هل سبق لك أن دخلت مطبخ المكتب في الصباح لتجد زملائك في العمل يتجمعون حول الطاولة في نقاش عميق؟ أثناء صب قهوتك، تسمع مقتطفات من "تحديثات الفريق" و"أدوات الحظر". من المحتمل أن يكون ذلك يوميًا لفريقك الوقوف اجتماع في العمل.
لذلك، سنوضح في هذه المقالة ما هو الاجتماع اليومي، بالإضافة إلى أفضل الممارسات التي تعلمناها بشكل مباشر. الغوص في هذا المنصب!
جدول المحتويات
- ما هو اجتماع الوقوف اليومي؟
- 6 أنواع من اجتماعات الوقوف
- فوائد اجتماعات الوقوف اليومية
- 8 خطوات لتشغيل اجتماع الوقوف بشكل فعال
- مثال على تنسيق اجتماع الوقوف
- وفي الختام
ما هو اجتماع الوقوف اليومي؟
الاجتماع الاحتياطي هو اجتماع يومي للفريق يجب على المشاركين الوقوف فيه لإبقائه موجزًا ومركزًا.
الغرض من هذا الاجتماع هو توفير تحديث سريع للتقدم المحرز في المشاريع الجارية ، وتحديد أي عقبات ، وتنسيق الخطوات التالية مع 3 أسئلة رئيسية:
- ماذا أنجزت البارحة؟
- ماذا تخطط لفعل اليوم؟
- هل هناك عوائق في طريقك؟
تساعد هذه الأسئلة الفريق على التركيز على الحفاظ على التوافق والمسؤولية، بدلاً من التركيز على حل المشكلات بشكل متعمق. لذلك، عادةً ما تستمر الاجتماعات الاحتياطية من 5 إلى 15 دقيقة فقط ولا تعقد بالضرورة في غرفة الاجتماعات.
المزيد من الأفكار لاجتماع الوقوف الخاص بك.
احصل على قوالب مجانية لاجتماعات عملك. اشترك مجانًا واحصل على ما تريد من مكتبة القوالب!
إلى الغيوم ☁️
مزيد من النصائح مع AhaSlides
6 أنواع من اجتماعات الوقوف
هناك عدة أنواع من اجتماعات الوقوف ، بما في ذلك:
- الوقوف اليومي: اجتماع يومي يُعقد في نفس الوقت كل يوم، ويستمر عادة من 15 إلى 20 دقيقة، لتقديم تحديث سريع حول التقدم المحرز في المشاريع الجارية.
- موقف سكروم: اجتماع يومي يستخدم في تطوير البرمجيات رشيق الطريقة التي تتبع إطار سكروم.
- سبرينت ستاند أب: اجتماع يعقد في نهاية العدو ، وهي فترة زمنية محددة لإكمال مجموعة من المهام ، لمراجعة التقدم والتخطيط للسباق التالي.
- موقف المشروع: اجتماع يُعقد أثناء المشروع لتقديم التحديثات وتنسيق المهام وتحديد العوائق المحتملة.
- الوقوف عن بعد: اجتماع وقفة يُعقد مع أعضاء الفريق عن بُعد عبر مؤتمرات الفيديو أو الصوت.
- الوقوف الافتراضي: اجتماع وقائي يُعقد في الواقع الافتراضي ، مما يسمح لأعضاء الفريق بالاجتماع في بيئة محاكاة.
يخدم كل نوع من أنواع الاجتماعات الاحتياطية غرضًا مختلفًا ويتم استخدامه في ظروف مختلفة ، اعتمادًا على احتياجات الفريق والمشروع.
فوائد اجتماعات الوقوف اليومية
تجلب الاجتماعات الدائمة الكثير من الفوائد لفريقك، بما في ذلك:
1 / تحسين الاتصال
توفر الاجتماعات الاحتياطية فرصًا لأعضاء الفريق لمشاركة التحديثات وطرح الأسئلة وتقديم التعليقات. ومن هناك، سيتعلم الأشخاص كيفية التواصل بفعالية وتحسين قدرتهم على التواصل.
2 / تحسين الشفافية
من خلال مشاركة ما يعملون عليه وما أنجزوه، يزيد أعضاء الفريق من رؤية التقدم المحرز في المشاريع ويساعدون في تحديد العوائق المحتملة في وقت مبكر. الفريق بأكمله منفتح على بعضهم البعض وشفاف في كل مرحلة من مراحل المشروع.
3 / محاذاة أفضل
يساعد الاجتماع الاحتياطي في إبقاء الفريق متحدًا بشأن الأولويات والمواعيد النهائية والأهداف. ومن هنا، فإنه يساعد على ضبط وحل أي مشاكل تنشأ في أسرع وقت ممكن.
4 / زيادة المساءلة
يحمّل اجتماع الوقوف أعضاء الفريق المسؤولية عن عملهم وتقدمهم ، مما يساعد على إبقاء المشاريع في المسار الصحيح وفي الوقت المحدد.
5 / الاستخدام الفعال للوقت
يعد اجتماع الوقوف قصيرًا ومباشرًا ، مما يسمح للفرق بتسجيل الوصول والعودة إلى العمل بسرعة بدلاً من إضاعة الوقت في الاجتماعات المطولة.
8 خطوات لتشغيل اجتماع الوقوف بشكل فعال
لإدارة اجتماع فعال، من المهم أن تضع بعض المبادئ الأساسية في الاعتبار:
1 / اختر الجدول الزمني الذي يناسب فريقك
اعتمادًا على المشروع واحتياجات فريقك، اختر وقت وتكرار الاجتماع المناسب. يمكن أن يكون مرة واحدة في الأسبوع في الساعة 9 صباحًا يوم الاثنين، أو مرتين في الأسبوع وفي أطر زمنية أخرى، وما إلى ذلك. سيتم عقد اجتماع قائم وفقًا لحجم عمل المجموعة.
2 / احرص على الإيجاز
يجب أن تكون الاجتماعات المستقلة قصيرة قدر الإمكان ، لا تزيد عادة عن 15-20 دقيقة. يساعد في الحفاظ على تركيز الجميع ويتجنب إضاعة الوقت في المناقشات أو الحجج المطولة التي لا تصل إلى شيء.
3 / تشجيع مشاركة جميع أعضاء الفريق
يجب تشجيع جميع أعضاء الفريق على مشاركة التحديثات حول تقدمهم وطرح الأسئلة وتقديم الملاحظات. يساعد تشجيع الجميع على المشاركة بنشاط على بناء العمل الجماعي وتعزيز الانفتاح والفعالية.
4 / التركيز على الحاضر والمستقبل وليس الماضي
يجب أن يكون التركيز في اجتماع الوقوف على ما تم تحقيقه منذ الاجتماع الأخير ، وما هو مخطط له اليوم ، والعقبات التي يواجهها الفريق. تجنب الانغماس في المناقشات المطولة حول الأحداث أو القضايا الماضية.
5 / أن يكون لديك أجندة واضحة
يجب أن يكون للاجتماع غرض واضح وهيكله ، مع تعيين أسئلة أو مواضيع للمناقشة. لذلك ، فإن وجود جدول أعمال واضح للاجتماع يساعد في الحفاظ على تركيزه ويضمن تغطية جميع الموضوعات الرئيسية وعدم فقدانها في القضايا الأخرى.
6 / تشجيع التواصل المفتوح
في اجتماع الوقوف، حوار مفتوح وصادق و الاستماع النشط ينبغي الترويج لها. لأنها تساعد في تحديد أي مخاطر محتملة في وقت مبكر وتسمح للفريق بالعمل معًا للتغلب عليها.
7 / الحد من المشتتات
يجب على أعضاء الفريق تجنب مصادر التشتيت عن طريق إيقاف تشغيل الهواتف وأجهزة الكمبيوتر المحمولة أثناء الاجتماع. يجب أن يكون شرطًا أساسيًا لأعضاء الفريق أن يركزوا بشكل كامل على الاجتماع لضمان أن يكون الجميع في نفس الصفحة.
8 / كن متسقا
يجب أن يعقد الفريق اجتماعات يومية في نفس الوقت والمكان المتفق عليهما مسبقًا مع الالتزام بجدول الأعمال المحدد. يساعد هذا في بناء روتين ثابت ويسهل على أعضاء الفريق إعداد الاجتماعات وجدولتها بشكل استباقي.
ومن خلال اتباع أفضل الممارسات هذه، يمكن للفرق التأكد من أن اجتماعاتهم الاحتياطية تكون مثمرة وفعالة ومركزة على أهم الأهداف والغايات. علاوة على ذلك، يمكن أن تساعد الاجتماعات الوقوف اليومية في تحسين التواصل وزيادة الشفافية وبناء فريق أقوى وأكثر تعاونًا.
مثال على تنسيق اجتماع الوقوف
يجب أن يكون لاجتماع الوقوف الفعال جدول أعمال وهيكل واضح. فيما يلي تنسيق مقترح:
- مقدمة: ابدأ الاجتماع بمقدمة سريعة ، بما في ذلك تذكير بالغرض من الاجتماع وأي قواعد أو إرشادات ذات صلة.
- تحديثات فردية: يجب على كل عضو في الفريق تقديم تحديث موجز لما عملوا عليه منذ الاجتماع الأخير ، وما يخططون للعمل عليه اليوم ، وأي عقبات يواجهونها (استخدم 3 أسئلة رئيسية مذكورة في القسم 1). يجب أن يظل هذا موجزًا وأن يركز على أهم المعلومات.
- مناقشة جماعية: بعد التحديثات الفردية ، يمكن للفريق مناقشة أي مشكلات أو مخاوف ظهرت أثناء التحديثات. يجب أن يكون التركيز على إيجاد الحلول والمضي قدمًا في المشروع.
- خطوات العمل: حدد أي عناصر عمل يجب اتخاذها قبل الاجتماع التالي. قم بتعيين هذه المهام لأعضاء فريق معين وتحديد المواعيد النهائية.
- الخلاصة: قم بإنهاء الاجتماع من خلال تلخيص النقاط الرئيسية التي تمت مناقشتها وأي عناصر عمل تم تعيينها. تأكد من أن الجميع على دراية بما يتعين عليهم القيام به قبل الاجتماع التالي.
يوفر هذا التنسيق هيكلًا واضحًا للاجتماع ويضمن تغطية جميع الموضوعات الرئيسية. باتباع تنسيق متسق ، يمكن للفرق تحقيق أقصى استفادة من اجتماعات الوقوف والاستمرار في التركيز على أهم الأهداف والغايات.
وفي الختام
في الختام، يعد الاجتماع القائم أداة قيمة للفرق التي تتطلع إلى تحسين التواصل وبناء فريق أقوى وأكثر تعاونًا. من خلال إبقاء الاجتماع مركزًا وقصيرًا ولطيفًا، يمكن للفرق تحقيق أقصى استفادة من عمليات تسجيل الوصول اليومية هذه والبقاء ملتزمين بمهامهم.
أسئلة شائعة
ما هو الوقوف مقابل اجتماع سكروم؟
الاختلافات الرئيسية بين اجتماع الوقوف مقابل اجتماع سكروم:
- التكرار - يوميًا مقابل أسبوعي/نصف أسبوعي
- المدة - 15 دقيقة كحد أقصى مقابل عدم وجود وقت محدد
- الغرض - التزامن مقابل حل المشكلات
- الحضور - الفريق الأساسي فقط مقابل الفريق + أصحاب المصلحة
- التركيز - التحديثات مقابل المراجعات والتخطيط
ما هو معنى اجتماع واقفا ؟
الاجتماع الدائم هو اجتماع مجدول بانتظام ويعقد على أساس ثابت، مثل أسبوعي أو شهري.
ماذا تقول في اجتماع الوقوف؟
عندما يكون الفريق في اجتماع يومي، غالبًا ما يناقش ما يلي:
- ما عمل عليه كل شخص بالأمس - لمحة موجزة عن المهام/المشاريع التي ركز عليها الأفراد في اليوم السابق.
- ما سيعمل عليه كل شخص اليوم - مشاركة جدول أعماله وأولوياته لليوم الحالي.
- أي مهام أو عوائق محظورة - استدعاء أي مشاكل تمنع التقدم حتى يمكن معالجتها.
- حالة المشاريع النشطة - تقديم تحديثات حول حالة المبادرات الرئيسية أو العمل الجاري.
