Zapisnici sa sastanka: Najbolji vodič za pisanje, primjeri (+ besplatni šablon) u 2024

rad

Jane Ng 15 april, 2024 9 min čitanje

Sastanci igraju ključnu ulogu u preduzećima i organizacijama, služeći kao platforma za diskusiju i rješavanje problema i upravljanje unutrašnjim poslovima kako bi se pokrenuo napredak. Da biste uhvatili suštinu ovih okupljanja, bilo virtuelno ili lično, Minute za upoznavanje or zapisnik sa sastanka (MJ) ključni su u vođenju bilješki, sažimanju ključnih tema o kojima se razgovaralo i praćenju donesenih odluka i rezolucija.

Ovaj članak će vas voditi u pisanju efektivnih zapisnika sa sastanka, s primjerima i predlošcima koje možete koristiti, kao i najboljim praksama koje treba slijediti.

Sadržaj

Minute za upoznavanje
Zapisnik sa sastanka | Freepik.com

Nadamo se da će vam ovaj članak pomoći da više ne osjećate izazov pisanja zapisnika sa sastanka. I ne zaboravite da budete kreativni i interaktivni na svakom od svojih sastanaka sa:

Šta su zapisnici sa sastanka?

Zapisnik sa sastanka je pisani zapis o raspravama, odlukama i radnjama koje se dešavaju tokom sastanka. 

  • Služe kao referenca i izvor informacija za sve prisutne i one koji nisu u mogućnosti da prisustvuju.
  • Oni pomažu da se osigura da se važne informacije ne zaborave i da su svi na istoj strani o tome o čemu se razgovaralo i koje radnje treba poduzeti.
  • Oni takođe pružaju odgovornost i transparentnost dokumentovanjem odluka i obaveza preuzetih tokom sastanka.

Ko je zapisničar?

Zapisničar je odgovoran za tačno evidentiranje diskusija i odluka donesenih tokom sastanka.

Oni mogu biti administrativni službenik, sekretar, pomoćnik ili menadžer ili član volonterskog tima koji obavlja zadatak. Bitno je da zapisničar ima dobru organizaciju i vođenje bilješki, te da može efikasno rezimirati diskusije.

Minute za upoznavanje

Zabavno prisustvo na sastancima uz AhaSlides

Alternativni tekst


Okupite ljude u isto vrijeme

Umjesto da dolazite za svaki stol i 'provjeravate' ljude u slučaju da se ne pojave, sada možete privući pažnju ljudi i provjeriti prisustvo zabavnim interaktivnim kvizovima sa AhaSlides!


🚀 Nabavite besplatne šablone ☁️

Kako napisati zapisnik sa sastanka

Za efikasan zapisnik sa sastanka, prvo, treba da budu objektivni, da budu činjenični zapis sa sastankai izbjegavajte lična mišljenja ili subjektivna tumačenja diskusija. Sljedeći, treba da bude kratak, jasan i lako razumljiv, fokusirajte se samo na glavne tačke i izbjegavajte dodavanje nepotrebnih detalja. konačno, mora biti tačna i osigurati da su sve snimljene informacije svježe i relevantne.

Uđimo u detalje pisanja zapisnika sa sastanka sa sljedećim koracima!

8 osnovnih komponenti zapisnika sa sastanka

  1. Datum, vrijeme i mjesto sastanka
  2. Spisak prisutnih i eventualno izvinjenje zbog odsustva
  3. Dnevni red i svrha sastanka
  4. Sažetak diskusija i donesenih odluka
  5. Sva glasanja i njihovi ishodi
  6. Stavke aktivnosti, uključujući odgovornu stranu i rok za završetak
  7. Svi sljedeći koraci ili prateće stavke
  8. Završne riječi ili prekid sastanka
Kako napisati zapisnik sa sastanka
Kako napisati zapisnik sa sastanka

Koraci za pisanje efektivnog zapisnika sa sastanka

1/ Priprema

Prije sastanka, upoznajte se sa dnevnim redom sastanka i svim relevantnim materijalima. Pobrinite se da imate sve potrebne alate, kao što su laptop, notepad i olovka. Takođe je dobra ideja da pregledate prethodni zapisnik sa sastanka da biste stekli uvid u to koje informacije treba uključiti i kako ih formatirati.

2/ Vodenje bilješki

Tokom sastanka vodite jasne i koncizne bilješke o raspravama i donesenim odlukama. Trebali biste se fokusirati na hvatanje ključnih tačaka, odluka i radnji, umjesto da doslovno prepisujete cijeli sastanak. Obavezno uključite imena govornika ili bilo koje ključne citate i sve akcije ili odluke. I izbjegavajte pisati skraćenicama ili stenografijom zbog kojih drugi ne razumiju.

3/ Organizujte zapisnike

Pregledajte i organizirajte svoje bilješke kako biste stvorili koherentan i koncizan sažetak vaših zapisnika nakon sastanka. Možete koristiti naslove i oznake za nabrajanje kako biste zapisnike učinili lakšim za čitanje. Nemojte uzimati lična mišljenja ili subjektivna tumačenja diskusije. Fokusirajte se na činjenice i ono što je dogovoreno tokom sastanka.

4/ Snimanje detalja

Vaš zapisnik sa sastanka treba da sadrži sve relevantne detalje, kao što su datum, vreme, lokacija i učesnici. I navedite sve važne teme o kojima se razgovaralo, odluke i dodijeljene radnje. Obavezno zabilježite sva glasanja koja su obavljena i ishod svih rasprava.

5/ Akcije

Obavezno navedite sve dodijeljene stavke, uključujući ko je odgovoran i rok za završetak. Ovo je ključni dio zapisnika sa sastanka, jer osigurava da svi znaju svoje odgovornosti i vremenski rok za njihovo ispunjavanje.

6/ Pregled i distribucija

Trebali biste provjeriti tačnost i potpunost zapisnika i izvršiti sve potrebne izmjene. Pobrinite se da sve ključne tačke i odluke budu zabilježene. Zatim možete podijeliti zapisnike svim učesnicima, bilo lično ili putem e-pošte. Pohranite kopiju minuta na centraliziranu lokaciju radi lakšeg pristupa, kao što je dijeljeni disk ili platforma za pohranu zasnovana na oblaku.

7/ Praćenje

Osigurajte da se aktivnosti sa sastanka prate i da se brzo završe. Koristite zapisnike za praćenje napretka i uvjerite se da se odluke implementiraju. Pomaže vam da održite odgovornost i osigurava da sastanak bude produktivan i efikasan.

primjer zapisnika sa sastanka

Primjeri zapisnika sa sastanka (+ predlošci)

1/ Primjer zapisnika sa sastanka: Jednostavan predložak sastanka

Nivo detalja i složenost jednostavnih zapisnika sa sastanka ovisit će o svrsi sastanka i potrebama vaše organizacije. 

Uopšteno govoreći, jednostavni zapisnici sa sastanaka se koriste za interne svrhe i ne moraju biti tako formalni ili sveobuhvatni kao druge vrste zapisnika sa sastanka. 

Dakle, ako vam je hitno potrebna, a sastanak se vrti oko jednostavnog, ne previše važnog sadržaja, možete koristiti sljedeći predložak:

Naslov sastanka: [Umetnuti naslov sastanka] 
Datum: [Umetnuti datum] 
Time: [Insert Time] 
Lokacija: [Ubaci lokaciju] 
Sudionici: [Ubacite imena učesnika] 
Izvinjenje zbog izostanka: [Unesite imena]

Dnevni red:
[Umetnuti 1. tačku dnevnog reda]
[Umetnuti 2. tačku dnevnog reda]
[Umetnuti 3. tačku dnevnog reda]

Sažetak sastanka:
[Ubacite sažetak diskusija i odluka donesenih tokom sastanka, uključujući sve ključne tačke ili aktivnosti.]

Stavke akcije: 
[Ubacite listu svih radnji koje su dodijeljene tokom sastanka, uključujući odgovornu stranu i rok za završetak.]

Sljedeći koraci: 
[Unesite sve naredne korake ili prateće stavke o kojima se razgovaralo tokom sastanka.]

Završne riječi: 
[Unesite sve završne riječi ili prekid sastanka.]

Potpisan: [Umetnuti potpis osobe koja vodi zapisnik]

2/ Primjer zapisnika sa sastanka: Šablon sastanka odbora

Zapisnici sa sjednica odbora se snimaju i distribuiraju svim članovima, dajući zapis o donesenim odlukama i smjernicama organizacije. Stoga, treba da bude jasan, potpun, detaljan i formalan. Evo šablona zapisnika sa sastanka odbora:

Naslov sastanka: Sastanak Upravnog odbora
Datum: [Umetnuti datum]
Time: [Insert Time]
Lokacija: [Ubaci lokaciju]
Sudionici: [Ubacite imena učesnika]
Izvinjenje zbog izostanka: [Ubacite imena onih koji su se izvinili zbog odsustva]

Dnevni red:
1. Usvajanje zapisnika sa prethodnog sastanka 
2. Pregled finansijskog izvještaja 
3. Rasprava o strateškom planu
4. Bilo koji drugi posao

Sažetak sastanka:
1. Odobrenje zapisnika sa prethodnog sastanka: [Ubacite najvažnije stavke sa prethodnog sastanka koje su pregledane i odobrene]
2. Pregled finansijskog izvještaja: [Umetnuti naglaske trenutne finansijske situacije i preporuke za buduće finansijsko planiranje]
3. Diskusija o strateškom planu: [Ubacite o čemu je odbor raspravljao i ažurirao strateški plan organizacije]
4. Bilo šta drugo: [ubaciti bilo koja druga važna pitanja koja nisu bila uključena u dnevni red]

Stavke akcije:
[Ubacite listu svih radnji koje su dodijeljene tokom sastanka, uključujući odgovornu stranu i rok za završetak]

Sljedeći koraci:
Odbor će imati naknadni sastanak u [Insert Date].

Završne riječi:
Sastanak je prekinut u [Insert Time].

Potpisan: [Umetnuti potpis osobe koja vodi zapisnik]

Ovo je samo osnovni predložak sastanka odbora i možda ćete htjeti dodati ili ukloniti elemente ovisno o potrebama vašeg sastanka i organizacije.

3/ Primjer zapisnika sa sastanka: Šablon za upravljanje projektom 

Evo primjera zapisnika sa sastanka za predložak za upravljanje projektom:

Naslov sastanka: Sastanak tima za upravljanje projektima 
Datum: [Umetnuti datum]
Time: [Insert Time]
Lokacija: [Ubaci lokaciju]
Sudionici: [Ubacite imena učesnika]
Izvinjenje zbog izostanka: [Ubacite imena onih koji su se izvinili zbog odsustva]

Dnevni red:
1. Pregled statusa projekta
2. Diskusija o projektnim rizicima
3. Pregled napretka tima
4. Bilo koji drugi posao

Sažetak sastanka:
1. Pregled statusa projekta: [Ubacite sve ažurirane informacije o napretku i istaknite sva pitanja koja treba riješiti]
2. Diskusija o projektnim rizicima: [Ubacite potencijalne rizike za projekat i plan za ublažavanje tih rizika]
3. Pregled napretka tima: [Ubaciti revidirani napredak i diskutovati o svim nastalim pitanjima]
4 Bilo šta drugo: [Ubacite bilo koja druga važna pitanja koja nisu bila uključena u dnevni red]

Stavke akcije:
[Ubacite listu svih radnji koje su dodijeljene tokom sastanka, uključujući odgovornu stranu i rok za završetak]

Sljedeći koraci:
Tim će imati naknadni sastanak u [Insert Date].

Završne riječi:
Sastanak je prekinut u [Insert Time].

Potpisan: [Umetnuti potpis osobe koja vodi zapisnik]

Savjeti za kreiranje dobrih zapisnika sa sastanka

Nemojte se opterećivati ​​hvatanjem svake riječi, fokusirajte se na evidentiranje glavnih tema, ishoda, odluka i radnji. Postavite diskusije na platformu uživo kako biste mogli uhvatiti sve riječi u veliku mrežu🎣 - Idejna ploča AhaSlides-a je intuitivan i jednostavan alat da svi brzo predaju svoje ideje. Evo kako to radite:

Kreirajte novu prezentaciju sa svojim AhaSlides račun, a zatim dodajte slajd Brainstorm u odeljku "Anketa".

pisanje zapisnika sa sastanka

Napišite svoje tema diskusije, a zatim pritisnite "Predstavi" kako bi se svi na sastanku mogli pridružiti i poslati svoje ideje.

AhaSlides ploča ideja se može koristiti za lako praćenje zapisnika sa sastanka
Sa AhaSlides-ovom idejnom pločom, svako ima svoj glas i lako možete pratiti zapisnike sastanka

Zvuči lako, zar ne? Isprobajte ovu funkciju sada, to je samo jedna od korisnih funkcija koje će vam pomoći da olakšate sastanke uz živahne, snažne diskusije.

Key Takeaways

Svrha zapisnika sa sastanka je da pruži pregled sastanka na visokom nivou za one koji nisu bili u mogućnosti da prisustvuju, kao i da vodi evidenciju o rezultatima sastanka. Stoga bi zapisnici trebali biti organizirani i laki za razumijevanje, naglašavajući najvažnije informacije jasno i sažeto.