সভাগুলি ব্যবসা এবং সংস্থাগুলিতে একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে, সমস্যাগুলি নিয়ে আলোচনা এবং সমাধান করার এবং অগ্রগতি চালনা করার জন্য অভ্যন্তরীণ বিষয়গুলি পরিচালনা করার জন্য একটি প্ল্যাটফর্ম হিসাবে কাজ করে। ভার্চুয়াল হোক বা ব্যক্তিগতভাবে হোক এই সমাবেশগুলির সারমর্ম ক্যাপচার করতে, মিটিং মিনিট or বৈঠকের কার্যবিবরণী (MoM) নোট নেওয়া, আলোচিত মূল বিষয়গুলির সংক্ষিপ্তসার এবং সিদ্ধান্ত এবং রেজোলিউশনে পৌঁছানোর ট্র্যাক রাখার ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ।
এই নিবন্ধটি আপনাকে কার্যকর মিটিং মিনিট লিখতে, উদাহরণ এবং টেমপ্লেটগুলি ব্যবহার করার পাশাপাশি অনুসরণ করার সর্বোত্তম অনুশীলনগুলি সহ গাইড করবে৷
সুচিপত্র
- মিটিং মিনিট কি?
- মিনিট-টেকার কে?
- কিভাবে মিটিং মিনিট লিখবেন
- মিটিং মিনিটের উদাহরণ (+ টেমপ্লেট)
- ভালো মিটিং মিনিট তৈরি করার টিপস
- কী Takeaways
আশা করি, এই নিবন্ধটি আপনাকে আর মিটিং মিনিট লেখার চ্যালেঞ্জ অনুভব করতে সাহায্য করবে। এবং এর সাথে আপনার প্রতিটি মিটিংয়ে সৃজনশীল এবং ইন্টারেক্টিভ হতে ভুলবেন না:
- AhaSlides পাবলিক টেমপ্লেট
- প্রজেক্ট কিকঅফ মিটিং
- কৌশলগত ব্যবস্থাপনা সভা
- ব্যবসায় মিটিং |10 প্রকার এবং সর্বোত্তম অনুশীলন
- সভা বিষয়সূচি | 8টি মূল ধাপ, উদাহরণ এবং বিনামূল্যের টেমপ্লেট
- মিটিং আমন্ত্রণ ইমেল | সেরা টিপস, উদাহরণ, এবং টেমপ্লেট
- এআই অনলাইন কুইজ নির্মাতা | কুইজ লাইভ করুন | 2024 প্রকাশ করে
- বিনামূল্যে শব্দ মেঘ সৃষ্টিকর্তা
- 14 সালে স্কুল এবং কাজের জন্য 2024টি সেরা সরঞ্জাম
- রেটিং স্কেল কি? | বিনামূল্যে সার্ভে স্কেল সৃষ্টিকর্তা
- র্যান্ডম টিম জেনারেটর | 2024 র্যান্ডম গ্রুপ মেকার প্রকাশ করে
মিটিং মিনিট কি?
মিটিং মিনিট হল একটি মিটিং চলাকালীন আলোচনা, সিদ্ধান্ত এবং অ্যাকশন আইটেমগুলির একটি লিখিত রেকর্ড।
- তারা সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের এবং যারা উপস্থিত হতে অক্ষম তাদের জন্য তথ্যের একটি রেফারেন্স এবং উত্স হিসাবে কাজ করে।
- তারা নিশ্চিত করতে সাহায্য করে যে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য ভুলে যাওয়া না হয় এবং সবাই একই পৃষ্ঠায় কী আলোচনা করা হয়েছে এবং কী পদক্ষেপ নেওয়া উচিত।
- তারা বৈঠকের সময় করা সিদ্ধান্ত এবং প্রতিশ্রুতি নথিভুক্ত করে জবাবদিহিতা এবং স্বচ্ছতা প্রদান করে।
মিনিট-টেকার কে?
মিটিং চলাকালীন আলোচনা এবং সিদ্ধান্তগুলি সঠিকভাবে রেকর্ড করার জন্য মিনিট-টেকার দায়ী।
তারা একজন প্রশাসনিক কর্মকর্তা, একজন সচিব, একজন সহকারী বা ব্যবস্থাপক, অথবা কাজটি সম্পাদনকারী স্বেচ্ছাসেবক দলের সদস্য হতে পারে। এটা অত্যাবশ্যক যে মিনিট গ্রহণকারীর ভাল সংগঠন এবং নোট গ্রহণ করা, এবং কার্যকরভাবে আলোচনার সারসংক্ষেপ করতে পারে।
সঙ্গে মজার মিটিং উপস্থিতি AhaSlides
একই সময়ে লোকদের জড়ো করুন
প্রতিটি টেবিলে এসে লোকেদের উপস্থিত না হলে তাদের 'চেক' করার পরিবর্তে, এখন আপনি মজাদার ইন্টারেক্টিভ কুইজের মাধ্যমে লোকেদের মনোযোগ সংগ্রহ করতে এবং উপস্থিতি পরীক্ষা করতে পারেন AhaSlides!
🚀 বিনামূল্যে টেমপ্লেট পান ☁️
কিভাবে মিটিং মিনিট লিখবেন
কার্যকর মিটিং মিনিটের জন্য, প্রথমত, তারা উদ্দেশ্যমূলক হতে হবে, মিটিং এর একটি বাস্তব রেকর্ড হতে হবে, এবং ব্যক্তিগত মতামত বা আলোচনার বিষয়গত ব্যাখ্যা এড়িয়ে চলুন। পরবর্তী, এটি সংক্ষিপ্ত, পরিষ্কার এবং বোঝা সহজ হওয়া উচিত, শুধুমাত্র প্রধান পয়েন্টগুলিতে ফোকাস করুন এবং অপ্রয়োজনীয় বিবরণ যোগ করা এড়িয়ে চলুন। অবশেষে, এটি অবশ্যই সঠিক হতে হবে এবং নিশ্চিত করতে হবে যে সমস্ত রেকর্ড করা তথ্য তাজা এবং প্রাসঙ্গিক।
আসুন নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি সহ মিটিং মিনিট লেখার বিশদ বিবরণে যাই!
মিটিং মিনিটের 8টি অপরিহার্য উপাদান
- মিটিং এর তারিখ, সময় এবং অবস্থান
- অংশগ্রহণকারীদের তালিকা এবং অনুপস্থিতির জন্য ক্ষমাপ্রার্থী
- বৈঠকের আলোচ্যসূচি ও উদ্দেশ্য
- আলোচনা ও সিদ্ধান্তের সারসংক্ষেপ
- গৃহীত কোন ভোট এবং তাদের ফলাফল
- দায়িত্বশীল পক্ষ এবং সমাপ্তির সময়সীমা সহ অ্যাকশন আইটেম
- যেকোনো পরবর্তী পদক্ষেপ বা ফলো-আপ আইটেম
- সমাপনী মন্তব্য বা সভা মুলতবি
কার্যকর মিটিং মিনিট লেখার জন্য পদক্ষেপ
1/ প্রস্তুতি
মিটিংয়ের আগে, মিটিং এজেন্ডা এবং প্রাসঙ্গিক পটভূমি উপকরণগুলির সাথে নিজেকে পরিচিত করুন। আপনার কাছে ল্যাপটপ, নোটপ্যাড এবং কলমের মতো সমস্ত প্রয়োজনীয় সরঞ্জাম রয়েছে তা নিশ্চিত করুন। কোন তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে হবে এবং কীভাবে একটি ফর্ম্যাট করতে হবে তা বোঝার জন্য পূর্ববর্তী মিটিং মিনিট পর্যালোচনা করাও একটি ভাল ধারণা।
2/ নোট গ্রহণ
বৈঠকের সময়, আলোচনা এবং সিদ্ধান্তের বিষয়ে স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত নোট নিন। পুরো মিটিংটি শব্দার্থে প্রতিলিপি করার পরিবর্তে আপনার মূল পয়েন্ট, সিদ্ধান্ত এবং অ্যাকশন আইটেমগুলি ক্যাপচারে ফোকাস করা উচিত। স্পিকারের নাম বা কোন মূল উদ্ধৃতি, এবং কোন কর্ম আইটেম বা সিদ্ধান্ত অন্তর্ভুক্ত করা নিশ্চিত করুন। এবং সংক্ষেপে বা সংক্ষেপে লেখা এড়িয়ে চলুন যা অন্যরা বুঝতে পারে না।
3/ মিনিট সংগঠিত করুন
মিটিংয়ের পরে আপনার মিনিটের একটি সুসংগত এবং সংক্ষিপ্ত সারাংশ তৈরি করতে আপনার নোটগুলি পর্যালোচনা করুন এবং সংগঠিত করুন। মিনিটগুলি পড়া সহজ করতে আপনি শিরোনাম এবং বুলেট পয়েন্ট ব্যবহার করতে পারেন। ব্যক্তিগত মতামত বা আলোচনার বিষয়গত ব্যাখ্যা গ্রহণ করবেন না। তথ্যের উপর ফোকাস করুন এবং বৈঠকের সময় কি বিষয়ে একমত হয়েছিল।
4/ বিস্তারিত রেকর্ডিং
আপনার মিটিং মিনিটে সমস্ত প্রাসঙ্গিক বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করা উচিত, যেমন তারিখ, সময়, অবস্থান এবং অংশগ্রহণকারীদের। এবং আলোচিত যেকোন গুরুত্বপূর্ণ বিষয়, সিদ্ধান্ত এবং অ্যাসাইন করা অ্যাকশন আইটেম উল্লেখ করুন। যে কোনো ভোট নেওয়া হয়েছে এবং কোনো আলোচনার ফলাফল রেকর্ড করতে ভুলবেন না।
5/ অ্যাকশন আইটেম
কে দায়ী এবং সমাপ্তির সময়সীমা সহ বরাদ্দ করা যেকোন কর্ম আইটেম তালিকাভুক্ত করা নিশ্চিত করুন। এটি মিটিং মিনিটের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ, কারণ এটি নিশ্চিত করে যে প্রত্যেকে তাদের দায়িত্ব এবং সেগুলি সম্পূর্ণ করার সময়সীমা জানে৷
6/ পর্যালোচনা এবং বিতরণ
আপনার সঠিকতা এবং সম্পূর্ণতার জন্য মিনিট পর্যালোচনা করা উচিত এবং প্রয়োজনীয় সংশোধন করা উচিত। নিশ্চিত করুন যে সমস্ত মূল পয়েন্ট এবং সিদ্ধান্তগুলি নোট করা হয়েছে। তারপর, আপনি ব্যক্তিগতভাবে বা ইমেলের মাধ্যমে সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের মিনিটগুলি বিতরণ করতে পারেন। শেয়ার্ড ড্রাইভ বা ক্লাউড-ভিত্তিক স্টোরেজ প্ল্যাটফর্মের মতো সহজে অ্যাক্সেসের জন্য মিনিটের একটি অনুলিপি একটি কেন্দ্রীভূত স্থানে সংরক্ষণ করুন।
7/ ফলো-আপ
নিশ্চিত করুন যে মিটিং থেকে অ্যাকশন আইটেমগুলি অনুসরণ করা হয় এবং অবিলম্বে সম্পন্ন হয়। অগ্রগতি ট্র্যাক করতে মিনিটগুলি ব্যবহার করুন এবং সিদ্ধান্তগুলি বাস্তবায়িত হয়েছে তা নিশ্চিত করুন। এটি আপনাকে জবাবদিহিতা বজায় রাখতে সাহায্য করে এবং মিটিংটি ফলপ্রসূ এবং কার্যকর হয় তা নিশ্চিত করে।
মিটিং মিনিটের উদাহরণ (+ টেমপ্লেট)
1/ মিটিং মিনিট উদাহরণ: সাধারণ মিটিং টেমপ্লেট
সাধারণ মিটিং মিনিটের বিশদ এবং জটিলতার স্তরটি সভার উদ্দেশ্য এবং আপনার সংস্থার প্রয়োজনের উপর নির্ভর করবে।
সাধারণভাবে, সাধারণ মিটিং মিনিটগুলি অভ্যন্তরীণ উদ্দেশ্যে ব্যবহার করা হয় এবং অন্যান্য ধরণের মিটিং মিনিটের মতো আনুষ্ঠানিক বা ব্যাপক হওয়ার প্রয়োজন নেই।
সুতরাং, যদি আপনার জরুরী প্রয়োজন হয় এবং সভাটি সাধারণ, খুব বেশি গুরুত্বপূর্ণ নয় এমন বিষয়বস্তুর চারপাশে ঘোরে, আপনি নিম্নলিখিত টেমপ্লেটটি ব্যবহার করতে পারেন:
| মিটিং শিরোনাম: [মিটিং শিরোনাম সন্নিবেশ করান] তারিখ: [তারিখ ঢোকান] সময়: [সময় সন্নিবেশ করান] অবস্থান: [অবস্থান সন্নিবেশ করান] অংশগ্রহণকারীগণ: [আবেদনকারীদের নাম সন্নিবেশ করান] অনুপস্থিতির জন্য ক্ষমাপ্রার্থী: [নাম সন্নিবেশ করান] এজেন্ডা: [এজেন্ডা আইটেম 1 সন্নিবেশ করান] [এজেন্ডা আইটেম 2 সন্নিবেশ করান] [এজেন্ডা আইটেম 3 সন্নিবেশ করান] সভার সারাংশ: [কোন মূল পয়েন্ট বা কর্ম আইটেম সহ, বৈঠকের সময় গৃহীত আলোচনা এবং সিদ্ধান্তগুলির একটি সারসংক্ষেপ সন্নিবেশ করুন।] ক্রিয়া আইটেম: [দায়িত্বশীল পক্ষ এবং সমাপ্তির সময়সীমা সহ মিটিংয়ের সময় বরাদ্দ করা যেকোন কর্ম আইটেমের একটি তালিকা সন্নিবেশ করুন।] পরবর্তী পদক্ষেপ: [সভা চলাকালীন আলোচনা করা পরবর্তী পদক্ষেপ বা ফলো-আপ আইটেম সন্নিবেশ করুন।] সমাপনী মন্তব্য: [সভার কোনো সমাপনী মন্তব্য বা স্থগিতকরণ সন্নিবেশ করান।] সাইন ইন করুন: [মিনিট নেওয়া ব্যক্তির স্বাক্ষর সন্নিবেশ করান] |
2/ মিটিং মিনিট উদাহরণ: বোর্ড মিটিং টেমপ্লেট
বোর্ড সভার কার্যবিবরণী রেকর্ড করা হয় এবং সমস্ত সদস্যদের মধ্যে বিতরণ করা হয়, গৃহীত সিদ্ধান্তের রেকর্ড এবং সংস্থার নির্দেশনা প্রদান করে। অতএব, এটি পরিষ্কার, সম্পূর্ণ, বিস্তারিত এবং আনুষ্ঠানিক হওয়া উচিত। এখানে একটি বোর্ড মিটিং মিনিট টেমপ্লেট আছে:
| মিটিং শিরোনাম: পরিচালনা পর্ষদের সভা তারিখ: [তারিখ ঢোকান] সময়: [সময় সন্নিবেশ করান] অবস্থান: [অবস্থান সন্নিবেশ করান] অংশগ্রহণকারীগণ: [আবেদনকারীদের নাম সন্নিবেশ করান] অনুপস্থিতির জন্য ক্ষমাপ্রার্থী: [যারা অনুপস্থিতির জন্য ক্ষমা চেয়েছেন তাদের নাম সন্নিবেশ করান] এজেন্ডা: 1. পূর্ববর্তী সভার কার্যবিবরণী অনুমোদন 2. আর্থিক প্রতিবেদন পর্যালোচনা 3. কৌশলগত পরিকল্পনার আলোচনা 4. অন্য কোন ব্যবসা সভার সারাংশ: 1. পূর্ববর্তী সভার কার্যবিবরণীর অনুমোদন: [পূর্ববর্তী সভার হাইলাইটগুলি সন্নিবেশ করান পর্যালোচনা এবং অনুমোদিত] 2. আর্থিক প্রতিবেদন পর্যালোচনা: [বর্তমান আর্থিক পরিস্থিতির হাইলাইট এবং ভবিষ্যতের আর্থিক পরিকল্পনার জন্য সুপারিশ সন্নিবেশ করান] 3. কৌশলগত পরিকল্পনার আলোচনা: [বোর্ড যা আলোচনা করেছে এবং সংস্থার কৌশলগত পরিকল্পনার আপডেট করেছে তা সন্নিবেশ করান] 4. অন্য কোন ব্যবসা: [অন্য কোন গুরুত্বপূর্ণ বিষয় সন্নিবেশ করুন যা এজেন্ডায় অন্তর্ভুক্ত ছিল না] ক্রিয়া আইটেম: [দায়িত্বশীল পক্ষ এবং সমাপ্তির সময়সীমা সহ মিটিংয়ের সময় বরাদ্দ করা যেকোন কর্ম আইটেমের একটি তালিকা সন্নিবেশ করান] পরবর্তী পদক্ষেপ: বোর্ডের একটি ফলো-আপ মিটিং হবে [তারিখ সন্নিবেশ করান]। সমাপনী মন্তব্য: [ইনসার্ট টাইম] এ সভা মুলতবি করা হয়েছে। সাইন ইন করুন: [মিনিট নেওয়া ব্যক্তির স্বাক্ষর সন্নিবেশ করান] |
এটি শুধুমাত্র একটি মৌলিক বোর্ড মিটিং টেমপ্লেট, এবং আপনি আপনার মিটিং এবং সংস্থার প্রয়োজনের উপর নির্ভর করে উপাদানগুলি যোগ করতে বা সরাতে চাইতে পারেন।
3/ মিটিং মিনিট উদাহরণ: প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টেমপ্লেট
এখানে একটি প্রকল্প পরিচালনার টেমপ্লেটের জন্য একটি মিটিং মিনিটের উদাহরণ রয়েছে:
| মিটিং শিরোনাম: প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টিম মিটিং তারিখ: [তারিখ ঢোকান] সময়: [সময় সন্নিবেশ করান] অবস্থান: [অবস্থান সন্নিবেশ করান] অংশগ্রহণকারীগণ: [আবেদনকারীদের নাম সন্নিবেশ করান] অনুপস্থিতির জন্য ক্ষমাপ্রার্থী: [যারা অনুপস্থিতির জন্য ক্ষমা চেয়েছেন তাদের নাম সন্নিবেশ করান] এজেন্ডা: 1. প্রকল্পের অবস্থা পর্যালোচনা 2. প্রকল্পের ঝুঁকি নিয়ে আলোচনা 3. দলের অগ্রগতির পর্যালোচনা 4. অন্য কোন ব্যবসা সভার সারাংশ: 1. প্রকল্পের অবস্থা পর্যালোচনা করুন: [প্রগতি সম্পর্কে যেকোনো আপডেট সন্নিবেশ করান এবং যে কোনো সমস্যা সমাধান করা প্রয়োজন] 2. প্রকল্পের ঝুঁকি নিয়ে আলোচনা: [প্রকল্পে সম্ভাব্য ঝুঁকি সন্নিবেশ করান এবং সেই ঝুঁকিগুলি কমানোর পরিকল্পনা] 3. দলের অগ্রগতির পর্যালোচনা: [পর্যালোচিত অগ্রগতি সন্নিবেশ করান এবং উদ্ভূত সমস্যা নিয়ে আলোচনা করুন] 4 অন্য কোন ব্যবসা: [অন্য কোন গুরুত্বপূর্ণ বিষয় সন্নিবেশ করুন যা এজেন্ডায় অন্তর্ভুক্ত ছিল না] ক্রিয়া আইটেম: [দায়িত্বশীল পক্ষ এবং সমাপ্তির সময়সীমা সহ মিটিংয়ের সময় বরাদ্দ করা যেকোন কর্ম আইটেমের একটি তালিকা সন্নিবেশ করান] পরবর্তী পদক্ষেপ: [ইনসার্ট ডেট]-এ দলের একটি ফলো-আপ মিটিং হবে। সমাপনী মন্তব্য: [ইনসার্ট টাইম] এ সভা মুলতবি করা হয়েছে। সাইন ইন করুন: [মিনিট নেওয়া ব্যক্তির স্বাক্ষর সন্নিবেশ করান] |
ভালো মিটিং মিনিট তৈরি করার টিপস
প্রতিটি শব্দ ক্যাপচার করার বিষয়ে চাপ দেবেন না, প্রধান বিষয়, ফলাফল, সিদ্ধান্ত এবং কর্ম আইটেম লগ ইন ফোকাস. আলোচনাগুলিকে একটি লাইভ প্ল্যাটফর্মে রাখুন যাতে আপনি সমস্ত শব্দকে একটি বড় নেট-এ ধরতে পারেন🎣 - AhaSlidesধারণা বোর্ড একটি স্বজ্ঞাত এবং সহজ টুল যাতে সবাই দ্রুত তাদের ধারনা জমা দিতে পারে। আপনি এটি কীভাবে করবেন তা এখানে:
আপনার সাথে একটি নতুন উপস্থাপনা তৈরি করুন AhaSlides হিসাব, তারপর "পোল" বিভাগে ব্রেনস্টর্ম স্লাইড যোগ করুন।
লিখ তোমার আলোচনার বিষয়, তারপর "প্রেজেন্ট" টিপুন যাতে মিটিংয়ে সবাই যোগ দিতে পারে এবং তাদের ধারনা জমা দিতে পারে।
সহজ-অশান্ত মনে হচ্ছে, তাই না? এই বৈশিষ্ট্যটি এখনই ব্যবহার করে দেখুন, প্রাণবন্ত, জোরালো আলোচনার মাধ্যমে আপনার সভাগুলিকে সহজতর করতে সাহায্য করার জন্য এটি একটি দরকারী বৈশিষ্ট্য।
কী Takeaways
মিটিংয়ের কার্যবিবরণীর উদ্দেশ্য হল যারা উপস্থিত হতে পারেনি তাদের জন্য সভার একটি উচ্চ-স্তরের ওভারভিউ প্রদান করা, সেইসাথে সভার ফলাফলের রেকর্ড রাখা। অতএব, মিনিটগুলি সংগঠিত হওয়া উচিত এবং সহজে বোঝা উচিত, সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্যগুলিকে স্পষ্টভাবে এবং সংক্ষিপ্তভাবে হাইলাইট করে।
