Layihənin Başlanğıc Yığıncağı: Bunu 8 Addımda Necə Çəkmək olar (Pulsuz Şablon!)

Oradakı ən intizamlı şirkətlər belə bəzən layihələrinin yoldan çıxdığını hiss edə bilərlər. Daha çox vaxt problem onlardan biridir hazırlıq. Həll?Yaxşı qurulmuş və tamamilə interaktivdir layihə başlama iclası!

Yalnız təmtəraq və mərasimdən çox, yaxşı icra edilmiş bir başlama görüşü həqiqətən sağ ayağında gözəl bir şey əldə edə bilər. Həyəcan yaradan və qazanan bir layihə başlanğıc görüşünün keçirilməsi üçün 8 addım hamı eyni səhifədə.

Başlama vaxtı!

Layihə Başlama Yığıncağı nədir?
Layihə Başlama iclasları niyə bu qədər vacibdir?
Kickass Layihəsi Başlanğıc Toplantısına 8 Adım
Layihənin Başlanğıc Yığıncağının Gündəliyi Şablonu

Layihə Başlama Yığıncağı nədir?

Qalayda deyildiyi kimi, bir layihə başlama görüşü bir layihənizi başladığınız yerdə görüş.

Adətən, layihənin başlanğıc görüşü layihə sifariş edən müştəri ilə onu həyata keçirəcək şirkət arasında ilk görüşdür. Hər iki tərəf birlikdə oturub layihənin əsaslarını, məqsədini, məqsədlərini və ideyadan həyata keçməyə qədər necə əldə edəcəyini müzakirə edəcəklər.

Ümumiyyətlə, var 2 növləri xəbərdar olmaq üçün başlanğıc görüşləri:

Xarici Layihənin Başlanması -İnkişaf qrupu kiminsə yanında oturur xaricindəbir müştəri və ya maraqlı tərəf kimi şirkət və ortaq bir layihə planını müzakirə edir.
Daxili PKM - Bir komanda ərzində şirkət birlikdə oturur və yeni bir daxili layihənin planını müzakirə edir.

Bu növlərin hər ikisinin fərqli nəticələri ola bilsə də, prosedurdemək olar ki, eynidir. Əslində var hissə yoxdurdaxili layihə başlanğıcının bir hissəsi olmayan xarici layihə başlanğıcı - yeganə fərq onu kimin üçün keçirdiyiniz olacaq.

Layihə Başlama iclasları niyə bu qədər vacibdir?

Başlanğıc görüşlərinin məqsədi yüksək və aydın olmalıdır! Xüsusilə bugünkü Kanban idarə heyətinin iş yerində düzgün insanlara bir dəstə tapşırıq verməklə bir layihəni başlamaq kifayət qədər sadə görünə bilər. Ancaq bu, komandaların davamlı olaraq yolunu itirməsinə səbəb ola bilər.

Yadda saxlayın ki, sırf səndə olduğunuz üçün eyni lövhəüzərində olduğunuz demək deyil eyni səhifə.

Bunun mərkəzində bir layihə başlama görüşü dürüst və açıqdır Dialoq müştəri və komanda arasında. bu yox layihənin necə işləyəcəyinə dair bir sıra elanlar, lakin a söhbətplanlar, gözləntilər və hədəflər haqqında cəbhəsiz mübahisələr gəldi.

Layihə başlanğıc iclasının keçirilməsinin bəzi üstünlükləri:

Hər kəsi alır hazırlanmışdır - "Mənə bir ağacı kəsmək üçün altı saat vaxt verin və ilk dördünü baltanı itiləməyə sərf edəcəm".Əgər Abraham Linkoln bu gün sağ olsaydı, əmin ola bilərsiniz ki, o, layihənin 4 saatından ilk 6-nü layihənin başlanğıc iclasında keçirirdi. Çünki bu görüşlər ehtiva edir hər hər hansı bir layihəni sağ ayağa qaldırmaq üçün lazımi addımlar.
Bu daxildir bütün əsas oyunçular- Başlanğıc görüşləri hər kəs orada olmadıqda başlaya bilməz: menecerlər, komanda rəhbərləri, müştərilər və layihədə payı olan hər kəs. Hər şeyi başa düşmək üçün başlanğıc görüşünün aydınlığı olmadan kimin nəyə cavabdeh olduğunu izləmək çox asandır.
Bu açıq və işbirliyi - Dediyimiz kimi, layihənin başlanğıc görüşləri debat xarakteri daşıyır. Ən yaxşıları məşğul olur hər iştirakçılar və hamıdan ən yaxşı fikirləri çıxarın.

Kickass Layihəsi Başlanğıc Toplantısına 8 Adım

Beləliklə, layihənin başlanğıc iclasının gündəliyinə konkret olaraq nə daxildir? Biz bunu aşağıdakı 8 addıma qədər daraltmışıq, lakin siz həmişə yadda saxlamalısınız ki, var bu tip görüşlər üçün müəyyən menyu yoxdur.

Bu 8 addımı bələdçi olaraq istifadə edin, ancaq son gündəmin olduğunu unutma siz!

Addım №1 - Təqdimatlar və Buzqıranlar

Təbii ki, hər hansı bir başlanğıc görüşünə başlamağın yeganə yolu iştirakçıları bir-biri ilə tanış etməkdir. Layihənizin uzunluğundan və ya miqyasından asılı olmayaraq, müştərilər və komanda üzvləri birlikdə səmərəli işləmədən əvvəl bir-birləri ilə ilk ad şərti olmalıdırlar.

İnsanları adlarla tanış etmək üçün sadə bir "masa ətrafında gəzinti" tipli təqdimat kifayət etsə də, buzqıran gəmi başqa bir təbəqə əlavə edə bilər. şəxsiyyət və əhval-ruhiyyəni yüngülləşdirməklayihənin başlanğıcından əvvəl.

Bunu sınayın:Təkər fırladın 🎡

A-da bəzi sadə giriş mövzularını düzəldin əyirici təkər, sonra hər bir komanda üzvünü onu fırlatmağa və çarxın hansı mövzuya düşməsinə cavab verməsini istəyin. Gülməli suallar təşviq edilir, lakin daha çox və ya daha az peşəkar şəkildə saxlamağınızdan əmin olun!

Bir buz açar kimi istifadə ediləcək əyirici təkər.

Bu kimi daha çox istəyirsiniz?💡 Bizdə var İstənilən görüş üçün 10 buzqıran gəmiburada.

Addım №2 - Layihə haqqında məlumat

Formallıqlar və şənliklər yoldan çıxdıqda, daş-soyuq biznesə başlamağın vaxtı gəldi. İclasın uğurla başlaması üçün ilk iclas üçün aydın gündəliyiniz olmalıdır!

Bütün möhtəşəm hekayələrdə olduğu kimi, ən yaxşısı əvvəldən başlamaqdır. Bütün yazışmaları müəyyənləşdirinSizinlə müştəriləriniz arasında layihədə iştirak edən hər kəsin indiyə qədər baş verənləri tam başa düşməsi üçün.

Bu, elektron poçtların, mətnlərin, əvvəlki iclasların protokolları və ya şirkətiniz və müştəriniz üçün hər cür kontekst əlavə edən mənbələr ola bilər. Bir zaman çizelgesi quraraq hamının görselleştirmesini asanlaşdırın.

Addım №3 - Layihə Tələbi

Yazışma fonuna əlavə olaraq, dərinə dalmaq istəyəcəksiniz detallarına niyə bu layihə ilk növbədə başlayır.

Layihənin həll etmək istədiyi ağrı nöqtələrinə aydın bir baxış təmin etdiyi üçün bu, çox vacib bir addımdır; bu, həm komandaların, həm də müştərilərin hər zaman düşüncələrinin önündə tutması lazım olan bir şeydir.

Protip ????

Bu kimi mərhələlər müzakirə üçün hazırdır. Müştərilərinizdən soruşun və komandanız bu layihənin niyə xəyal edildiyini düşündüklərinə dair fikirlərini irəli sürmək.

Mümkünsə, hər zaman kanalı yönləndirməyə çalışmalısınız müştərinin səsibu bölmədə. Layihənizin düzəltməyə çalışdığı ağrı nöqtələrini qeyd edən istehlakçıların real dünya nümunələrini əldə etmək üçün müştəri ilə əməkdaşlıq edin. Onların fikirləri komandanızın layihəyə necə yanaşmasını formalaşdırmalıdır.

Addım #4 - Layihə Məqsədləri

Beləliklə, siz baxdınız Keçmiş İndi layihəyə baxmaq vaxtıdır gələcək.

Layihəniz üçün birbaşa məqsədlərin və müvəffəqiyyətin aydın tərifinin olması həqiqətən komandanızın ona doğru işləməsinə kömək edəcəkdir. Nəinki bu, müştərinizə işə ciddi yanaşdığınızı və işin necə getməsində eyni dərəcədə yüksək paya sahib olduğunuzu göstərəcək.

Başlanğıc iclas iştirakçılarınızdan soruşun 'müvəffəqiyyət necə görünəcək?'Daha çox müştəri varmı? Daha çox baxış? Daha yaxşı bir müştəri məmnuniyyəti nisbəti?

Məqsədindən asılı olmayaraq, həmişə olmalıdır...

Əldə- Özünüzü çox uzatmayın. Həddini bilin və özünüzə bir məqsəd qoyun həqiqətən nail olmaq şansı var.
Ölçülə - Məqsədinizi məlumatlarla təklif edin. Müəyyən bir nömrəni hədəfləyin və ona doğru irəliləyişinizi izləyin.
Müddətli - Özünüzə bitmə tarixi verin. Bu son tarixdən əvvəl məqsədlərinizə çatmaq üçün əlinizdən gələni edin.

Addım №5 - İş Bəyanatı

'Əti' 'başlanğıc yığıncağına' qoymaq, İş Bəyanatı (SoW) layihənin xüsusiyyətlərinə və onun necə həyata keçiriləcəyinə dair ciddi bir araşdırmadır. Bu əsas faturalandırmabaşlama iclasının gündəmində və diqqətinizin böyük hissəsini almalıyıq.

İş barədə məlumatınıza nələr daxil ediləcəyi barədə bu infoqrafik məlumatı nəzərdən keçirin:

Bir layihə başlanğıc iclasında bir iş elanının elan edilməsində iştirak edən 6 mini addımı izah edən infoqrafik.

Unutmayın ki, iş bəyanatı layihənin başlanğıc iclasının gündəminin qalan hissəsi qədər müzakirə mövzusu deyil. Bu, həqiqətən bir layihənin sadəcə yol açacağı zamandır fəaliyyət planını hazırlamaqgələcək layihə üçün, sonra üçün müzakirəni qeyd edin iclasın növbəti maddəsi.

Eynən başlanğıc görüşünün qalan hissəsi kimi, iş ifadən belədir super dəyişən. İş bəyanatınızın xüsusiyyətləri həmişə layihənin mürəkkəbliyindən, komandanın böyüklüyündən, cəlb olunan hissələrdən və s.

Daha çox məlumat istəyirsiniz?💡 Bunu yoxlayın bir iş bəyanatı hazırlamaq haqqında geniş məqalə.

Addım №6 - Sual və Cavab Bölməsi

Siz sual-cavab bölmənizi sona qədər tərk etmək məcburiyyətində qala bilsəniz də, əslində onu saxlamağı tövsiyə edirik birbaşa iş ifadənizdən sonra.

Belə ətli seqment şübhəsiz ki, həm müştərinizdən, həm də komandanızdan suallar doğuracaq. Yığıncağın böyük hissəsi hər kəsin ağlında çox təzə olduğundan, dəmir isti olanda vurmaq daha yaxşıdır.

Istifadə interaktiv təqdimat proqramıSual-Cavabınıza ev sahibliyi etmək hər şeyin rəvan getməsinə kömək edə bilər, xüsusən də layihənin başlanğıc iclasınızın yüksək iştirak sayı varsa....

Bu təşkil edildi- Suallar populyarlıq (məqbul səslər vasitəsilə) və ya vaxta görə sıralanır və "cavab verildi" kimi qeyd oluna və ya yuxarıya yapışdırıla bilər.
Bu orta səviyyəli- Suallar ekranda görünməzdən əvvəl təsdiqlənə və rədd edilə bilər.
Bu anonim - Suallar anonim şəkildə verilə bilər, yəni hər kəsin səsi var.

Addım #7 - Potensial problemlər

Daha əvvəl də dediyimiz kimi, bir layihə başlama görüşü mümkün qədər açıq və dürüst olmaqdır. Kinecə qurursan a etimad hissi müştərinizlə başlayın.

Bu məqsədlə layihənin yol boyu qarşılaşa biləcəyi potensial problemləri müzakirə etmək daha yaxşıdır. Heç kim sizdən gələcəyi təxmin etməyinizi xahiş etmir, sadəcə qarşılaşa biləcəyiniz maneələrin ilkin siyahısını hazırlamaq üçün.

Siz, komandanız və müştəriniz bu layihəyə müxtəlif paylarla yaxınlaşdıqca, əldə etmək idealdır hamıpotensial problem müzakirəsində iştirak edir.

Addım №8 - Giriş

Müştərinizlə mütəmadi olaraq yoxlamaq hər iki tərəf arasında etimadı möhkəmləndirməyin başqa bir yoludur. Layihənin başlanğıc iclasında sizin bir neçə sualınız var nə nə vaxt, kim və necə bu check-inlər baş verəcəkdir.

Qeydiyyatdan keçmək aralarında olduqca incə bir tarazlıq hərəkətidir şəffaflıqvə səy. Mümkün qədər açıq və şəffaf olmaq gözəl olsa da, siz bunu həqiqətən nə qədər əlçatan olacağınız çərçivəsində idarə etməlisiniz. beaçıq və şəffaf.

İclas bitmədən əvvəl bu sualların cavablandırıldığından əmin olun:

Nə?- Müştərinin tam olaraq hansı detalda yeniləməyə ehtiyacı var? Onlar tərəqqinin hər bir xırda təfərrüatını bilməlidirlər, yoxsa vacib olan yalnız böyük işarədir?
Nə vaxt?- Komandanız müştərinizi nə qədər tez-tez yeniləməlidir? Onlar hər gün etdiklərini danışmalıdırlar, yoxsa həftənin sonunda bacardıqlarını yekunlaşdırmalıdırlar?
Kim? - Müştəri ilə əlaqə quran hansı komanda üzvü olacaq? Hər bir komandanın üzvü, hər mərhələdə, yoxsa bütün layihə boyunca yalnız bir tək müxbir olacaq?
Necə? - Müştəri ilə müxbir hansı üsulla əlaqə saxlamağa hazırlaşır? Daimi video zəng, e-poçt və ya davamlı yenilənən canlı sənəd?

Layihənin başlanğıc iclasının gündəliyindəki əksər məsələlərdə olduğu kimi, ən yaxşısı açıq şəkildə müzakirə etməkdir. Böyük bir komanda və böyük bir müştəri qrupu üçün bunu etmək daha asan ola bilər canlı anketmümkün olan ən yaxşı check-in formulunu qurmaq üçün seçimləri azaltmaq üçün.

Daha çox məlumat istəyirsiniz? Some Bəzilərinə baxın müştərilərinizlə yoxlamaq üçün ən yaxşı təcrübələr.

Layihənin Başlanğıc Yığıncağının Gündəliyi Şablonu

Təcrübəli şəkildə planlaşdırılan başlama iclasınızla, iclas salonunda bir az ağıl verməyi gözləyərkən, son toxunuş bir az ola bilər qarşılıqlı əlaqəhamısını bir araya gətirmək.

Yalnız bunu bilirdinmi 29% biznesmüştəriləri ilə əlaqəli hiss etmək ( Gallup)? İşdən çıxma B2B səviyyəsində bir epidemiyadır və o, başlanğıc görüşlərini rəsmiyyətlər vasitəsilə düz, ruhlandırıcı bir proses kimi hiss etdirə bilər.

İnteraktiv slaydlar vasitəsilə müştərilərinizi və komandalarınızı cəlb etmək həqiqətən də mümkündür iştirakı artırmaqvə diqqəti artırmaq.

AhaSlides bir var alətlərin arsenalıcanlı sorğular, sual -cavab və beyin fırtınası slaydları və hətta canlı sınaqlarvə oyunlar layihənizi düzgün şəkildə alovlandırmaq üçün.