নেইল প্রজেক্ট কিকঅফ মিটিং ফ্লায়ার ৮টি ধাপে (+ফ্রি টেমপ্লেট!)

এমনকি সেখানকার সর্বাধিক সুশৃঙ্খল সংস্থাগুলিও মাঝে মাঝে তাদের প্রকল্পগুলি বিপথগামী হয়ে যেতে পারে বলে মনে করতে পারে। প্রায়শই না, সমস্যাগুলির মধ্যে একটি প্রস্তুতি. সমাধান?একটি সুগঠিত এবং সম্পূর্ণ ইন্টারেক্টিভ প্রকল্প কিক অফ সভা!

কেবল আড়ম্বরপূর্ণ অনুষ্ঠান এবং অনুষ্ঠানের চেয়েও, একটি কার্যকরভাবে সম্পাদিত কিকঅফ সভাটি ডান পাতে সত্যিই সুন্দর কিছু পেতে পারে। এখানে একটি প্রকল্প কিক অফ সভা অনুষ্ঠিত হওয়ার 8 টি পদক্ষেপ যা উত্তেজনা তৈরি করে এবং পায় সবাই একই পৃষ্ঠায়.

কিকফের সময়!

একটি প্রকল্প Kickoff সভা কি?
প্রকল্প কিক অফ সভা এত গুরুত্বপূর্ণ কেন?
একটি কিকাস প্রজেক্টের কিকফফ সভার 8 টি ধাপ
প্রকল্প কিকঅফ মিটিং এজেন্ডা টেমপ্লেট

মনে রাখার জন্য মিটিং টিপস

আপনার অবশ্যই আগে থেকে একটি কিকঅফ মিটিং এজেন্ডা থাকতে হবে। প্রাথমিক প্রকল্প কিকঅফ ইমেল পাঠানো খুবই গুরুত্বপূর্ণ! সুতরাং, আসুন কয়েকটি কিকঅফ মিটিং এজেন্ডার নমুনাগুলি পরীক্ষা করে দেখি!

কিকঅফ সেশনটি সংক্ষিপ্ত এবং সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত, প্রচুর গেম এবং ক্রিয়াকলাপ সহ, যখন এটি হয় AhaSlides খুব কাজে আসে! নীচের মত আমাদের সাথে আরও টিপস দেখুন:

বিকল্প পাঠ্য

কথোপকথনটি কিক-স্টার্ট করুন।

প্রজেক্ট কিকঅফ মিটিংয়ের সময় আপনার দল এবং ক্লায়েন্টদের থেকে মূল্যবান ইনপুট পান। এই বিনামূল্যের টেমপ্লেটের সাথে লাইভ পোলিং, প্রশ্নোত্তর এবং ধারণা বিনিময় টুল ব্যবহার করুন!

🚀 টেমপ্লেট দেখুন

একটি প্রকল্প Kickoff সভা কি?

এটি টিনের মতো বলে, একটি প্রকল্পের কিক অফ সভা একটি মিটিং যেখানে আপনি আপনার প্রকল্প শুরু.

সাধারণত, একটি প্রজেক্ট কিকঅফ মিটিং হল সেই ক্লায়েন্টের মধ্যে প্রথম মিটিং যিনি একটি প্রজেক্টের অর্ডার দিয়েছেন এবং সেই কোম্পানির মধ্যে যা এটিকে জীবিত করবে। উভয় পক্ষ একসাথে বসবে এবং প্রকল্পের ভিত্তি, এর উদ্দেশ্য, এর লক্ষ্য এবং এটি কীভাবে ধারণা থেকে ফলপ্রসূ হবে তা নিয়ে আলোচনা করবে।

সাধারণভাবে বলতে গেলে, আছে 2 ধরনের কিকঅফ মিটিং সম্পর্কে সচেতন হতে হবে:

বহিরাগত প্রকল্প কিকঅফ -একটি উন্নয়ন দল এখানকার কারও সাথে বসে বাহিরেক্লায়েন্ট বা স্টেকহোল্ডারের মতো সংস্থাটি এবং একটি সহযোগী প্রকল্পের পরিকল্পনা নিয়ে আলোচনা করে।
অভ্যন্তরীণ PKM - থেকে একটি দল মধ্যে সংস্থাটি একসাথে বসে একটি নতুন অভ্যন্তরীণ প্রকল্পের পরিকল্পনা নিয়ে আলোচনা করে।

যদিও এই উভয় ধরণেরই আলাদা আলাদা ফলাফল হতে পারে, কার্যপ্রণালীবেশ প্রায় একই। মূলত আছে কোন অংশ নেইএকটি বাহ্যিক প্রকল্প কিকঅফের যা একটি অভ্যন্তরীণ প্রকল্প কিকঅফের অংশ নয় - শুধুমাত্র পার্থক্য হল আপনি এটি কার জন্য ধরে রেখেছেন৷

আপনার সমাবেশের সাথে আরও ব্যস্ততা

প্রকল্প কিক অফ সভা এত গুরুত্বপূর্ণ কেন?

কিকঅফ মিটিং এর উদ্দেশ্য উচ্চস্বরে এবং পরিষ্কার হওয়া উচিত! সঠিক লোকেদের কাছে একগুচ্ছ কাজ অর্পণ করে একটি প্রকল্প শুরু করা যথেষ্ট সহজ বলে মনে হতে পারে, বিশেষ করে আজকের কানবান বোর্ড-আবিষ্ট কর্মক্ষেত্রে। যাইহোক, এর ফলে দলগুলি ক্রমাগত তাদের পথ হারাতে পারে।

মনে রাখবেন, শুধু কারণ আপনি আছেন একই বোর্ডআপনি আছে মানে এই না একই পৃষ্ঠা.

এর কেন্দ্রবিন্দুতে, একটি প্রকল্পের কিক অফ সভাটি একটি সৎ এবং উন্মুক্ত সংলাপ একটি ক্লায়েন্ট এবং একটি দলের মধ্যে। এটা না প্রকল্পটি কীভাবে কাজ করবে তা ঘোষণার একটি সিরিজ, তবে ক কথোপকথনপরিকল্পনা, প্রত্যাশাগুলি এবং লক্ষ্যগুলি সীমাহীন বিতর্ক দ্বারা পৌঁছেছে।

এখানে একটি প্রকল্প কিকঅফ বৈঠক করার কিছু সুবিধা রয়েছে:

এটা সবাই পায় প্রস্তুত - "আমাকে একটি গাছ কাটার জন্য ছয় ঘন্টা সময় দিন এবং আমি প্রথম চারটি কুড়াল ধারালো করতে ব্যয় করব"।আব্রাহাম লিংকন যদি আজ বেঁচে থাকতেন, আপনি নিশ্চিত হতে পারেন যে তিনি একটি প্রকল্পের কিকঅফ মিটিংয়ে 4টি প্রকল্পের ঘন্টার মধ্যে প্রথম 6টি ব্যয় করতেন। যে কারণ এই মিটিং আছে সব কোনও প্রকল্প ডান পায়ে বন্ধ করার জন্য প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ।
এটা জড়িত থাকে সমস্ত মূল খেলোয়াড়- সবাই না থাকলে কিকঅফ মিটিং শুরু করা যাবে না: ম্যানেজার, টিম লিড, ক্লায়েন্ট এবং প্রকল্পে অংশীদার অন্য কেউ। কিক-অফ মিটিংয়ের স্পষ্টতা ছাড়াই কে কী দায়িত্বে রয়েছে তার ট্র্যাক হারানো খুব সহজ।
এটা উন্মুক্ত এবং সহযোগী - আমরা যেমন বলেছি, প্রকল্প কিকঅফ মিটিং হল বিতর্ক। সেরা বেশী জড়িত সব উপস্থিত এবং সবার থেকে সেরা ধারণা আনতে।

আপনার সমাবেশের সাথে আরও ব্যস্ততা

একটি কিকাস প্রজেক্টের কিকফফ সভার 8 টি ধাপ

সুতরাং, একটি প্রকল্প কিকঅফ সভার এজেন্ডায় ঠিক কী অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে? আমরা এটিকে নীচের 8টি ধাপে সংকুচিত করেছি, কিন্তু আপনার সবসময় মনে রাখা উচিত যে সেখানে আছে এই ধরণের বৈঠকের জন্য কোনও সেট মেনু নেই.

এই 8 টি পদক্ষেপ গাইড হিসাবে ব্যবহার করুন তবে চূড়ান্ত এজেন্ডাটি যেটি রয়েছে তা কখনই ভুলে যাবেন না আপনি!

ধাপ #1 - ভূমিকা এবং বরফ ব্রেকার্স

স্বাভাবিকভাবেই, যেকোনো কিকঅফ মিটিং শুরু করার একমাত্র উপায় হল অংশগ্রহণকারীদের একে অপরের সাথে পরিচিত করা। আপনার প্রজেক্টের দৈর্ঘ্য বা পরিধি যাই হোক না কেন, ক্লায়েন্ট এবং টিম মেম্বারদের একে অপরের সাথে প্রথম-নামের শর্তে থাকতে হবে আগে তারা একসাথে কাজ করতে পারে।

যদিও একটি সাধারণ 'গো-রাউন্ড-দ্য-টেবিল' টাইপ পরিচিতি লোকেদের নামের সাথে পরিচিত হওয়ার জন্য যথেষ্ট, একটি আইসব্রেকার আরেকটি স্তর যুক্ত করতে পারে ব্যক্তিত্ব এবং মেজাজ হালকা করুনপ্রকল্পের এগিয়ে

আর একবার চেষ্টা কর:চাকাটি ঘুরাও 🎡

এ সম্পর্কে কিছু সাধারণ সূচনা বিষয়গুলি রাখুন স্পিনার চাকা, তারপর প্রতিটি দলের সদস্যকে এটি ঘোরাতে বলুন এবং চাকাটি যে বিষয়েই হোক না কেন উত্তর দিন। মজার প্রশ্ন উত্সাহিত করা হয়, কিন্তু এটি আরো বা কম পেশাদার রাখা নিশ্চিত করুন!

আইস ব্রেকার হিসাবে ব্যবহৃত একটি স্পিনার চাকা।

এই মত আরও চান?💡 আমরা পেয়েছি যেকোন মিটিংয়ের জন্য 10টি আইসব্রেকারএখানেই.

ধাপ #2 - প্রকল্পের পটভূমি

আনুষ্ঠানিকতা এবং উত্সবের পথের বাইরে, এটি পাথর-ঠান্ডা ব্যবসা বন্ধ করে লাথি দিয়ে শুরু করার সময়। মিটিংটি সফলভাবে চালু করার জন্য, আপনার কিক-অফ মিটিং-এর জন্য একটি স্পষ্ট এজেন্ডা থাকা উচিত!

সমস্ত দুর্দান্ত গল্পের মতো, শুরুতে শুরু করা ভাল। সমস্ত চিঠিপত্রের বাহ্যরেখাআপনি এবং আপনার ক্লায়েন্টদের মধ্যে এখন পর্যন্ত যা ঘটেছে তা স্ক্র্যাচ করার জন্য প্রত্যেককে সম্পূর্ণভাবে প্রকল্পের সাথে জড়িত করতে।

এটি ইমেল, পাঠ্য, পূর্বের সভাগুলির মিনিট বা কোনও সংস্থান যা আপনার সংস্থা এবং আপনার ক্লায়েন্টের জন্য যে কোনও প্রকারের প্রসঙ্গ যুক্ত করে of একটি টাইমলাইন তৈরি করে প্রত্যেকের পক্ষে কল্পনা করা সহজ করুন।

ধাপ #3 - প্রকল্পের চাহিদা

চিঠিপত্রের পটভূমি ছাড়াও, আপনি গভীরভাবে ডুব দিতে চাইবেন বিবরণ মধ্যে কেন এই প্রকল্পটি প্রথম স্থানে চালু করা হচ্ছে।

এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ কারণ এটি প্রকল্পটি সমাধান করতে চাইছে এমন ব্যথার পয়েন্টগুলির একটি স্পষ্ট ওভারভিউ সরবরাহ করে, এটি এমন একটি বিষয় যা উভয় দল এবং ক্লায়েন্টকে সর্বদা তাদের মনের সামনে রাখতে হবে।

Protip 👊

এর মতো পর্যায়গুলি আলোচনার জন্য উপযুক্ত। আপনার ক্লায়েন্টদের জিজ্ঞাসা করুন এবং আপনার টিম তাদের প্রকল্পগুলি কীভাবে স্বপ্ন দেখেছিল বলে মনে করে তাদের ধারণাগুলি এগিয়ে দেয়।

যদি প্রযোজ্য হয় তবে আপনার চ্যানেলটি সর্বদা চেষ্টা করা উচিত গ্রাহকের ভয়েসএই গ্রুপ এ. আপনার প্রকল্প ঠিক করার চেষ্টা করছে এমন ব্যথার পয়েন্টগুলি উল্লেখ করে গ্রাহকদের বাস্তব-বিশ্বের উদাহরণ উৎস করতে ক্লায়েন্টের সাথে সহযোগিতা করুন। তাদের মতামতগুলি কীভাবে আপনার দল প্রকল্পের সাথে যোগাযোগ করে তা গঠন করা উচিত।

ধাপ #4 - প্রকল্পের লক্ষ্য

তাই আপনি মধ্যে তাকিয়ে করেছি গত প্রকল্পের, এখন এটি তাকান সময় ভবিষ্যৎ.

আপনার প্রকল্পের জন্য সরাসরি লক্ষ্য এবং সাফল্যের একটি স্পষ্ট সংজ্ঞা থাকা সত্যিই আপনার দলকে এটির দিকে কাজ করতে সহায়তা করবে। শুধু তাই নয়, এটি আপনার ক্লায়েন্টকে দেখাবে যে আপনি কাজের বিষয়ে গুরুতর এবং এটি কীভাবে যায় তাতে একইভাবে উচ্চ বাজি রয়েছে।

আপনার কিক অফ সভায় উপস্থিতদের জিজ্ঞাসা করুন 'সফলতা কেমন হবে?'এটা কি আরও বেশি গ্রাহক? আরও পর্যালোচনা? একটি ভাল গ্রাহক সন্তুষ্টি হার?

লক্ষ্য যাই হোক না কেন, এটি সর্বদা হওয়া উচিত ...

সাধনযোগ্য- নিজেকে বাড়াবাড়ি করবেন না। আপনার সীমা জানুন এবং আপনি একটি লক্ষ্য সঙ্গে আসা প্রকৃতপক্ষে অর্জনের একটি সুযোগ আছে।
পরিমেয় - ডেটা দিয়ে আপনার লক্ষ্যকে সমর্থন করুন। একটি নির্দিষ্ট সংখ্যার জন্য লক্ষ্য করুন এবং এটির দিকে আপনার অগ্রগতি ট্র্যাক করুন।
সুবিধানুযায়ী - নিজেকে একটি শেষ তারিখ দিন. সেই সময়সীমার আগে আপনার লক্ষ্যে পৌঁছানোর জন্য আপনি যা করতে পারেন তা করুন।

ধাপ #5 - কাজের বিবৃতি

'কিকঅফ মিটিং'-এ 'মাংস' রাখা, কাজের একটি বিবৃতি (SoW) প্রকল্পের সুনির্দিষ্ট বিষয়ে এবং এটি কীভাবে সম্পন্ন করা হবে তার মধ্যে একটি বিশাল ডুব। এটা প্রধান বিলিংকিকঅফ বৈঠকের কার্যসূচিতে এবং আপনার সর্বাধিক দৃষ্টি আকর্ষণ করা উচিত।

আপনার কাজের বিবৃতিতে কী অন্তর্ভুক্ত করবেন সে সম্পর্কে এই ইনফোগ্রাফিকটি দেখুন:

ইনফোগ্রাফিক একটি প্রকল্প কিক অফ সভায় কাজের বিবৃতি ঘোষণার সাথে জড়িত 6 মিনি-পদক্ষেপের ব্যাখ্যা দিয়ে।

মনে রাখবেন যে কাজের বিবৃতিটি আলোচনার বিষয়ে তেমন কিছু নয় যতটা বাকি প্রকল্প কিকঅফ বৈঠকের এজেন্ডা হিসাবে। কোনও প্রকল্পের নেতৃত্বের জন্য সহজভাবে সময় দেওয়ার সময় এটি কর্ম পরিকল্পনা রাখাআসন্ন প্রকল্পের জন্য, তারপরে আলোচনাটি সংরক্ষণ করুন সভার পরবর্তী আইটেম.

আপনার কিক অফের সভাটির মতোই, আপনার কাজের বিবৃতি সুপার ভেরিয়েবল। আপনার কাজের বিবৃতিটির সুনির্দিষ্টতা সবসময় প্রকল্পের জটিলতা, দলের আকার, জড়িত অংশগুলি ইত্যাদির উপর নির্ভর করে will

আরও জানতে চাও?This এটি দেখুন কাজের বিবৃতি রচনা করার জন্য বিস্তৃত নিবন্ধ.

ধাপ #6 - প্রশ্নোত্তর বিভাগ

যদিও আপনি শেষ অবধি আপনার প্রশ্নোত্তর বিভাগটি ছেড়ে যেতে বাধ্য বোধ করতে পারেন, আমরা আসলে এটি ধরে রাখার সুপারিশ করব সরাসরি আপনার কাজের বিবৃতি পরে.

এই ধরনের একটি বিফি সেগমেন্ট অবশ্যই আপনার ক্লায়েন্ট এবং আপনার দল উভয়ের কাছ থেকে প্রশ্নের জন্ম দেবে। মিটিংয়ের বাল্ক অংশ সকলের মনে সতেজ থাকায়, লোহা গরম থাকাকালীন আঘাত করাই ভাল।

আপনার প্রশ্নোত্তর হোস্ট করতে ইন্টারেক্টিভ প্রেজেন্টেশন সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে সবকিছু মসৃণভাবে চলতে সাহায্য করতে পারে, বিশেষ করে যদি আপনার প্রজেক্ট কিকঅফ মিটিংয়ে উপস্থিতি সংখ্যা বেশি থাকে....

এটা সংগঠিত- প্রশ্নগুলি জনপ্রিয়তা (আপভোটের মাধ্যমে) বা সময়ের দ্বারা সাজানো হয় এবং 'উত্তর দেওয়া' হিসাবে চিহ্নিত বা শীর্ষে পিন করা যেতে পারে।
এটা সংযত- প্রশ্নগুলি স্ক্রিনে দেখানোর আগে অনুমোদিত এবং বরখাস্ত করা যেতে পারে।
এটা নামবিহীন - প্রশ্নগুলি বেনামে জমা দেওয়া যেতে পারে, যার অর্থ প্রত্যেকের একটি ভয়েস আছে।

ধাপ #7 - সম্ভাব্য সমস্যা

যেমনটি আমরা আগেই বলেছি, একটি প্রকল্পের কিক অফ সভা যতটা সম্ভব উন্মুক্ত এবং সৎ হতে হবে। এটাআপনি কিভাবে নির্মাণ বিশ্বাস অর্থে যেতে যেতে আপনার ক্লায়েন্টের সাথে।

সেই লক্ষ্যে, প্রকল্পটি পথ ধরে যে সম্ভাব্য সমস্যার সম্মুখীন হতে পারে সেগুলি নিয়ে আলোচনা করা ভাল৷ এখানে কেউ আপনাকে ভবিষ্যত ভবিষ্যদ্বাণী করতে বলছে না, শুধু আপনি যে বাধার সম্মুখীন হতে পারেন তার একটি অস্থায়ী তালিকা নিয়ে আসতে।

যেহেতু আপনি, আপনার দল এবং আপনার ক্লায়েন্ট বিভিন্ন স্টেক নিয়ে এই প্রজেক্টের কাছে যাবে, এটা পাওয়া আদর্শ সবাইসম্ভাব্য সমস্যা আলোচনায় জড়িত।

ধাপ #8 - চেক ইন করা হচ্ছে

আপনার ক্লায়েন্টের সাথে নিয়মিত চেক ইন করা উভয় পক্ষের মধ্যে আস্থা মজবুত করার আরেকটি উপায়। আপনার প্রজেক্ট কিকঅফ মিটিং এ, আপনার কাছে কিছু প্রশ্ন আছে কি, কখন কে এবং কিভাবে এই চেক ইনগুলি ঘটতে চলেছে।

মধ্যে চেক করা একটি বরং সূক্ষ্ম ভারসাম্য কাজ act স্বচ্ছতাএবং প্রচেষ্টা. যদিও যতটা সম্ভব উন্মুক্ত এবং স্বচ্ছ হওয়া ভাল, তবে আপনি আসলে কতটা উপলব্ধ হবেন তার সুযোগের মধ্যে আপনাকে এটি পরিচালনা করতে হবে beখোলা এবং স্বচ্ছ।

মিটিং শেষ হওয়ার আগে আপনার এই প্রশ্নের উত্তর আছে তা নিশ্চিত করুন:

কি?- ঠিক কোন বিশদে ক্লায়েন্টকে আপডেট করতে হবে? তাদের কি অগ্রগতির প্রতিটি ক্ষুদ্র বিশদ সম্পর্কে জানতে হবে, নাকি এটি কেবল বড় লক্ষণগুলিই গুরুত্বপূর্ণ?
কখন?- কত ঘন ঘন আপনার দল আপনার ক্লায়েন্ট আপডেট করা উচিত? তারা কি প্রতিদিন যা করেছে তা রিলে করা উচিত, নাকি সপ্তাহের শেষে তারা যা পরিচালনা করেছে তার সংক্ষিপ্তসার করা উচিত?
কে? - ক্লায়েন্টের সাথে যোগাযোগকারী কোন দলের সদস্য হবেন? প্রতিটি দলের একজন সদস্য, প্রতিটি পর্যায়ে, বা পুরো প্রকল্প জুড়ে শুধুমাত্র একজন একক সংবাদদাতা থাকবে?
কিভাবে? - কোন পদ্ধতিতে ক্লায়েন্ট এবং সংবাদদাতা যোগাযোগে থাকবেন? নিয়মিত ভিডিও কল, ইমেল বা ক্রমাগত আপডেট করা লাইভ ডকুমেন্ট?

একটি প্রজেক্ট কিকঅফ মিটিংয়ের এজেন্ডায় থাকা বেশিরভাগ আইটেমের ক্ষেত্রে, খোলামেলা আলোচনা করা ভাল। একটি বড় দল এবং ক্লায়েন্টদের একটি বড় গোষ্ঠীর জন্য, আপনি এটি করা সহজ মনে করতে পারেন লাইভ পোলসম্ভাব্য সর্বোত্তম চেক ইন সূত্রটি প্রতিষ্ঠিত করতে বিকল্পগুলি নিখরচায় করার জন্য।

আরও জানতে চাও? Some কিছু পরীক্ষা করে দেখুন আপনার ক্লায়েন্টদের সাথে চেক ইন করার জন্য সর্বোত্তম অনুশীলন.

সঙ্গে কার্যকরভাবে জরিপ AhaSlides

প্রকল্প কিকঅফ মিটিং এজেন্ডা টেমপ্লেট

আপনার দক্ষতার সাথে পরিকল্পিত কিকঅফ বৈঠকের সাথে বোর্ডরুমে কিছু লোকের মন কাটানোর অপেক্ষায়, শেষ স্পর্শটি কিছুটা হলেও হতে পারে মিথষ্ক্রিয়াসব একসাথে আনতে।

আপনি কি কেবল এটি জানতেন? ব্যবসার 29%তাদের ক্লায়েন্টদের সাথে সংযুক্ত বোধ করা ( গ্যালাপ)? বিচ্ছিন্নতা B2B স্তরে একটি মহামারী, এবং এটি আনুষ্ঠানিকতার মধ্য দিয়ে একটি সমতল, অনুপ্রেরণাদায়ক প্রক্রিয়ার মতো মিটিংয়ের অনুভূতি ছেড়ে দিতে পারে।

ইন্টারেক্টিভ স্লাইডগুলির মাধ্যমে আপনার ক্লায়েন্ট এবং দলগুলিকে জড়িত করা সত্যিই পারে অংশগ্রহণ বৃদ্ধিএবং মনোযোগ স্প্যান উচ্চতর.

AhaSlides একটি আছে সরঞ্জাম অস্ত্রাগারলাইভ পোল, প্রশ্নোত্তর এবং ব্রেনস্টর্মিং স্লাইড এবং এমনকি লাইভ কুইজএবং গেমস আপনার প্রজেক্টকে সঠিক ভাবে জ্বালানোর জন্য।