ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট কোম্পানি | সময়, অর্থ এবং চাপ বাঁচাতে 10 টি টিপস

নিখুঁত ইভেন্টের পরিকল্পনা করা অপ্রতিরোধ্য বোধ করতে পারে এবং সেখানেই ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট কোম্পানি ভিতরে আসো.

আপনি আজীবন বিবাহের স্বপ্ন দেখছেন, একটি বার্ষিকী উদযাপন বা কর্পোরেট কনফারেন্সের আয়োজন করতে হবে, একটি ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট কোম্পানি আপনার দৃষ্টিভঙ্গিকে এমন একটি অভিজ্ঞতায় পরিণত করতে পারে যা মানুষ ভুলবে না।

একটি ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট কোম্পানি ঠিক কী, তাদের ভূমিকা, এবং সেরাটি বেছে নেওয়ার টিপস এবং লাল পতাকাগুলি কী এড়ানো উচিত তা জানতে নিবন্ধটি পড়তে থাকুন।

সুচিপত্র

• সংক্ষিপ্ত বিবরণ
• একটি ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট কোম্পানি কি?
• একটি ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট কোম্পানির কাজ কি?
• কিভাবে সেরা ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট কোম্পানি নির্বাচন করবেন?
• ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট প্রস্তাব পর্যালোচনা করার সময় কি এড়ানো উচিত?
• একটি ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট কোম্পানি পরিকল্পনা করতে পারে এমন ঘটনাগুলির উদাহরণ কী?
• takeaways

সংক্ষিপ্ত বিবরণ

একটি ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট কোম্পানি কি?

বিবাহ থেকে শুরু করে কর্পোরেট মিটিং পর্যন্ত যে কোনো স্কেলের ইভেন্টের পরিকল্পনা করার সময়, একটি ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট কোম্পানি নিশ্চিত করতে পারে যে সবকিছু নির্বিঘ্নে চলছে।

ইভেন্ট পরিকল্পনাকারীরা তাদের চাহিদা, লক্ষ্য এবং বাজেট বোঝার জন্য ক্লায়েন্টদের সাথে ঘনিষ্ঠভাবে কাজ করে। তারপরে তারা ক্লায়েন্টের দৃষ্টিভঙ্গি অনুসারে একটি বিস্তৃত ইভেন্ট পরিকল্পনা তৈরি করে যাতে ক্লায়েন্টদের মনে শান্তি থাকে যে তাদের ইভেন্ট দৃষ্টি একটি স্মরণীয় বাস্তবতায় পরিণত হবে।

একটি ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট কোম্পানির কাজ কি?

অনেক ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট কোম্পানির উদ্দেশ্য রয়েছে, যেমন একটি চমৎকার ইভেন্ট আয়োজন করা যা ক্লায়েন্টদের সমস্ত চাহিদা পূরণ করে। একটি ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট কোম্পানির প্রাথমিক কাজ হল তাদের ক্লায়েন্টদের পক্ষে সফল ইভেন্টগুলির পরিকল্পনা করা, সমন্বয় করা এবং কার্যকর করা। তারা সমস্ত সরবরাহ এবং বিবরণ পরিচালনা করে যাতে ক্লায়েন্টরা সংস্থার বিষয়ে উদ্বিগ্ন না হয়ে তাদের ইভেন্ট উপভোগ করার দিকে মনোনিবেশ করতে পারে।

একটি ইভেন্ট আয়োজক কোম্পানির কিছু মূল ফাংশন অন্তর্ভুক্ত

# 1 - ইভেন্টের ধারণা এবং পরিকল্পনা করুন - তারা ইভেন্টের দৃষ্টি, লক্ষ্য এবং বাজেট বোঝার জন্য ক্লায়েন্টদের সাথে কাজ করে, তারপর সেই দৃষ্টিভঙ্গি উপলব্ধি করার জন্য একটি ব্যাপক পরিকল্পনা তৈরি করে।

#2 - ভেন্যু সুরক্ষিত করুন এবং চুক্তি নিয়ে আলোচনা করুন - তারা সম্ভাব্য ভেন্যু স্কাউট করে, অবস্থান, স্থান, সুবিধা, মূল্য এবং প্রাপ্যতার উপর ভিত্তি করে বিকল্পগুলির তুলনা করে, সেরাটি সুরক্ষিত করে এবং ক্লায়েন্টের পক্ষে চুক্তি নিয়ে আলোচনা করে।

#3 - সরবরাহকারী এবং বিক্রেতাদের সমন্বয় করুন - তারা সমস্ত প্রয়োজনীয় সরবরাহকারী যেমন ক্যাটারার, ফটোগ্রাফার, ডেকোরেটর, ভাড়া ইত্যাদিকে চিহ্নিত করে, নির্বাচন করে, বুক করে এবং পরিচালনা করে যাতে সবকিছু সুষ্ঠুভাবে চলে।

#4 - ইভেন্ট বাজেট পরিচালনা করুন - তারা একটি বাজেট তৈরি করে, খরচ ট্র্যাক করে এবং ক্লায়েন্টের উদ্দেশ্যগুলি অর্জন করার সময় খরচ বাঁচানোর উপায়গুলি সন্ধান করে।

#5 - টাইমলাইন এবং সময়সূচী তৈরি করুন - তারা বিশদ সময়সূচী এবং আকস্মিক পরিকল্পনা তৈরি করে যাতে ইভেন্টটি উদ্দেশ্য অনুসারে উদ্ঘাটিত হয়।

#6 - বিনোদন পরিকল্পনা - তারা ইভেন্ট প্রোগ্রামের অংশ হিসাবে যেকোন পারফরম্যান্স, স্পিকার বা কার্যকলাপের ব্যবস্থা করে।

#7 - অলঙ্করণ এবং চিহ্ন - তারা প্রয়োজনীয় সাজসজ্জা, লিনেন, ফুল, স্টেজিং এবং প্রয়োজনীয় সাইনেজ অর্ডার করে।

#8 - ইভেন্ট কর্মীদের ভাড়া এবং পরিচালনা করুন - তারা ইভেন্ট চালাতে সাহায্য করার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত অস্থায়ী কর্মীদের খুঁজে বের করে, বুক করে এবং পরিচালনা করে।

#9 - ইভেন্ট পরিকল্পনা নির্বিঘ্নে সম্পাদন করুন - ইভেন্টের দিনে, তারা সেটআপ তত্ত্বাবধান করে, সমস্ত বিক্রেতাদের পরিচালনা করে, সমস্যাগুলি সমাধান করে এবং প্রোগ্রামটি পরিকল্পনা অনুযায়ী এগিয়ে যায় তা নিশ্চিত করে।

#10 - ইভেন্টের পরে অনুসরণ করুন - তারা ইকুইপমেন্ট রিটার্ন, ইনভয়েস পেমেন্ট, ধন্যবাদ নোট পাঠানো, সাফল্যের মূল্যায়ন এবং উন্নতির জন্য ক্ষেত্রগুলির মতো কাজগুলি পরিচালনা করে।

ভাল ইভেন্টের জন্য টিপস

• ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট
• ইন্টারেক্টিভ মিউজিয়াম
• ইভেন্ট ডিজাইনিং

কিভাবে সেরা ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট কোম্পানি নির্বাচন করুন?

সেরা ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট কোম্পানি খুঁজতে সময় লাগতে পারে, কিন্তু এই বাস্তবসম্মত টিপসগুলির সাথে, তারা আপনার সামনের দরজায় ঠিক থাকবে🚪

#1 - অভিজ্ঞতা - আপনার মতো স্কেল এবং সুযোগের মতো অনেকগুলি ইভেন্ট সফলভাবে সম্পাদন করেছে এমন কোম্পানিগুলিকে বিবেচনা করুন৷ তাদের কাছে একটি প্রক্রিয়া থাকবে এবং তারা কীভাবে উদ্ভূত সাধারণ সমস্যাগুলি পরিচালনা করবেন তা জানবেন।

#2 - পোর্টফোলিও - কোম্পানির পরিকল্পনা ও পরিচালনা করা অতীতের ইভেন্টগুলির উদাহরণ পর্যালোচনা করুন। গুণমান, সৃজনশীলতা এবং আপনার দৃষ্টিভঙ্গির সাথে মেলে এমন বিশদে মনোযোগের জন্য দেখুন।

#3 - রেফারেন্স - কোম্পানি তার প্রতিশ্রুতি প্রদান করে এবং পেশাদারভাবে সমস্যাগুলি পরিচালনা করে তা নিশ্চিত করার জন্য পূর্ববর্তী ক্লায়েন্টদের কাছ থেকে রেফারেন্সের জন্য জিজ্ঞাসা করুন এবং পরীক্ষা করুন।

#4 - বিশেষীকরণ - কিছু কোম্পানি কর্পোরেট ইভেন্টগুলিতে ফোকাস করে যখন অন্যরা বিবাহে বিশেষীকরণ করে। আপনার নির্দিষ্ট ইভেন্টের ধরন অনুসারে অভিজ্ঞতা এবং প্রয়োজনীয় সংস্থান রয়েছে এমন একটির জন্য যান।

#5 - দল - ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট টিমের মূল সদস্যদের সাথে দেখা করুন যারা আপনার ইভেন্টের পরিকল্পনা এবং সম্পাদন করবে। তাদের পেশাদারিত্ব, প্রতিক্রিয়াশীলতা এবং আপনার চাহিদা এবং দৃষ্টিভঙ্গির উপলব্ধি মূল্যায়ন করুন।

#6 - চুক্তি এবং মূল্য - সেরা চুক্তির শর্তাবলী এবং মূল্য পেতে একাধিক প্রস্তাব (অন্তত 3টি) তুলনা করুন। কাজের সুযোগ স্পষ্ট এবং আপনি সমস্ত ফি বুঝতে পারেন তা নিশ্চিত করুন।

#7 - খ্যাতি - পর্যালোচনা, পুরষ্কার (যদি থাকে), ইভেন্ট শিল্প প্রতিষ্ঠানে এর অবস্থান এবং বৈধতা এবং গুণমানের সূচক হিসাবে কোম্পানিটি কতদিন ধরে ব্যবসায় রয়েছে তা পরীক্ষা করুন।

#8 - যোগাযোগ - কোম্পানীর উচিত আপনার প্রয়োজনগুলি মনোযোগ সহকারে শোনা, আপনার সমস্ত প্রশ্নের উত্তর দেওয়া এবং অবিলম্বে অনুরোধের জবাব দেওয়া। ভালো যোগাযোগ একটি সফল কাজের সম্পর্কের চাবিকাঠি।

#9 - নমনীয়তা - সেরা কোম্পানিগুলি একটি আদর্শ টেমপ্লেটের সাথে কঠোরভাবে আটকে থাকার পরিবর্তে আপনার বাজেট এবং পছন্দগুলির উপর ভিত্তি করে তাদের পরিষেবাগুলি কাস্টমাইজ করতে ইচ্ছুক৷

#10 - স্বচ্ছতা - বাজেট, চুক্তি, সময়রেখা এবং পরিকল্পনাগুলিতে সম্পূর্ণ স্বচ্ছতার উপর জোর দিন। গোপনীয় বা বিবরণ শেয়ার করতে অস্বীকার করে এমন কোম্পানিগুলি এড়িয়ে চলুন।

#11 - ক্রাইসিস ম্যানেজমেন্ট - কীভাবে তারা অপ্রত্যাশিত সমস্যাগুলি হ্যান্ডেল করে যা দেখা দেয়? শক্তিশালী সংকট ব্যবস্থাপনার অভিজ্ঞতা সহ একটি কোম্পানি দুর্যোগ এড়াতে সাহায্য করবে।

#12 - উদ্ভাবন - তারা কি সৃজনশীল উপায়ে আপনার লক্ষ্য অর্জনের জন্য নতুন ধারণা এবং সমাধানের জন্য উন্মুক্ত? প্রগতিশীল সংস্থাগুলি অভিনব ফলাফলগুলিকে লালন করে।

#13 - বীমা - তারা কি আপনার ইভেন্টের জন্য দায় কভারেজ সহ প্রয়োজনীয় বীমা বহন করে? এটি আপনাকে ঝুঁকি এবং দাবি থেকে রক্ষা করে।

#14 - মান - তাদের ব্যবসায়িক দৃষ্টিভঙ্গি এবং কোম্পানির মূল্য কি আপনার প্রতিষ্ঠানের সংস্কৃতির সাথে সারিবদ্ধ? সাংস্কৃতিক ফিট পারস্পরিক বোঝাপড়ার দিকে পরিচালিত করে।

#15 - প্রযুক্তি - তারা কি প্রযুক্তি-বুদ্ধিমান এবং সর্বদা শিল্পের প্রবণতাগুলির সেরা অনুশীলনগুলি অনুসরণ করে? পরিকল্পনাগুলিকে সংগঠিত এবং ট্র্যাক রাখতে তারা কি প্রকল্প পরিচালনা সফ্টওয়্যারের মতো প্রযুক্তি ব্যবহার করে? প্রযুক্তি দক্ষতা উন্নত করে।

প্রাসঙ্গিক অভিজ্ঞতা এবং একটি প্রমাণিত ট্র্যাক রেকর্ড, একটি ভাল খ্যাতি এবং আপনার অনন্য দৃষ্টিভঙ্গি কার্যকর করার জন্য প্রয়োজনীয় নমনীয়তা, যোগাযোগ এবং স্বচ্ছতা সহ একটি ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট কোম্পানির সন্ধান করুন এবং আপনার বিশেষ ইভেন্টের জন্য আপনার প্রত্যাশা অতিক্রম করুন৷

ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট প্রস্তাব পর্যালোচনা করার সময় কি এড়ানো উচিত?

কিছু ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট কোম্পানিতে আপনাকে কিছু লাল পতাকা দেখতে হবে। এটি এড়িয়ে চললে পরে মৃত্যুদণ্ড কার্যকরের পর্যায়ে একটি বুলেট এড়িয়ে যাবে।

• অস্পষ্ট বা সাধারণ ভাষা - যে প্রস্তাবগুলি বিশেষভাবে আপনার ইভেন্টের উদ্দেশ্য, বাজেটের প্রয়োজনীয়তা বা সময়রেখাকে সম্বোধন করে না তা হল একটি লাল পতাকা। যেসব কোম্পানি তাদের প্রস্তাব কাস্টমাইজ করার পরিবর্তে জেনেরিক ভাষা ব্যবহার করে তাদের থেকে সতর্ক থাকুন।

• কাজের অস্পষ্ট বা অনির্ধারিত সুযোগ - এমন কোম্পানিগুলি এড়িয়ে চলুন যেগুলি স্পষ্টভাবে নির্দিষ্ট করে না যে তারা ঠিক কী পরিষেবা দেবে এবং কোন কাজগুলি তাদের প্রস্তাব থেকে বাদ দেওয়া হয়েছে৷ সুযোগ বিস্তারিত এবং ব্যাপক হতে হবে.

• অতিরিক্ত অতিরিক্ত ফি - অতিরিক্ত ফি সহ প্রস্তাবগুলির জন্য সতর্ক থাকুন যা স্পষ্টভাবে বলা হয়নি, যেমন জ্বালানী সারচার্জ, প্রশাসনিক ফি বা পেমেন্ট প্রক্রিয়াকরণ চার্জ. এই সব স্বচ্ছ এবং স্পষ্টভাবে ব্যাখ্যা করা উচিত.

• প্রশ্নের উত্তর দিতে অস্বীকৃতি - যদি কোনও কোম্পানি পরিকল্পনার বিশদ, চুক্তি বা মূল্য নির্ধারণ সম্পর্কে আপনার প্রশ্নের উত্তর এড়ায়, তাহলে সম্ভবত তারা কিছু লুকাচ্ছে। আস্থা তৈরির জন্য স্বচ্ছতা গুরুত্বপূর্ণ।

একটি ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট কোম্পানি পরিকল্পনা করতে পারে এমন ঘটনাগুলির উদাহরণ কী?

• বিবাহানুষ্ঠান - অনেক ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট কোম্পানির জন্য বিবাহের পরিকল্পনা করা এবং সম্পাদন করা একটি মূল পরিষেবা। তারা ভেন্যু নির্বাচন থেকে শুরু করে আমন্ত্রণ এবং দিনের সমন্বয় পর্যন্ত পরিকল্পনার সমস্ত দিক পরিচালনা করে।

• সম্মেলন এবং বাণিজ্য শো - ইভেন্ট কোম্পানিগুলি বড় কর্পোরেট ইভেন্ট যেমন সম্মেলন, সেমিনার, শীর্ষ সম্মেলন, পণ্য লঞ্চ এবং ট্রেড শো আয়োজন করতে পারে। তারা রেজিস্ট্রেশন, স্পিকার সমন্বয়, ভেন্যু লজিস্টিকস, ক্যাটারিং এবং রেজিস্ট্রেশন পরিচালনা করে।

• পণ্য লঞ্চ - ইভেন্ট ম্যানেজাররা জনসাধারণের কাছে নতুন পণ্য বা পরিষেবা উন্মোচন করার জন্য নিমজ্জিত, বাজ-যোগ্য ইভেন্ট তৈরি করতে পারে। তারা কার্যক্রম পরিকল্পনা, বিক্ষোভ এবং যেমন প্রচারমূলক উপাদান লাইভ পোল এবং ক্যুইজ উত্তেজনা তৈরি করতে

• তহবিল সংগ্রহকারী এবং দাতব্য ইভেন্ট - অলাভজনক ইভেন্ট যেমন দাতব্য বল, রান/হাঁটা এবং অনুদান হল ইভেন্ট কোম্পানিগুলির দ্বারা পরিচালিত আরেকটি সাধারণ ইভেন্টের ধরন। তারা উপস্থিতি এবং তহবিল উত্থাপিত সর্বাধিক ফোকাস.

• কোম্পানির দলগুলো - ইভেন্ট কোম্পানিগুলি কোম্পানির ছুটির পার্টি, গ্রীষ্মের আউটিংয়ের পরিকল্পনা এবং পরিচালনা করতে সহায়তা করে, অবসর উদযাপন এবং অন্যান্য ধরনের কর্মচারী সামাজিক ইভেন্ট। তারা কার্যক্রম এবং খাবারের ব্যবস্থা করে।

• পুরষ্কার অনুষ্ঠান এবং গ্যালাস - কিছু ফুল-সার্ভিস ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট কোম্পানির জন্য অ্যাওয়ার্ড শো, গালা ডিনার এবং ব্ল্যাক-টাই ইভেন্টের পরিকল্পনা করা আরেকটি বিশেষত্ব। তারা সাজসজ্জা, বসার চার্ট, উপহারের ঝুড়ি এবং বক্তৃতা পরিচালনা করে।

• পণ্য প্রদর্শনী - একটি পণ্য লাইন প্রদর্শনের পরিকল্পনাকারী সংস্থাগুলির জন্য, ইভেন্ট পরিকল্পনাকারীরা সম্ভাব্য গ্রাহকদের কাছে পণ্যটি প্রদর্শন করার জন্য ইন্টারেক্টিভ প্রদর্শনী, টেস্ট ড্রাইভ, স্বাদ পরীক্ষা এবং অন্যান্য কার্যকর উপায় ডিজাইন করতে পারে।

ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট কোম্পানিগুলি ঘনিষ্ঠ বিবাহ থেকে শুরু করে বৃহৎ কর্পোরেট সম্মেলন, তহবিল সংগ্রহকারী, পার্টি, পণ্য লঞ্চ এবং আরও অনেক কিছুর বিভিন্ন আকার এবং প্রকারের ইভেন্টের পরিকল্পনা করে - মূলত যে কোনও পরিকল্পিত ইভেন্ট যেখানে ক্লায়েন্টের উদ্দেশ্যগুলি অর্জনের জন্য পেশাদার সমন্বয় এবং সরবরাহের প্রয়োজন হয়৷

takeaways

একজন বিশেষজ্ঞ ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট কোম্পানি নিয়োগ করা একটি মৌলিক দৃষ্টিভঙ্গিকে এমন একটি অভিজ্ঞতায় রূপান্তরিত করে যা লোকেরা বছরের পর বছর কথা বলা বন্ধ করবে না।

তাদের ব্যবস্থাপনা আপনাকে যৌক্তিক মাথাব্যথা থেকে মুক্ত করে যাতে আপনি একটি করুণাময় হোস্টের ভূমিকায় সম্পূর্ণভাবে বসবাস করতে পারেন। ইভেন্ট স্পেসটি পুরোপুরি সেট আপ করা হয়েছে, উত্তেজিত অতিথিরা সুস্বাদু ক্যাটারিং এবং আশ্চর্যজনক বিনোদন উপভোগ করছেন - যখন আপনি ঘরে ঘুরে বেড়াচ্ছেন, সবার সাথে মিশতে সময় পাবেন। বিস্ময়কর তাই না?

আপনার ইভেন্ট আরো ইন্টারেক্টিভ করতে চান? চেষ্টা করুন AhaSlides আইসব্রেকার, পোল এবং কুইজের একটি সিরিজ অ্যাক্সেস করতে যা সেশনটিকে অন্য স্তরে নিয়ে যায়।