Каква е процес на планиране на проекта в управлението на проекти?

Доброто управление на проекти включва пет основни стъпки: Започване на иницииране, планиране, изпълнение, наблюдение и контрол и завършване със закриване. Важно е да се отбележи, че нито един от успешните проекти не може да пренебрегне нито един от тези етапи, особено процесът на планиране на проекта, който поддържа всичко да следва, като например да бъде доставен навреме и в рамките на бюджета.

Планирането на проекта е в основата на жизнения цикъл на проекта, което също означава, че е най-предизвикателната фаза. Винаги обаче има начин да стигнете до там.

В тази статия научаваме повече за планирането на проекта, дефиницията, примерите, процеса и някои инструменти за планиране, за да ви помогнем да разберете по-добре процеса на планиране на проекта и да научите как да се справяте с неговите трудности. 

Съвети за по-добра ангажираност

• Управление hа Проекти
• Пример за график на проекта
• Методология на водопада

Какво е определението за планиране на проекта?

Планирането на проекта може да се дефинира като систематичен процес на очертаване, организиране и стратегизиране на необходимите стъпки и ресурси, необходими за постигане на конкретна цел в рамките на определен период от време. Това е проактивен подход, който включва идентифициране на цели, създаване на пътна карта и разпределяне на ресурси за оптимизиране на производителността и смекчаване на рисковете.

Свързани: Процес на стратегическо управление | Най-доброто ръководство със 7 най-добри съвета

7 етапа на процеса на планиране на проекта

В тази част се задълбочаваме в 7-те стъпки, включени в планирането на проекта, както следва:

Етап 1: Дефиниране на целите и обхвата на проекта

Първоначалният етап от процеса на планиране на проекта се върти около ясно дефиниране на целите и обхвата на проекта. Това включва разбиране на желаните резултати, идентифициране на заинтересованите страни и установяване на измерими цели. Определянето на границите на проекта, резултатите и ограниченията поставя основата за последващи дейности по планиране.

Например, Nike си поставя за цел продажбите да продаде 3,00,000 30 XNUMX единици през следващата година, което се увеличава с XNUMX% в сравнение с текущите продажби.

Етап 2: Извършване на цялостна оценка на проекта

Задълбочената оценка на проекта е от решаващо значение за вземането на информирани решения и намаляването на риска. Този етап включва провеждането на подробен анализ на изискванията на проекта, ресурсите, потенциалните рискове и зависимостите. Чрез оценка на осъществимостта, жизнеспособността и потенциалните предизвикателства на проекта, планиращите могат да идентифицират критични фактори за успех и да разработят стратегии за справяне с потенциални пречки.

Етап 3: Разработване на структура за разбивка на работата (WBS)

В тази стъпка на планиране на проекта целият проект се разделя на по-малки, управляеми компоненти. Този подход се нарича структура на разбивка на работата (WBS), която осигурява йерархично представяне на задачи, подзадачи и резултати, като гарантира яснота и организация. Той улеснява разпределението на ресурсите и последователността на задачите и установява логическа рамка за изпълнение на проекта.

Етап 4: Оценка на ресурсите и установяване на срокове

Оценката на ресурсите и установяването на времева линия също са ключови за успеха на планирането на проекта. Този етап има за цел да определи необходимия персонал, бюджетни средства и материали, необходими за всяка задача. Като вземат предвид зависимостите на задачите, приоритетите и наличните ресурси, плановиците или мениджърите могат да разработят реалистични времеви графики, идентифицирайки ключови етапи по пътя.

Етап 5: Идентифициране на риска и стратегии за смекчаване

Никой проект не е имунизиран срещу рискове и ранното им адресиране е жизненоважно за разработването на план. По време на този етап потенциалните рискове и несигурности се идентифицират, анализират и приоритизират. Разработени са проактивни стратегии за смекчаване на рисковете, включващи планове за действие при извънредни ситуации, механизми за прехвърляне на риска и алтернативни курсове на действие. Редовното наблюдение и оценка на риска гарантира адаптивност през целия жизнен цикъл на проекта.

Етап 6: Комуникация и ангажиране на заинтересованите страни

Подобно на лепило, ефективната комуникация може да задържи проекта заедно. Създаването на комуникационен план, който очертава каналите, честотата и участието на заинтересованите страни, е наложително. Редовните актуализации на състоянието, докладите за напредъка и съвместните дискусии насърчават прозрачността, подобряват координацията и управляват очакванията на заинтересованите страни.

Етап 7: Мониторинг, контрол и оценка

Стигането до финала на ефективна рамка за планиране на проект е етапът на непрекъснат мониторинг и оценка. Този етап се фокусира върху проследяване на напредъка, сравняването му с установени етапи и идентифициране на отклонения. Ако е необходимо, се правят корекции, за да се адаптира проектът към неговите цели. Научените уроци се документират, което позволява трансфер на знания и бъдещи подобрения.

Какви са компонентите на планирането на проекта?

Ето 7 ключови компонента на процеса на планиране на проекта:

• Обхват на планирането в управлението: Ясно определете границите и целите на проекта.
• Структура на разбивката по труда (WBS): Разбиване на проекта на по-малки, управляеми задачи.
• Хронология и етапи: Установяване на реалистична времева линия и задаване на етапи за проследяване на напредъка.
• Разпределение на ресурсите: Идентифициране и разпределяне на необходимите ресурси, включително персонал, бюджет и материали.
• Анализ и смекчаване на риска: Идентифициране на потенциални рискове и разработване на стратегии за тяхното смекчаване.
• Комуникационен план: Създаване на ефективни комуникационни канали за улесняване на координацията и сътрудничеството между заинтересованите страни по проекта.
• Наблюдение и оценка: Внедряване на механизми за наблюдение на напредъка на проекта и оценка на ефективността спрямо предварително дефинирани KPI.

Защо е необходим процесът на планиране на проекта?

Увеличава ефективността на проекта и възможността за успех

Има редица причини, поради които проектите се провалят и една от тях е неуспехът да се определят целите, задачите и отговорностите сред членовете на екипа (близо 39% прогнозирани). Проектът няма да върви гладко, ако членовете на екипа са объркани относно своите индивидуални роли и отговорности. Освен това, липсата на ясни цели и цели или неразбирането на посоката и целта на проекта може да доведе до разминаване и липса на фокус, което води до неочаквани проблеми и пълзене на обхвата.

Подобрява екипното сътрудничество и комуникацията 

Добре организираният план създава възможност за членовете на екипа да комуникират и да си сътрудничат ефективно. Особено когато става въпрос за междуведомствени или междуфирмени проекти, с участието на много служители и експерти от различни среди, работещи заедно, ролята на планирането е още по-очевидна. В резултат на това ясната комуникация и сътрудничество подобряват работата в екип, насърчават споделена визия, по-малко конфликти между служителите и насърчават положителна среда за проекти.

Осигурява оптимизиране на ресурсите

Планирането е най-добрата практика за най-добро използване на ресурси, включително време, човешки ресурси, бюджет, оборудване и материали. Чрез идентифициране на необходимите ресурси предварително, екипът на проекта може да гарантира, че точните ресурси са налични в точното време, минимизирайки забавянията и дублирането, както и оптимизирайки ефективността.

Намалява рисковете и неочакваните проблеми

Чрез идентифициране на рисковете на ранен етап екипът на проекта може да разработи стратегии за планиране на отговор на риска и планове за действие в непредвидени случаи, за да се справи с тях. Този проактивен подход помага за намаляване на вероятността и въздействието на рисковете, като подобрява изпълнението на проекта и намалява шансовете за провал.

Кой е най-добрият процес на планиране на проект?

За по-добро планиране на проекти, както и за преодоляване на предизвикателствата, които могат да възникнат по време на планирането, струва си да разгледате някои методологии за планиране на проекти. Те се отнасят до структурирани подходи и рамки, използвани за ефективно планиране и управление на проекти.

Планиране на водопада

Методологията на водопада е последователен подход, който разделя проекта на отделни фази, като всяка фаза се основава на предходната. Следва линейна прогресия, където всяка фаза трябва да бъде завършена, преди да се премине към следващата. Ключовите етапи обикновено включват събиране на изисквания, проектиране, разработка, тестване, внедряване и поддръжка. Водопадът е най-подходящ за проекти с добре дефинирани и стабилни изисквания.

PRINCE2 (Проекти в контролирани среди)

PRINCE2 е методология за управление на проекти, базирана на процеси, широко използвана в Обединеното кралство и в световен мащаб. Той предоставя структурирана рамка за планиране, мониторинг и контрол на проекти. PRINCE2 разделя проектите на управляеми етапи и набляга на ефективно управление, управление на риска и ангажиране на заинтересованите страни. Той е широко признат със своя фокус върху бизнес обосновката и изчерпателната документация.

PRISM (Интегриране на проекти, обхват, време и управление на ресурсите)

PRISM е методология за управление на проекти, разработена от Project Management Institute (PMI). Той предоставя цялостна рамка, която обхваща управление на интеграция, обхват, време и ресурси. PRISM набляга на структуриран подход към планирането на проекти, включващ процеси като дефиниране на целите на проекта, създаване на структури за разбивка на работата, планиране на дейности и разпределяне на ресурси.

Свързани: Най-добрите шаблони за стратегическо планиране през 2024 г. | Изтеглете безплатно

Какви са някои инструменти и софтуер за планиране на проекти?

Инструментите и софтуерът за планиране на проекти станаха незаменими за ефективното управление на проекти в днешния забързан и динамичен бизнес пейзаж. Като ръководител на проекти може да искате да разгледате тези най-добри предложения:

Microsoft Project е цялостен софтуер за планиране на проекти, широко използван от професионалисти в различни индустрии. Той предлага набор от надеждни функции за управление на задачи, ресурси, срокове и бюджети.

Асана е многофункционален инструмент за планиране на проекти, известен със своите здрави характеристики и гъвкавост. Предлага централизирана платформа за екипи за ефективно планиране, организиране и проследяване на проекти.

Trello е популярен софтуер за планиране на задачи, известен със своята простота и визуална привлекателност. Неговият удобен за потребителя интерфейс се състои от дъски, списъци и карти, което позволява на екипите да организират и приоритизират задачите без усилие.

Свързани: 10 съвета за ефективно използване на Asana Project Management през 2024 г

Какви са 10-те стъпки на планирането на проекта?

Процесът на планиране на проекта варира от организация до организация в зависимост от обхвата и мащаба на проектите. Някои мениджъри може да предпочетат 10-те стъпки за планиране на проекта, както следва:

1. Определете целите и целите на проекта.
2. Идентифицирайте заинтересованите страни по проекта.
3. Извършете задълбочен анализ на обхвата на проекта.
4. Разработете подробна структура на разбивката на работата (WBS).
5. Определете зависимостите на проекта и последователността на задачите.
6. Оценете нуждите от ресурси и създайте план за ресурси.
7. Разработете реалистичен график на проекта.
8. Идентифицирайте и оценете рисковете по проекта.
9. Създайте комуникационен план.
10. Получете одобрения на проекта и финализирайте плана на проекта.

Често задавани въпроси

Заключителни мисли

Важно е да се отбележи, че планирането на проекта е най-добрият процес за поддържане на положителен напредък на всичко. Въпреки че софтуерът за планиране на проекти може да помогне за подобряване на продуктивността на процеса на планиране на проекти, моля, не го приемайте за даденост, ролята на ръководителя на проекта и координацията на екипа е много по-критична.

Така че не забравяйте да имате опознавателна среща за свързване на всички екипи в началото на проекта и обучение на умения, за да се гарантира, че вашите екипи работят високо и са мотивирани по време на целия проект. Ако имате нужда от по-ангажиращи и вълнуващи презентации или обучение за срещи, AhaSlides може да бъде вашият най-добър партньор с много безплатни разширени функции и шаблони и конкурентен ценови план за всички компании.

Ref: BIJU'S | Седмичен план | Teachtarget