هل تعلم أن جزءًا كبيرًا من سبب فوز بيل كلينتون بحملته الرئاسية عام 1992 كان نجاحه؟ لقاءات مفتوحة?
لقد تدرب على إلقاء هذه الاجتماعات باستمرار، مستخدمًا موظفيه كمشاهدين وهميين ومضاعفين لخصومه. وفي نهاية المطاف، أصبح مرتاحًا جدًا للتنسيق الذي أصبح معروفًا به إلى حد كبير، وقاده نجاحه في الإجابة على الأسئلة بنجاح إلى المكتب البيضاوي.
الآن، نحن لا نقول إنك ستفوز بأي انتخابات رئاسية من خلال اجتماع في قاعة المدينة، ولكنك ستفوز بقلوب موظفيك. يساعد هذا النوع من الاجتماعات في إبقاء الشركة بأكملها على اطلاع بآخر المستجدات من خلال معالجة أسئلة محددة من فريقك في جلسة واحدة يعيش Q & A.
إليك دليلك النهائي لعقد اجتماع في قاعة المدينة في عام 2024.
- ما هو اجتماع مجلس المدينة؟
- تاريخ موجز لاجتماعات دار البلدية
- 5 فوائد تاون هول
- 3 أمثلة على اجتماع قاعة المدينة الكبرى
- 11 نصائح لمدينتك
ما هو اجتماع مجلس المدينة؟
إذن ، ماذا يحدث في اجتماعات مجلس المدينة للشركات؟ اجتماع مجلس المدينة هو ببساطة اجتماع مخطط على مستوى الشركة يتم التركيز فيه تجيب الإدارة على أسئلة الموظفين.
وبسبب ذلك ، تتمركز دار البلدية بشكل كبير حول جلسة الاسئلة والاجوبة، مما يجعله إصدارًا أكثر انفتاحًا وأقل صيغة من ملف اجتماع شامل.
المزيد من نصائح العمل حول
قم بإعداد اجتماعاتك مع AhaSlides.
احصل على أي من الأمثلة أدناه كقوالب. اشترك مجانًا واحصل على ما تريد من مكتبة القوالب!
🚀 قوالب مجانية☁️
تاريخ موجز لاجتماعات دار البلدية
عُقد أول اجتماع لمجلس المدينة في عام 1633 في دورشيستر، ماساتشوستس، بهدف تسوية مخاوف سكان المدينة. ونظرًا لنجاحها، انتشرت هذه الممارسة بسرعة في جميع أنحاء نيو إنجلاند وأصبحت الأساس للديمقراطية الأمريكية.
ومنذ ذلك الحين، أصبحت الاجتماعات التقليدية في دار البلدية شائعة في العديد من الديمقراطيات كوسيلة للسياسيين للقاء الناخبين ومناقشة التشريعات أو اللوائح. ومنذ ذلك الحين، وعلى الرغم من الاسم، فقد انتقلوا بعيدًا عن أي قاعة بلدية إلى قاعات الاجتماعات، والمدارس، المنصات الرقمية وبعده.
لعبت اجتماعات مجلس المدينة أيضًا دورًا رئيسيًا في الحملات الرئاسية. اشتهر جيمي كارتر بعقد جولات "لقاء الناس" في البلدات الصغيرة التي تتمتع بحكومة محلية قوية. عقد بيل كلينتون اجتماعات عامة متلفزة للإجابة على الأسئلة، كما عقد أوباما بعض الاجتماعات العامة عبر الإنترنت منذ عام 2011.
5 فوائد اجتماعات قاعة المدينة
- مفتوح كما يحصل: نظرًا لأن روح الاجتماع المفتوح للأعمال هو جلسة الأسئلة والأجوبة، فيمكن للمشاركين طرح الأسئلة التي يريدونها والحصول على تعليقات فورية من القادة. إنه يثبت أن القادة ليسوا مجرد صناع قرار مجهولي الهوية، بل هم بشر ورحيمون.
- كل شيء مباشر: أوقف طاحونة الشائعات في المكتب من خلال توفير معلومات مباشرة من الإدارة. أن تكون شفافًا قدر الإمكان هو أفضل طريقة لضمان عدم سماع أي شخص لأي معلومات خاطئة من أي مكان آخر.
- خطوبة موظففي ممارسة اللياقة البدنية: 2018 الدراسة وجدت أن 70% من الموظفين الأمريكيين لم يكونوا منخرطين بشكل كامل في العمل، بما في ذلك 19% ممن كانوا منعزلين عن العمل. الأسباب الرئيسية المذكورة هي عدم ثقة الإدارة العليا، وضعف العلاقات مع المدير المباشر، وعدم الفخر بالعمل في الشركة. تسمح اجتماعات مجلس المدينة للموظفين المنعزلين بالشعور بالنشاط والأهمية في كيفية عمل الشركة، وهو ما يفعل العجائب لتحفيزهم.
- تقوية العلاقات: اجتماع مجلس المدينة هو فرصة للجميع للاجتماع واللحاق ، ليس فقط فيما يتعلق بالعمل ، ولكن أيضًا فيما يتعلق بالحياة الشخصية. تصبح الإدارات المختلفة أيضًا أكثر دراية بعمل وأدوار بعضها البعض ويمكنها الوصول إلى التعاون.
- تعزيز القيم: أكد على قيم وثقافات منظمتك. ضع أهدافًا مشتركة وأعد ما تحاول هذه الأهداف تحقيقه بالفعل.
3 أمثلة على اجتماع قاعة المدينة الكبرى
إلى جانب الاجتماعات السياسية، وجدت الاجتماعات العامة طريقها عبر كل منظمة من مختلف القطاعات.
- At دائرة مدارس فيكتور سنترال في نيويورك ، تُعقد اجتماعات البلدية حاليًا عبر الإنترنت لمناقشة طرح التخطيط الاستراتيجي والميزانية القادمة. تتم مناقشة الركائز الثلاث للثقافة والتعلم والتعليم ودعم الطلاب والفرص.
- At هوم ديبوت، تلتقي مجموعة من الزملاء بأحد أعضاء الإدارة وتناقش الأشياء التي تسير على ما يرام داخل المتجر والأشياء التي تحتاج إلى تحسين. إنها فرصة لنكون صادقين بشأن المشكلات التي تحدث في المتجر والتي قد لا تلاحظها الإدارة.
- At شركة فيتنام لتطوير التقنيات، وهي شركة فيتنامية عملت فيها شخصيًا، تُعقد اجتماعات مجلس المدينة ربع سنوي وسنوي لمناقشة الإيرادات وأهداف المبيعات بالإضافة إلى الاحتفال بالعطلات. لقد وجدت أن الموظفين أكثر تماسكًا وتركيزًا بعد كل اجتماع.
11 نصائح لاجتماع مجلس المدينة الخاص بك
أولاً، تحتاج إلى طرح بعض الأسئلة على قاعة المدينة! إن عقد اجتماع في قاعة المدينة ليس بالمهمة السهلة. من الصعب إيجاد التوازن الصحيح بين تقديم المعلومات والإجابة على الأسئلة، كل ذلك أثناء محاولة إبقاء طاقمك منخرطًا قدر الإمكان.
ستساعدك هذه النصائح الـ 11 على عقد أفضل اجتماع ممكن، سواء كان مباشرًا أو عبر الإنترنت...
نصائح عامة حول اجتماعات مجلس المدينة
نصيحة رقم 1 – تطوير جدول الأعمال
يعد وضع جدول الأعمال بشكل صحيح أمرًا مهمًا للغاية من أجل الوضوح.
- ابدأ دائمًا بترحيب قصير و كاسحة الجليد. لدينا بعض الأفكار لذلك هنا.
- لديك قسم ذكرت فيه تحديثات الشركة للفريق وإعادة التأكيد على أهداف محددة.
- اترك وقتًا للأسئلة والأجوبة. الكثير من الوقت. حوالي 40 دقيقة في اجتماع مدته ساعة جيدة.
أرسل جدول الأعمال قبل الاجتماع بيوم واحد على الأقل حتى يتمكن الجميع من الاستعداد ذهنيًا وتدوين الأسئلة التي يريدون طرحها.
نصيحة رقم 2 – اجعلها تفاعلية
يمكن أن يؤدي العرض التقديمي الممل والثابت إلى إيقاف الأشخاص عن اجتماعك بسرعة ، مما يترك لك بحرًا من الوجوه الفارغة عندما يتعلق الأمر بقسم الأسئلة والأجوبة. لمنع حدوث ذلك بأي ثمن ، يمكنك تضمين عرضك التقديمي باستخدام استطلاعات رأي الاختيار من متعدد وسحب الكلمات وحتى الاختبارات القصيرة باستخدام حساب مجاني على AhaSlides!
نصيحة رقم 3 - استخدم التكنولوجيا
إذا كانت لديك طوفان من الأسئلة، وهو الأمر الذي من المحتمل أن يكون كذلك، فسوف تستفيد من أداة عبر الإنترنت للحفاظ على كل شيء منظمًا. تتيح لك العديد من أدوات الأسئلة والأجوبة المباشرة تصنيف الأسئلة ووضع علامة عليها كإجابة وتثبيتها لوقت لاحق، بينما تسمح لفريقك بالتصويت لصالح أسئلة بعضهم البعض وطرح الأسئلة دون الكشف عن هويتك دون خوف من الحكم.
إجابة الكل الأسئلة المهمة
لا تفوت أي لحظة مع AhaSlides' أداة مجانية للأسئلة والأجوبة. كن منظمًا وشفافًا وقائدًا عظيمًا.
نصيحة رقم 4 - تعزيز الشمولية
تأكد من أن المعلومات الواردة في اجتماع مجلس المدينة مناسبة لكل مشارك إلى حد ما. إنهم ليسوا موجودين لسماع المعلومات التي يمكنك مناقشتها على انفراد مع الأقسام الفردية.
نصيحة رقم 5 - اكتب متابعة
بعد الاجتماع، أرسل بريدًا إلكترونيًا يتضمن ملخصًا لجميع الأسئلة التي أجبت عليها، بالإضافة إلى أي أسئلة أخرى لم يكن لديك الوقت للرد عليها مباشرة.
نصائح لايف تاون هول الاجتماع
- ضع في اعتبارك ترتيبات جلوسك - على شكل حرف U، أم على شكل قاعة اجتماعات أم على شكل دائرة - ما هو الترتيب الأفضل لاجتماع مجلس المدينة الخاص بك؟ يمكنك التحقق من إيجابيات وسلبيات كل منها هذا المقال.
- إحضار الوجبات الخفيفة: لزيادة المشاركة النشطة في الاجتماع، يمكنك أيضًا إحضار وجبات خفيفة ومشروبات مناسبة للعمر إلى الاجتماع. تعتبر هذه المجاملة مفيدة، خاصة خلال الاجتماعات الطويلة، عندما قد يصاب الأشخاص بالجفاف والجوع ويحتاجون إلى تعزيز الطاقة ليشعروا بالانخراط الكامل.
- اختبار التكنولوجيا: إذا كنت تستخدم تقنية من أي نوع، فاختبرها أولاً. ويفضل أن يكون لديك نسخة احتياطية لكل جزء من البرامج التي تستخدمها أيضًا.
اجتماع قاعة المدينة الافتراضية تنويهات
- تأكد من وجود اتصال جيد - لا تريد أن يتقطع كلامك بسبب اتصال الشبكة السيئ. إنه يحبط أصحاب المصلحة لديك ويفقد نقاطًا عندما يتعلق الأمر بالاحتراف.
- اختر منصة اتصال موثوقة - هذا أمر لا يحتاج إلى تفكير. Google Hangout؟ Zoom؟ Microsoft Teams؟ الاختيار لك. فقط تأكد من أنه شيء يمكن لأغلب الأشخاص الوصول إليه وتنزيله دون دفع رسوم إضافية.
- سجل الاجتماع - قد لا يتمكن بعض المشاركين من الحضور في الوقت المحدد، لذا فإن الذهاب إلى الاجتماع الافتراضي يعد ميزة إضافية. تأكد من تسجيل شاشتك أثناء الاجتماع حتى يتمكن الأشخاص من مشاهدتها لاحقًا.
💡 احصل على مزيد من النصائح حول كيفية استضافة أفضل الأسئلة والأجوبة عبر الإنترنت لجمهورك!
أسئلة شائعة
ماذا يعني اجتماع قاعة المدينة في العمل؟
يشير الاجتماع المفتوح في العمل إلى تجمع حيث يمكن للموظفين التفاعل مباشرة مع القيادة العليا وطرح الأسئلة عليها داخل موقعهم أو قسمهم أو قسمهم المحدد.
ما الفرق بين قاعة المدينة والاجتماع؟
إن قاعة المدينة هي منتدى عام أكثر انفتاحًا يعتمد على الحوار ويقوده قادة منتخبون، في حين أن الاجتماع عبارة عن مناقشة داخلية مستهدفة بين أعضاء معينين في المجموعة وفقًا لجدول أعمال إجرائي منظم. تهدف قاعات المدينة إلى إعلام المجتمع والاستماع إليه، وتحقيق التقدم في المهام التنظيمية.
