Actes de la reunió: millor guia d'escriptura, exemples (+ plantilla gratuïta) el 2024

treball

Jane Ng 15 d'abril, 2024 9 min llegit

Les reunions tenen un paper crucial a les empreses i organitzacions, ja que serveixen de plataforma per debatre i abordar problemes i gestionar els assumptes interns per impulsar el progrés. Per capturar l'essència d'aquestes trobades, ja siguin virtuals o presencials, Minuts de trobada or acta de la reunió (MoM) són crucials per prendre notes, resumir els temes clau tractats i fer un seguiment de les decisions i resolucions preses.

Aquest article us guiarà per redactar actes de reunió efectives, amb exemples i plantilles a utilitzar, així com les millors pràctiques a seguir.

Taula de continguts

Minuts de trobada
Acta de la reunió | Freepik.com

Amb sort, aquest article us ajudarà a deixar de sentir el repte d'escriure les actes de la reunió. I no oblidis ser creatius i interactius en cadascuna de les teves reunions amb:

Què són les actes de la reunió?

Les actes de la reunió són un registre escrit de les discussions, decisions i aspectes d'acció que es produeixen durant una reunió. 

  • Serveixen com a referència i font d'informació per a tots els assistents i aquells que no hi puguin assistir.
  • Ajuden a garantir que la informació important no s'oblidi i que tothom estigui a la mateixa pàgina sobre el que s'ha comentat i quines accions cal dur a terme.
  • També proporcionen responsabilitat i transparència documentant les decisions i els compromisos adquirits durant la reunió.

Qui és el que pren els minuts?

El Minute-Taker és responsable d'enregistrar amb precisió les discussions i les decisions preses durant la reunió.

Poden ser un funcionari administratiu, un secretari, un ajudant o gerent, o un membre de l'equip voluntari que realitza la tasca. És essencial que l'encarregat de prendre minuts tingui una bona organització i prengui notes, i pugui resumir les discussions de manera eficaç.

Minuts de trobada

Assistència a la reunió divertida amb AhaSlides

Text alternatiu


Reuneix la gent al mateix temps

En lloc d'anar a cada taula i "controlar" les persones en cas que no es presentin, ara, podeu captar l'atenció de la gent i comprovar l'assistència mitjançant divertits qüestionaris interactius amb AhaSlides!


🚀 Aconsegueix plantilles gratuïtes ☁️

Com redactar l'acta de la reunió

Per a les actes efectives de la reunió, en primer lloc, haurien de ser objectius, ser un registre de fets de la reunió, i evitar opinions personals o interpretacions subjectives de les discussions. Pròxim, ha de ser breu, clar i fàcil d'entendre, centra't només en els punts principals i evita afegir detalls innecessaris. Finalment, ha de ser precís i garantir que tota la informació registrada és actual i rellevant.

Entrem en els detalls de la redacció de les actes de la reunió amb els passos següents!

8 Components essencials de l'acta de la reunió

  1. Data, hora i lloc de la reunió
  2. Llista d'assistents i disculpes per l'absència
  3. Ordre del dia i finalitat de la reunió
  4. Resum de les discussions i decisions preses
  5. Qualsevol votació obtinguda i els seus resultats
  6. Elements d'actuació, inclòs el responsable i el termini d'execució
  7. Qualsevol pas següent o ítem de seguiment
  8. Discurs de cloenda o aturada de la reunió
Com redactar l'acta de la reunió
Com redactar l'acta de la reunió

Passos per redactar actes de reunió efectives

1/ Preparació

Abans de la reunió, familiaritzeu-vos amb l'ordre del dia de la reunió i qualsevol material de referència rellevant. Assegureu-vos que teniu totes les eines necessàries, com ara un ordinador portàtil, un bloc de notes i un bolígraf. També és una bona idea revisar les actes de la reunió anterior per tenir una idea de quina informació incloure i com donar-ne forma.

2/ Presa d'apunts

Durant la reunió, prengui notes clares i concises sobre les discussions i decisions preses. Hauríeu de centrar-vos a capturar punts clau, decisions i elements d'acció, en lloc de transcriure textualment tota la reunió. Assegureu-vos d'incloure els noms dels parlants o qualsevol cita clau, i qualsevol acció o decisió. I evita escriure amb abreviatures o taquigrafies que facin que els altres no entenguin.

3/ Organitzar les actes

Reviseu i organitzeu les vostres notes per crear un resum coherent i concís dels vostres minuts després de la reunió. Podeu utilitzar encapçalaments i vinyetes per facilitar la lectura dels minuts. No prengueu opinions personals ni interpretacions subjectives de la discussió. Centrar-se en els fets i el que es va acordar durant la reunió.

4/ Enregistrament dels detalls

L'acta de la reunió ha d'incloure tots els detalls rellevants, com ara la data, l'hora, la ubicació i els assistents. I esmenta els temes importants tractats, les decisions i les accions assignades. Assegureu-vos d'enregistrar les votacions que s'han fet i el resultat de les discussions.

5/ Elements d'acció

Assegureu-vos d'enumerar tots els elements d'acció que s'han assignat, inclòs qui és el responsable i la data límit per completar-lo. Aquesta és una part crucial de l'acta de la reunió, ja que garanteix que tothom conegui les seves responsabilitats i el termini per completar-les.

6/ Revisió i distribució

Heu de revisar l'acta per comprovar-ne l'exactitud i la integritat i fer les revisions necessàries. Assegureu-vos que s'anoten tots els punts clau i les decisions. A continuació, podeu distribuir l'acta a tots els assistents, ja sigui personalment o per correu electrònic. Emmagatzemeu una còpia dels minuts en una ubicació centralitzada per accedir-hi fàcilment, com ara una unitat compartida o una plataforma d'emmagatzematge al núvol.

7/ Seguiment

Assegureu-vos que els punts d'acció de la reunió es facin un seguiment i es completin amb promptitud. Utilitzeu els minuts per fer un seguiment del progrés i assegurar-vos que les decisions s'apliquen. T'ajuda a mantenir la responsabilitat i garanteix que la reunió sigui productiva i eficaç.

exemple d'acta de reunió

Exemples d'actes de reunió (+ plantilles)

1/ Acta de reunió Exemple: Plantilla de reunió simple

El nivell de detall i complexitat de les actes de reunió simple dependrà de l'objectiu de la reunió i de les necessitats de la vostra organització. 

En general, les actes de reunió simples s'utilitzen per a finalitats internes i no cal que siguin tan formals ni exhaustives com altres tipus d'actes de reunió. 

Per tant, si teniu una necessitat urgent i la reunió gira al voltant de contingut senzill i no massa important, podeu utilitzar la plantilla següent:

Títol de la reunió: [Insereix el títol de la reunió] 
Data: [Insereix data] 
Temps: [Insereix hora] 
Lloguer: [Insereix ubicació] 
Assistents: [Insereix els noms dels assistents] 
Disculpes per l'absència: [Insereix noms]

Ordre del Dia:
[Insereix el punt 1 de l'ordre del dia]
[Insereix el punt 2 de l'ordre del dia]
[Insereix el punt 3 de l'ordre del dia]

Resum de la reunió:
[Inseriu un resum de les discussions i decisions preses durant la reunió, incloent-hi els punts clau o els punts d'acció.]

Elements d'acció: 
[Inseriu una llista de qualsevol acció assignada durant la reunió, inclosa la part responsable i la data límit per completar-la.]

Propers passos: 
[Inseriu els següents passos o aspectes de seguiment que es van discutir durant la reunió.]

Paraules de cloenda: 
[Insereix qualsevol observació de cloenda o aturada de la reunió.]

Signat: [Insereix la signatura de la persona que porta l'acta]

2/ Acta de reunió Exemple: Plantilla de reunió de la Junta

Les actes de la reunió de la junta s'enregistren i es distribueixen a tots els membres, deixant constància de les decisions preses i de la direcció de l'organització. Per tant, ha de ser clar, complet, detallat i formal. Aquí teniu un model d'acta de la junta directiva:

Títol de la reunió: Reunió de la Junta Directiva
Data: [Insereix data]
Temps: [Insereix hora]
Lloguer: [Insereix ubicació]
Assistents: [Insereix els noms dels assistents]
Disculpes per l'absència: [Insereix els noms dels que van demanar disculpes per l'absència]

Ordre del Dia:
1. Aprovació de l'acta de la sessió anterior 
2. Revisió de la memòria financera 
3. Discussió del pla estratègic
4. Qualsevol altre assumpte

Resum de la reunió:
1. Aprovació de l'acta de la reunió anterior: [S'han revisat i aprovat els punts destacats de la reunió anterior]
2. Revisió de l'informe financer: [Insereix aspectes destacats de la situació financera actual i recomanacions per a la planificació financera futura]
3. Discussió del pla estratègic: [Inseriu el que el consell va debatre i va fer actualitzacions al pla estratègic de l'organització]
4. Qualsevol altre assumpte: [Inseriu qualsevol altre assumpte important que no estigués inclòs a l'ordre del dia]

Elements d'acció:
[Inseriu una llista de qualsevol acció assignada durant la reunió, inclosa la part responsable i la data límit per a la realització]

Propers passos:
La junta tindrà una reunió de seguiment a [Insereix data].

Paraules de cloenda:
La reunió es va aixecar a [hora d'inserció].

Signat: [Insereix la signatura de la persona que porta l'acta]

Aquesta és només una plantilla bàsica de reunió de la junta, i és possible que vulgueu afegir o eliminar elements en funció de les necessitats de la vostra reunió i organització.

3/ Acta de reunió Exemple: Plantilla de gestió de projectes 

Aquí teniu un exemple d'acta de reunió per a una plantilla de gestió de projectes:

Títol de la reunió: Reunió de l'equip de gestió del projecte 
Data: [Insereix data]
Temps: [Insereix hora]
Lloguer: [Insereix ubicació]
Assistents: [Insereix els noms dels assistents]
Disculpes per l'absència: [Insereix els noms dels que van demanar disculpes per l'absència]

Ordre del Dia:
1. Revisió de l'estat del projecte
2. Discussió dels riscos del projecte
3. Revisió del progrés de l'equip
4. Qualsevol altre assumpte

Resum de la reunió:
1. Revisió de l'estat del projecte: [Inseriu qualsevol actualització sobre el progrés i ressalteu qualsevol problema que s'hagi de solucionar]
2. Discussió dels riscos del projecte: [Inseriu els riscos potencials del projecte i un pla per mitigar aquests riscos]
3. Revisió del progrés de l'equip: [Inseriu el progrés revisat i discutiu els problemes sorgits]
4 Qualsevol altre assumpte: [Inseriu qualsevol altre assumpte important que no estigués inclòs a l'ordre del dia]

Elements d'acció:
[Inseriu una llista de qualsevol acció assignada durant la reunió, inclosa la part responsable i la data límit per a la realització]

Propers passos:
L'equip tindrà una reunió de seguiment a [Insereix data].

Paraules de cloenda:
La reunió es va aixecar a [hora d'inserció].

Signat: [Insereix la signatura de la persona que porta l'acta]

Consells per crear bones actes de reunió

No us preocupeu per capturar cada paraula, centreu-vos en registrar els principals temes, resultats, decisions i elements d'acció. Posa les discussions en una plataforma en directe perquè puguis recollir totes les paraules en una gran xarxa🎣 - El tauler d'idees d'AhaSlides és una eina intuïtiva i senzilla perquè tothom pugui presentar les seves idees ràpidament. Així és com ho fas:

Crea una presentació nova amb el teu Compte AhaSlides, a continuació, afegiu la diapositiva de la pluja d'idees a la secció "Enquesta".

redacció de l'acta de la reunió

Escriu el teu tema de discussió, després premeu "Presentar" perquè tots els participants de la reunió puguin unir-se i enviar les seves idees.

El tauler d'idees d'AhaSlides es pot utilitzar per fer un seguiment fàcilment dels actes de la reunió
Amb el tauler d'idees d'AhaSlides, tothom té veu i també podeu fer un seguiment de les actes de la reunió fàcilment

Sona fàcil, no? Proveu aquesta funció ara, és només una de les funcions útils per ajudar a facilitar les vostres reunions amb debats vius i sòlids.

Sortides de claus

L'objectiu de l'acta de la reunió és proporcionar una visió general d'alt nivell de la reunió per a aquells que no van poder assistir, així com mantenir un registre dels resultats de la reunió. Per tant, les actes han de ser organitzades i fàcils d'entendre, destacant la informació més important de manera clara i concisa.