Šta je proces planiranja projekta u upravljanju projektima?

Dobro upravljanje projektom uključuje pet osnovnih koraka: početak inicijacije, planiranje, izvršenje, praćenje i kontrola i završetak sa zatvaranjem. Važno je napomenuti da nijedan od uspješnih projekata ne može zanemariti nijednu od ovih faza, posebno proces planiranja projekta koji prati sve što treba pratiti, kao što je isporuka na vrijeme i u okviru budžeta.

Planiranje projekta je u srcu životnog ciklusa projekta, što takođe znači da je to najizazovnija faza. Međutim, uvijek postoji način da se tamo stigne.

U ovom članku saznajemo više o planiranju projekta, definiciji, primjerima, procesu i nekim alatima za planiranje koji će vam pomoći da bolje razumijete proces planiranja projekta i naučite kako se nositi s njegovim poteškoćama. 

Savjeti za bolji angažman

• Upravljanje projektima
• Primjer rasporeda projekta
• Waterfall Methodology

Šta je definicija projektnog planiranja?

Planiranje projekta se može definisati kao sistematski proces isticanja, organizovanja i strategiranja neophodnih koraka i resursa potrebnih za postizanje određenog cilja unutar definisanog vremenskog okvira. To je proaktivan pristup koji uključuje identifikaciju ciljeva, uspostavljanje mape puta i dodjelu resursa za optimizaciju produktivnosti i ublažavanje rizika.

Povezano: Proces strateškog upravljanja | Ultimativni vodič sa 7 najboljih savjeta

7 faza procesa planiranja projekta

U ovom dijelu ulazimo u 7 koraka uključenih u planiranje projekta kako slijedi:

Faza 1: Definiranje ciljeva i opsega projekta

Početna faza procesa planiranja projekta se vrti oko jasnog definisanja ciljeva i obima projekta. To podrazumijeva razumijevanje željenih ishoda, identifikaciju zainteresovanih strana i uspostavljanje mjerljivih ciljeva. Definiranje granica projekta, rezultata i ograničenja postavlja osnovu za naknadne aktivnosti planiranja.

Na primjer, Nike postavlja cilj prodaje da proda 3,00,000 jedinica sljedeće godine, što je povećanje od 30% u odnosu na trenutnu prodaju.

Faza 2: Provođenje sveobuhvatne procjene projekta

Temeljna procjena projekta je ključna za informirano donošenje odluka i ublažavanje rizika. Ova faza uključuje provođenje detaljne analize projektnih zahtjeva, resursa, potencijalnih rizika i zavisnosti. Procjenom izvodljivosti, održivosti i potencijalnih izazova projekta, planeri mogu identificirati kritične faktore uspjeha i razviti strategije za rješavanje potencijalnih prepreka.

Faza 3: Razvijanje strukture raščlambe posla (WBS)

U ovom koraku planiranja projekta, cijeli projekat je razbijen na manje komponente kojima se može upravljati. Ovaj pristup se naziva strukturom raščlambe posla (WBS) koja pruža hijerarhijski prikaz zadataka, podzadataka i rezultata, osiguravajući jasnoću i organizaciju. Olakšava alokaciju resursa i sekvenciranje zadataka i uspostavlja logički okvir za izvršenje projekta.

Faza 4: Procjena resursa i utvrđivanje vremenskih rokova

Procjena resursa i utvrđivanje vremenskog okvira također su ključni za uspjeh planiranja projekta. Ova faza ima za cilj da odredi potrebno osoblje, budžetska izdvajanja i materijale potrebne za svaki zadatak. Uzimajući u obzir zavisnosti zadataka, prioritete i dostupne resurse, planeri ili menadžeri mogu razviti realne vremenske okvire, identifikujući ključne prekretnice na tom putu.

Faza 5: Identifikacija rizika i strategije ublažavanja

Nijedan projekat nije imun na rizike, a njihovo rano rješavanje je od vitalnog značaja za obradu plana. Tokom ove faze, potencijalni rizici i neizvjesnosti se identificiraju, analiziraju i određuju prioriteti. Razvijaju se proaktivne strategije za ublažavanje rizika, koje obuhvataju planove za vanredne situacije, mehanizme prenosa rizika i alternativne pravce delovanja. Redovno praćenje i procjena rizika osiguravaju prilagodljivost tokom životnog ciklusa projekta.

Faza 6: Komunikacija i angažovanje zainteresovanih strana

Poput ljepila, učinkovita komunikacija može održati projekat na okupu. Uspostavljanje komunikacijskog plana koji ocrtava kanale, učestalost i uključenost zainteresovanih strana je imperativ. Redovno ažuriranje statusa, izvještaji o napretku i zajedničke diskusije podstiču transparentnost, poboljšavaju koordinaciju i upravljaju očekivanjima dionika.

Faza 7: Monitoring, kontrola i evaluacija

Dolazak do finala efektivnog okvira za planiranje projekta je faza kontinuiranog praćenja i evaluacije. Ova faza se fokusira na praćenje napretka, upoređivanje sa utvrđenim prekretnicama i utvrđivanje odstupanja. Ako je potrebno, vrše se prilagodbe kako bi se projekat uskladio sa njegovim ciljevima. Naučene lekcije se dokumentuju, što omogućava transfer znanja i buduća poboljšanja.

Koje su komponente planiranja projekta?

Evo 7 ključnih komponenti procesa planiranja projekta:

• Obim planiranja u menadžmentu: Jasno definirati granice i ciljeve projekta.
• Struktura raščlambe posla (WBS): Razbijanje projekta na manje zadatke kojima se može upravljati.
• Vremenski okvir i prekretnice: Uspostavljanje realnog vremenskog okvira i postavljanje prekretnica za praćenje napretka.
• Alokacija resursa: Identifikacija i dodjela potrebnih resursa, uključujući osoblje, budžet i materijale.
• Analiza i ublažavanje rizika: Prepoznavanje potencijalnih rizika i razvoj strategija za njihovo ublažavanje.
• Plan komunikacije: Uspostavljanje efikasnih komunikacijskih kanala kako bi se olakšala koordinacija i saradnja među dionicima projekta.
• Monitoring i evaluacija: Implementacija mehanizama za praćenje napretka projekta i evaluaciju učinka u odnosu na unaprijed definisane KPI.

Zašto je proces planiranja projekta neophodan?

Povećava performanse projekta i mogućnost uspjeha

Brojni su razlozi zašto projekti ne uspijevaju, a jedan od njih je neuspješno definiranje ciljeva, ciljeva i odgovornosti među članovima tima (procjenjuje se oko 39%). Projekat neće teći glatko ako su članovi tima zbunjeni svojim ličnim ulogama i odgovornostima. Nadalje, nedostatak jasnih ciljeva ili nerazumijevanje smjera i svrhe projekta može dovesti do neusklađenosti i nedostatka fokusa, što rezultira neočekivanim problemima i smanjenjem obima.

Poboljšava timsku saradnju i komunikaciju 

Dobro organizovan plan stvara priliku članovima tima da efikasno komuniciraju i sarađuju. Naročito kada su u pitanju projekti između odjela ili kompanija, uz uključivanje velikog broja osoblja i stručnjaka iz različitih profila koji rade zajedno, uloga planiranja je još očiglednija. Kao rezultat toga, jasna komunikacija i saradnja poboljšavaju timski rad, promovišu zajedničku viziju, manje sukoba među zaposlenima i podstiču pozitivno okruženje projekta.

Osigurava optimizaciju resursa

Planiranje je krajnja praksa za najbolju upotrebu resursa uključujući vrijeme, ljudske resurse, budžet, opremu i materijale. Identifikovanjem potrebnih resursa unaprijed, projektni tim može osigurati da su pravi resursi dostupni u pravo vrijeme, minimizirajući kašnjenja i dupliciranje, kao i optimizirajući efikasnost.

Smanjuje rizike i neočekivane probleme

Ranom identifikacijom rizika, projektni tim može razviti strategije planiranja odgovora na rizik i planove za nepredviđene situacije za njihovo rješavanje. Ovaj proaktivni pristup pomaže u smanjenju vjerovatnoće i uticaja rizika, poboljšavajući performanse projekta i smanjujući šanse za neuspjeh.

Koji je najbolji proces planiranja projekta?

Za bolje planiranje projekta, kao i prevazilaženje izazova koji se mogu pojaviti tokom planiranja, vrijedno je razmotriti neke metodologije planiranja projekta. Oni se odnose na strukturirane pristupe i okvire koji se koriste za efikasno planiranje i upravljanje projektima.

Planiranje vodopada

Vodopad metodologija je sekvencijalni pristup koji dijeli projekat na različite faze, pri čemu se svaka faza nadograđuje na prethodnu. Prati linearnu progresiju, gdje svaka faza mora biti završena prije prelaska na sljedeću. Ključne faze obično uključuju prikupljanje zahtjeva, dizajn, razvoj, testiranje, implementaciju i održavanje. Vodopad je najprikladniji za projekte s dobro definiranim i stabilnim zahtjevima.

PRINCE2 (Projekti u kontroliranim okruženjima)

PRINCE2 je metodologija upravljanja projektima zasnovana na procesima koja se široko koristi u Ujedinjenom Kraljevstvu i širom svijeta. On pruža strukturirani okvir za planiranje, praćenje i kontrolu projekta. PRINCE2 dijeli projekte na faze kojima se može upravljati i naglašava efektivno upravljanje, upravljanje rizikom i angažman dionika. Široko je poznat po svom fokusu na opravdanost poslovanja i sveobuhvatnu dokumentaciju.

PRISM (Integracija projekata, obim, vrijeme i upravljanje resursima)

PRISM je metodologija upravljanja projektima koju je razvio Institut za upravljanje projektima (PMI). On pruža sveobuhvatan okvir koji obuhvata integraciju, obim, upravljanje vremenom i resursima. PRISM naglašava strukturirani pristup planiranju projekta, uključujući procese kao što su definiranje projektnih ciljeva, kreiranje struktura podjele posla, planiranje aktivnosti i dodjela resursa.

Povezano: Najbolji predlošci strateškog planiranja u 2024. | Preuzmite Besplatno

Koji su neki alati i softver za planiranje projekta?

Alati i softver za planiranje projekata postali su neophodni za efikasno upravljanje projektima u današnjem brzom i dinamičnom poslovnom okruženju. Kao menadžer projekta, možda biste željeli pogledati ove glavne prijedloge:

Microsoft Project je sveobuhvatan softver za planiranje projekata koji naširoko koriste profesionalci u različitim industrijama. Nudi niz robusnih funkcija za upravljanje zadacima, resursima, vremenskim rokovima i budžetima.

asana je svestrani alat za planiranje projekata poznat po svojim robusnim karakteristikama i fleksibilnosti. Nudi centralizovanu platformu za timove da efikasno planiraju, organizuju i prate projekte.

Trello je popularan softver za planiranje zadataka poznat po svojoj jednostavnosti i vizualnoj privlačnosti. Njegovo korisničko sučelje se sastoji od tabli, lista i kartica, omogućavajući timovima da bez napora organiziraju i odrede prioritete zadataka.

Povezano: 10 savjeta za efikasno korištenje Asana projektnog upravljanja u 2024

Kojih je 10 koraka planiranja projekta?

Proces planiranja projekta varira od organizacije do organizacije, u zavisnosti od obima i obima projekata. Neki menadžeri bi mogli preferirati 10 koraka planiranja projekta kako slijedi:

1. Definirajte ciljeve i ciljeve projekta.
2. Identifikujte zainteresovane strane projekta.
3. Izvršite detaljnu analizu obima projekta.
4. Razviti detaljnu strukturu raščlambe posla (WBS).
5. Odredite zavisnosti projekta i redoslijed zadataka.
6. Procijenite zahtjeve za resursima i napravite plan resursa.
7. Razvijte realističan raspored projekta.
8. Identificirati i procijeniti rizike projekta.
9. Napravite komunikacijski plan.
10. Dobiti odobrenja projekta i finalizirati projektni plan.

Često Postavljena Pitanja

Final Thoughts

Važno je napomenuti da je planiranje projekta najbolji proces da sve bude u pozitivnom toku. Iako softver za planiranje projekta može pomoći u poboljšanju produktivnosti procesa planiranja projekta, nemojte to uzimati zdravo za gotovo, uloga menadžera projekta i koordinacije tima je mnogo važnija.

Dakle, ne zaboravite da imate uvodni sastanak za povezivanje svih timova na početku projekta i obuku vještina kako biste osigurali da vaši timovi dobro rade i da su motivirani tokom cijelog projekta. Ako su vam potrebne zanimljivije i uzbudljivije prezentacije ili obuke za sastanke, AhaSlides može biti vaš najbolji partner s mnogim besplatnim naprednim funkcijama i predlošcima i konkurentnim planom cijena za sve kompanije.

Ref: BIJU'S | Weekplan | Teachtarget