একটি সফল কৌশলগত ব্যবস্থাপনা সভা চালানোর জন্য 11টি ধাপ

A কৌশলগত ব্যবস্থাপনা সভা ব্যবসার জন্য সর্বোত্তম ফলাফল তৈরি করতে উচ্চ-কার্যক্ষমতা সম্পন্ন দলগুলিকে কাজের গুণমান এবং সেইসাথে উত্পাদনশীলতা পর্যালোচনা করতে এবং উন্নত করতে সহায়তা করে এমন একটি সেরা পদ্ধতি। এই নিবন্ধটি আপনাকে একটি কৌশলগত ব্যবস্থাপনা মিটিং এবং কীভাবে কার্যকরভাবে একটি মিটিং খুলতে হয় সে সম্পর্কে আপনার যা জানা দরকার তা দেবে। 

সুচিপত্র

• #1 - একটি কৌশলগত ব্যবস্থাপনা সভা কি?
• #2 - একটি কৌশলগত ব্যবস্থাপনা সভার সুবিধা
• #3 - কে একটি কৌশলগত ব্যবস্থাপনা সভায় যোগদান করা উচিত? 
• #4 - কিভাবে একটি কার্যকরী কৌশলগত ব্যবস্থাপনা সভা (এসএমএম প্ল্যান) চালানো যায়

একটি কৌশলগত ব্যবস্থাপনা সভা কি?

কৌশলগত সভা ব্যবস্থাপনা (এসএমএম) ইহা একটি ম্যানেজমেন্ট মডেল যা একটি কোম্পানির সামগ্রিক কৌশলের উপর ফোকাস করে, যার মধ্যে কাজের দক্ষতা এবং ব্যবসায়িক কর্মক্ষমতা মূল্যায়নের জন্য প্রক্রিয়া পরিচালনা, বাজেট, গুণমান, মান এবং সরবরাহকারী অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।

এই মিটিংটি প্রতি ত্রৈমাসিকে হতে পারে এবং একটি বিপণন কৌশল মিটিং, ব্যবসায়িক কৌশল মিটিং বা বিক্রয় কৌশল মিটিং থেকে সংগৃহীত ডেটার প্রয়োজন হতে পারে।

সংক্ষেপে, কৌশলগত মিটিংয়ের উদ্দেশ্য হল নির্দিষ্ট লক্ষ্য এবং উদ্দেশ্য পূরণের জন্য একটি কোম্পানির সম্পদগুলিকে সবচেয়ে কার্যকরভাবে কীভাবে ব্যবহার করা যায় তা খুঁজে বের করা।

একটি কৌশলগত ব্যবস্থাপনা সভার সুবিধা

একটি কৌশলগত ব্যবস্থাপনা মিটিং শুধুমাত্র অংশগ্রহণকারীদের সময়মতো পৌঁছানো এবং কৌশলগত পরিকল্পনার সময় জিজ্ঞাসা করার জন্য নথি ও প্রশ্ন প্রস্তুত করা থেকে তাদের কাজের সাথে আরও সক্রিয় হতে সাহায্য করে না তবে নিম্নরূপ 5টি সুবিধা নিয়ে আসে:

খরচ কমাও

অনেক সংস্থা কৌশলগত ব্যবস্থাপনা মিটিং কাঠামোতে স্যুইচ করেছে। এসএমএম প্ল্যান কোম্পানিগুলিকে এখন কম খরচে (এমনকি বিনামূল্যের) সরঞ্জাম এবং পরিষেবাগুলিকে মিটিংগুলির মধ্যে ডেটা ক্রস-বিশ্লেষণ করতে সাহায্য করে তা দেখতে কী কাজ করে, কী করে না এবং কী ভাল করতে পারে৷ 

এটি যতটা সম্ভব বিজ্ঞতার সাথে এবং দক্ষতার সাথে সম্পদ ব্যয়, বরাদ্দ এবং বিনিয়োগ করতে সহায়তা করে।

সময় এবং শক্তি সাশ্রয় করুন

কার্যকরী মিটিংয়ের পরিকল্পনা করা বিভাগ বা অংশগ্রহণকারীদের কৌশলগত আলোচনার উদ্দেশ্য এবং তাদের কী প্রস্তুতি ও অবদান রাখতে হবে তা বুঝতে দেয়।

উদাহরণস্বরূপ, তারা কী নথি নিয়ে আসবে, কী পরিসংখ্যান উপস্থাপন করবে এবং মিটিংয়ের পরে কী কাজ বা সমাধান টানা হবে।

মিটিংয়ের জন্য প্রস্তুতির জন্য কাজগুলি ভেঙে ফেলার ফলে কার দোষের সমালোচনা না হয়ে কিন্তু সভার উদ্দেশ্য ভুলে গিয়ে অনেক সময় এবং শ্রম সাশ্রয় হয়।

নেগোশিয়েটিং পাওয়ার বুস্ট করুন

বৈঠকের সময়, তর্ক বা মতবিরোধ এড়ানো হবে না। যাইহোক, এটি গ্রাহকদের এবং ব্যবসার সমস্যা সমাধানের জন্য সর্বোত্তম সমাধান নিয়ে আলোচনা করার এবং বের করার মাধ্যমে দলের সদস্যদের আলোচনার ক্ষমতাকে বাড়িয়ে তোলে। আপনি আপনার দলে একজন চমৎকার আলোচক পেয়ে অবাক হতে পারেন!

ঝুঁকি পরিচালনা করুন 

কেউ এমন মিটিংয়ে যোগ দিতে চায় না যা মাঝপথে বাতিল হয়ে যাবে কারণ সেখানে কোনো ডেটা বা সমস্যা সমাধান নেই।

অতএব, একটি ফলো-আপ মিটিং মানে প্রত্যেককে অতীতের মিটিং থেকে ডেটা পরিকল্পনা, সংগ্রহ এবং বিতরণ করতে হবে, সেই ডেটা বিশ্লেষণ করতে হবে এবং সেই বিশ্লেষণকে পরবর্তী পদক্ষেপে কার্যকরী করতে সাহায্য করতে হবে। এই ক্রিয়াকলাপগুলি ঝুঁকিগুলি আরও ভালভাবে পরিচালনা করা নিশ্চিত করে। অথবা এমনকি মিটিংটিকে আরও ফলপ্রসূ বা শেষের চেয়ে আরও লক্ষ্য-ভিত্তিক করে তুলুন। 

বাজেট এবং সম্পদের উপর ঘনিষ্ঠ নজর রাখুন

কার্যকর টিম মিটিং পরিচালনা করলে আপনি সম্পদের উপর নজরদারি ও সমন্বয় করতে পারবেন এবং বাজেট সংক্রান্ত সিদ্ধান্ত নিতে পারবেন। কৌশল পর্যালোচনা সভাগুলি এমন বিভাগ বা প্রোগ্রামগুলিকে তুলে ধরতে সাহায্য করবে যেগুলির সফলতার জন্য অতিরিক্ত তহবিলের প্রয়োজন হতে পারে। আপনার বাজেট বা আপনার কর্মীসংখ্যা বৃদ্ধি/হ্রাস করার প্রয়োজন আছে কিনা তা দেখার জন্যও এগুলি একটি ভাল জায়গা।

কে একটি কৌশলগত ব্যবস্থাপনা সভায় যোগদান করা উচিত? 

মিটিং এ উপস্থিত হতে প্রয়োজনীয় মানুষ যেমন উচ্চ আপ হবে সিইও (ব্যবস্থাপনা পরিচালক, নির্বাহী পরিচালক, সিটি ম্যানেজার, ইত্যাদি) এবং প্রকল্পের সরাসরি ব্যবস্থাপক।

মূল খেলোয়াড়দের পরিকল্পনা করার জন্য একটি কথা বলা প্রয়োজন, কিন্তু সবাই আক্ষরিকভাবে টেবিলে থাকে না।

ঘরে অনেক লোকের উপস্থিতি চাপ, বিশৃঙ্খলা এবং বিভ্রান্তির কারণ হতে পারে। যদি আপনার একাধিক ব্যক্তি এই প্রক্রিয়ায় জড়িত থাকতে চান, তাহলে তাদের অন্তর্ভুক্ত করুন, যেমন জরিপের মাধ্যমে কর্মচারীদের মতামত সংগ্রহ করা এবং সভায় কাউকে রাখা যাতে এই তথ্য টেবিলে আসে এবং প্রক্রিয়াটির অংশ হিসেবে বিবেচিত হয়।

কিভাবে একটি কার্যকরী কৌশলগত ব্যবস্থাপনা সভা (এসএমএম প্ল্যান) চালানো যায় 

সঠিক পরিকল্পনার মাধ্যমে আপনার কৌশলগত ব্যবস্থাপনা মিটিংগুলি আকর্ষক এবং ফলপ্রসূ হয় তা নিশ্চিত করা। এই পদক্ষেপগুলি দিয়ে

সভার প্রস্তুতি

4টি ধাপে মিটিংয়ের পরিকল্পনা করার জন্য এই নির্দেশিকা অনুসরণ করতে ভুলবেন না:

• একটি সময় নির্ধারণ করুন এবং প্রয়োজনীয় তথ্য/প্রতিবেদন সংগ্রহ করুন

সময়সূচী করুন এবং এই মিটিংয়ে অংশগ্রহণের জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত নেতা এবং মূল কর্মচারীদের আমন্ত্রণ জানাতে ভুলবেন না। নিশ্চিত করুন যে রুমের লোকেরা এমন লোক যারা মিটিংয়ে সক্রিয়ভাবে অংশগ্রহণ করতে পারে।

একই সময়ে, প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করুন, এবং রিপোর্ট, আপডেট স্থিতি সূচক, এমনকি মিটিংয়ে উত্তর দিতে হবে এমন প্রশ্নও। নিশ্চিত করুন যে জমাগুলি মিটিংয়ের তারিখের খুব কাছাকাছি নয় যাতে প্রত্যেকে সাম্প্রতিক ডেটার মধ্য দিয়ে যেতে পারে এবং উদীয়মান প্রবণতা বা সমস্যাগুলির উপর একটি বিশ্লেষণ লিখতে পারে৷

• পরিকল্পনা এজেন্ডা টেমপ্লেট

একটি এজেন্ডা আপনাকে এবং অংশগ্রহণকারীদের ট্র্যাকে থাকতে সাহায্য করে। মিটিং এজেন্ডা ধারণা প্রশ্নগুলির উত্তর নিশ্চিত করবে:

• কেন আমরা এই মিটিং আছে?
• মিটিং শেষ হলে আমাদের কী করতে হবে?
• আমাদের পরবর্তী পদক্ষেপগুলি কী নেওয়া উচিত?

মনে রাখবেন যে একটি কৌশলগত ব্যবস্থাপনা মিটিং এজেন্ডা লক্ষ্য, ব্যবস্থা এবং উদ্যোগের পর্যালোচনা, কৌশল যাচাইকরণ এবং বর্তমান কৌশলগত দিকনির্দেশ এবং প্রকল্পগুলি অব্যাহত রাখার মতো হতে পারে।

এখানে একটি নমুনা এজেন্ডা আছে:

1. 9.00 AM - 9.30 AM: সভার উদ্দেশ্যের সংক্ষিপ্ত বিবরণ
2. 9.30 AM - 11.00 AM: পুরো প্রক্রিয়াটি পুনরায় মূল্যায়ন করুন
3. 1.00 PM - 3.00 PM: বিভাগ এবং নেতাদের আপডেট
4. 3.00 - 4.00 PM: অসামান্য সমস্যা
5. 4.00 PM - 5.00 PM: সমাধান দেওয়া হয়েছে
6. 5.00 PM - 6.00 PM: কর্ম পরিকল্পনা
7. 6.00 PM - 6.30 PM: QnA সেশন
8. 6.30 PM - 7.00 PM: মোড়ানো

• গ্রাউন্ড নিয়ম সেট করুন

আপনি সভার আগে প্রত্যেকের প্রস্তুতির জন্য নিয়ম সেট করতে পারেন।

উদাহরণস্বরূপ, যদি তারা উপস্থিত হতে না পারে তবে তাদের অবশ্যই একজন সহকারী পাঠাতে হবে। 

অথবা অংশগ্রহণকারীদের অবশ্যই শৃঙ্খলা বজায় রাখতে হবে, বক্তাকে সম্মান করতে হবে, বাধা দেবেন না (ইত্যাদি)

• মাসিক সর্বাত্মক সভা

উপরে উল্লিখিত হিসাবে, একটি কৌশলগত ব্যবস্থাপনা সম্মেলন একটি বড় ইভেন্ট, সাধারণত প্রতি ত্রৈমাসিকে অনুষ্ঠিত হয়। সুতরাং, আপনি যদি চান আপনার কর্মীরা এই অনুশীলনের সাথে পরিচিত হন এবং যতটা সম্ভব প্রস্তুত হন। আপনাকে সভা পর্যালোচনা করতে হবে এবং ইমেলের জন্য উপযুক্ত নয় এমন কোনো নতুন ঘোষণার সাথে কর্মীদের আপডেট করতে এবং কোম্পানির লক্ষ্য নির্ধারণ করতে এবং বিদ্যমানগুলির দিকে অগ্রগতি ট্র্যাক করতে মাসিক অল-হ্যান্ড মিটিং আয়োজন করতে হবে।

• প্রকল্প কিক-অফ মিটিং সঞ্চালন

যদি একটি অল-হ্যান্ড মিটিং কর্মীদের পরিচিত হতে এবং কৌশলগত ব্যবস্থাপনার জন্য ডেটা প্রস্তুত করতে সহায়তা করে তারপর একটি প্রজেক্ট কিক-অফ মিটিং হল সেই ক্লায়েন্টের মধ্যে প্রথম মিটিং যিনি একটি প্রজেক্টের অর্ডার দিয়েছেন এবং সেই কোম্পানির মধ্যে যা এটিকে জীবিত করবে। প্রকল্পের ভিত্তি, এর উদ্দেশ্য এবং এর লক্ষ্য নিয়ে আলোচনা করার জন্য এই বৈঠকে শুধুমাত্র মূল খেলোয়াড়দের প্রয়োজন হবে।

সভা

• সভার উদ্দেশ্য এবং কাঙ্ক্ষিত ফলাফল সংজ্ঞায়িত করুন

একটি কৌশলগত পরিকল্পনা সভা সম্পূর্ণরূপে ভুল হতে পারে যদি এটি প্রত্যেককে সংজ্ঞায়িত লক্ষ্য না দিয়ে এবং আউটপুট দাবি না করে অনুষ্ঠিত হয়। এই কারণেই প্রথম ধাপ হল মিটিংয়ের জন্য একটি স্পষ্ট, বাস্তব লক্ষ্য নির্ধারণ করা।

স্পষ্ট লক্ষ্যের কিছু উদাহরণ:

• অল্প বয়স্ক দর্শকদের কাছে পৌঁছানোর জন্য সোশ্যাল মিডিয়ায় একটি কৌশল। 
• একটি নতুন পণ্য, একটি নতুন বৈশিষ্ট্য বিকাশের একটি পরিকল্পনা৷

আপনি আপনার লক্ষ্যগুলির অংশ হিসাবে নির্দিষ্ট কৌশলগত ব্যবস্থাপনা মিটিংয়ের বিষয়গুলিও সেট করতে পারেন, যেমন বছরের দ্বিতীয়ার্ধে ব্যবসা বৃদ্ধি।

আপনার লক্ষ্যের সাথে যতটা সম্ভব নির্দিষ্ট হন। এইভাবে, প্রত্যেকের জন্য কাজ চালিয়ে যাওয়া এবং সঠিক সিদ্ধান্ত নেওয়া সহজ।

• বরফ ভাঙ্গা 

মহামারীর দুই বছর পরে কাজ করার পদ্ধতিতে পরিবর্তনের সাথে সাথে, কোম্পানিগুলিকে অবশ্যই সবসময় ভার্চুয়াল মিটিং এবং ঐতিহ্যগত মিটিং মিলিয়ে প্রস্তুত থাকতে হবে। অন্যরা অফিসে বসে থাকাকালীন কম্পিউটার স্ক্রিনের মাধ্যমে যোগাযোগকারী লোকেরা মাঝে মাঝে আপনার সহকর্মীদের কম উত্তেজিত এবং সংযোগ বিচ্ছিন্ন বোধ করে।

অতএব, পরিবেশ উষ্ণ করার জন্য সভার শুরুতে আইসব্রেকার এবং বন্ধন কার্যক্রম সহ একটি টিম মিটিং প্রয়োজন।

• মিটিং ইন্টারেক্টিভ করুন

কৌশল সেশনে আপনার দলকে সম্পূর্ণরূপে বিনিয়োগ করার জন্য সত্যিকারের ইন্টারঅ্যাক্টিভিটি বাড়ানো প্রয়োজন। স্বতন্ত্র উপস্থাপনাগুলির পরিবর্তে, ব্রেকআউটগুলিতে বিভক্ত করার চেষ্টা করুন যেখানে বিভিন্ন বিভাগ সাম্প্রতিক প্রতিবন্ধকতার সমাধানগুলি নিয়ে চিন্তাভাবনা করতে পারে।

প্রতিটি গ্রুপকে একটি চ্যালেঞ্জ বরাদ্দ করুন যা আপনার কোম্পানির মুখোমুখি হচ্ছে। তারপর, তাদের সৃজনশীলতা বন্য চালানো যাক - মাধ্যমে কিনা দল তৈরির গেম, দ্রুত ভোট, বা চিন্তাশীল আলোচনা প্রশ্ন. নিম্ন-চাপের বিন্যাসে দৃষ্টিভঙ্গির এই ভাগাভাগি অপ্রত্যাশিত অন্তর্দৃষ্টি সৃষ্টি করতে পারে।

পুনঃসংযোগ করার সময়, প্রতিটি ব্রেকআউট থেকে স্ট্রাকচার্ড কিন্তু খোলা প্রতিক্রিয়ার অনুরোধ করুন। সবাইকে মনে করিয়ে দিন এই পর্যায়ে কোন "ভুল" ধারণা নেই। আপনার লক্ষ্য শেষ পর্যন্ত একসাথে বাধা অতিক্রম করতে সমস্ত দৃষ্টিকোণ বোঝা।

• সম্ভাব্য চ্যালেঞ্জ চিহ্নিত করুন

সভা নির্ধারিত সময়ের বাইরে গেলে কী হবে? অন্যান্য অপ্রত্যাশিত সমস্যা মোকাবেলা করার জন্য যদি নেতৃত্বের দলকে অনুপস্থিত থাকতে হয়? সবাই যদি অন্যকে দোষারোপ করে কাঙ্খিত ফলাফল না পেয়ে ব্যস্ত থাকে?

ভালভাবে প্রস্তুত করার জন্য সমাধান সহ সমস্ত সম্ভাব্য ঝুঁকি তালিকাভুক্ত করুন!

উদাহরণস্বরূপ, নির্দিষ্ট এজেন্ডা আইটেম বা উপস্থাপনার জন্য একটি কাউন্টডাউন টাইমার ব্যবহার করার কথা বিবেচনা করুন। 

• অনলাইন টুল ব্যবহার করুন 

আজই যদি আপনি সহজে এবং দ্রুত ধারণাগুলি প্রকাশ করতে চান, তাহলে মিটিংয়ে ছবি এবং সরঞ্জাম ব্যবহার করা আবশ্যক। প্রতিবেদন এবং পরিসংখ্যানগুলি দৃশ্যত উপস্থাপন করা হবে এবং এই সরঞ্জামগুলির জন্য ধন্যবাদ সহজেই বোঝা যাবে। এটি লোকেদের মতামত প্রদান করতে উৎসাহিত করে এবং রিয়েল-টাইম প্রতিক্রিয়া পেয়ে দ্রুত সিদ্ধান্ত নিতে সহায়তা করে। আপনি AhaSlide, Miro, এবং এর মতো বিনামূল্যে সরঞ্জাম এবং টেমপ্লেট সরবরাহকারী খুঁজে পেতে পারেন। Google Slides.

• টাউন হল মিটিং ফরম্যাটের সাথে মোড়ানো 

আসুন একটি প্রশ্নোত্তর পর্বের মাধ্যমে সভাটি শেষ করি টাউন হল সভা।

অংশগ্রহণকারীরা তাদের পছন্দের প্রশ্ন তুলতে পারে এবং নেতাদের কাছ থেকে তাৎক্ষণিক উত্তর পেতে পারে। এটি প্রমাণ করে যে নেতারা কেবল মুখহীন সিদ্ধান্ত গ্রহণকারী নন, বরং তারা চিন্তাশীল চিন্তাবিদ যারা শুধুমাত্র কোম্পানির স্বার্থকে প্রথমে রাখেন না বরং তাদের কর্মীদের স্বার্থের কথাও চিন্তা করেন।

• একটি কৌশলগত ব্যবস্থাপনা সভার সুবিধার জন্য টিপস

উপরের ধাপগুলি ছাড়াও, কৌশলগত পরিকল্পনা অধিবেশন আরও ভালোভাবে সংগঠিত করতে আপনাকে সাহায্য করার জন্য এখানে কিছু ছোট নোট দেওয়া হল:

• সবাই আলোচনায় অংশগ্রহণ করছে তা নিশ্চিত করুন।
• নিশ্চিত করুন যে সবাই সক্রিয়ভাবে শুনছে।
• নিশ্চিত করুন যে প্রত্যেকে তাদের দলগত দক্ষতা প্রয়োগ করে।
• যতটা সম্ভব বিকল্পগুলি সংকুচিত করার জন্য কাজ করুন।
• মতামত এবং ঐক্যমতের স্তর দেখতে ভোটের জন্য ডাকতে ভয় পাবেন না।
• সৃজনশীল হও! কৌশলগত পরিকল্পনা হল সৃজনশীলতা অন্বেষণ করার এবং পুরো দলের পরিস্থিতিতে প্রতিক্রিয়া এবং সমাধান দেখার একটি সময়।

সংক্ষেপে

একটি সফল কৌশলগত ব্যবস্থাপনা সভা পরিচালনা করতে। আপনাকে অবশ্যই প্রতিটি পদক্ষেপ ভালোভাবে প্রস্তুত করতে হবে, যার মধ্যে রয়েছে মানুষ, নথি, তথ্য এবং সরঞ্জাম। একটি এজেন্ডা তৈরি করুন এবং তা মেনে চলুন যাতে অংশগ্রহণকারীরা জানতে পারেন যে তারা কী করতে যাচ্ছেন এবং কোন কাজগুলি দেওয়া হবে। 

AhaSlide একটি কৌশলগত পরিকল্পনা সেশনের নেতৃত্ব দেওয়ার বিষয়ে আপনার প্রশ্নের সমস্ত উত্তর প্রদান করার আশা করছে। আশা করি আপনি কৌশলগত ব্যবস্থাপনার মিটিং এবং গ্রুপের কার্যক্রমকে সক্রিয় ও উৎপাদনশীল রাখার জন্য এই নিবন্ধে বর্ণিত টিপস এবং সহায়তা কৌশলগুলি উপভোগ করবেন অফলাইন বা অনলাইন।

সচরাচর জিজ্ঞাস্য