Sastanci igraju ključnu ulogu u preduzećima i organizacijama, služeći kao platforma za diskusiju i rješavanje problema i upravljanje unutrašnjim poslovima kako bi se pokrenuo napredak. Da biste uhvatili suštinu ovih okupljanja, bilo virtuelno ili lično, minute za upoznavanje or zapisnik sa sastanka (MJ) ključni su u vođenju bilješki, sažimanju ključnih tema o kojima se razgovaralo i praćenju donesenih odluka i rezolucija.
Ovaj članak će vas voditi u pisanju efektivnih zapisnika sa sastanka, s primjerima i predlošcima koje možete koristiti, kao i najboljim praksama koje treba slijediti.
Sadržaj
- Šta su zapisnici sa sastanka?
- Ko je zapisničar?
- Kako napisati zapisnik sa sastanka
- Primjeri zapisnika sa sastanka (+ predlošci)
- Savjeti za kreiranje dobrih zapisnika sa sastanka
- Key Takeaways
Zapisnik sa sastanka | Freepik.comŠta su zapisnici sa sastanka?
Zapisnik sa sastanka je pisani zapis o raspravama, odlukama i radnjama koje se dešavaju tokom sastanka.
- Služe kao referenca i izvor informacija za sve prisutne i one koji nisu u mogućnosti da prisustvuju.
- Oni pomažu da se osigura da se važne informacije ne zaborave i da su svi na istoj strani o tome o čemu se razgovaralo i koje radnje treba poduzeti.
- Oni takođe pružaju odgovornost i transparentnost dokumentovanjem odluka i obaveza preuzetih tokom sastanka.
Ko je zapisničar?
Zapisničar je odgovoran za tačno evidentiranje diskusija i odluka donesenih tokom sastanka.
Oni mogu biti administrativni službenik, sekretar, pomoćnik ili menadžer ili član volonterskog tima koji obavlja zadatak. Bitno je da zapisničar ima dobru organizaciju i vođenje bilješki, te da može efikasno rezimirati diskusije.
Minute za upoznavanjeZabavno prisustvo na sastancima uz AhaSlides
Okupite ljude u isto vrijeme
Umjesto da dolazite za svaki stol i 'provjeravate' ljude u slučaju da se ne pojave, sada možete privući pažnju ljudi i provjeriti prisustvo zabavnim interaktivnim kvizovima sa AhaSlides!
🚀 Nabavite besplatne šablone ☁️Kako napisati zapisnik sa sastanka
Za efikasan zapisnik sa sastanka, prvo, treba da budu objektivni, da budu činjenični zapis sa sastankai izbjegavajte lična mišljenja ili subjektivna tumačenja diskusija. Sljedeći, treba da bude kratak, jasan i lako razumljiv,fokusirajte se samo na glavne tačke i izbjegavajte dodavanje nepotrebnih detalja. konačno, mora biti tačna i osigurati da su sve snimljene informacije svježe i relevantne.
Uđimo u detalje pisanja zapisnika sa sastanka koristeći sljedeće korake!
8 osnovnih komponenti zapisnika sa sastanka
- Datum, vrijeme i mjesto sastanka
- Spisak prisutnih i eventualno izvinjenje zbog odsustva
- Dnevni red i svrha sastanka
- Sažetak diskusija i donesenih odluka
- Sva glasanja i njihovi ishodi
- Stavke aktivnosti, uključujući odgovornu stranu i rok za završetak
- Svi sljedeći koraci ili prateće stavke
- Završne riječi ili prekid sastanka
Kako napisati zapisnik sa sastankaKoraci za pisanje efektivnog zapisnika sa sastanka
1/ Priprema
Prije sastanka, upoznajte se sa dnevnim redom sastanka i svim relevantnim materijalima. Pobrinite se da imate sve potrebne alate, kao što su laptop, notepad i olovka. Takođe je dobra ideja da pregledate prethodni zapisnik sa sastanka da biste stekli uvid u to koje informacije treba uključiti i kako ih formatirati.
2/ Vodenje bilješki
Tokom sastanka vodite jasne i koncizne bilješke o raspravama i donesenim odlukama. Trebali biste se fokusirati na hvatanje ključnih tačaka, odluka i radnji, umjesto da doslovno prepisujete cijeli sastanak. Obavezno uključite imena govornika ili bilo koje ključne citate i sve akcije ili odluke. I izbjegavajte pisati skraćenicama ili stenografijom zbog kojih drugi ne razumiju.
3/ Organizujte zapisnike
Pregledajte i organizirajte svoje bilješke kako biste stvorili koherentan i koncizan sažetak vaših zapisnika nakon sastanka. Možete koristiti naslove i oznake za nabrajanje kako biste zapisnike učinili lakšim za čitanje. Nemojte uzimati lična mišljenja ili subjektivna tumačenja diskusije. Fokusirajte se na činjenice i ono što je dogovoreno tokom sastanka.
4/ Snimanje detalja
Vaš zapisnik sa sastanka treba da sadrži sve relevantne detalje, kao što su datum, vreme, lokacija i učesnici. I navedite sve važne teme o kojima se razgovaralo, odluke i dodijeljene radnje. Obavezno zabilježite sva glasanja koja su obavljena i ishod svih rasprava.
5/ Akcije
Obavezno navedite sve dodijeljene stavke, uključujući ko je odgovoran i rok za završetak. Ovo je ključni dio zapisnika sa sastanka, jer osigurava da svi znaju svoje odgovornosti i vremenski rok za njihovo ispunjavanje.
6/ Pregled i distribucija
Trebali biste provjeriti tačnost i potpunost zapisnika i izvršiti sve potrebne izmjene. Pobrinite se da sve ključne tačke i odluke budu zabilježene. Zatim možete podijeliti zapisnike svim učesnicima, bilo lično ili putem e-pošte. Pohranite kopiju minuta na centraliziranu lokaciju radi lakšeg pristupa, kao što je dijeljeni disk ili platforma za pohranu zasnovana na oblaku.
7/ Praćenje
Osigurajte da se aktivnosti sa sastanka prate i da se brzo završe. Koristite zapisnike za praćenje napretka i uvjerite se da se odluke implementiraju. Pomaže vam da održite odgovornost i osigurava da sastanak bude produktivan i efikasan.
Primjeri zapisnika sa sastanka (+ predlošci)
1/ Primjer zapisnika sa sastanka: Jednostavan predložak sastanka
Nivo detalja i složenost jednostavnih zapisnika sa sastanka ovisit će o svrsi sastanka i potrebama vaše organizacije.
Uopšteno govoreći, jednostavni zapisnici sa sastanaka se koriste za interne svrhe i ne moraju biti tako formalni ili sveobuhvatni kao druge vrste zapisnika sa sastanka.
Dakle, ako vam je hitno potrebna, a sastanak se vrti oko jednostavnog, ne previše važnog sadržaja, možete koristiti sljedeći predložak:
| Naslov sastanka:[Umetnuti naslov sastanka] Datum: [Umetnuti datum] Time:[Insert Time] Lokacija:[Ubaci lokaciju] Sudionici:[Ubacite imena učesnika] Izvinjenje zbog izostanka: [Unesite imena]Dnevni red:[Umetnuti 1. tačku dnevnog reda][Umetnuti 2. tačku dnevnog reda][Umetnuti 3. tačku dnevnog reda]Sažetak sastanka:[Ubacite sažetak diskusija i odluka donesenih tokom sastanka, uključujući sve ključne tačke ili aktivnosti.]Stavke akcije: [Ubacite listu svih radnji koje su dodijeljene tokom sastanka, uključujući odgovornu stranu i rok za završetak.]Sljedeći koraci: [Unesite sve naredne korake ili prateće stavke o kojima se razgovaralo tokom sastanka.]Završne riječi: [Unesite sve završne riječi ili prekid sastanka.]Potpisan: [Umetnuti potpis osobe koja vodi zapisnik] |
2/ Primjer zapisnika sa sastanka: Šablon sastanka odbora
Zapisnici sa sjednica odbora se snimaju i distribuiraju svim članovima, dajući zapis o donesenim odlukama i smjernicama organizacije. Stoga, treba da bude jasan, potpun, detaljan i formalan. Evo šablona zapisnika sa sastanka odbora:
| Naslov sastanka:Sastanak Upravnog odbora Datum: [Umetnuti datum]Time: [Insert Time]Lokacija:[Ubaci lokaciju] Sudionici: [Ubacite imena učesnika]Izvinjenje zbog izostanka: [Ubacite imena onih koji su se izvinili zbog odsustva]Dnevni red:1. Usvajanje zapisnika sa prethodnog sastanka 2. Pregled finansijskog izvještaja 3. Rasprava o strateškom planu4. Bilo koji drugi posaoSažetak sastanka:1. Odobrenje zapisnika sa prethodnog sastanka: [Ubacite najvažnije stavke sa prethodnog sastanka koje su pregledane i odobrene]2. Pregled finansijskog izvještaja: [Umetnuti naglaske trenutne finansijske situacije i preporuke za buduće finansijsko planiranje]3. Diskusija o strateškom planu: [Ubacite o čemu je odbor raspravljao i ažurirao strateški plan organizacije]4. Bilo šta drugo: [ubaciti bilo koja druga važna pitanja koja nisu bila uključena u dnevni red]Stavke akcije:[Ubacite listu svih radnji koje su dodijeljene tokom sastanka, uključujući odgovornu stranu i rok za završetak]Sljedeći koraci:Odbor će imati naknadni sastanak u [Insert Date].Završne riječi:Sastanak je prekinut u [Insert Time].Potpisan: [Umetnuti potpis osobe koja vodi zapisnik] |
Ovo je samo osnovni predložak sastanka odbora i možda ćete htjeti dodati ili ukloniti elemente ovisno o potrebama vašeg sastanka i organizacije.
3/ Primjer zapisnika sa sastanka: Šablon za upravljanje projektom
Evo primjera zapisnika sa sastanka za predložak za upravljanje projektom:
| Naslov sastanka: Sastanak tima za upravljanje projektima Datum: [Umetnuti datum]Time: [Insert Time]Lokacija:[Ubaci lokaciju] Sudionici: [Ubacite imena učesnika]Izvinjenje zbog izostanka: [Ubacite imena onih koji su se izvinili zbog odsustva]Dnevni red:1. Pregled statusa projekta2. Diskusija o projektnim rizicima3. Pregled napretka tima4. Bilo koji drugi posaoSažetak sastanka:1. Pregled statusa projekta: [Ubacite sve ažurirane informacije o napretku i istaknite sva pitanja koja treba riješiti]2. Diskusija o projektnim rizicima: [Ubacite potencijalne rizike za projekat i plan za ublažavanje tih rizika]3. Pregled napretka tima: [Ubaciti revidirani napredak i diskutovati o svim nastalim pitanjima]4 Bilo šta drugo: [Ubacite bilo koja druga važna pitanja koja nisu bila uključena u dnevni red]Stavke akcije:[Ubacite listu svih radnji koje su dodijeljene tokom sastanka, uključujući odgovornu stranu i rok za završetak]Sljedeći koraci:Tim će imati naknadni sastanak u [Insert Date].Završne riječi:Sastanak je prekinut u [Insert Time].Potpisan: [Umetnuti potpis osobe koja vodi zapisnik] |
Savjeti za kreiranje dobrih zapisnika sa sastanka
Nemojte se opterećivati hvatanjem svake riječi, fokusirajte se na evidentiranje glavnih tema, ishoda, odluka i radnji. Postavite diskusije na platformu uživo kako biste mogli uhvatiti sve riječi u veliku mrežu🎣 -Idejna ploča AhaSlides-a je intuitivan i jednostavan alat da svi brzo predaju svoje ideje. Evo kako to radite:
Kreirajte novu prezentaciju sa svojim AhaSlides račun, a zatim dodajte slajd Brainstorm u odeljku "Anketa".
Napišite svoje tema diskusije, a zatim pritisnite "Predstavi" kako bi se svi na sastanku mogli pridružiti i poslati svoje ideje.
Sa AhaSlides-ovom idejnom pločom, svako ima svoj glas i lako možete pratiti zapisnike sastankaZvuči lako, zar ne? Isprobajte ovu funkciju sada, to je samo jedna od korisnih funkcija koje će vam pomoći da olakšate sastanke uz živahne, snažne diskusije.
Key Takeaways
Svrha zapisnika sa sastanka je da pruži pregled sastanka na visokom nivou za one koji nisu bili u mogućnosti da prisustvuju, kao i da vodi evidenciju o rezultatima sastanka. Stoga bi zapisnici trebali biti organizirani i laki za razumijevanje, naglašavajući najvažnije informacije jasno i sažeto.
Tagovi: Poslovni sastanak
