Вучыцеся ў гэтых лепшых прыклады раскладу праектаў для павышэння прадукцыйнасці і эфектыўнасці вашых праектаў!
Першы крок у кіраванні праектам - гэта планаванне і расклад; у той час як планаванне засяроджана на стварэнні дарожнай карты для поспеху праекта, планаванне прысвечана вызначэнні тэрмінаў і паслядоўнасці дзейнасці праекта.
Цяжка забяспечыць незавершаную працу без фазы планавання. Такім чынам, у гэтым артыкуле мы вывучым важнасць раскладу праекта, яго прыклады і тое, як эфектыўна скласці графік ад малога да буйнамаштабнага праекта.
Змест
Парады для лепшага ўзаемадзеяння
Шукаеце інтэрактыўны спосаб лепш кіраваць сваім праектам?
Атрымайце бясплатныя шаблоны і віктарыны для наступных сустрэч. Зарэгіструйцеся бясплатна і атрымайце тое, што хочаце AhaSlides!
🚀 Атрымайце бясплатны рахунак
Што азначае расклад праекта?
Графік праекта - гэта падрабязны графік, у якім паслядоўна апісваюцца задачы, неабходныя рэсурсы і чаканыя тэрміны выканання, каб пераканацца, што праект можа быць завершаны своечасова.
Расклад праекта звычайна ўключае даты пачатку і заканчэння кожнай задачы, працягласць кожнай задачы і любыя залежнасці або абмежаванні, якія могуць паўплываць на графік.
Чаму расклад праекта важны?
Планаванне праекта з'яўляецца найважнейшым кампанентам кіравання праектам, паколькі ён забяспечвае аснову для паспяховага выканання праекта. Гэты падрабязны план дазваляе кіраўнікам праектаў эфектыўна размяркоўваць рэсурсы, кантраляваць прагрэс і гарантаваць, што праект будзе завершаны своечасова і ў рамках бюджэту. Некаторыя перавагі графіка праекта апісаны наступным чынам
Загадзя вызначце магчымыя вузкія месцы і рызыкі
Адной з асноўных прычын важнасці планавання праекта з'яўляецца тое, што яно дапамагае кіраўнікам загадзя выяўляць магчымыя вузкія месцы і рызыкі. Разбіваючы праект на больш дробныя задачы і прызначаючы пэўныя тэрміны кожнай задачы, кіраўнікі праектаў могуць лёгка вызначыць любыя залежнасці або абмежаванні, якія могуць паўплываць на агульны графік праекта. Гэта дазваляе ім актыўна кіраваць гэтымі рызыкамі і прымаць неабходныя меры для іх зніжэння.
Напрыклад, калі канкрэтная задача вызначана як дзейнасць на крытычным шляху і яе затрымка можа патэнцыйна паўплываць на ўвесь графік праекта, кіраўнік праекта можа вылучыць дадатковыя рэсурсы або скарэктаваць графік, каб забяспечыць своечасовае завяршэнне.
Выкарыстанне рэсурсаў
Акрамя таго, планаванне праекта гуляе важную ролю ў кіраванні рэсурсамі. Маючы дакладнае ўяўленне аб задачах, звязаных з праектам, і іх меркаванай працягласці, кіраўнікі праектаў могуць эфектыўна размяркоўваць рэсурсы, каб гарантаваць іх аптымальнае выкарыстанне.
Гэта ўключае ў сябе прызначэнне патрэбных людзей з неабходнымі навыкамі і вопытам для кожнай задачы і пазбяганне канфліктаў рэсурсаў або перагрузкі. Добра спланаваны графік праекта дазваляе кіраўнікам праектаў загадзя вызначаць любыя недахопы рэсурсаў і прымаць неабходныя меры для іх ліквідацыі, напрыклад, наймаць дадатковыя рэсурсы або пераразмяркоўваць існуючыя.
Павышэнне камунікацыі і каардынацыі
Акрамя таго, планаванне праекта дапамагае палепшыць зносіны і супрацоўніцтва паміж членамі каманды. Маючы агульнае разуменне раскладу праекта, члены каманды могуць аб'яднаць свае намаганні і працаваць для дасягнення агульнай мэты. Гэта спрыяе лепшаму супрацоўніцтву, памяншае непаразуменні і канфлікты і павышае агульную прадукцыйнасць.
Лепшае адсочванне і справаздачнасць
Больш за тое, дакладна вызначаны графік праекта таксама забяспечвае аснову для рэгулярнага адсочвання прагрэсу і справаздачнасці. Менеджэры праектаў могуць параўноўваць фактычны прагрэс з запланаваным графікам, вызначаць любыя адхіленні або затрымкі і прымаць неабходныя карэкціруючыя дзеянні для падтрымання праекта ў патрэбнае рэчышча.
Што такое прыклады раскладу праектаў?
Вось некалькі прыкладаў таго, як расклад праекта можа быць створаны на аснове трох метадаў планавання і кантролю за праектам: дыяграмы Ганта, сеткавай дыяграмы (PERT і CPM) і раскладу работ (WBS).
Графік Ганта
Дыяграма Ганта - папулярны інструмент планавання праекта, які візуальна адлюстроўвае часовую шкалу праекта. Ён адлюстроўвае заданні ў выглядзе гарызантальных палос уздоўж часовай шкалы з датамі іх пачатку і заканчэння. Залежнасці паміж задачамі можна пазначаць стрэлкамі, а этапы можна пазначаць, каб паказаць значныя дасягненні праекта.
Наступны малюнак - прыклад дыяграмы Ганта абслугоўвання Delta Jet падчас 40-хвіліннай прыпынку
PERT і CPM
Дыяграма сеткі, таксама вядомая як дыяграма PERT (тэхніка ацэнкі і агляду праграм), ілюструе паслядоўнасць і залежнасці задач у праекце. Ён выкарыстоўвае вузлы для адлюстравання задач і стрэлкі для адлюстравання адносін паміж задачамі. Гэты тып раскладу карысны для візуалізацыі крытычных шляхоў і вызначэння задач, якія аказваюць найбольшы ўплыў на працягласць праекта.
Акрамя таго, крытычны шлях вызначаецца шляхам вызначэння самай доўгай паслядоўнасці залежных задач, якія непасрэдна ўплываюць на агульную працягласць праекта. Задачы на крытычным шляху маюць нулявую слабіну або плаванне, што азначае, што любая затрымка ў гэтых задачах непасрэдна паўплывае на агульную працягласць праекта. Засяродзіўшы ўвагу на крытычным шляху, кіраўнікі праектаў могуць эфектыўна размяркоўваць рэсурсы і вызначаць магчымасці для аптымізацыі, каб забяспечыць своечасовае завяршэнне праекта.
Вось прыклад Critical Path і Slack Times для ўстаноўкі новага абсталявання для кантролю забруджвання дадзенай кампаніі.
Графік разрыву працы (WBS)
Графік праекта можна распрацаваць, выкарыстоўваючы структуру разбіўкі работ у якасці асновы. Гэта адносіцца да іерархічнай дэкампазіцыі вынікаў праекта на меншыя, кіраваныя працоўныя пакеты. Выкарыстоўваючы гэтыя метады, менеджэры могуць лёгка вызначыць залежнасці паміж задачамі. Некаторыя задачы могуць залежаць ад выканання іншых, а над некаторымі можна працаваць адначасова.
Як скласці расклад праекта
У пачатку планавання, калі вы задаецеся пытаннем, як гэта зрабіць, можа быць карысна прытрымлівацца наступных важных пытанняў:
- Што трэба зрабіць? Дакладна акрэсліце канкрэтныя задачы, дзеянні і вынікі, неабходныя для завяршэння праекта. Разбіце праект на кіраваныя кампаненты, пераканаўшыся, што ўсе неабходныя работы вызначаны.
- Калі гэта трэба рабіць? Вызначце працягласць і графік кожнай задачы або дзейнасці. Ацаніце час, неабходны для выканання кожнай задачы, і ўлічыце любыя залежнасці або абмежаванні, якія могуць паўплываць на расклад. Выкарыстанне дыяграмы Ганта, метадаў PERT і CPM для эфектыўнай арганізацыі раскладу праекта.
- Хто гэта можа зрабіць? Вызначце асоб або ролі, адказныя за кожную задачу або дзейнасць, гэта можа ўключаць міжведамасную падтрымку. Прызначце рэсурсы і адпаведна размеркуйце абавязкі. Пераканайцеся, што члены каманды валодаюць неабходнымі навыкамі і даступнасцю для выканання пастаўленых задач.
- Дзе гэта будзе зроблена? Вызначце фізічнае або віртуальнае месца, дзе будзе выконвацца кожнае заданне. Гэта можа ўключаць пэўныя працоўныя прасторы, абсталяванне або тэхналагічныя патрабаванні.
- Якія залежнасці задачы? Вызначце адносіны і залежнасці паміж задачамі. Вызначце, якія задачы трэба выканаць, перш чым іншыя змогуць пачаць, і разгледзьце любыя задачы, над якімі можна працаваць адначасова.
- Што такое крытычны шлях? Вызначэнне крытычнага шляху з'яўляецца важнай часткай распрацоўкі комплекснага графіка праекта. Крытычны шлях дапамагае кіраўнікам праектаў і камандам зразумець, якія задачы найбольш уплываюць на працягласць праекта і дату завяршэння.
Што такое інструменты раскладу праекта?
Большасць сучасных праектаў маюць патрэбу ў падтрымцы праграмнага забеспячэння для планавання праектаў. Было даказана, што ён прыносіць шмат пераваг прыватным асобам і прадпрыемствам, напрыклад, павышэнне эфектыўнасці, паляпшэнне супрацоўніцтва, павышэнне дакладнасці і лепшая візуалізацыя.
Microsoft Project з'яўляецца адным з лепшых праграм для планавання праектаў. Адной з ключавых асаблівасцей Microsoft Project з'яўляецца яго здольнасць атрымліваць абнаўленні статусу для зацікаўленых бакоў і кіраваць дыяграмамі Ганта, дзе вы можаце лёгка вызначаць залежнасці задач і кіраваць паслядоўнасцю задач. Вы таксама можаце гнутка ўносіць карэктывы ў расклад праекта.
Іншы варыянт - выкарыстанне інструмента пад назвай Праграма для планавання Primavera P6. Гэта ўсёабдымнае праграмнае забеспячэнне для кіравання праектамі, спецыяльна распрацаванае для маштабных і складаных праектаў і прызнанае адным з лепшых праграм для планавання будаўніцтва. Ён падтрымлівае метады PERT і CPM, прапаноўваючы функцыі для стварэння сеткавых дыяграм, планавання задач, кіравання рэсурсамі і аналізу важных шляхоў.
Для невялікіх праектаў вы можаце паспрабаваць бясплатнае праграмнае забеспячэнне, напрыклад «Асана» або «Trello." Хоць гэтыя інструменты могуць не мець усіх пашыраных функцый платнага праграмнага забеспячэння, яны прапануюць асноўныя магчымасці планавання праектаў і зручныя для карыстальніка. Бясплатныя версіі здольныя выконваць менш складаныя праектныя задачы і супрацоўнічаць з іншымі. Гэта дазваляе вам ствараць задачы, усталёўваць тэрміны выканання, размеркаванне абавязкаў і адсочванне прагрэсу.
Часта задаюць пытанні
Што такое планаванне праекта, напрыклад?
Графік праекта паказвае паслядоўнасць задач, неабходныя рэсурсы і меркаваныя тэрміны іх выканання. Возьмем праект будаўніцтва ў якасці прыкладу графіка праекта. Планаванне ў будаўніцтве можа ўключаць у сябе такія задачы, як падрыхтоўка пляцоўкі, работа падмурка, каркас, электрычныя і сантэхнічныя ўстаноўкі, аздабленне і праверкі.
Як вы пішаце прыклад раскладу праекта?
Пры напісанні прыкладу раскладу праекта важна выканаць наступныя дзеянні: (1) Пачніце з вызначэння ключавых задач і мерапрыемстваў, якія неабходна выканаць для праекта. Гэта можна зрабіць, разбіўшы праект на больш дробныя кіраваныя задачы і вызначыўшы паслядоўнасць, у якой яны павінны быць выкананы. (2) Затым ацаніце працягласць кожнай задачы і адпаведна размеркуйце рэсурсы. Гэта дапаможа стварыць рэалістычны графік для праекта. (3) Пасля ўстанаўлення залежнасці паміж задачамі, паколькі некаторыя задачы могуць залежаць ад выканання іншых. (4) Нарэшце, не забудзьцеся рэгулярна праглядаць і абнаўляць расклад праекта па меры неабходнасці, каб гарантаваць, што ён застаецца дакладным і адлюстроўвае любыя змены або карэкціроўкі ў праекце.
Якія 7 розных тыпаў планавання?
Сем розных тыпаў ўключаюць часовае планаванне, адкрытае планаванне сустрэч, хвалевае планаванне, планаванне 40/20, двайное планаванне, кластарнае планаванне, хвалевае планаванне і планаванне сустрэч і матрычнае планаванне.
Bottom Line
Добра распрацаваны графік праекта мае вырашальнае значэнне для паспяховага кіравання праектам. Каб атрымаць поспех у планаванні праектаў на 2024 год і далей, рэкамендуецца вывучаць і выкарыстоўваць сучасныя інструменты кіравання праектамі, быць у курсе перадавых галіновых практык і пастаянна ўдасканальваць навыкі планавання праектаў праз навучанне і павышэнне кваліфікацыі.
Калі вам патрэбна дадатковая дапамога ў арганізацыі навучання навыкам планавання праектаў, AhaSlides можа стаць выдатным партнёрам, які прапануе шэраг функцый для падтрымкі інтэрактыўных і займальных навучальных заняткаў. з AhaSlides, вы можаце ствараць дынамічныя прэзентацыі, інтэрактыўныя віктарыны і сумесныя мерапрыемствы, каб палепшыць вопыт навучання.
Ref: Кіраўнік праекта | Вэрынт