ما هي إدارة المشاريع؟ | كل ما يجب معرفته في عام 2025
الغرق في المواعيد النهائية؟ اشعر بالارهاق؟ يتقن إدارة المشاريع وتحويل الطريقة التي تعمل بها.
على مر القرون، كان نظام النقل السريع لمنطقة خليج سان فرانسيسكو (BART)، الذي يستخدم 400,000 راكب يوميًا، واحدًا من أكثر المشاريع نجاحًا، وتعد شركة Bechtel الشركة الرائدة عالميًا في إدارة المشاريع لمشاريع البناء والهندسة الضخمة. يعد هذا المثال دليلاً ممتازًا على مدى أهمية إدارة المشاريع الفعالة. جوهر نجاح أي مشروع يكمن وراء مديري المشاريع الجيدين.
لذلك، في هذه المقالة، سنستكشف ماهية إدارة المشروع، ومدى أهميتها، وأفضل التقنيات لجدولة المشروع وتخطيطه والتحكم فيه وتقييمه.
ما هي إدارة المشاريع والأمثلة؟
المشاريع هي جزء مشترك من حياتنا اليومية. قد نخطط لحفل زفاف أو حفلة عيد ميلاد مفاجئة أو إعادة تزيين منزل أو التحضير لمشروع فصل دراسي طويل. يمكن ذكر مشاريع أكبر مثل بناء جسر ، ونقل السكان ، وإنتاج خطوط جديدة من الطائرات ، وأكثر من ذلك. انهم جميعا بحاجة الى ادارة المشروع.
تصف إدارة المشاريع النهج المنهجي والمنهجيات والممارسات المستخدمة لجدولة المشاريع وتخطيطها ومراقبتها وتقييمها من البداية إلى النهاية. وهو يشمل مجموعة واسعة من الأنشطة والعمليات التي تهدف إلى تحقيق أهداف محددة ضمن قيود محددة مثل الوقت والتكلفة والنطاق والجودة والموارد.
لماذا تعتبر إدارة المشروع مهمة؟
من الصعب إنكار أهمية الإدارة في المشاريع التي تساعد كل مشروع من مشاريع الأعمال على العمل بشكل أكثر كفاءة وفعالية. دعونا نتناول الفوائد الرئيسية الثلاثة للإدارة الفعالة للمشروع.
وفر الوقت والمال
يتضمن التنظيم الجيد للمشروع تخطيطًا دقيقًا وتخصيصًا للموارد. يقوم مديرو المشاريع بتقييم متطلبات المشروع وتحديد الموارد اللازمة وتخصيصها بشكل فعال. من خلال تقدير احتياجات الموارد بدقة وتجنب التحميل الكلي أو الاستخدام الناقص ، يقوم مديرو المشاريع بتحسين استخدام الموارد وتقليل التكاليف غير الضرورية وتوفير الوقت.
تحسين التعاون والتواصل
يحدد مديرو المشروع الأدوار والمسؤوليات الواضحة وينقلونها إلى أعضاء الفريق. يفهم كل فرد مهامه المحددة ، والنتائج ، ومجالات المساءلة. هذا الوضوح يقلل من الارتباك والتداخل ، مما يسمح لأعضاء الفريق بالعمل معًا بسلاسة وكفاءة.
تخفيف المخاطر والقضايا
تنطوي المشاريع بطبيعتها على مخاطر وشكوك ، والتي ، إذا تُركت بدون إدارة ، يمكن أن تؤدي إلى تحديات كبيرة أو حتى فشل. تؤكد الإدارة الجيدة للمشروع على تحديد المخاطر وتقييمها واستراتيجيات التخفيف منها. من خلال توقع المشكلات المحتملة ومعالجتها في وقت مبكر ، يمكن لمديري المشاريع تقليل تأثيرهم والتأكد من بقاء المشاريع على المسار الصحيح ، أو حتى اكتمالها قبل تاريخ الاستحقاق المطلوب.
ما هي المراحل الثلاث الرئيسية لإدارة المشاريع؟
تتضمن إدارة المشاريع ثلاث مراحل: تخطيط المشروع وجدولة المشروع والتحكم فيه. فيما يلي تفاصيل كل مرحلة.
تخطيط المشروع
تبدأ إدارة وتنظيم المشروع بمرحلة التخطيط، حيث يتم تحديد أهداف المشروع وغاياته ونطاقه. خلال هذه المرحلة، يعمل مديرو المشاريع بشكل وثيق مع أصحاب المصلحة لفهم متطلباتهم وتوقعاتهم.
من المهم ملاحظة أن هناك العديد من الأساليب المستخدمة في تخطيط المشاريع، وإحدى أكثر طرق التخطيط فعالية هي هيكل تقسيم العمل (WBS). يتم تعريفها على أنها عملية تقسيم المشروع إلى مكوناته الفرعية الرئيسية (أو المهام)، والتي يتم بعد ذلك تقسيمها إلى مكونات أكثر تفصيلاً، وأخيراً إلى مجموعة من الأنشطة والتكاليف المرتبطة بها.
جدولة المشروع
تشير جدولة المشروع إلى عملية التسلسل وتخصيص الوقت لجميع أنشطة المشروع. في هذه المرحلة ، يقرر المديرون المدة التي سيستغرقها كل نشاط ويحسبون الموارد اللازمة في كل مرحلة من مراحل الإنتاج.
يمكن تلخيص أغراض جدولة المشروع على النحو التالي:
- إظهار علاقة كل نشاط بالآخرين وبالمشروع بأكمله
- تحديد الترتيب المنطقي والارتباط بين الأنشطة
- تسهيل إنشاء تقديرات الوقت والتكلفة الواقعية لكل نشاط
- ضمان استخدام الأشخاص والأموال والموارد المادية على النحو الأمثل من خلال تحديد الاختناقات الحرجة.
يعد مخطط جانت أحد الأساليب الشائعة لجدولة المشروع. مخططات جانت هي طرق منخفضة التكلفة تهدف إلى مساعدة المديرين على التأكد مما يلي:
- الأنشطة المخطط لها
- تم توثيق ترتيب الأداء
- يتم تسجيل تقديرات وقت النشاط
- تم تطوير الوقت الإجمالي للمشروع.
السيطرة على المشروع
يصف التحكم في المشروع التعامل الوثيق مع الموارد والتكاليف والجودة والميزانيات. يمكن أن يكون التحكم في المشاريع أمرًا صعبًا. ليست كل المشاريع محددة بشكل جيد في البداية، وقد يكون بعضها غير محدد المعالم. عادةً ما تصبح المشاريع محددة جيدًا فقط بعد التخطيط الأولي التفصيلي الشامل والتعريف الدقيق للمدخلات والموارد والعمليات والمخرجات المطلوبة.
في السيطرة، هناك مصطلح يسمى منهجية الشلال والذي يتضمن نهجا متسلسلا حيث يركز المشروع بطريقة خطوة بخطوة ويتم الانتهاء من كل مرحلة قبل الانتقال إلى المرحلة التالية. يركز مدير المشروع والفريق على تخطيط وتنفيذ مرحلة واحدة في كل مرة، باتباع تسلسل محدد مسبقًا. عندما تكون القيود معروفة، تكون التغييرات صغيرة بما يكفي لإدارتها دون مراجعة الخطط بشكل جوهري.
على النقيض من منهجية الشلال، تؤكد منهجية Agile على التخطيط والتنفيذ المتوازي أو المتزامن لمكونات المشروع. وهي مرتبطة عادةً بمنهجيات Agile مثل سكرم وكانبان. بدلاً من إكمال كل مرحلة قبل البدء في المرحلة التالية ، تعمل الفرق على جوانب متعددة للمشروع في وقت واحد ، مع التركيز على التكرارات الأصغر أو الزيادات الزمنية. هناك العديد من نقاط التفتيش وحلقات التغذية الراجعة لتتبع التقدم ، والتي يمكن أن تدعمك للقيام بتقييم المشروع لاحقًا.
ما هي تقنيات إدارة المشاريع: PERT وCPM
تعد كل من تقنية تقييم البرنامج والمراجعة (PERT) وطريقة المسار الحرج (CPM) من تقنيات إدارة المشاريع المعروفة المستخدمة في التخطيط للأنشطة ووضع جدول زمني لها، والتي تشترك في بعض السمات من حيث العملية الشاملة المكونة من 6 خطوات على النحو التالي:
- تحديد أنشطة المشروع المطلوبة لإكمال المشروع وإعداد هيكل تقسيم العمل
- تحديد الأنشطة التي تعتمد على الأنشطة الأخرى وإنشاء علاقات منطقية، مثل "الانتهاء إلى البدء" أو "البدء إلى البدء".
- ارسم الشبكة التي تربط جميع الأنشطة باستخدام العقد لتمثيل الأنشطة والسهام لإظهار التدفق والتبعيات بينهما
- تقدير مدة كل نشاط وتكلفته
- تحديد المسار الحرج (أطول سلسلة من الأنشطة التابعة التي تحدد الحد الأدنى لمدة المشروع)
- خلال المشروع ، يتم مراقبة التقدم مقابل الجدول الزمني ، ويتم إجراء التعديلات حسب الحاجة لضمان الانتهاء في الوقت المناسب.
ما هي مزايا وعيوب PERT و CPM؟
هناك انتقادات حول PERT وCPM فيما يتعلق بأهميتهما لإدارة المشاريع. وفيما يلي فوائد وقيود التقنيتين:
| المزايا | القيود |
| - أنها توفر نهجا منظما لتخطيط المشاريع، وخاصة بالنسبة للمشاريع الكبيرة والمعقدة مع العديد من الأنشطة. - من خلال التركيز على الأنشطة الحيوية في المسار الحرج، يمكن لمديري المشاريع تحديد أولويات الموارد والجهود لضمان إنجاز المشروع في الوقت المناسب. - كما أنها توفر إطارًا لمراقبة تقدم المشروع ومقارنته بالجدول الزمني المخطط له. | - قد يكون تحديد هذه التبعيات وقياسها بدقة أمرًا صعبًا - تقديرات الوقت في إدارة المشروع يمكن أن تكون في كثير من الأحيان ذاتية وتتأثر بعوامل مختلفة، مما يؤدي إلى خطر التقديرات المتحيزة وعدم الدقة المحتملة في الجدول الزمني للمشروع. - ومن المهم أيضًا مراقبة المسارات شبه الحرجة داخل المشروع عن كثب. إن إهمال هذه المسارات شبه الحرجة يمكن أن يشكل مخاطر كامنة وقد يؤدي إلى تأخيرات أو اضطرابات محتملة في الجدول الزمني العام للمشروع. |
استخدام برامج إدارة المشاريع لإدارة المشاريع
ما هو أفضل برنامج لإدارة المشاريع؟ هناك عدة خيارات للشركات لإدارة المشاريع. اعتمادًا على حجم المشروع، يمكن للمديرين أن يقرروا استخدام الأساليب المذكورة أعلاه لإدارة المشاريع الصغيرة أو دمج برامج إدارة المشاريع المتخصصة للمشاريع الكبيرة والمعقدة.
يجدر بنا أن نذكر برنامج Microsoft Project، وهو أحد أشهر البرامج المتخصصة، والذي يعد مفيدًا للغاية في رسم شبكات المشاريع وتحديد جدول المشروع وإدارة تكاليف المشروع والموارد الأخرى وإجراء تقييم المشروع. كما يمكنك أيضًا التفكير في بدائل له مثل برامج إدارة المشاريع Asana وTrello وJira وBasecamp. وهي جميعًا برامج إدارة مشاريع مدفوعة الأجر مع إصدار تجريبي مجاني للعديد من الميزات المتقدمة التي يمكن أن تساعدك في إدارة مشاريعك وفرقك بشكل أكثر فعالية.
أسئلة شائعة
ما هي القواعد الأربع الذهبية لإدارة المشاريع؟
القواعد الأربعة الذهبية لإدارة المشروع هي: التواصل السليم مع العميل ، تطوير مشروع شامل ، الحفاظ على العلاقات الأخلاقية مع المنظمة ، وتذكر أهمية الناس.
ما هي المراحل الخمس لإدارة المشاريع؟
تتضمن المراحل الخمس الأساسية لإدارة المشروع ما يلي: البدء، والتخطيط، والتنفيذ، والتحكم، والإغلاق.
ما هي الأنواع الأربعة لإدارة المشاريع؟
تتكون بعض الأنواع الشائعة من مناهج إدارة المشاريع من أساليب Waterfall وAgile وScrum وKanban.
تتضمن إدارة المشاريع الكبيرة ثلاث مراحل:
التخطيط لكيفية تنفيذ المشروع، وجدولة العملية مع الجدول الزمني وإدارة التنفيذ.
الحد الأدنى
كما نرى، من المفيد لكل شركة أن تستثمر في تعزيز مهارات إدارة المشاريع. لا يمكن لإدارة المشاريع الفعّالة أن تفتقر إلى مديري مشاريع بارعين وفريق عمل عالي الأداء. هناك العديد من الدورات التدريبية المعتمدة التي يمكن أن تساعد المتعلمين على اكتساب معرفة أعمق وأكثر فائدة حول إدارة المشاريع. إذا كنت واثقًا ومستعدًا جيدًا بما يكفي، فلماذا لا تقبل التحدي من معهد إدارة المشاريع (PMI)، شهادة إدارة المشاريع الأكثر تقديرًا في العالم، والتي تتبنى المفاهيم التقليدية والرشيقة والهجينة؟
ومع ذلك، إذا كنت تريد توفير المال، فإن أخذ دورة تدريبية مجانية لإدارة المشاريع على موقع Coursera يعد فكرة رائعة أيضًا. بالنسبة لموظفي الموارد البشرية، فإن استخدام التدريب المخصص يمكن أن يؤدي أيضًا إلى نتائج أفضل. يمكنك تصميم دروس جذابة باستخدام AhaSlides عرض تفاعلي أداة ، حيث يمكنك العثور على العديد من القوالب المجانية القابلة للتخصيص للاختبارات والألعاب التفاعلية جنبًا إلى جنب مع تأثيرات العرض التقديمي الفريدة.
تم الاستشهاد بالعمل: رندر ، باري ، هايزر ، جاي ، مونسون ، تشاك. (2017). إدارة العمليات: الاستدامة إدارة سلسلة التوريد الثاني عشر. إد. (12 إد.).