A اجتماع الإدارة الاستراتيجية هي إحدى أفضل الطرق التي تساعد الفرق عالية الأداء على مراجعة وتحسين جودة العمل وكذلك الإنتاجية لتحقيق أفضل النتائج للأعمال. ستمنحك هذه المقالة كل ما تحتاج لمعرفته حول اجتماع الإدارة الإستراتيجية وكيفية فتح الاجتماع بشكل فعال.
جدول المحتويات
- #1 - ما هو اجتماع الإدارة الإستراتيجية؟
- #2 - فوائد اجتماع الإدارة الإستراتيجية
- #3 - من يجب أن يحضر اجتماع الإدارة الإستراتيجية؟
- #4 - كيفية إدارة اجتماع الإدارة الإستراتيجية الفعال (خطة SMM)
ما هو اجتماع الإدارة الإستراتيجية؟
إدارة الاجتماعات الإستراتيجية (SMM) هو نموذج الإدارة الذي يركز على الإستراتيجية العامة للشركة، والتي تتضمن إدارة العمليات والميزانية والجودة والمعايير والموردين لتقييم كفاءة العمل وأداء الأعمال.
قد يتم عقد هذا الاجتماع كل ربع سنة وقد يحتاج إلى بيانات تم جمعها من اجتماع استراتيجية التسويق أو اجتماع استراتيجية العمل أو اجتماع استراتيجية المبيعات.
وباختصار، الغرض من الاجتماعات الإستراتيجية هو معرفة كيفية استخدام موارد الشركة بشكل أكثر فعالية لتحقيق أهداف وغايات محددة.
فوائد اجتماع الإدارة الاستراتيجية
لا يساعد اجتماع الإدارة الإستراتيجية الحضور على أن يكونوا أكثر استباقية في عملهم فحسب، بدءًا من الوصول في الوقت المحدد وإعداد المستندات والأسئلة التي سيتم طرحها أثناء التخطيط الاستراتيجي، ولكنه يجلب أيضًا 5 فوائد على النحو التالي:
خفض التكاليف
لقد تحولت العديد من المنظمات إلى إطار اجتماع الإدارة الإستراتيجية. تساعد خطة SMM الشركات الآن على استخدام أدوات وخدمات منخفضة التكلفة (حتى مجانية) لتحليل البيانات بين الاجتماعات لمعرفة ما ينجح، وما لا ينجح، وما الذي يمكن أن يعمل بشكل جيد.
وهذا يساعد على إنفاق الموارد وتخصيصها واستثمارها بحكمة وكفاءة قدر الإمكان.
وفر الوقت والطاقة
يسمح التخطيط للاجتماعات الفعالة للإدارات أو المشاركين بفهم الغرض من المناقشة الإستراتيجية وما يحتاجون إليه للتحضير والمساهمة.
على سبيل المثال ، ما هي المستندات التي سيحضرونها ، والأرقام التي يجب تقديمها ، والمهام أو الحلول التي سيتم رسمها بعد الاجتماع.
يؤدي تقسيم المهام للتحضير للاجتماع إلى توفير الكثير من الوقت والجهد من خلال عدم التشتت أو التحول إلى انتقاد لخطأه ولكن نسيان الغرض من الاجتماع.
تعزيز القوة التفاوضية
خلال الاجتماع، لن يتم تجنب الحجج أو الخلافات. ومع ذلك، فإن هذا يعزز القدرة التفاوضية لأعضاء الفريق من خلال الاضطرار إلى مناقشة واكتشاف أفضل الحلول لحل المشكلات للعملاء والشركات. قد تتفاجأ عندما تجد مفاوضًا ممتازًا في فريقك!
إدارة المخاطر
لا أحد يرغب في حضور اجتماع سيتم إلغاؤه في منتصف الطريق نظرًا لعدم وجود بيانات أو حل مشكلة.
ولذلك، فإن اجتماع المتابعة يعني أن الجميع بحاجة إلى تخطيط البيانات من الاجتماعات السابقة وجمعها وتقديمها، وتحليل تلك البيانات والمساعدة في ترجمة هذا التحليل إلى خطوات تالية قابلة للتنفيذ. تضمن هذه الأنشطة إدارة المخاطر بشكل أفضل. أو حتى جعل الاجتماع أكثر إنتاجية أو أكثر توجهاً نحو الأهداف من الاجتماع السابق.
ترقب عن كثب الميزانيات والموارد
إن عقد اجتماعات فريق فعّالة يُمكّنك من مراقبة الموارد وتعديلها واتخاذ قرارات مدروسة بشأن الميزانية. كما تُساعد اجتماعات مراجعة الاستراتيجية في تسليط الضوء على الأقسام أو البرامج التي قد تحتاج إلى تمويل إضافي لتحقيق النجاح. كما تُعدّ هذه الاجتماعات وسيلةً فعّالة لمعرفة ما إذا كنت بحاجة إلى زيادة أو خفض ميزانيتك أو قوتك العاملة.
من يجب أن يحضر اجتماع الإدارة الإستراتيجية؟
سيكون الأشخاص المطلوب حضورهم في الاجتماع هم كبار المسؤولين مثل الرئيس التنفيذي (العضو المنتدب، المدير التنفيذي، مدير المدينة، وما إلى ذلك) والمدير المباشر للمشروع.
يُطلب من اللاعبين الأساسيين أن يكون لهم رأي في التخطيط ، ولكن ليس كل شخص حاضرًا على الطاولة.
قد يؤدي وجود عدد كبير من الأشخاص في الغرفة إلى التوتر والفوضى والارتباك. إذا كان لديك عدة أشخاص يرغبون في المشاركة في هذه العملية، فأشركهم بطريقة مثل جمع آراء الموظفين من خلال الاستبيانات، وحضور شخص ما في الاجتماع لضمان وصول هذه البيانات إلى طاولة النقاش واعتبارها جزءًا من العملية.
كيفية إدارة اجتماع الإدارة الإستراتيجية الفعال (خطة SMM)
ضمان أن تكون اجتماعات الإدارة الإستراتيجية جذابة ومثمرة يبدأ بالتخطيط السليم. بهذه الخطوات
التحضير للاجتماع
تذكر أن تتبع هذه الإرشادات للتخطيط لاجتماع من خلال 4 خطوات:
- حدد موعدًا واجمع البيانات / التقرير الضروري
حدد الجدول وتأكد من دعوة جميع القادة والموظفين الرئيسيين المطلوب منهم حضور هذا الاجتماع. تأكد من أن الأشخاص الموجودين في الغرفة هم أشخاص يمكنهم المشاركة بنشاط في الاجتماع.
وفي الوقت نفسه، قم بجمع البيانات والتقارير اللازمة وتحديث مؤشرات الحالة وحتى الأسئلة التي سيتم الإجابة عليها في الاجتماع. تأكد من أن عمليات الإرسال ليست قريبة جدًا من تاريخ الاجتماع حتى يتمكن الجميع من الاطلاع على أحدث البيانات وكتابة تحليل حول الاتجاهات أو المشكلات الناشئة.
- نموذج جدول أعمال الخطة
جدول الأعمال يساعدك أنت والمشاركين على البقاء على المسار الصحيح. ستضمن أفكار جدول أعمال الاجتماع إجابات على الأسئلة:
- لماذا لدينا هذا الاجتماع؟
- ما الذي نحتاج إلى تحقيقه عند انتهاء الاجتماع؟
- ما هي الخطوات التالية التي يجب أن نتخذها؟
تذكر أن أ يمكن أن يكون جدول أعمال اجتماع الإدارة الاستراتيجية بمثابة مراجعة للأهداف والتدابير والمبادرات ، والتحقق من صحة الاستراتيجية ، ومواصلة التوجه الاستراتيجي والمشاريع الحالية.
إليك نموذج جدول الأعمال:
- 9.00 صباحًا - 9.30 صباحًا: نظرة عامة على غرض الاجتماع
- 9.30 صباحًا - 11.00 صباحًا: إعادة تقييم العملية برمتها
- 1.00 ظهراً - 3.00 عصراً: تحديثات الإدارات والقادة
- 3.00 - 4.00 مساءً: القضايا العالقة
- 4.00 مساءً - 5.00 مساءً: الحلول المقدمة
- 5.00 مساءً - 6.00 مساءً: خطة العمل
- 6.00 مساءً - 6.30 مساءً: جلسة الأسئلة والأجوبة
- 6.30 مساءً - 7.00 مساءً: الختام
- ضع القواعد الأساسية
يمكنك وضع قواعد للجميع للاستعداد قبل الاجتماع.
على سبيل المثال ، إذا لم يتمكنوا من الحضور ، فيجب عليهم إرسال مساعد بدلاً من ذلك.
أو يجب على الحضور الحفاظ على النظام واحترام المتحدث وعدم المقاطعة (إلخ).
- شهرياً اجتماعات شاملة
كما ذكرنا أعلاه ، يعد مؤتمر الإدارة الإستراتيجية حدثًا كبيرًا ، وعادة ما يُعقد كل ثلاثة أشهر. لذلك ، إذا كنت تريد أن يصبح موظفوك على دراية بهذه الممارسة وأن يكونوا مستعدين قدر الإمكان. تحتاج إلى مراجعة الاجتماع وتنظيم اجتماعات شهرية لجميع الأيدي لتحديث الموظفين بأي إعلانات جديدة غير مناسبة للبريد الإلكتروني ولتحديد أهداف الشركة وتتبع التقدم نحو الأهداف الحالية.
إذا كان الاجتماع الشامل سيساعد الموظفين على التعرف على البيانات وإعدادها للإدارة الإستراتيجية إذن ، فإن اجتماع بدء المشروع هو الاجتماع الأول بين العميل الذي طلب مشروعًا والشركة التي ستجعله ينبض بالحياة. سيحتاج هذا الاجتماع فقط اللاعبين الرئيسيين لمناقشة أسس المشروع والغرض منه وأهدافه.
الاجتماع
- تحديد الغرض من الاجتماع والنتائج المرجوة
يمكن لاجتماع التخطيط الاستراتيجي أن يفشل تمامًا إذا تم عقده دون إعطاء الجميع أهدافًا محددة ومخرجات مطلوبة. ولهذا السبب فإن الخطوة الأولى هي تحديد هدف واضح وملموس للاجتماع.
بعض الأمثلة للأهداف الواضحة:
- استراتيجية على وسائل التواصل الاجتماعي للوصول إلى جمهور أصغر سنًا.
- خطة لتطوير منتج جديد ، ميزة جديدة.
يمكنك أيضًا تعيين موضوعات اجتماعات الإدارة الإستراتيجية المحددة كجزء من أهدافك ، مثل نمو الأعمال في النصف الثاني من العام.
كن محددًا قدر الإمكان مع هدفك. بهذه الطريقة ، يسهل على الجميع الاستمرار في العمل واتخاذ القرارات الصحيحة.
- كسر الجليد
مع التغيير في طريقة العمل بعد عامين من الوباء ، يجب أن تكون الشركات دائمًا جاهزة للاجتماعات الافتراضية والاجتماعات التقليدية مجتمعة. الأشخاص الذين يتواصلون عبر شاشات الكمبيوتر بينما يجلس الآخرون في المكتب سيجعلون أحيانًا زملائك في العمل أقل حماسًا وانفصالًا.
لذلك، أنت بحاجة إلى اجتماع فريق مع أنشطة كسر الجمود وتقوية الروابط في بداية الاجتماع لتدفئة الأجواء.
- اجعل الاجتماع تفاعليًا
إن جعل فريقك يستثمر بشكل كامل في جلسة الإستراتيجية يتطلب تعزيز التفاعل الحقيقي. بدلاً من العروض التقديمية المستقلة، حاول التقسيم إلى أقسام فرعية حيث يمكن للأقسام المختلفة تبادل الأفكار حول حلول للعقبات الأخيرة.
عيّن لكل مجموعة تحديًا تواجهه شركتك. ثم أطلق العنان لإبداعهم - سواء من خلاله ألعاب بناء الفريق، أو استطلاعات الرأي السريعة، أو أسئلة المناقشة المدروسة. يمكن لمشاركة وجهات النظر هذه بتنسيق أقل ضغطًا أن تثير رؤى غير متوقعة.
عند الاجتماع مرة أخرى، اطلب تعليقات منظمة ومفتوحة من كل فترة فرعية. ذكّر الجميع بأنه لا توجد أفكار "خاطئة" في هذه المرحلة. هدفك هو فهم جميع وجهات النظر للتغلب في النهاية على العقبات معًا.
- تحديد التحديات المحتملة
ماذا يحدث إذا تجاوز الاجتماع الوقت المخصص؟ ماذا لو كان على فريق القيادة أن يكون غائبًا للتعامل مع قضايا أخرى غير متوقعة؟ إذا كان الجميع مشغولاً بإلقاء اللوم على الآخرين وعدم الحصول على المخرجات المرجوة؟
يرجى سرد جميع المخاطر المحتملة مع حلول للاستعداد بشكل جيد!
على سبيل المثال ، ضع في اعتبارك استخدام مؤقت للعد التنازلي لعناصر محددة من جدول الأعمال أو العروض التقديمية.
- استخدم الأدوات عبر الإنترنت
يُعد استخدام الصور والأدوات أمرًا ضروريًا في الاجتماعات اليوم إذا كنت ترغب في توصيل الأفكار بسهولة وسرعة. كما تُعرض التقارير والإحصاءات بصريًا، وهي سهلة الفهم بفضل هذه الأدوات. كما أنها تشجع المشاركين على تقديم آرائهم وتساعدك على اتخاذ قرارات سريعة من خلال الحصول على ملاحظات فورية. يمكنك العثور على أدوات مجانية وموفري قوالب مثل AhaSlide وMiro و Google Slides.
- اختتام بتنسيق Town Hall Meeting
دعونا نختتم الاجتماع بجلسة أسئلة وأجوبة في اجتماع مجلس المدينة.
يمكن للمشاركين طرح الأسئلة التي يريدونها والحصول على إجابات فورية من القادة. إنه يثبت أن القادة ليسوا مجرد صناع قرار مجهولي الهوية، بل هم مفكرون مفكرون لا يضعون مصالح الشركة في المقام الأول فحسب، بل يفكرون أيضًا في مصالح موظفيهم.
- نصائح لتسهيل اجتماع الإدارة الإستراتيجية
بالإضافة إلى الخطوات المذكورة أعلاه، إليك بعض الملاحظات الصغيرة لمساعدتك على تنظيم جلسة التخطيط الاستراتيجي بشكل أفضل:
- تأكد من مشاركة الجميع في المناقشة.
- تأكد من أن الجميع يستمعون بنشاط.
- تأكد من أن الجميع يطبق مهاراتهم في العمل الجماعي.
- اعمل على تضييق الخيارات قدر الإمكان.
- لا تخف من الدعوة للتصويت لمعرفة مستوى الرأي والإجماع.
- كن مبدعا! التخطيط الاستراتيجي هو وقت لاستكشاف الإبداع ورؤية ردود الفعل والحلول لمواقف الفريق بأكمله.
باختصار
لإدارة اجتماع إدارة استراتيجية ناجح، يجب عليك التحضير جيدًا لكل خطوة، بما في ذلك الأشخاص والوثائق والبيانات والأدوات. قدّم جدول أعمال والتزم به ليتمكن المشاركون من معرفة ما سيفعلونه والمهام الموكلة إليهم.
تأمل AhaSlide في تقديم جميع الإجابات على أسئلتك حول كيفية قيادة جلسة التخطيط الاستراتيجي. آمل أن تستمتع بالنصائح وتقنيات المساعدة الموضحة في هذه المقالة للحفاظ على اجتماعات الإدارة الإستراتيجية والأنشطة الجماعية نشطة ومثمرة سواء دون الاتصال بالإنترنت أو عبر الإنترنت.
الأسئلة الشائعة
ما هي المفاهيم الخمسة للإدارة الإستراتيجية؟
المفاهيم الخمسة للإدارة الإستراتيجية هي المسح البيئي، وصياغة الإستراتيجية، وتنفيذ الإستراتيجية، والتقييم والرقابة، والقيادة الإستراتيجية مثل توفير التوجيه والإشراف من خلال الأنشطة الأساسية.
ما الذي تناقشه في اجتماع الإستراتيجية؟
سيختلف جدول الأعمال في الاجتماع الاستراتيجي حسب المنظمة والصناعة ولكنه يركز عادة على فهم المشهد والاتفاق على الاتجاه الاستراتيجي.
ما هو الاجتماع الاستراتيجي؟
الاجتماع الاستراتيجي، أو الاجتماع الاستراتيجي، هو تجمع للمديرين التنفيذيين والمديرين وغيرهم من أصحاب المصلحة الرئيسيين داخل المنظمة لمناقشة التخطيط الاستراتيجي والتوجيه.
