8 ključnih koraka za pisanje dnevnog reda sastanka s primjerima i besplatnim predlošcima

Pa, šta je Dnevni red sastanaka? Istina je da smo svi bili dio sastanaka na kojima se osjećamo besmisleno, čak ni ne razumijevajući zašto se moramo sastati kako bismo razgovarali o informacijama koje se mogu riješiti putem e-pošte. Neki ljudi će možda morati da prisustvuju sastancima koji se vuku satima bez rešavanja problema.

Međutim, nisu svi sastanci neproduktivni, a ako želite da efikasno radite sa svojim timom, sastanak sa dnevnim redom će vas spasiti od ovih gore navedenih katastrofa.

Dobro osmišljen dnevni red postavlja jasne ciljeve i očekivanja od sastanka, osiguravajući da svi znaju svoju svrhu i šta treba da se dogodi prije, tokom i poslije.

Stoga će vas ovaj članak uputiti o važnosti postojanja dnevnog reda sastanka, koracima za kreiranje efikasnog i pružiti primjere (+predloške) koje ćete koristiti na sljedećem sastanku.

• Zašto je svakom sastanku potreban dnevni red
• 8 ključnih koraka za pisanje efektivnog dnevnog reda sastanka
• Primjeri dnevnog reda sastanaka i besplatni predlošci
• Postavite svoj dnevni red sastanka uz AhaSlides
• Key Takeaways 

Više savjeta za rad uz AhaSlides

• 10 vrsta poslovnih sastanaka
• Minute za upoznavanje: Najbolji vodič za pisanje, primjeri (+ besplatni šablon) u 2023
• 6 Best Meeting Hacks

Zašto je svakom sastanku potreban dnevni red

Svaki sastanak treba imati dnevni red kako bi se osiguralo da bude produktivan i efikasan. Dnevni red sastanka će pružiti sljedeće prednosti:

• Pojasnite svrhu i ciljeve sastanka, i pomažu da se diskusija drži fokusiranom i na pravom putu.
• Upravljajte vremenom i tempom sastanka, pobrinite se da nema besmislenih rasprava i uštedite što je više moguće vremena.
• Postavite očekivanja za učesnike, i osigurati da su pokrivene sve relevantne informacije i aktivnosti.
• Promoviše odgovornost i organizaciju, što dovodi do efikasnijih i efikasnijih sastanaka.

8 ključnih koraka za pisanje efektivnog dnevnog reda sastanka

Evo nekoliko ključnih savjeta koji će vam pomoći da napišete efikasan dnevni red sastanka:

1/ Odredite vrstu sastanka 

Budući da različite vrste sastanaka mogu uključivati ​​različite učesnike, formate i ciljeve, važno je odabrati odgovarajući za situaciju.

• Sastanak za početak projekta: Sastanak koji daje pregled projekta, njegovih ciljeva, vremenskog okvira, budžeta i očekivanja.
• All-Hands Meeting: Vrsta sastanka u cijeloj kompaniji na koji su svi zaposleni pozvani da prisustvuju. Informirati sve o učinku kompanije, ciljevima i planovima i promovirati osjećaj zajedničke svrhe i smjera unutar organizacije.
• Sastanak gradske vijećnice: Sastanak u gradskoj vijećnici kompanije na kojem zaposleni mogu postavljati pitanja, primati ažuriranja i dati povratne informacije višem rukovodstvu i drugim liderima.
• Sastanak strateškog menadžmenta: Sastanak na kojem se sastaju viši lideri ili rukovodioci kako bi razgovarali i planirali dugoročni smjer. 
• Virtualni sastanak tima: Format sastanaka virtuelnog tima može uključivati ​​prezentacije, diskusije i interaktivne aktivnosti i može se voditi pomoću softvera za video konferencije, razmjene trenutnih poruka ili drugih alata za digitalnu komunikaciju. 
• Brainstorming Session: Kreativan i zajednički sastanak u kojem učesnici stvaraju i raspravljaju o novim idejama.
• Sastanak jedan na jedan: Privatni sastanak između dvoje ljudi, koji se često koristi za recenzije učinka, treniranje ili lični razvoj.

2/ Definišite svrhu i ciljeve sastanka

Jasno navedite zašto se sastanak održava i šta se vi ili vaš tim nadate da ćete postići.

3/ Identifikujte ključne teme 

Navedite ključne teme koje treba pokriti, uključujući sve važne odluke koje treba donijeti.

4/ Dodijelite vremensko ograničenje

Odvojite odgovarajuću količinu vremena za svaku temu i cijeli sastanak kako biste osigurali da sastanak ostane po planu.

5/ Identifikujte učesnike i njihove uloge

Napravite listu onih koji će učestvovati na sastanku i navedite njihove uloge i odgovornosti.

6/ Pripremiti materijale i prateću dokumentaciju

Prikupite sve relevantne informacije ili materijale koji će vam biti potrebni tokom sastanka.

7/ Unaprijed rasporedite dnevni red

Pošaljite dnevni red sastanka svim učesnicima kako biste bili sigurni da su svi spremni i pripremljeni.

8/ Pregledati i revidirati dnevni red po potrebi

Pregledajte dnevni red prije sastanka kako biste bili sigurni da je potpun i tačan i izvršite sve potrebne izmjene.

Primjeri dnevnog reda sastanaka i besplatni predlošci 

Evo nekoliko primjera dnevnih reda sastanaka koji se mogu koristiti za različite vrste sastanaka:

1/ Dnevni red sastanka tima

Datum: 

Lokacija: 

Sudionici: 

Ciljevi timskog sastanka:

• Ažurirati napredak implementacije projekta
• Za pregled trenutnih problema i rješenja

Dnevni red sastanka tima: 

• Uvod i dobrodošlica (5 minuta) | @SZO
• Pregled prethodnog sastanka (10 minuta) | @SZO
• Ažuriranja projekta i izvještaji o napretku (20 minuta) | @SZO
• Rješavanje problema i donošenje odluka (20 minuta) | @SZO
• Otvorena diskusija i povratne informacije (20 minuta) | @SZO
• Akcija i sljedeći koraci (15 minuta) | @SZO
• Dogovor o zatvaranju i sljedećem sastanku (5 minuta) | @SZO

Besplatni predložak mjesečnog sastanka sa AhaSlides

2/ Dnevni red sastanka svih ruku

Datum: 

Lokacija: 

Attprimaoci: 

Ciljevi sastanka:

• Ažurirati performanse kompanije i uvesti nove inicijative i planove za zaposlene.

Dnevni red sastanka: 

• Dobrodošlica i uvod (5 minuta)
• Ažuriranje poslovanja kompanije (20 minuta)
• Uvođenje novih inicijativa i planova (20 minuta)
• Sesija pitanja i odgovora (30 minuta)
• Priznanja i nagrade zaposlenih (15 minuta)
• Dogovor o zatvaranju i sljedećem sastanku (5 minuta)

Predložak sastanka svih ruku

3/ Dnevni red sastanka za početak projekta

Datum: 

Lokacija: 

Sudionici:

Ciljevi sastanka:

• Utvrditi jasne ciljeve i očekivanja od projekta
• Da predstavim projektni tim
• Razgovarati o izazovima i rizicima projekta

Dnevni red sastanka: 

• Dobrodošlica i upoznavanje (5 minuta) | @SZO
• Pregled projekta i ciljevi (15 minuta) | @SZO
• Predstavljanje članova tima (5 minuta) | @SZO
• Zadaci uloga i odgovornosti (20 minuta) | @SZO
• Pregled rasporeda i vremenske linije (15 minuta) | @SZO
• Diskusija o projektnim izazovima i rizicima (20 minuta) | @SZO
• Akcije i sljedeći koraci (15 minuta) | @SZO
• Dogovor o zatvaranju i sljedećem sastanku (5 minuta) | @SZO

Imajte na umu da su ovo samo primjeri, a tačke dnevnog reda i format mogu se prilagoditi na osnovu specifičnih potreba i ciljeva sastanka. 

Postavite svoj dnevni red sastanka uz AhaSlides 

Da biste postavili dnevni red sastanka s AhaSlides, slijedite ove korake:

• Otvorite račun: Ako već niste, prijavite se AhaSlides i kreirajte nalog. Ili se uputite kod nas Public Templates Library.

• Odaberite obrazac dnevnog reda sastanka: Imamo razne šablone dnevnog reda sastanka koje možete koristiti kao početnu tačku. Jednostavno odaberite onaj koji najbolje odgovara vašim potrebama i kliknite “Preuzmi šablon”.

• Prilagodite predložak: Nakon što odaberete predložak, možete ga prilagoditi dodavanjem ili uklanjanjem stavki, podešavanjem oblikovanja i promjenom sheme boja.

• Dodajte svoje tačke dnevnog reda: Koristite uređivač slajdova da dodate svoje stavke dnevnog reda. Možete dodati tekst, točkić za okretanje, ankete, slike, tabele, grafikone i još mnogo toga.

• Sarađujte sa svojim timom: Ako radite s timom, možete sarađivati ​​na dnevnom redu. Jednostavno pozovite članove tima da uređuju prezentaciju i oni mogu unositi izmjene, dodavati komentare i predlagati izmjene.

• Podijelite dnevni red: Kada budete spremni, možete podijeliti dnevni red sa svojim timom ili sa učesnicima. Možete podijeliti link ili putem QR koda.

Uz AhaSlides, lako možete kreirati profesionalnu, dobro strukturiranu agendu sastanka koja će vam pomoći da ostanete na pravom putu i postignete svoje ciljeve sastanka.

Key Takeaways 

Slijedeći ove ključne korake i primjere uz pomoć AhaSlides predložaka, nadamo se da možete kreirati dobro strukturiran dnevni red sastanka koji vas postavlja za uspjeh.

Često Postavljena Pitanja