8 সালে একটি ভাল মিটিং করার সেরা 2024টি উপায়

ফলপ্রসূ মিটিংয়ের জগতে স্বাগতম! পেশাদার হিসাবে, আমরা সকলেই জানি যে ফলাফলগুলি চালানোর জন্য, সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য এবং ট্র্যাকে থাকার জন্য মিটিংগুলি কতটা গুরুত্বপূর্ণ৷ যাইহোক, তাদের সব ভাল মানের এবং পছন্দসই হয় না.

প্রায়শই, মিটিং সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করা হলে, অনেক লোক তাদের অদক্ষতার কারণে মাথা কাঁপানো বা বিরক্তিকর দীর্ঘশ্বাসের সাথে প্রতিক্রিয়া জানায়। তারা নিজেদেরকে অনুৎপাদনশীল সেশনে আটকে থাকে যা তাদের শক্তি এবং সময় নষ্ট করে। তাই, আজ আমরা শিখতে যাচ্ছি কিভাবে একটি ভাল মিটিং আছে!

চল শুরু করি!

• কি একটি ভাল মিটিং করে?
• একটি ভাল মিটিং আছে 8 টিপস
  • 1/ সভার উদ্দেশ্য এবং ধরন সংজ্ঞায়িত করুন
  • 2/ একটি এজেন্ডা আছে
  • 3/ স্থল নিয়ম স্থাপন 
  • 4/ একটি আইস-ব্রেকার গেম দিয়ে শুরু করুন
  • 5/ সহযোগিতার জন্য একটি স্থান তৈরি করুন
  • 6/ আপনার দলকে নিযুক্ত রাখুন
  • 7/ পরিষ্কার ফলো-আপ অ্যাকশন এবং টাইমলাইন দিয়ে শেষ করুন
  • 8/ মিটিং মিনিট আছে 
• কী Takeaways

কি একটি ভাল মিটিং করে?

সভাগুলি নিঃসন্দেহে যে কোনও ব্যবসা বা সংস্থার একটি অপরিহার্য অংশ। তারা ব্যক্তিদের একত্রিত হওয়ার, ধারণা বিনিময়, সিদ্ধান্ত নেওয়া এবং একটি সাধারণ লক্ষ্যের দিকে কাজ করার জন্য একটি প্ল্যাটফর্ম। 

একটি ভাল সভা হল এমন একটি যা সুসংগঠিত, ফলপ্রসূ, কাঙ্ক্ষিত ফলাফল অর্জন করে এবং সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের শোনা এবং মূল্যবান বোধ করে।

এখানে কিছু কারণ রয়েছে যা একটি ভাল মিটিং তৈরি করে:

• এর একটি সুস্পষ্ট উদ্দেশ্য আছে। একটি ভাল মিটিং শুরু হয় একটি স্পষ্ট এজেন্ডা দিয়ে যার উদ্দেশ্য উল্লেখ করে, সাথে মিটিং এর লক্ষ্য এবং প্রত্যাশিত ফলাফল, যা মিটিংকে ট্র্যাক রাখতে সাহায্য করে এবং নিশ্চিত করে যে সমস্ত অংশগ্রহণকারী তাদের কাজ সম্পর্কে সচেতন।
• এটি কার্যকর যোগাযোগ প্রচার করে। একটি ভাল মিটিং কার্যকর যোগাযোগ প্রয়োজন. সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের তাদের চিন্তাভাবনা এবং ধারণাগুলি প্রকাশ করার সুযোগ থাকবে এবং সক্রিয় শ্রবণ এবং সম্মানজনক কথোপকথনের সাথে আলোচনাকে উত্সাহিত করা উচিত।
• এটিতে স্পষ্ট আউটপুট এবং ফলো-আপ কর্ম রয়েছে। এগুলি ছাড়া, মিটিংটি অনুৎপাদনশীল এবং অকার্যকর কারণ উপস্থিতরা তাদের পরবর্তী পদক্ষেপগুলি সম্পর্কে অনিশ্চিত থাকবে৷ সেখান থেকে কোনো ফলো-আপ মিটিংয়ে দক্ষতা আনা কঠিন।

আহস্লাইডের সাথে আরও টিপস

• ব্যবসা মিটিং | 10 সাধারণ প্রকার এবং সর্বোত্তম অভ্যাস
• হোস্ট করার সেরা উপায় সূচনা সভা
• 11টি ধাপ সফলভাবে চালানোর জন্য কৌশলগত ব্যবস্থাপনা সভা

একটি ভাল মিটিং আছে 8 টিপস

অবশ্যই, উপরের মত একটি ভাল সভা করতে এবং উপস্থিতদের সময় এবং প্রচেষ্টা নষ্ট না করার জন্য, আপনাকে সভার আগে, চলাকালীন এবং পরে প্রস্তুতি এবং ফলোআপ বিবেচনা করতে হবে। এই পদক্ষেপগুলি নোট করা একটি মসৃণ এবং সফল ফলাফলের গ্যারান্টি দেবে। 

বৈঠকের আগে - হ্যাভ এ গুড মিটিং

1/ সভার উদ্দেশ্য এবং ধরন সংজ্ঞায়িত করুন

উদ্দেশ্য, উদ্দেশ্য, এবং সভার ধরন সংজ্ঞায়িত করা উচিত এবং নিশ্চিত করা উচিত যে সমস্ত অংশগ্রহণকারীরা বুঝতে পারে। কেউ 10 মিনিটের জন্য বৈঠকে আসতে চায় না এবং এখনও তাদের দায়িত্ব সম্পর্কে সচেতন নয় এবং এখানে আলোচনার বিষয় কী। কিছু ধরনের মিটিং শুধুমাত্র নির্দিষ্ট উদ্দেশ্য যেমন পরিবেশন করে

• সিদ্ধান্ত গ্রহণের মিটিং। যখন সিদ্ধান্ত এবং কর্মের প্রয়োজন হয় তখন সেগুলি পরিচালিত হয়।
• সমস্যা সমাধানের মিটিং। সমস্যা/সংকটের সমাধান খুঁজতে তাদের ডাকা হয়।
• ব্রেনস্টর্মিং মিটিং। তারা সদস্যদের থেকে অবদানের সাথে যুগান্তকারী নতুন ধারণা সংগ্রহ করার একটি জায়গা।

2/ একটি এজেন্ডা আছে

আপনি একটি আছে নিশ্চিত করুন সভা বিষয়সূচি এবং মিটিংয়ের আগে এটি সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের কাছে পাঠান, যা অংশগ্রহণকারীদের সভার উদ্দেশ্য, লক্ষ্য এবং প্রত্যাশিত ফলাফলগুলি বুঝতে সাহায্য করবে। এটি তাদের প্রয়োজনীয় তথ্য এবং নথি যেমন রিপোর্ট, ডেটা, উপস্থাপনা বা অন্যান্য প্রাসঙ্গিক নথি সংগ্রহ করতে সহায়তা করার জন্য একটি নির্দেশিকা হিসাবেও কাজ করে।

3/ স্থল নিয়ম স্থাপন 

স্থল নিয়মগুলি হল নির্দেশিকা বা নিয়ম যা সকল অংশগ্রহণকারীর দ্বারা অগ্রিম সম্মত হয় এবং আলোচনার জন্য একটি উত্পাদনশীল এবং সম্মানজনক পরিবেশ তৈরি করতে সহায়তা করে। এর মধ্যে সক্রিয় শ্রবণকে উৎসাহিত করা, বৈচিত্র্যকে সম্মান করা, আলোচনার জন্য সীমিত সময় থাকা ইত্যাদি অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।

বৈঠককালে - হ্যাভ এ গুড মিটিং

4/ একটি আইস-ব্রেকার গেম দিয়ে শুরু করুন

ক দিয়ে শুরু ক্রিয়েটিভ আইস ব্রেকার উত্তেজনা কমানোর এবং টিম মিটিংয়ের জন্য সবাইকে সঠিক মেজাজে আনার একটি দুর্দান্ত উপায়। একটি সভার শুরুতে নীরবতার বিশ্রী মুহূর্তগুলি ভঙ্গ করা একটি উত্পাদনশীল এবং উপভোগ্য সেশনের জন্য সুর সেট করতে সহায়তা করতে পারে।

পুরানো উপর নির্ভর করার পরিবর্তে, আপনি হালকা-হৃদয় বিতর্ক, নৈমিত্তিক কথোপকথন, বা একটি লাইভ কুইজে জড়িত হতে পারেন যা অত্যন্ত মজাদার, সৃজনশীল, প্রতিযোগিতামূলক এবং মাত্র কয়েক মিনিটের মধ্যে সহজেই তৈরি করা যেতে পারে। তাই, কেন নতুন কিছু চেষ্টা করবেন না?

5/ সহযোগিতার জন্য একটি স্থান তৈরি করুন

একটি টিম মিটিং একটি গ্রুপ হিসাবে আলোচনা এবং সিদ্ধান্ত নেওয়ার একটি মূল্যবান সুযোগ। ঘটনাস্থলে নতুন ধারণা নিয়ে আসার চেষ্টা করার পরিবর্তে, দলের সদস্যদের তাদের প্রস্তুত প্রতিবেদন, ধারণা এবং দৃষ্টিভঙ্গিগুলি টেবিলে আনতে হবে। এইভাবে, দলটি একটি সুচিন্তিত এবং সঠিক চূড়ান্ত সিদ্ধান্তে পৌঁছানোর জন্য একসাথে কাজ করতে পারে।

দলটি তখন আলোচিত ধারণাগুলির একটি লাইভ জরিপ পরিচালনা এবং এর মাধ্যমে রিয়েল-টাইম প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ করার কথা বিবেচনা করতে পারে লাইভ পোল AhaSlides থেকে বহু-পছন্দের বা ওপেন-এন্ডেড প্রশ্ন সহ। 

একটি অনন্য QR কোড বা লিঙ্ক ব্যবহার করে, দলের সদস্যরা অবিলম্বে অ্যাক্সেস করতে এবং তাদের ইনপুট প্রদান করতে পারে এবং ফলাফল সরাসরি স্ক্রিনে প্রদর্শিত হবে। এটি সময় নষ্ট এড়াতে সাহায্য করে এবং নিশ্চিত করে যে সমস্ত ধারণাগুলি মোটামুটিভাবে ক্যাপচার করা হয়েছে৷

6/ আপনার দলকে নিযুক্ত রাখুন

আপনার অংশগ্রহণকারীদের মিটিং চলাকালীন তাদের নিযুক্ত রেখে বিভ্রান্ত করার সুযোগ দেবেন না। আপনি একটি "অনলাইন গোলটেবিল" সংগঠিত করতে পারেন যেখানে প্রত্যেকে অংশগ্রহণ করতে এবং অবদান রাখতে পারে। লাজুক মানুষের সাথে? চিন্তা করবেন না। বেনামী প্রশ্ন ও উত্তর এই সমস্যার সমাধান করবে।

এছাড়াও, স্বতঃস্ফূর্ততার জন্য কিছু জায়গার অনুমতি দিতে ভুলবেন না। কারণ একটি স্বাস্থ্যকর এবং সক্রিয় সভা হল নতুন সমাধান এবং উদ্ভাবনের জন্য একটি আদর্শ জায়গা। অংশগ্রহণকারীদের সৃজনশীলভাবে চিন্তা করতে উত্সাহিত করে অলস এবং চাপপূর্ণ পরিবেশ ভেঙে শব্দ মেঘ একটি আকর্ষণীয় এবং কার্যকর কার্যকলাপ হবে. চেষ্টা করে দেখুন।

বৈঠকের পর - হ্যাভ এ গুড মিটিং

7/ পরিষ্কার ফলো-আপ অ্যাকশন এবং টাইমলাইন দিয়ে শেষ করুন

কৌশলগত অধিবেশন শেষ করার জন্য, নিশ্চিত করুন যে প্রতিটি অংশগ্রহণকারী তাদের পরবর্তী পদক্ষেপগুলিতে স্পষ্টতা আছে।

বিভাগ আলোচনা করুন:

• কোন মেট্রিক্স তাদের অগ্রগতি প্রদর্শন করবে? সুনির্দিষ্ট হোন যাতে অগ্রগতি ট্র্যাক করা যায়।
• সফল হওয়ার জন্য কোন ক্রস-ফাংশনাল অংশীদারদের সমন্বয় প্রয়োজন? দৃঢ় সহযোগিতা চাবিকাঠি.
• ফলো-আপ মিটিংগুলির জন্য কী ধরনের আপডেটের প্রয়োজন হবে? রিপোর্ট? উপস্থাপনা? অগ্রিম বুদ্ধিমত্তা ফলাফল.
• আমরা কখন প্রাথমিক ফলাফল বা তথ্য আশা করতে পারি? গতি বজায় রাখার জন্য উচ্চাভিলাষী কিন্তু অর্জনযোগ্য সময়সীমা সেট করুন।

8/ মিটিং মিনিট আছে

সর্বদা বিশদ, পুঙ্খানুপুঙ্খ, পরিষ্কার এবং সহজে বোঝার প্রয়োজন মিটিং মিনিট অংশগ্রহণকারীদের, পরিচালনা পর্ষদ, সিনিয়র নেতাদের এবং যারা উপস্থিত থাকতে পারবেন না তাদের কাছে পাঠাতে। এগুলি কেবল নথি নয়, পরবর্তী সভার জন্য একটি বিষয়বস্তুর ভিত্তি কিন্তু একটি আইনি ভিত্তিও (প্রয়োজনে)।

কী Takeaways

আশা করি, একটি ভাল মিটিং থাকার জন্য টিপস যে অহস্লাইডস উপরে শেয়ার করা খুব জটিল নয়। মনে রাখবেন যে ফলপ্রসূ মিটিং হল সেইগুলি যেখানে প্রত্যেকে প্রশংসা, শোনা এবং কথা বলার জন্য উত্সাহিত বোধ করে। মিটিং অবশ্যই একটি সংজ্ঞায়িত ফলাফল তৈরি করবে এবং এর উদ্দেশ্য পূরণ করবে। বৈঠকের পর, প্রত্যেকে তাদের ভূমিকা গ্রহণ করে এবং আলোচিত পরিকল্পনাগুলি অনুসরণ করার প্রতিশ্রুতি দেয়।