Les reunions tenen un paper crucial a les empreses i organitzacions, ja que serveixen de plataforma per debatre i abordar problemes i gestionar els assumptes interns per impulsar el progrés. Per capturar l'essència d'aquestes trobades, ja siguin virtuals o presencials, minuts de trobada or acta de la reunió (MoM) són crucials per prendre notes, resumir els temes clau tractats i fer un seguiment de les decisions i resolucions preses.
Aquest article us guiarà per redactar actes de reunió efectives, amb exemples i plantilles a utilitzar, així com les millors pràctiques a seguir.
Taula de continguts
- Què són les actes de la reunió?
- Qui és el que pren els minuts?
- Com redactar l'acta de la reunió
- Exemples d'actes de reunió (+ plantilles)
- Consells per crear bones actes de reunió
- Sortides de claus
Acta de la reunió | Freepik.comQuè són les actes de la reunió?
Les actes de la reunió són un registre escrit de les discussions, decisions i aspectes d'acció que es produeixen durant una reunió.
- Serveixen com a referència i font d'informació per a tots els assistents i aquells que no hi puguin assistir.
- Ajuden a garantir que la informació important no s'oblidi i que tothom estigui a la mateixa pàgina sobre el que s'ha comentat i quines accions cal dur a terme.
- També proporcionen responsabilitat i transparència documentant les decisions i els compromisos adquirits durant la reunió.
Qui és el que pren els minuts?
El Minute-Taker és responsable d'enregistrar amb precisió les discussions i les decisions preses durant la reunió.
Poden ser un funcionari administratiu, un secretari, un ajudant o gerent, o un membre de l'equip voluntari que realitza la tasca. És essencial que l'encarregat de prendre minuts tingui una bona organització i prengui notes, i pugui resumir les discussions de manera eficaç.
Minuts de trobadaAssistència a la reunió divertida amb AhaSlides
Reuneix la gent al mateix temps
En lloc d'anar a cada taula i "controlar" les persones en cas que no es presentin, ara, podeu captar l'atenció de la gent i comprovar l'assistència mitjançant divertits qüestionaris interactius amb AhaSlides!
🚀 Aconsegueix plantilles gratuïtes ☁️Com redactar l'acta de la reunió
Per a les actes efectives de la reunió, en primer lloc, haurien de ser objectius, ser un registre de fets de la reunió, i evitar opinions personals o interpretacions subjectives de les discussions. Pròxim, ha de ser breu, clar i fàcil d'entendre,centra't només en els punts principals i evita afegir detalls innecessaris. Finalment, ha de ser precís i garantir que tota la informació registrada és actual i rellevant.
Entrem en els detalls de la redacció de les actes de la reunió seguint els passos següents!
8 Components essencials de l'acta de la reunió
- Data, hora i lloc de la reunió
- Llista d'assistents i disculpes per l'absència
- Ordre del dia i finalitat de la reunió
- Resum de les discussions i decisions preses
- Qualsevol votació obtinguda i els seus resultats
- Elements d'actuació, inclòs el responsable i el termini d'execució
- Qualsevol pas següent o ítem de seguiment
- Discurs de cloenda o aturada de la reunió
Com redactar l'acta de la reunióPassos per redactar actes de reunió efectives
1/ Preparació
Abans de la reunió, familiaritzeu-vos amb l'ordre del dia de la reunió i qualsevol material de referència rellevant. Assegureu-vos que teniu totes les eines necessàries, com ara un ordinador portàtil, un bloc de notes i un bolígraf. També és una bona idea revisar les actes de la reunió anterior per tenir una idea de quina informació incloure i com donar-ne forma.
2/ Presa d'apunts
Durant la reunió, prengui notes clares i concises sobre les discussions i decisions preses. Hauríeu de centrar-vos a capturar punts clau, decisions i elements d'acció, en lloc de transcriure textualment tota la reunió. Assegureu-vos d'incloure els noms dels parlants o qualsevol cita clau, i qualsevol acció o decisió. I evita escriure amb abreviatures o taquigrafies que facin que els altres no entenguin.
3/ Organitzar les actes
Reviseu i organitzeu les vostres notes per crear un resum coherent i concís dels vostres minuts després de la reunió. Podeu utilitzar encapçalaments i vinyetes per facilitar la lectura dels minuts. No prengueu opinions personals ni interpretacions subjectives de la discussió. Centrar-se en els fets i el que es va acordar durant la reunió.
4/ Enregistrament dels detalls
L'acta de la reunió ha d'incloure tots els detalls rellevants, com ara la data, l'hora, la ubicació i els assistents. I esmenta els temes importants tractats, les decisions i les accions assignades. Assegureu-vos d'enregistrar les votacions que s'han fet i el resultat de les discussions.
5/ Elements d'acció
Assegureu-vos d'enumerar tots els elements d'acció que s'han assignat, inclòs qui és el responsable i la data límit per completar-lo. Aquesta és una part crucial de l'acta de la reunió, ja que garanteix que tothom conegui les seves responsabilitats i el termini per completar-les.
6/ Revisió i distribució
Heu de revisar l'acta per comprovar-ne l'exactitud i la integritat i fer les revisions necessàries. Assegureu-vos que s'anoten tots els punts clau i les decisions. A continuació, podeu distribuir l'acta a tots els assistents, ja sigui personalment o per correu electrònic. Emmagatzemeu una còpia dels minuts en una ubicació centralitzada per accedir-hi fàcilment, com ara una unitat compartida o una plataforma d'emmagatzematge al núvol.
7/ Seguiment
Assegureu-vos que els punts d'acció de la reunió es facin un seguiment i es completin amb promptitud. Utilitzeu els minuts per fer un seguiment del progrés i assegurar-vos que les decisions s'apliquen. T'ajuda a mantenir la responsabilitat i garanteix que la reunió sigui productiva i eficaç.
Exemples d'actes de reunió (+ plantilles)
1/ Acta de reunió Exemple: Plantilla de reunió simple
El nivell de detall i complexitat de les actes de reunió simple dependrà de l'objectiu de la reunió i de les necessitats de la vostra organització.
En general, les actes de reunió simples s'utilitzen per a finalitats internes i no cal que siguin tan formals ni exhaustives com altres tipus d'actes de reunió.
Per tant, si teniu una necessitat urgent i la reunió gira al voltant de contingut senzill i no massa important, podeu utilitzar la plantilla següent:
| Títol de la reunió:[Insereix el títol de la reunió] Data: [Insereix data] Temps:[Insereix hora] Lloguer:[Insereix ubicació] Assistents:[Insereix els noms dels assistents] Disculpes per l'absència: [Insereix noms]Ordre del Dia:[Insereix el punt 1 de l'ordre del dia][Insereix el punt 2 de l'ordre del dia][Insereix el punt 3 de l'ordre del dia]Resum de la reunió:[Inseriu un resum de les discussions i decisions preses durant la reunió, incloent-hi els punts clau o els punts d'acció.]Elements d'acció: [Inseriu una llista de qualsevol acció assignada durant la reunió, inclosa la part responsable i la data límit per completar-la.]Propers passos: [Inseriu els següents passos o aspectes de seguiment que es van discutir durant la reunió.]Paraules de cloenda: [Insereix qualsevol observació de cloenda o aturada de la reunió.]Signat: [Insereix la signatura de la persona que porta l'acta] |
2/ Acta de reunió Exemple: Plantilla de reunió de la Junta
Les actes de la reunió de la junta s'enregistren i es distribueixen a tots els membres, deixant constància de les decisions preses i de la direcció de l'organització. Per tant, ha de ser clar, complet, detallat i formal. Aquí teniu un model d'acta de la junta directiva:
| Títol de la reunió:Reunió de la Junta Directiva Data: [Insereix data]Temps: [Insereix hora]Lloguer:[Insereix ubicació] Assistents: [Insereix els noms dels assistents]Disculpes per l'absència: [Insereix els noms dels que van demanar disculpes per l'absència]Ordre del Dia:1. Aprovació de l'acta de la sessió anterior 2. Revisió de la memòria financera 3. Discussió del pla estratègic4. Qualsevol altre assumpteResum de la reunió:1. Aprovació de l'acta de la reunió anterior: [S'han revisat i aprovat els punts destacats de la reunió anterior]2. Revisió de l'informe financer: [Insereix aspectes destacats de la situació financera actual i recomanacions per a la planificació financera futura]3. Discussió del pla estratègic: [Inseriu el que el consell va debatre i va fer actualitzacions al pla estratègic de l'organització]4. Qualsevol altre assumpte: [Inseriu qualsevol altre assumpte important que no estigués inclòs a l'ordre del dia]Elements d'acció:[Inseriu una llista de qualsevol acció assignada durant la reunió, inclosa la part responsable i la data límit per a la realització]Propers passos:La junta tindrà una reunió de seguiment a [Insereix data].Paraules de cloenda:La reunió es va aixecar a [hora d'inserció].Signat: [Insereix la signatura de la persona que porta l'acta] |
Aquesta és només una plantilla bàsica de reunió de la junta, i és possible que vulgueu afegir o eliminar elements en funció de les necessitats de la vostra reunió i organització.
3/ Acta de reunió Exemple: Plantilla de gestió de projectes
Aquí teniu un exemple d'acta de reunió per a una plantilla de gestió de projectes:
| Títol de la reunió: Reunió de l'equip de gestió del projecte Data: [Insereix data]Temps: [Insereix hora]Lloguer:[Insereix ubicació] Assistents: [Insereix els noms dels assistents]Disculpes per l'absència: [Insereix els noms dels que van demanar disculpes per l'absència]Ordre del Dia:1. Revisió de l'estat del projecte2. Discussió dels riscos del projecte3. Revisió del progrés de l'equip4. Qualsevol altre assumpteResum de la reunió:1. Revisió de l'estat del projecte: [Inseriu qualsevol actualització sobre el progrés i ressalteu qualsevol problema que s'hagi de solucionar]2. Discussió dels riscos del projecte: [Inseriu els riscos potencials del projecte i un pla per mitigar aquests riscos]3. Revisió del progrés de l'equip: [Inseriu el progrés revisat i discutiu els problemes sorgits]4 Qualsevol altre assumpte: [Inseriu qualsevol altre assumpte important que no estigués inclòs a l'ordre del dia]Elements d'acció:[Inseriu una llista de qualsevol acció assignada durant la reunió, inclosa la part responsable i la data límit per a la realització]Propers passos:L'equip tindrà una reunió de seguiment a [Insereix data].Paraules de cloenda:La reunió es va aixecar a [hora d'inserció].Signat: [Insereix la signatura de la persona que porta l'acta] |
Consells per crear bones actes de reunió
No us preocupeu per capturar cada paraula, centreu-vos en registrar els principals temes, resultats, decisions i elements d'acció. Posa les discussions en una plataforma en directe perquè puguis recollir totes les paraules en una gran xarxa🎣 -El tauler d'idees d'AhaSlides és una eina intuïtiva i senzilla perquè tothom pugui presentar les seves idees ràpidament. Així és com ho fas:
Crea una presentació nova amb el teu Compte AhaSlides, a continuació, afegiu la diapositiva de la pluja d'idees a la secció "Enquesta".
Escriu el teu tema de discussió, després premeu "Presentar" perquè tots els participants de la reunió puguin unir-se i enviar les seves idees.
Amb el tauler d'idees d'AhaSlides, tothom té veu i també podeu fer un seguiment de les actes de la reunió fàcilmentSona fàcil, no? Proveu aquesta funció ara, és només una de les funcions útils per ajudar a facilitar les vostres reunions amb debats vius i sòlids.
Sortides de claus
L'objectiu de l'acta de la reunió és proporcionar una visió general d'alt nivell de la reunió per a aquells que no van poder assistir, així com mantenir un registre dels resultats de la reunió. Per tant, les actes han de ser organitzades i fàcils d'entendre, destacant la informació més important de manera clara i concisa.
etiquetes: Reunió de negocis
