10 вида срещи в бизнеса с най-добри практики

Срещи в бизнеса са познати на тези, които заемат ръководни позиции като ръководители на проекти или висши позиции в компанията. Тези събирания са от съществено значение за подобряване на комуникацията, насърчаване на сътрудничеството и напредване на успеха в организацията. 

Въпреки това, не всеки може да е наясно с дефинициите, видовете и целите на тези срещи. Тази статия служи като изчерпателно ръководство и предоставя съвети за провеждане на продуктивни срещи в бизнеса.

• Какво е бизнес среща?
• Видове срещи в бизнеса
• Как да провеждаме срещи в бизнеса
• Ключови храни за вкъщи 

Какво е бизнес среща?

Бизнес срещата е среща на хора, които се събират, за да обсъждат и вземат решения по конкретни теми, свързани с бизнеса. Целите на тази среща може да включват информиране на членовете на екипа за текущи проекти, планиране на бъдещи усилия, решаване на проблеми или вземане на решения, които засягат цялата компания. 

Срещите в бизнеса могат да се провеждат лично, виртуален, или комбинация от двете и може да бъде официален или неформален.

Целта на бизнес срещата е да се обмени информация, да се съгласуват членовете на екипа и да се вземат решения, които помагат на бизнеса да постигне целите си.

Видове срещи в бизнеса

Има няколко вида срещи в бизнеса, но 10-те често срещани типа включват:

1/ Месечни срещи на екипа

Месечните срещи на екипа са редовни срещи на членовете на екипа на компанията за обсъждане на текущи проекти, възлагане на задачи и поддържане на хората информирани и съгласувани. Тези срещи обикновено се провеждат ежемесечно в един и същи ден и продължават от 30 минути до няколко часа (в зависимост от размера на групата и обема на обхваната информация).

Месечните срещи на екипа предоставят възможност и насоки за членовете на екипа да обменят информация и идеи, да обсъждат напредъка на проекта и да се уверят, че всички работят към една и съща цел. 

Тези срещи могат да се използват и за справяне с всякакви предизвикателства или проблеми, пред които е изправен екипът, идентифициране на решения и вземане на решения, които засягат посоката на проекта или работата на екипа.

An съвместна среща е просто среща, включваща целия персонал на компанията, с други думи, месечна среща на екипа. Това е редовна среща – случва се може би веднъж месечно – и обикновено се ръководи от ръководителите на компанията.

2/ Изправени срещи

- стояща среща, известна също като ежедневна среща за изправяне или ежедневна среща за схватка, е вид кратка среща, обикновено с продължителност не повече от 15 минути, която се провежда ежедневно, за да предостави на екипа бърза информация за напредъка на проекта или завършеното работно натоварване, план за работа днес.

В същото време помага да се идентифицират и разрешат препятствията, пред които са изправени членовете на екипа и как те влияят на общите цели на екипа. 

3/ Срещи за актуализиране на състоянието

Срещите за актуализиране на състоянието се фокусират върху предоставянето на актуализации от членовете на екипа за напредъка на техните проекти и задачи. Те могат да се случват по-често от месечните срещи, като например седмични. 

Целта на срещите за актуализиране на състоянието, разбира се, е да осигурят прозрачен поглед върху напредъка на всеки проект и да идентифицират всички предизвикателства, които могат да повлияят на успеха на проекта. Тези срещи няма да потънат в въпроси като дискусии или решаване на проблеми.

За по-мащабна среща срещата за актуализиране на състоянието може също да бъде наречена „Събрание в кметството“, Срещата в кметството е просто планирана среща в цялата компания, в която фокусът е върху ръководството, което отговаря на въпроси от служители. Следователно тази среща включваше сесия с въпроси и отговори, което я правеше по-отворена и по-малко шаблонна от всеки друг тип среща!

4/ Срещи за решаване на проблеми

Това са срещи, които се въртят около идентифицирането и разрешаването на предизвикателствата, кризите или проблемите, пред които е изправена една организация. Те често са неочаквани и трябва да привлекат хора от различни отдели или екипи, които да си сътрудничат и да намерят решения на конкретни проблеми.

На тази среща тези присъстващи ще споделят своите виждания, съвместно ще идентифицират първопричините за проблемите и ще предложат потенциални решения. За да бъде тази среща ефективна, те трябва да бъдат насърчавани да обсъждат открито и честно, да избягват обвиненията и да се съсредоточат върху намирането на отговори.

5/ Срещи за вземане на решения

Тези срещи имат за цел да вземат важни решения, които засягат посоката на проекта, екипа или цялата организация. Участниците обикновено са лица с необходимите правомощия и опит за вземане на решения.

Тази среща ще трябва да бъде предоставена предварително с цялата необходима информация, необходима на заинтересованите страни. След това, за да се гарантира, че решенията, взети по време на срещата, се изпълняват, последващите действия се определят с време за приключване. 

6/ Срещи за мозъчна атака

Срещите за мозъчна атака се фокусират върху генерирането на нови и иновативни идеи за вашия бизнес. 

Най-добрата част от сесията за мозъчна атака е как тя насърчава работата в екип и изобретателността, като същевременно черпи от колективния интелект и въображението на групата. Всеки има право да изразява мнението си, да черпи идеи един от друг и да предлага оригинални и авангардни решения.

7/ Стратегически управленски срещи

Стратегически управленски срещиса срещи на високо ниво, които се фокусират върху преразглеждане, анализиране и вземане на решения относно дългосрочните цели, посока и представяне на организацията. Висшите ръководители и ръководният екип присъстват на тези срещи, които се провеждат на тримесечие или годишно.

По време на тези срещи организацията се преглежда и оценява, както и конкурентоспособността или се идентифицират нови възможности за растеж и подобрение.

8/ Начални срещи по проекта

A среща за стартиране на проектае среща, която бележи официалния старт на нов проект. Той обединява ключови лица от екипа на проекта, включително ръководители на проекти, членове на екипа и заинтересовани страни от други отдели, за да обсъдят цели, задачи, срокове и бюджети.

Той също така предоставя възможност на ръководителя на проекта да установи ясни комуникационни канали, да определи очаквания и да гарантира, че членовете на екипа разбират своите роли и отговорности.

Това са едни от най-често срещаните видове срещи в бизнеса, като форматът и структурата могат да се променят в зависимост от размера и вида на организацията.

9/ Встъпителни срещи

An опознавателна срещае първият път, когато членовете на екипа и техните лидери се срещат официално, за да определят дали участващите лица искат да изградят работни отношения и да се ангажират с екипа в бъдеще.

Тази среща има за цел да даде време на членовете на екипа да останат заедно, за да опознаят миналото, интересите и целите на всеки участник. В зависимост от вашите предпочитания и предпочитанията на вашия екип, можете да организирате уводни срещи официални или неофициални, в зависимост от различния контекст.

10/ Заседания на кметството

Тази концепция произхожда от местните градски срещи в Нова Англия, където политиците се срещат с избирателите, за да обсъждат проблеми и законодателство.

Днес а събрание в кметствотое планирана среща в цялата компания, на която ръководството отговаря на въпроси директно от служителите. Позволява открита комуникация и прозрачност между ръководството и персонала. Служителите могат да задават въпроси и да получават незабавна обратна връзка.

Отговор all важните въпроси

Не пропускайте нито един удар с AhaSlides' безплатен инструмент за въпроси и отговори. Бъдете организирани, прозрачни и страхотен лидер.

Как да провеждаме срещи в бизнеса

С цел да се приятна среща, първо, трябва да изпратите a имейл с покана за среща.

Провеждането на ефективни срещи в бизнеса изисква внимателно планиране и подготовка, за да се гарантира, че срещата е продуктивна и постига предвидените цели. Следният съвет може да ви помогне да проведете продуктивни бизнес срещи:

1/ Определете целта и целите

Определянето на целта и задачите на една бизнес среща е от решаващо значение, за да се гарантира, че срещата е продуктивна и води до желания резултат. Те трябва да гарантират следното:

• Целта.Уверете се, че срещата има за цел обсъждане на конкретни теми, вземане на решения или предоставяне на актуализации. Трябва да определите защо срещата е необходима и очаквания резултат.
• Цели. Целите на бизнес срещата са конкретни, измерими резултати, които искате да постигнете до края на срещата. Те трябва да са в съответствие с общата цел на срещата с графика, KPI и т.н.

Например, среща за обсъждане на пускането на нов продукт трябва да има цели, които са в съответствие с общата цел за увеличаване на продажбите или подобряване на пазарния дял.

2/ Подгответе дневен ред на срещата

A дневен ред на заседаниетослужи като пътна карта за срещата и помага дискусията да се фокусира и да върви по план.

Ето защо, като изготвите ефективен дневен ред, можете да гарантирате, че бизнес срещите са продуктивни и фокусирани и че всеки е наясно какво да обсъжда, какво да очаква и какво трябва да бъде постигнато. 

3/ Поканете правилните участници

Помислете кой трябва да присъства на срещата въз основа на тяхната роля и темите за обсъждане. Поканете само тези, които трябва да присъстват, за да сте сигурни, че срещата протича гладко. Някои фактори, които трябва да имате предвид, за да подпомогнете избора на правилните присъстващи, включват пригодност, ниво на опит и авторитет.

4/ Ефективно разпределяне на времето

Уверете се, че отделяте достатъчно време за всяка тема от дневния ред, като вземете предвид важността и сложността на всеки въпрос. Това ще помогне да се гарантира, че всички теми ще получат пълно внимание и че срещата няма да продължи извънредно.

Също така, трябва да се придържате към графика, доколкото е възможно, но също така да сте достатъчно гъвкави, за да направите промени, ако е необходимо. Можете също така да помислите за кратки почивки, за да помогнете на участниците да презаредят и да се фокусират отново. Това може да поддържа енергията и интереса на срещата.

5/ Направете срещите по-интерактивни и ангажиращи

Направете бизнес срещите по-интерактивни и ангажиращи, като насърчите всички участници да говорят и да споделят своите мисли и идеи. Както и използването на интерактивни дейности, като напр анкети на живо or мозъчна атакаи въртящите се колела помагат на участниците да бъдат ангажирани и фокусирани върху дискусията.

Или използвайте AhaSlides библиотека с предварително създадени шаблонида се сбогуваме със скучните срещи и изцъклените очи.

Вижте: 20+ онлайн забавления Игри с ледоразбивачза по-добра ангажираност или 14 вдъхновяващи Игри за виртуални срещи, с най-добрите 6 хакове за срещиможете да намерите през 2024 г.!

6/ Протокол от заседанието

Вземайки минути за срещипо време на бизнес среща е важна задача, която помага за документиране на основните дискусии и решения, взети по време на срещата. Той също така помага за подобряване на прозрачността и гарантира, че всички са на една и съща страница, преди да отидат на следващата среща.

7/ Проследяване на елементите за действие

Чрез проследяване на елементите за действие можете да гарантирате, че решенията, взети по време на срещата, са приложени в действие и че всеки е наясно със своите отговорности.

И ВИНАГИ събирайте обратна връзка от участниците, за да направите предстоящите бизнес срещи още по-добри – можете да споделите обратната връзка след приключване, чрез имейли или презентационни слайдове. Това прави срещите не досадни и всички се забавляват💪

Ключови храни за вкъщи 

Надяваме се, че с тази статия на AhaSlides, можете да разграничите видовете срещи в бизнеса и техните цели. Освен това, като следвате тези стъпки и най-добри практики, можете да гарантирате, че вашите бизнес срещи са ефективни, фокусирани и дават желаните резултати.

Ефективното провеждане на бизнес срещи може да помогне за подобряване на комуникацията, сътрудничеството и успеха в една организация и е ключов компонент на успешното управление на бизнеса.

Често задавани въпроси