات لمعالجة أي تحديات أو مشاكل يواجهها الفريق ، وتحديد الحلول ، واتخاذ القرارات التي تؤثر على اتجاه المشروع أو عمل الفريق.
An اجتماع شامل هو مجرد اجتماع يضم جميع موظفي الشركة ، وبعبارة أخرى ، اجتماع شهري للفريق. إنه اجتماع عادي - ربما مرة واحدة في الشهر - وعادة ما يديره رؤساء الشركة.
2 / اجتماعات الوقوف
• الوقوف اجتماع، المعروف أيضًا باسم الاجتماع اليومي أو اجتماع سكروم اليومي ، هو نوع من الاجتماعات القصيرة ، لا تستغرق عادةً أكثر من 15 دقيقة ، وتعقد يوميًا لإعطاء الفريق تحديثات سريعة حول تقدم المشروع ، أو عبء العمل المكتمل ، والتخطيط العمل اليوم.
في الوقت نفسه ، يساعد ذلك في تحديد العقبات التي يواجهها أعضاء الفريق وحلها وكيفية تأثيرها على الأهداف المشتركة للفريق.
3 / اجتماعات تحديث الحالة
تركز اجتماعات تحديث الحالة على توفير التحديثات من أعضاء الفريق حول تقدم مشاريعهم ومهامهم. قد تحدث بشكل متكرر أكثر من الاجتماعات الشهرية ، مثل الاجتماعات الأسبوعية.
الغرض من اجتماعات تحديث الحالة ، بالطبع ، هو توفير رؤية شفافة للتقدم المحرز في كل مشروع وتحديد أي تحديات قد تؤثر على نجاح المشروع. لن تنشغل هذه الاجتماعات بقضايا مثل المناقشة أو حل المشكلات.
بالنسبة لاجتماع أكبر حجمًا ، يمكن أيضًا تسمية اجتماع تحديث الحالة باسم "اجتماع في دار البلدية'، اجتماع مجلس المدينة هو ببساطة اجتماع مخطط على مستوى الشركة يكون التركيز فيه على إجابة الإدارة على أسئلة الموظفين. لذلك ، تضمن هذا الاجتماع جلسة أسئلة وأجوبة ، مما جعله أكثر انفتاحًا وأقل صيغة من أي نوع آخر من الاجتماعات!
4 / اجتماعات حل المشكلات
هذه اجتماعات تدور حول تحديد وحل التحديات أو الأزمات أو المشكلات التي تواجهها المنظمة. غالبًا ما تكون غير متوقعة وتحتاج إلى جلب أفراد من أقسام أو فرق مختلفة للتعاون وإيجاد حلول لمشاكل محددة.
في هذا الاجتماع ، سيتبادل هؤلاء الحاضرون وجهات نظرهم ، ويحددون بشكل مشترك الأسباب الجذرية للمشاكل ، ويقدمون الحلول المحتملة. لكي يكون هذا الاجتماع فعالًا ، يجب تشجيعهم على المناقشة بصراحة وصدق ، وتجنب اللوم ، والتركيز على العثور على إجابات.
5 / اجتماعات صنع القرار
تهدف هذه الاجتماعات إلى اتخاذ قرارات مهمة تؤثر على اتجاه المشروع أو الفريق أو المنظمة بأكملها. عادة ما يكون الحاضرون أفرادًا يتمتعون بسلطة وخبرة اتخاذ القرار اللازمتين.
سيحتاج هذا الاجتماع إلى تزويده مسبقًا بجميع المعلومات ذات الصلة ، والتي تحتاج إلى أصحاب المصلحة. بعد ذلك ، لضمان تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها أثناء الاجتماع ، يتم وضع إجراءات المتابعة مع وقت الانتهاء.
6 / اجتماعات العصف الذهني
تركز اجتماعات العصف الذهني على توليد أفكار جديدة ومبتكرة لعملك.
أفضل جزء من جلسة العصف الذهني هو كيفية تعزيز العمل الجماعي والاختراع مع الاعتماد على الذكاء الجماعي وخيال المجموعة. يُسمح للجميع بالتعبير عن آرائهم والاستفادة من أفكار بعضهم البعض والتوصل إلى حلول أصلية ومتطورة.
7 / اجتماعات الإدارة الاستراتيجية
اجتماعات الإدارة الإستراتيجية هي اجتماعات رفيعة المستوى تركز على المراجعة والتحليل واتخاذ القرارات المتعلقة بأهداف المنظمة على المدى الطويل والتوجه والأداء. يحضر كبار المديرين التنفيذيين وفريق القيادة هذه الاجتماعات التي تُعقد كل ثلاثة أشهر أو سنويًا.
خلال هذه الاجتماعات ، تتم مراجعة المنظمة وتقييمها ، وكذلك القدرة على المنافسة أو تحديد فرص جديدة للنمو والتحسين.
8 / اجتماعات انطلاق المشروع
A اجتماع انطلاق المشروع هو اجتماع يمثل البداية الرسمية لمشروع جديد. فهو يجمع الأشخاص الرئيسيين من فريق المشروع ، بما في ذلك مديرو المشروع وأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة من الإدارات الأخرى ، لمناقشة الأهداف والغايات والجداول الزمنية والميزانيات.
كما أنه يوفر فرصة لمدير المشروع لإنشاء قنوات اتصال واضحة ، وتحديد التوقعات ، وضمان فهم أعضاء الفريق لأدوارهم ومسؤولياتهم.
هذه بعض أكثر أنواع الاجتماعات شيوعًا في مجال الأعمال ، ويمكن أن يتغير التنسيق والهيكل اعتمادًا على حجم ونوع المنظمة.
9 / لقاءات تعريفية
An اجتماع تمهيدي هي المرة الأولى التي يلتقي فيها أعضاء الفريق وقادتهم رسميًا لتحديد ما إذا كان الأفراد المعنيون يرغبون في بناء علاقة عمل والالتزام تجاه الفريق في المستقبل.
يهدف هذا الاجتماع إلى منح أعضاء الفريق الوقت للبقاء معًا للتعرف على خلفية كل مشارك واهتماماته وأهدافه. بناءً على تفضيلاتك وتفضيلات فريقك ، يمكنك إعداد اجتماعات تمهيدية رسمية أو غير رسمية ، اعتمادًا على سياقات مختلفة.
10/ اجتماعات قاعة المدينة
نشأ هذا المفهوم من الاجتماعات المحلية في مدينة نيو إنجلاند حيث يلتقي السياسيون بالناخبين لمناقشة القضايا والتشريعات.
اليوم اجتماع في دار البلدية هو اجتماع مخطط له على مستوى الشركة حيث تجيب الإدارة على أسئلة الموظفين مباشرة. يسمح بالتواصل المفتوح والشفافية بين القيادة والموظفين. يمكن للموظفين طرح الأسئلة والحصول على ردود فعل فورية.
إجابة من جميع الأسئلة المهمة
لا تفوت أي إيقاع مع AhaSlides أداة مجانية للأسئلة والأجوبة. كن منظمًا وشفافًا وقائدًا عظيمًا.
كيفية إجراء اجتماعات في الأعمال
لكي احظى باجتماع جيد، أولاً ، يجب عليك إرسال ملف البريد الإلكتروني لدعوة الاجتماع.
يتطلب إجراء اجتماعات فعالة في مجال الأعمال تخطيطًا وتحضيرًا دقيقين لضمان أن يكون الاجتماع مثمرًا ويحقق أهدافه المرجوة. يمكن أن تساعدك النصائح التالية في إدارة اجتماعات عمل مثمرة:
1 / تحديد الغرض والأهداف
يعد تحديد الغرض من اجتماع العمل وأهدافه أمرًا بالغ الأهمية لضمان أن يكون الاجتماع مثمرًا ويحقق النتيجة المرجوة. يحتاجون إلى ضمان ما يلي:
- الغرض. تأكد من أن الاجتماع له غرض لمناقشة مواضيع محددة أو اتخاذ قرارات أو تقديم تحديثات. تحتاج إلى تحديد سبب أهمية الاجتماع والنتيجة المتوقعة.
- أهداف. أهداف اجتماع العمل هي نتائج محددة وقابلة للقياس تريد تحقيقها بنهاية الاجتماع. يجب أن تتماشى مع الغرض العام للاجتماع مع الجدول الزمني ، ومؤشرات الأداء الرئيسية ، وما إلى ذلك.
على سبيل المثال ، يجب أن يكون لاجتماع لمناقشة إطلاق منتج جديد أهداف تتوافق مع الهدف العام لزيادة المبيعات أو تحسين حصة السوق.
2 / إعداد جدول أعمال الاجتماع
A جدول أعمال الاجتماع بمثابة خارطة طريق للاجتماع وتساعد في الحفاظ على تركيز المناقشة وعلى المسار الصحيح.
لذلك ، من خلال إعداد جدول أعمال فعال ، يمكنك التأكد من أن اجتماعات العمل منتجة ومركزة وأن الجميع على دراية بما يجب مناقشته وما يمكن توقعه وما يجب تحقيقه.
3 / ادعُ المشاركين المناسبين
ضع في اعتبارك من يجب أن يحضر الاجتماع بناءً على دوره والمواضيع التي سيتم مناقشتها. ادعُ فقط أولئك الذين يحتاجون إلى الحضور لضمان سير الاجتماع بسلاسة. تتضمن بعض العوامل التي يجب مراعاتها للمساعدة في اختيار الحضور المناسبين الملاءمة ومستوى الخبرة والسلطة.
4 / تخصيص الوقت بشكل فعال
تأكد من تخصيص وقت كافٍ لكل موضوع في جدول أعمالك ، مع مراعاة أهمية وتعقيد كل قضية. سيساعد هذا في ضمان حصول جميع الموضوعات على الاهتمام الكامل وعدم مرور الاجتماع بوقت إضافي.
أيضًا ، يجب أن تلتزم بالجدول الزمني قدر الإمكان ، ولكن يجب أيضًا أن تكون مرنًا بما يكفي لإجراء تغييرات إذا لزم الأمر. يمكنك أيضًا التفكير في أخذ فترات راحة قصيرة لمساعدة المشاركين على إعادة الشحن والتركيز. يمكن أن يحافظ هذا على طاقة الاجتماع واهتمامه.
5 / جعل الاجتماعات أكثر تفاعلية وانخراطًا
اجعل اجتماعات العمل أكثر تفاعلية وانخراطًا من خلال تشجيع جميع المشاركين على التحدث ومشاركة أفكارهم وأفكارهم. وكذلك استخدام الأنشطة التفاعلية مثل استطلاعات الرأي الحية or جلسات العصف الذهني وتساعد العجلات الدوارة على إبقاء المشاركين منخرطين ومركزين في المناقشة.
أو استخدم AhaSlides مكتبة قوالب مسبقة الصنع لنقول وداعا للاجتماعات المملة والعيون المزججة.
تحقق من: 20+ المرح عبر الإنترنت ألعاب كسر الجليد لمشاركة أفضل ، أو 14 مصدر إلهام ألعاب للاجتماعات الافتراضية، مع أفضل 6 اجتماع المتسللين يمكنك أن تجدها في عام 2024!
6 / محضر الاجتماع
مع الأخذ محضر الاجتماع أثناء اجتماع العمل مهمة مهمة تساعد في توثيق المناقشات الرئيسية والقرارات المتخذة أثناء الاجتماع. كما أنه يساعد في تحسين الشفافية ويضمن أن يكون الجميع على نفس الصفحة قبل الذهاب إلى الاجتماع التالي.
7 / متابعة بنود العمل
من خلال متابعة بنود العمل ، يمكنك التأكد من أن القرارات التي تم اتخاذها خلال الاجتماع موضع التنفيذ وأن الجميع واضح بشأن مسؤولياتهم.
وقم دائمًا بجمع التعليقات من المشاركين لجعل اجتماعات العمل القادمة أفضل - يمكنك مشاركة التعليقات بعد الانتهاء، عبر رسائل البريد الإلكتروني أو شرائح العرض التقديمي. فهو يجعل الاجتماعات ليست مملة ويستمتع بها الجميع💪
احصل على قوالب استطلاع مجانية لاجتماعاتك!
اشترك مجانًا واحصل على ما تريد من مكتبة القوالب!
🚀 قوالب مجانية ☁️
الوجبات السريعة الرئيسية
نأمل مع هذا المقال من الإنهيارات، يمكنك تمييز أنواع الاجتماعات في مجال الأعمال وأغراضها. أيضًا باتباع هذه الخطوات وأفضل الممارسات ، يمكنك المساعدة في ضمان أن تكون اجتماعات عملك فعالة ومركزة وتحقق النتائج المرجوة.
يمكن أن يساعد إجراء اجتماعات العمل بفعالية في تحسين الاتصال والتعاون والنجاح داخل المنظمة وهو عنصر أساسي في إدارة الأعمال الناجحة.
الأسئلة المتكررة
لماذا تعتبر الاجتماعات مهمة في العمل؟
تسمح الاجتماعات بالتواصل الفعال سواء من الأسفل إلى الأعلى داخل المنظمة. يمكن مشاركة التحديثات والأفكار والتعليقات المهمة.
ما هي الاجتماعات التي يجب أن تعقدها الشركة؟
– اجتماعات شاملة/جميع الموظفين: اجتماعات على مستوى الشركة لمشاركة التحديثات والإعلانات وتعزيز التواصل عبر الإدارات.
– الاجتماعات التنفيذية / القيادية: للإدارة العليا لمناقشة الإستراتيجية والخطط عالية المستوى واتخاذ القرارات الرئيسية.
- اجتماعات القسم/الفريق: للأقسام/الفرق الفردية للمزامنة ومناقشة المهام وحل المشكلات ضمن نطاقها.
- اجتماعات المشروع: لتخطيط وتتبع التقدم وحل العوائق للمشاريع الفردية.
- فرديًا: عمليات تسجيل فردية بين المديرين والتقارير المباشرة لمناقشة العمل والأولويات والتطوير المهني.
– اجتماعات المبيعات: لفريق المبيعات لمراجعة الأداء وتحديد الفرص وتخطيط استراتيجيات المبيعات.
– الاجتماعات التسويقية: يستخدمها فريق التسويق لتخطيط الحملات وتقويم المحتوى وقياس النجاح.
– اجتماعات الميزانية / المالية: للمراجعة المالية للنفقات مقابل الميزانية والتنبؤ ومناقشات الاستثمار.
– اجتماعات التوظيف: لفحص السير الذاتية وإجراء المقابلات واتخاذ القرارات بشأن فرص العمل الجديدة.
- الاجتماعات التدريبية: لتخطيط وتقديم جلسات الإعداد وتنمية المهارات للموظفين.
- اجتماعات العملاء: لإدارة علاقات العملاء وردود الفعل وتحديد نطاق العمل المستقبلي.
