هل انت مشارك

دليلك لعقد اجتماعات الموظفين في عام 2024 | 10 افعل ولا تفعل

تقديم

أستريد تران 07 ديسمبر، 2023 7 دقيقة قراءة

اجتماع طاقم العمل ينبغي أن تكون ساعات الطاقة الإنتاجية، أليس كذلك؟ ولكن في كثير من الأحيان تكون هذه مجرد تقارير عن الحالة. تعلم هذه الوصايا العشر للاجتماعات 10 لتحويل مناقشات فريقك إلى جلسات صنع قرار ديناميكية حيث يصل الجميع إلى المستوى الأعلى!

الناس يناقشون في اجتماع للموظفين
ما الذي يجب عليك اتباعه في اجتماعات الموظفين؟ | المصدر: شترستوك

جدول المحتويات

هل اجتماعات الموظفين مفيدة؟

هل اجتماعات الموظفين ضرورية حقًا أم أنها مجرد مضيعة للساعات الثمينة؟ كما يعلم أي رجل أعمال ذكي، الوقت يساوي المال - فهل من الذكاء أن نخصص بانتظام أجزاء كبيرة من أجل "الاجتماعات"؟

تبا فعلا! عند القيام بذلك بشكل صحيح، تعد اجتماعات الموظفين أدوات قيمة تنقل أداء عملك إلى المستوى التالي.

أولاً، تعد الاتصالات أمرًا أساسيًا - فالاجتماعات مثالية للإعلانات المهمة وتحديثات الحالة والتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة بطريقة لا يمكن أن تتطابق فيها رسائل البريد الإلكتروني والنصوص.

يعد التنسيق أيضًا أمرًا قابضًا - حيث يتم تجميع الأهداف والمشاريع وأشياء العملاء معًا وفجأة تختفي الصوامع مع ارتفاع التعاون.

مشاكل؟ لا مشكلة - وقت الاجتماع يحول التحديات إلى فرص حيث يقوم الطاقم بشكل جماعي بإعداد الحلول.

والمشاعر؟ انسَ الروح المعنوية - تعمل عمليات تسجيل الوصول هذه بشكل مباشر على تنمية الكيمياء التي تغذي الحافز عندما يتواصل الزملاء ويشعرون بأنهم جزء من شيء مضاء.

قم باستطلاع آراء موظفيك لتسهيل المناقشة

احصل على آراء حول ما يدور في أذهانهم حول كل شيء حرفيًا من خلال منصة الاقتراع الخاصة بنا! إن المرونة هي المفتاح للاحتفاظ بأفضل المواهب.

10 قواعد لجعل اجتماع موظفيك أكثر جاذبية

لا شيء ينفر الناس بشكل أسرع من المونولوجات المملة أحادية الجانب المتخفية في شكل اجتماعات للموظفين. لكن لا يجب أن يكون الأمر على هذا النحو. بفضل هذه النصائح الاحترافية، سيتحول المشاركون من حالة عدم الحضور إلى حالة الحضور الواجب في وقت قصير!

القاعدة رقم 1 – الاستعداد مسبقًا

يجب أن يكون الاستعداد للاجتماع هو الأولوية الأولى. يجب عليك مراجعة جدول الأعمال وأي مواد ذات صلة مسبقًا. وهذا يدل على احترام وقت الجميع ويمكنك من المشاركة في المناقشات بنشاط.

قد ترغب في الاطلاع على المواضيع المتعلقة بالاجتماع هنا:

القاعدة رقم 2 – كن دقيقًا

الوقت من ذهب. لا ينبغي لأحد أن ينتظرك. من خلال الوصول في الوقت المحدد لاجتماعات الموظفين، فإن الأمر يتجاوز مجرد إظهار الاحترام لوقت الآخرين؛ إنه يعكس التزامك واحترافك وتفانيك في عملك. كما يضمن أيضًا معالجة الموضوعات المهمة دون تأخير أو انقطاع غير ضروري.

إذا كنت منشغلًا بأشياء كثيرة ولا يمكنك الحضور، فأخبر المنظمين مسبقًا (يوم واحد للاجتماعات غير الرسمية ويومان للاجتماعات الرسمية).

القاعدة رقم 3 – المشاركة بنشاط

المشاركة الفعالة أمر بالغ الأهمية لاجتماعات الموظفين الفعالة. عندما تشارك بنشاط في المناقشات وتساهم بأفكارك وآرائك ، فإنك تعزز الجودة الشاملة للاجتماع وتساعد في دفع الفريق نحو تحقيق أهدافه. 

القاعدة رقم 4 – اتبع آداب الاجتماع

يعد الالتزام بآداب الاجتماع المناسبة أمرًا ضروريًا للحفاظ على جو محترم ومثمر أثناء اجتماعات الموظفين. السلوكيات التخريبية هي المحفز اجتماعات منخفضة الجودةلذلك، هناك بروتوكولات مثل اتباع قواعد اللباس، وإعطاء الاهتمام الكامل للمتحدث، وتجنب مقاطعة واستخدام الأجهزة الإلكترونية أثناء الاجتماع إذا لزم الأمر.

القاعدة رقم 5 – تدوين الملاحظات

أحد أهم أجزاء المشاركة في اجتماعات الموظفين هو تدوين الملاحظات. فهو يساعدك على الاحتفاظ بالمعلومات المهمة وتتبع عناصر العمل والرجوع إلى المناقشات لاحقًا. إنه يُظهر انتباهك ويضمن عدم نسيان النقاط الرئيسية. إن تدوين الملاحظات بشكل فعال يعزز مشاركتك ويساهم في متابعة وتنفيذ القرارات بشكل أكثر فعالية.

اجتماع الموظفين الأسبوعي
تدوين الملاحظات أثناء المشاركة في الاجتماع الأسبوعي للموظفين

القاعدة رقم 6 - لا تهيمن على المناقشة

من المهم إنشاء بيئة اجتماع متوازنة وشاملة حيث يتم سماع أصوات الجميع. تجنب احتكار المناقشة ومنح الآخرين الفرصة لمشاركة أفكارهم ووجهات نظرهم. يجب أن تسهل أفضل اجتماعات الموظفين الاستماع الفعال، وتشجع المشاركة من جميع أعضاء الفريق، وتعزز جوًا تعاونيًا يقدر المدخلات المتنوعة.

القاعدة رقم 7 - لا تنس العمل الجماعي

لا ينبغي أن تركز اجتماعات الموظفين فقط على الشكليات والضغوط، وخاصة الاجتماع الأول للموظفين مع فريق جديد. يجب أن يتناسب مع مكان مريح وممتع للحصول على الترابط والتواصل بين الفريق.

لتقوية الروابط الجديدة، فكر في إجراء جولة صغيرة لكسر الجمود قبل مناقشة البنود الرئيسية. نقترح عليك هذه الألعاب الصغيرة:

  • تدور العجلة: قم بإعداد بعض المطالبات الممتعة ووضعها على عجلة القيادة، ثم قم بتعيين كل شخص للقيام بجولة. يمكن أن يتيح لك نشاط العجلة الدوارة البسيط فتح المراوغات الجديدة لزملائك بسرعة كبيرة.
مشروع العجلة الدوارة يبدأ الاجتماع
  • معركة فريق: قم بإعداد بعض الاختبارات، وقم بإعداد اللعب الجماعي، ودع الفرق تتنافس ضد بعضها البعض في معركة المجد. يمكنك إعداد لعب جماعي سريع هنا. لدينا مكتبة من الاختبارات التي لا يمكن تفويتها جاهزة للاستخدام حتى لا يضيع أي وقت أو جهد!
معركة الفريق AhaSlides
معركة الفريق هي نشاط سريع لكسر الجمود قبل اجتماع الفريق

القاعدة رقم 8 - لا تقاطع الآخرين أو تتحدث إليهم

التواصل الشامل هو المفتاح خلال اجتماعات الموظفين. ضع في اعتبارك عدم مقاطعة الآخرين أو التحدث معهم ، حيث يمكن أن يعيق التعاون ويقلل من قيمة وجهات النظر المتنوعة. امنح الجميع فرصة للتحدث والمساهمة بشكل كامل من خلال الاستماع الفعال وانتظار دورك في الكلام. هذا يعزز ثقافة الاحترام والتعاون ويعزز الجودة الشاملة للمناقشات واتخاذ القرار.

القاعدة رقم 9 - لا تخجل من طرح الأسئلة

لا تتردد في طرح الأسئلة أثناء اجتماعات الموظفين. يمكن أن يثير فضولك وفضولك مناقشات ثاقبة، ويسلط الضوء على الأمور المهمة، ويساهم في فهم أفضل. ومن خلال طلب التوضيح ومشاركة اهتماماتك الحقيقية وتعزيز ثقافة التعلم، فإنك تلهم الآخرين للمشاركة والمساهمة بوجهات نظرهم الخاصة. تذكر أن كل سؤال لديه القدرة على إطلاق أفكار جديدة ودفع الفريق إلى الأمام. 

اجتماع فريق AhaSlides
السؤال هو مفتاح الاجتماعات الناجحة

القاعدة رقم 10 - لا تغفل عن الوقت

من أجل الحفاظ على الاحترافية أثناء اجتماعات الموظفين، من الضروري أن يكون لديك وعي كبير بالوقت. احترام المدة المخصصة للاجتماع من خلال البدء والانتهاء في الوقت المحدد. يبدأ إجراء اجتماع للموظفين بنجاح بالحفاظ على تركيز المناقشات وتجنب الانحراف عن الموضوع لضمان الاستخدام الفعال لوقت الجميع. من خلال إظهار مهارات إدارة الوقت والحفاظ على الاحتراف، فإنك تساهم في خلق بيئة اجتماعات منتجة ومحترمة تعمل على تعظيم النتائج للفريق.

ارفع مستوى اجتماعات فريق العمل لديك باستخدام AhaSlides

اجتماعات الطاقم لديها القدرة على جلب الإبهار، فقط إذا قمنا باستغلال القوة العقلية الجماعية لفريقنا. قم بإشراكهم في مناقشات ثنائية الاتجاه مع استطلاعات الرأي المباشرة والاختبارات وميزات التصويت الخاصة بـ AhaSlides وغير ذلك الكثير.

نص بديل


ابدأ في ثوان.

احصل على قوالب مجانية لاختراق كفاءة اجتماعك إلى مستوى آخر! اشترك مجانًا واحصل على ما تريد من مكتبة القوالب!


إلى الغيوم ☁️

الأسئلة الشائعة

ما هو اجتماع الموظفين الافتراضي؟

اجتماع الموظفين الافتراضي هو اجتماع يتم إجراؤه عبر الإنترنت أو من خلال منصات رقمية ، حيث يتصل المشاركون عن بُعد من مواقع مختلفة باستخدام مؤتمرات الفيديو أو أدوات التعاون. بدلاً من التجمع في مكان مادي ، ينضم المشاركون إلى الاجتماع افتراضيًا باستخدام أجهزة الكمبيوتر أو أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو الأجهزة المحمولة الخاصة بهم.

ما هو اجتماع الموظفين الجيد؟

إن الاجتماع الجيد للموظفين له غرض محدد جيدًا، وجدول أعمال منظم، وإدارة فعالة للوقت، ويعزز العمل الجماعي وحل المشكلات بشكل تعاوني. تحتاج متابعة الاجتماعات إلى تقييم فعالية الاجتماع وجمع التعليقات من المشاركين.

ما هي أنواع اجتماعات الموظفين؟

هناك عدة أنواع من اجتماعات الموظفين على النحو التالي: اجتماعات الإعداد، والاجتماعات التمهيدية، واجتماعات التعليقات والاجتماعات بأثر رجعي، والاجتماعات التمهيدية، واجتماعات تحديث الحالة، واجتماعات العصف الذهني، والاجتماعات الفردية مع الموظفين.

من يقود اجتماع الموظفين؟

يجب أن يكون قائد اجتماع الموظفين شخصًا يمكنه إدارة عملية الاجتماع بشكل فعال ، والحفاظ على المناقشات في المسار الصحيح ، وتشجيع المشاركة ، والتأكد من تحقيق أهداف الاجتماع.

المرجع: الشرق الأوسط