ربما تكون قد جمعت مجموعة من الأفكار الإبداعية لجعل اجتماعات فريقك تجربة تفاعلية وجذابة. ومع ذلك، لا تزال تجد أن اجتماعات فريقك تفتقر إلى شيء ما؟ ستكون الكفاءة هي النقطة الأساسية هنا، لذا دعنا نلقي نظرة على بعض منها AhaSlides آداب الاجتماع!
يمكنك "اختراق" كفاءة اجتماعات فريقك الآن باستخدام هذه النصائح العملية البسيطة حول كيفية الوصول إلى أعلى أداء لفريقك من خلال مكان سهل الإعداد ، وأجواء تعزز موقفًا منفتحًا وإبداعيًا وملتزمًا بين الحاضرين ، و جدول زمني يحصل على جميع المهام التي تمت مناقشتها بشكل صحيح.
جدول المحتويات
- ما هو آداب الاجتماع؟
- 6 نصائح حول آداب الاجتماع يجب أن يعرفها الجميع
- ما يجب عليك تجنبه في آداب الاجتماع
- افكار اخيرة
المزيد من النصائح لاجتماعات العمل التي يمكنك استكشافها
ابدأ في ثوان.
احصل على قوالب مجانية لاختراق كفاءة اجتماعك إلى مستوى آخر! اشترك مجانًا واحصل على ما تريد من مكتبة القوالب!
إلى الغيوم ☁️
ما هو آداب الاجتماع؟
آداب الاجتماع مهمة أكثر مما تعتقد. سواء كنت تعمل في شركة ناشئة أو في مؤسسة طوعًا، هناك مجموعة غير مكتوبة من القواعد لإنجاح العمل. تصور هذا - أنت تحضر اجتماعًا مهمًا مع عميلك. سيكون هناك العديد من أصحاب المصلحة الرئيسيين، والعديد منهم لم تقابلهم بعد. كيف تتأكد من حصولك على أفضل انطباع ممكن ونجاح الاجتماع؟ وهنا يأتي دور آداب الاجتماع.
آداب اللقاء هي قواعد السلوك غير المكتوبة التي تحافظ على التفاعلات المهنية مصقولة ومثمرة. قد تبدو القواعد مملة، ولكن اتباع آداب الاجتماع المناسبة يعزز التركيز والاحترام والألفة. أشياء مثل الوصول مبكرًا تظهر أنك تقدر وقت الآخرين. حتى لو كنت تعتبر نفسك شخصًا بسيطًا، فإن اتباع آداب الاجتماع يمكن أن يسهل وظائف العمل المهمة، خاصة مع الغرباء.
6 نصائح حول آداب الاجتماع يجب أن يعرفها الجميع
#1 - التأكيد على أهمية الاجتماع
إذا لم يعترف زملائك في الفريق بقيم اجتماعات الفريق، فسوف يشعرون بأنهم مجبرون وغير راغبين في المشاركة. لذا، أولاً، أظهر لهم مزايا الاجتماع. لا يمكن اتخاذ العديد من القرارات دون إجراء مناقشة متعمقة وجهاً لوجه، حيث إن عملية الحديث والطرح هي التي تستكشف الطريق نحو الاختيارات العقلانية. علاوة على ذلك، تسمح اجتماعات الفريق الفعالة بإجراء محادثات مفتوحة تستفيد من وجهات نظر الأعضاء وخبراتهم لحل المشكلات بناءً على مهاراتهم ومعارفهم. كما أنها تعزز العلاقات الشخصية والتفاهم بين أعضاء الفريق.
#2. - التنظيم في مساحة الاجتماعات مع الخدمات اللوجستية الميسرة
تؤثر مساحة الاجتماع تأثيرًا عميقًا على عواطف وأذهان الحاضرين، لذا ضع ذلك في الاعتبار عند اختيار المكان. اعتمادا على الموضوع المقصود وأجواء الاجتماع، يمكنك اختيار المساحة المناسبة. يمكن أن يضفي جوًا مريحًا أو رتيبًا أو بعيدًا، الأمر متروك لفريقك. يجب أن تكون غرفة الاجتماعات مجهزة بالمرافق الأساسية (مكيف الهواء، المقاعد المريحة، الماء/الشاي، إلخ)، والتأكد من أن الخصائص التقنية تعمل بشكل صحيح عن طريق التحقق مرة أخرى قبل الاجتماع.
#3. ضع القواعد الأساسية لكل عضو
إن تحديد القواعد الخاصة بفريقك يجعل الجميع مسؤولين عن مسؤوليتهم بالإضافة إلى تحفيز مشاركتهم أثناء الاجتماع. يمكنك تخصيص مجموعة القواعد الأساسية لثقافة العمل وأسلوب فريقك، ولكن بشكل عام، يمكن أن تشير إلى الحضور، والسرعة، والمشاركة النشطة، والتعامل مع المقاطعات، ومجاملة المحادثة، والصدق، وما إلى ذلك. علاوة على ذلك، امنح الجميع القدرة على مناقشة ما إذا كان وهذه القواعد عقلانية بما فيه الكفاية، وكيفية تطبيقها أثناء الاجتماعات. لا تنس تسليط الضوء على أهميتها حتى يعرف زملائك في الفريق اللعبة ويتبعون القواعد.
#4- أنشئ جدول أعمال حسب الأهمية
لا تحاول حشر الكثير من الأشياء في الجدول الزمني بحيث تكافح لإكمالها بطريقة روتينية. بدلاً من ذلك ، يمكنك الانتهاء من تلك التي لها صلة بموضوع الاجتماع وترتيبها حسب الأهمية بحيث أنه على الرغم من أنك قد تنفد من الوقت وتضطر إلى التسرع في بعض البنود ، فقد تمت معالجة جميع القضايا الملحة. علاوة على ذلك ، يجب عليك توزيع جدول الأعمال على زملائك في الفريق قبل الاجتماع. وبهذه الطريقة ، يمكنهم إعطاء ملاحظات بناءة على جدول الأعمال ، ووضع آرائهم وإعداد جميع الموارد اللازمة للاجتماع القادم.
#5 - شجع المشاركة النشطة من زملائك في الفريق
نصيحتي المفضلة! ويمكن القيام بذلك طوال فترة الاجتماع، من خلال الأنشطة التفاعلية التي تتضمن مشاركة جميع أعضاء الفريق. بعض الألعاب لكسر الجمود في البداية، وبعض الاستطلاعات المباشرة، والأسئلة والأجوبة النصية أو الصوتية المصغرة ستشرك الجميع في جو حماسي. يمكنك أيضًا إعلام جميع الموجودين في الغرفة بتقارير محدثة وإرسال تقييماتهم في الوقت المناسب. طريقة سهلة للقيام بذلك هي استخدام AhaSlides، برنامج عروض تقديمية عبر الإنترنت مثالي لاجتماعات الفريق التفاعلية والمبتكرة. لا يلزم التثبيت ، فلماذا لا تجربه؟
#6 - اتخاذ القرارات النهائية وتعيين الواجبات الفردية
لا تنتقل إلى البند التالي في جدول الأعمال إذا لم يتم اتخاذ قرارات نهائية بشأن القضية الحالية. وفي الواقع، فإن المبدأ الأساسي للاجتماع الفعال هو اختتام الأمور بشكل جيد بدلاً من المماطلة دون جدوى. يعد الحصول على محضر الاجتماع بمثابة نصيحة: يمكنك متابعة التدفق ومعرفة ما إذا كان هناك قطع نهائي لجميع المواضيع. بالإضافة إلى ذلك، تأكد من قيامك بتعيين بعض المهام لكل فرد، وأنهم يعرفون مسؤولياتهم دون أي لبس.
اسمحوا اجتماعات الفريق جعل فريق أقوى مع هذه الخارقة! حاول إنشاء أنشطة اجتماعات ممتعة مع AhaSlides الآن!
ما يجب عليك تجنبه في آداب الاجتماع
بعض الأشياء المحظورة في آداب الاجتماع التي يجب عليك تجنبها إذا كنت لا تريد أن ينتهي اجتماعك بالعبوس وعدم الرضا👇
- لا تصل متأخرا:الحضور متأخرا أمر محظور. احترم جداول الآخرين بالوصول مبكرًا كلما أمكن ذلك.
- لا تشتت انتباهك يا ديف: الهواتف ورسائل البريد الإلكتروني والأحاديث الجانبية لن تطير. المكالمات الهاتفية والرسائل النصية هي الحل أكبر عمليات القتل، لذا استمر في التركيز على موضوع الاجتماع المطروح. المحادثات الخاصة أثناء الاجتماع تعطل التدفق، لذا وفّر القيل والقال بشأن مبرد الماء.
- لا تكن عدوانيًا: احترم قائد الاجتماع وحافظ على تنظيم الأمور. حدد موعدًا للقاء مع الشخص الذي لا تتفق معه شخصيًا لتسوية الخلافات.
- لا تأتي خالي الوفاض: تعال مستعدًا بالحقائق الخاصة بك مباشرة وقم بواجباتك المنزلية.
- لا تحول المواضيع: ابق على مسار جدول الأعمال للحفاظ على سير الأمور بسلاسة. الظلال العشوائية هي قاتلة للزخم.
افكار اخيرة
في حين أن آداب الاجتماع قد تبدو خانقة، فلا تقلل من قوتها. يساعدك إتقان آداب الاجتماعات على سحقها في المناقشات ورفع مستوى علاقاتك بطريقة كبيرة.
لذا، في المرة القادمة التي يأتي فيها اجتماع كبير في طريقك، تذكر - إن اتباع أساليب آداب السلوك هذه يمكن أن يكون سلاحك غير السري ليس فقط لنجاح تلك المناقشة ولكن أيضًا لإبعاد العلاقات الجديدة التي ستخدمك جيدًا في الاجتماعات القادمة. مع وجود الأخلاق في جيبك الخلفي، ستكون في طريقك ليس فقط لإثارة الإعجاب اليوم، ولكن أيضًا لبناء شراكات موثوقة تدعم النجاح على المدى الطويل.
أسئلة شائعة
ما أهمية بروتوكولات الاجتماع؟
فيما يلي بعض الأسباب الجذابة التي تجعل بروتوكولات الاجتماعات ضرورية للشركات:
- الكفاءة هي المفتاح - والبروتوكولات مثل جداول الأعمال والمؤقتات والقواعد الأساسية تحافظ على سير الأمور بالسرعة المثلى حتى لا يضيع أي وقت.
- ليلة مفتوحة عبر الميكروفون - مناقشات منظمة تعمل على تكافؤ الفرص بحيث يحصل الجميع على وقت بث متساوٍ. لا أحد يخطف القافلة.
- أين الحكم؟ - تعيين ميسر يعني نجاحاً منتجاً بدلاً من المشاركة الفوضوية للجميع. صوت واحد في كل مرة = لا يوجد ارتباك في الدردشة.
