সর্বদা সময়সীমা পূরণের জন্য সেরা স্কিম

ব্যবসায়, সময়সীমা মিস করা নিষিদ্ধ। একটি কার্যকর এবং উত্পাদনশীল কর্মপ্রবাহ বজায় রাখতে এবং নিয়োগকর্তা এবং ক্লায়েন্টদের সাথে সম্পর্ক বজায় রাখার জন্য সময়সীমা পূরণ করা অপরিহার্য। সুতরাং, আপনি কিভাবে সহজে এবং কার্যকরভাবে সময়সীমা পূরণ করতে পারেন? সময়সীমা ব্যবস্থাপনা একটি শিল্প। এটি শুধুমাত্র সময় ব্যবস্থাপনার দক্ষতা সম্পর্কে নয়, নেতৃত্ব এবং অন্যান্য গুণাবলীর সাথেও সম্পর্কিত। উচ্চ-মানের ফলাফলের সাথে কঠোরভাবে সময়সীমা পূরণ করতে আপনাকে সাহায্য করার জন্য 14টি প্রমাণিত উপায় দেখুন।

*সময়সীমা পূরণ করা কি কঠিন? - ছবি: ইউএসএ আজ*

থেকে টিপস AhaSlides

কেন সময়সীমা পূরণ করা গুরুত্বপূর্ণ?

সময়সীমা গুরুত্বপূর্ণ হওয়ার বেশ কয়েকটি কারণ রয়েছে এবং আমাদের সময়সীমা পূরণ করতে হবে।

আপনি আপনার কাজ শেষ নিশ্চিত করুন: অনেক মানুষ যতটা সম্ভব বিলম্বিত হতে থাকে। সত্যি কথা বলতে, সময়সীমা আমাদেরকে সীমিত সময়ের মধ্যে আরও কিছু করতে অনুপ্রাণিত করে। সময়সীমার প্রতি প্রতিশ্রুতিবদ্ধ যদি আপনার একটি স্পষ্ট লক্ষ্য এবং জরুরী বোধ নিশ্চিত করার প্রথম উপায়টি আপনাকে অবিলম্বে পদক্ষেপ নিতে বাধ্য করতে পারে।
সম্মান এবং বিশ্বাস অর্জন করুন: অনেক সময় সময়সীমা হারিয়ে যাওয়া ব্যক্তি এবং তারা যে কোম্পানির জন্য কাজ করে তার সম্পর্কে একটি নেতিবাচক চিত্র ছেড়ে দেয়। দীর্ঘমেয়াদে, কেউ তাদের সাথে কাজ করতে এবং সহযোগিতা করতে চায় না যারা সর্বদা সময়সীমা মিস করে কারণ তারা কাজের উত্পাদনশীলতা এবং দলের কৃতিত্ব, ফার্ম এবং ক্লায়েন্টদের মধ্যে সম্পর্ককে প্রভাবিত করে।
প্রতিকূল পরিণতি এড়িয়ে চলুন: অনেক শিল্পের জন্য কঠোর সময়সীমা ব্যবস্থাপনার প্রয়োজন হয় কারণ এইগুলি পূরণ করতে ব্যর্থ হলে আপনাকে আইন লঙ্ঘন করতে হবে এবং এর ফলে আর্থিক জরিমানা হতে পারে।
সমস্যাগুলি তাড়াতাড়ি আবিষ্কার করুন: যত তাড়াতাড়ি আপনি সময়সীমার আগে আপনার কাজগুলি শেষ করবেন, আপনার কাছে পুনরায় পরীক্ষা করার জন্য আরও সময় থাকবে, যা কাজের মান উন্নত করে এবং আপনার পরিচালকদের কাছ থেকে স্বীকৃতি পায়।

সময়সীমা পূরণের 14টি কার্যকর উপায়

আপনার সময়সীমার উপরে থাকতে আপনাকে সাহায্য করার জন্য, এখানে অনুসরণ করার জন্য কিছু সহায়ক টিপস রয়েছে:

আপনার সময়সীমা জানুন

আপনি যদি সময়সীমা পূরণ করতে চান তবে প্রথম জিনিসটি হল নির্ধারিত তারিখের মধ্যে কাজটি সম্পন্ন করার প্রয়োজনীয়তাগুলি বোঝা, কত দিন বাকি আছে, সময়মতো আপনার কাজ শেষ করার জন্য সেগুলি যথেষ্ট কিনা, কতজন লোককে শেষ করতে হবে। কাজ, এবং তাই এক. যদি প্রকল্পের শেষ তারিখ পরিষ্কার না থাকে, অবিলম্বে জিজ্ঞাসা করতে দ্বিধা করবেন না।

স্পষ্ট সময়সীমা আলোচনা

অস্পষ্টতা উত্পাদনশীলতার শত্রু। একজন ম্যানেজার হিসাবে, আপনি আপনার কর্মীদের যে সময়সীমা দেন তার সাথে পরিষ্কার হওয়া অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। কর্মীদের পরিপ্রেক্ষিতে, আপনি যদি সময়সীমাটি অগ্রহণযোগ্য বলে মনে করেন, তাহলে আপনার নিয়োগকর্তাদের সাথে আলোচনার বা খোলামেলা যোগাযোগ করার চেষ্টা করুন। খুব টাইট একটি সময়সীমা বা ওভারলোড নিম্নমানের কাজ এবং কর্মক্ষমতা হতে পারে।

কখনই ওভার কমিট করবেন না

একটি নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে কী সম্পন্ন করা যেতে পারে সে সম্পর্কে বাস্তববাদী হন। অত্যধিক কমিটমেন্ট চাপ, আপস গুণমান, এবং মিস সময়সীমা হতে পারে. অর্জনযোগ্য লক্ষ্য নির্ধারণ করা স্বাস্থ্যকর কাজের গতি নিশ্চিত করে, চাপ কমায় এবং ধারাবাহিকভাবে উচ্চ-মানের ফলাফল প্রচার করে।

কাজগুলিকে অগ্রাধিকার দিন

সময়সীমা পূরণ করতে যখন একই সময়ে বেশ কয়েকটি কাজ করতে হয়, জরুরীতা এবং গুরুত্বের উপর ভিত্তি করে কাজগুলি চিহ্নিত করে শুরু করুন। অগ্রাধিকার নিশ্চিত করে যে গুরুত্বপূর্ণ উপাদানগুলিকে প্রথমে সুরাহা করা হয়, মূল উপাদানগুলিকে উপেক্ষা করার ঝুঁকি কমিয়ে দেয়৷ এই পদ্ধতিটি পুরো প্রকল্প জুড়ে একটি কৌশলগত ফোকাস বজায় রাখতে সহায়তা করে।

টাস্ক নির্ভরতা সনাক্ত করুন

কাজের মধ্যে আন্তঃনির্ভরতা চিনতেও গুরুত্বপূর্ণ। একটি প্রকল্পে, কিছু কাজ অন্য একটিতে যাওয়ার আগে করা দরকার, কিছু কাজ স্বাধীনভাবে করা যেতে পারে। একটি যৌক্তিক এবং দক্ষ কর্মপ্রবাহ তৈরি করতে সাহায্য করার জন্য প্রতিটি কাজ কীভাবে অন্যদের সাথে সম্পর্কিত তা বোঝার দায়িত্ব হল পরিচালকের। পর্যায়ক্রমে নির্ভরশীল কাজগুলিকে সম্বোধন করা বাধাগুলি প্রতিরোধ করে এবং একটি মসৃণ অগ্রগতি প্রচার করে।

একটি চেকলিস্ট তৈরি করুন

পদক্ষেপ নেওয়ার আগে, একটি চেকলিস্ট তৈরি করা অনেক সুবিধা নিয়ে আসতে পারে। একটি চেকলিস্ট সংগঠিত এবং লক্ষ্যে থাকার জন্য একটি মূল্যবান হাতিয়ার, আপনার অগ্রগতি এবং পূর্বাবস্থায় থাকা ক্রিয়াকলাপগুলির উপর নজর রাখা। আপনি সকালে বা দিনের শেষে একটি চেকলিস্ট তৈরি করতে পারেন।

যেকোন বিক্ষিপ্ততাকে দূরে রাখুন

সময়সীমা পূরণের জন্য সবচেয়ে কার্যকরী টিপসগুলির মধ্যে একটি হল ধ্রুবক ইমেল বিজ্ঞপ্তি, সোশ্যাল মিডিয়া সতর্কতা এবং অপ্রয়োজনীয় মিটিং এর মতো বাধাগ্রস্ত আইটেমগুলি ছাড়াই যতটা সম্ভব ফোকাস করা। আপনি পোমোডোরো ইফেক্ট টাইম ব্যবহার করার কথা বিবেচনা করতে পারেন যাতে সংক্ষিপ্ত বিরতি বা অপ্রয়োজনীয় বিভ্রান্তি থেকে মুক্ত কর্মক্ষেত্র পুনর্বিন্যাস করা হয়।

আপনার সময় বাজেট

একটি সতর্ক পরিকল্পনা ছাড়া সবকিছু ভুল হতে পারে. প্রকল্পের সূচনা থেকে সাবধানতার সাথে আপনার সময় বাজেট করার চেষ্টা করুন। একটি বিস্তৃত সময়ের বাজেট বিকাশের মধ্যে সমগ্র প্রকল্পটিকে পরিচালনাযোগ্য কাজগুলিতে ভেঙে ফেলা, প্রতিটির জন্য প্রয়োজনীয় সময় অনুমান করা এবং বিচক্ষণতার সাথে সম্পদ বরাদ্দ করা জড়িত।

বাফার সময় যোগ করুন

"মাত্র 37% টিম সময়মতো প্রকল্পগুলি সম্পূর্ণ করে, প্রায়শই নয়।" সুতরাং, আপনি সর্বদা সময়সীমা পূরণ করছেন তা নিশ্চিত করার আরেকটি দুর্দান্ত উপায় হল বাফার সময় যোগ করা, যার অর্থ প্রতিটি কাজের জন্য আনুমানিক সময়কালের বাইরে অতিরিক্ত সময় বরাদ্দ করা। বাফার সময় প্রকল্পের সময়সীমাকে বিপদে না ফেলে পরিবর্তিত পরিস্থিতিতে মানিয়ে নেওয়ার নমনীয়তা প্রদান করে। এটি পরবর্তী কাজগুলিতে বিলম্বের একটি ডমিনো প্রভাব তৈরি না করেই সামঞ্জস্য করার অনুমতি দেয়।

অনুপ্রেরণা খোঁজা

প্রেরণা, যেমন বাস্তব বা অস্পষ্ট পুরষ্কারগুলি আপনাকে সময়সীমা পূরণ করতে উত্সাহিত করতে দুর্দান্ত সহায়তা করে। আপনার আবেগ এবং আগ্রহের সাথে সারিবদ্ধ প্রকল্পের দিকগুলি সনাক্ত করুন। কাজ সম্পর্কে আপনি যা পছন্দ করেন তার উপর ফোকাস করা উত্সাহ এবং চালনাকে পুনরায় জাগিয়ে তুলতে পারে। যদি সম্ভব হয়, চ্যালেঞ্জগুলিকে শেখার অভিজ্ঞতা হিসাবে দেখা, যেখানে আপনি আপনার সম্ভাবনা এবং ক্ষমতা আনলক করতে পারেন।

প্রথমে আপনার শক্তির সাথে খেলুন

আপনি যখন পরিকল্পনা তৈরি করেন বা কাজগুলিকে অগ্রাধিকার দেন, তখন আপনার দক্ষতা এবং দক্ষতার সাথে সারিবদ্ধ কাজগুলি নির্ধারণ করুন। প্রাথমিকভাবে আপনি যে কাজগুলিতে দক্ষতা অর্জন করেন তা মোকাবেলা করা আত্মবিশ্বাস তৈরি করে, গতিবেগ স্থাপন করে এবং বাকি প্রকল্পের জন্য একটি ইতিবাচক সুর সেট করে। শক্তিগুলি যেমন দেখানো হয়, আপনার পক্ষে বোঝার পরিবর্তে কৃতিত্বের অনুভূতি সহ আরও চ্যালেঞ্জিং দিকের কাছে যাওয়া সহজ হয়ে যায়।

আপনি যখন সবচেয়ে বেশি উৎপাদনশীল হন তখন কাজ করুন

এটা বলা একরকম সত্য যে আপনার মস্তিষ্ক যখন সতেজ এবং সক্রিয় থাকে, তখন আপনি আরও উত্পাদনশীলভাবে কাজ করেন। উৎপাদনশীলতার শিখর বিভিন্ন মানুষের জন্য পরিবর্তিত হয়। আপনি একজন সকালের মানুষ হোন বা বিকেলে আরও কার্যকরী হোন না কেন, আপনার জৈবিক ঘড়ির সাথে আপনার কাজ সারিবদ্ধ করা দক্ষতা বাড়ায়, কাজগুলি সর্বোত্তম ফোকাস এবং শক্তির সাথে সম্পন্ন করা নিশ্চিত করে৷

লিভারেজ টুলস

সরঞ্জামের সুবিধা নেওয়ার সুযোগ কখনই মিস করবেন না। উদাহরণস্বরূপ, আপনার কর্মপ্রবাহের মধ্যে পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলি সনাক্ত করুন এবং এই প্রক্রিয়াগুলিকে প্রবাহিত করতে অটোমেশন সরঞ্জামগুলি সন্ধান করুন৷ কিছু কাজ বিনামূল্যের টুলের সাহায্যে খরচ এবং সময় সাশ্রয়ের সাথে করা যেতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, যেমন অনলাইন উপস্থাপনা সরঞ্জাম ব্যবহার করে AhaSlides আকর্ষণীয় এবং ইন্টারেক্টিভ স্লাইড, মিটিং, আইসব্রেকার এবং ইভেন্টগুলি বিকাশে আপনাকে সহায়তা করতে।

সাহায্যের জন্য জিজ্ঞাসা

কার্যকরভাবে সময়সীমা পূরণ করতে, আপনার সহকর্মী দলের সদস্যদের এবং অভিজ্ঞ পেশাদারদের কাছ থেকে সাহায্য চাইতে দ্বিধা করবেন না। সহায়তা চাওয়া হল চ্যালেঞ্জগুলি কাটিয়ে ওঠার, কাজের চাপগুলি পরিচালনা করার এবং প্রকল্পের সাফল্য নিশ্চিত করার একটি কৌশলগত এবং সক্রিয় উপায়। মনে রাখবেন, সাহায্যের অনুরোধ করার সময়, আপনার প্রয়োজনীয় নির্দিষ্ট সহায়তার কথা স্পষ্টভাবে জানাতে হবে। ব্যক্তিটি কাজ বা চ্যালেঞ্জের প্রকৃতি বুঝতে পারে তা নিশ্চিত করার জন্য প্রসঙ্গ, বিশদ বিবরণ এবং প্রাসঙ্গিক তথ্য প্রদান করুন।

*সময়সীমা পূরণ করতে সহযোগিতা - চিত্র: শাটারস্টক*

কী Takeaways

💡আপনি যদি শেষ মুহুর্তে পরবর্তী ইভেন্টের জন্য প্রস্তুতি নিচ্ছেন বা সময়সীমা কাছাকাছি, চেষ্টা করুন AhaSlides. এই ইন্টারেক্টিভ প্রেজেন্টেশন টুলটি আপনাকে স্মরণীয় ভার্চুয়াল আইসব্রেকার, ব্রেনস্টর্মিং, কুইজ এবং আরও অনেক কিছু ডিজাইন করতে সাহায্য করার জন্য একটি নিখুঁত টুলকিট।

বিবরণ

আপনি কিভাবে সময়সীমা পূরণ করার আপনার ক্ষমতা প্রদর্শন করবেন?

সময়সীমা পূরণ করার ক্ষমতা বিভিন্ন মূল বৈশিষ্ট্য এবং আচরণের মাধ্যমে বর্ণনা করা যেতে পারে যেমন তাদের জরুরীতা এবং সামগ্রিক প্রকল্পের লক্ষ্যগুলির উপর প্রভাবের উপর ভিত্তি করে কাজগুলির মধ্যে বিচক্ষণতা, একটি স্বাস্থ্যকর কর্ম-জীবনের ভারসাম্য বজায় রাখা, বিশদটির প্রতি যত্নশীল মনোযোগ, অভিযোজনযোগ্যতা এবং সমস্যায় উৎকর্ষ- সমাধান, এবং আরো.

আমি কিভাবে সময়সীমার সাথে আরও ভাল কাজ করতে পারি?

পোমোডোরো ইফেক্ট টাইমার ব্যবহার করুন
একটি আদর্শ কর্মক্ষেত্র তৈরি করুন
একটি পরিচালনাযোগ্য করণীয় তালিকার পরিকল্পনা করুন-এবং এটিতে লেগে থাকুন
মাল্টিটাস্কিং এড়িয়ে চলুন
কঠিন কাজগুলো পরে ছেড়ে দিন
ব্যাঘাত দূর করুন

আপনি কীভাবে কঠোর সময়সীমার উত্তরগুলি পূরণ করবেন?

মিটিংয়ের সময়, প্রশ্নোত্তর সেশনগুলি হোস্ট করা একটি সাধারণ কার্যকলাপ, এবং তাদের মধ্যে অনেকগুলি কঠোর সময়সীমা, প্রতিটি প্রশ্নের জন্য ব্যয় করা সময়, প্রশ্ন সংগ্রহ করার সময় এবং আরও অনেক কিছুর সাথে সংগঠিত হয়। তাই, অনলাইন প্রশ্নোত্তর টুল ব্যবহার করে যেমন AhaSlides এই প্রক্রিয়াটিকে প্রবাহিত করতে এবং আপনার মিটিংগুলির সামগ্রিক দক্ষতা বাড়াতে সাহায্য করতে পারে৷ অংশগ্রহণকারীরা সরাসরি প্ল্যাটফর্মের মাধ্যমে তাদের প্রশ্ন জমা দিতে পারে, শারীরিক প্রশ্ন কার্ডের প্রয়োজন বাদ দিয়ে বা হাত তুলে। এটি কেবল সময়ই বাঁচায় না বরং এটি নিশ্চিত করে যে প্রতিটি অংশগ্রহণকারীর অবদান রাখার সমান সুযোগ রয়েছে, আরও অন্তর্ভুক্তিমূলক এবং সহযোগিতামূলক পরিবেশ গড়ে তোলা।

সুত্র: প্রকৃতপক্ষে | মাইন্ড টুলস

ট্যাগ্স: প্রসারিত লক্ষ্য